[企业管理]企业行政管理培训—保密、印信

企业行政管理人员,2013年5月,课程目录,行政实务（行政接待、电话接打）,会务工作,文书知识,保密、印信及办公室管理工作,档案管理,培训目标,提升技能通过考试结交朋友,4,第五模块：保密、印信及办公室管理,5,一、保密工作,什么是保密工作？我们接触到的保密工作有哪些?保密工作有什么实际意义？,“铁人”王进喜1964年中国画报封面刊出的照片。我国最著名的“照片泄密案”。,案例 1,我国最著名的“照片泄密案”，就是1964年中国画报封面刊出的一张照片。大庆油田的“铁人”王进喜握着钻机手柄眺望远方，在他身后散布着高大井架。日本情报专家据此解开了大庆油田的秘密，他们根据照片上王进喜的衣着判断，大庆油田位于齐齐哈尔与哈尔滨之间；并通过照片中王进喜所握手柄的架式，推断出油井的直径；从王进喜所站的钻井与背后油田间的距离和井架密度，推断出油田的大致储量和产量。当我国政府向世界各国征求开采大庆油田的设计方案时，日本人一举中标。庆幸的是，日本当时是出于经济动机，向我国高价推销炼油设施，而不是用于军事战略意图。,宣纸之殇,世界宣纸，安微泾县第一，日本第二，浙江第三，台湾第四！,案例 2,“宣纸之殇” 中国宣纸有“千年寿纸”、“纸中之王”的美称，尤以安徽宣州泾县所产者为最。日本人对奥秘垂涎已久，曾派出情报人员到宣州转悠，后发现泾县宣纸厂漆着标志的车，旋尾随而至。但这回碰了壁，泾县厂方谢绝参观，后来还下令将所有厂车的标志涂去。 但是，次年，另一批日本人到了浙江的一个县，一家造纸厂热情款待，有问必答；连蒸煮原材料的碱水浓度这样的细节也言无不尽，临别更赠送檀树皮、长稻草浆和杨桃藤，而这家纸厂正是在泾县的扶持下建立的!,80%以上的商业秘密外流是由内部员工引起的。只有不到20%的企业没有发生过信息泄漏。影响公司安全最重要的岗位是研发、市场，其次分别是财务和信息系统管理岗位。56.9%的企业高管认为新产品的研发信息泄漏是最致命的。,数据显示,90%的企业在去年遭受过黑客攻击；超过30%的下载资料中含有病毒；不低于1/3的公司网络上有间谍软件；45%的IT经理曾报告公司网络感染了病毒；,讨论：现实警醒了什么？,对外发布的科研、技术、市场资料一定要仔细自查，从根本杜绝泄密的可能性。对外谈判、宣传、发表企业声明前必须将工作做细，力求保护自身的信息安全。树立主人翁意识，提高警惕性泄密时的心态炫耀、张扬、无意、猎奇、没有保密意识、缺乏警惕性、信息交换,启示,不该说的秘密不说。 不该问的秘密不问。 不该看的秘密不看。 不在私人通信中涉及秘密。 不用非保密媒介记录秘密。 不在非保密场所谈论秘密。 不私自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密。 不向无关人员泄露秘密。 办理秘密事务尽量采用加密和官方稳妥的方式进行。不带有秘密载体的媒介游览公共场所或探亲访友。,保密原则,文件定义：公司文件是指经营、管理活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子媒介等资料。分类主要有：技术文件：泛指涉及技术研发、技术改进、新技术、应用、产品、重大技术事件等内容市场战略文件：泛指涉及推广、战略制定、渠道建设、分省市场建设等内容市场价格文件：泛指涉及招投标、价格管理、价格表、谈判计划、市场计划等内容内部管理文件：泛指 涉及人事管理、财务管理、行政管理、会议纪要、谈判记录、一般请示、批示等内容对外文件：泛指涉及对外新闻稿、声明、企业通告等内容,公司保密文件的分类,公司产品的源程序、产品开发文档资料的部分或全部；（公司产品包括最终完成的产品和产品开发各个阶段的中间结果）。各种测试方案、测试结果及其它非公开的文档资料；公司产品开发计划、其它技术工作计划、执行情况等；公司重要的市场计划、渠道计划、推广方案、调研、分析报告等公司产品、项目或拟参与项目的非公开报价、成交价、折扣；公司的客户名单、供销渠道、交易资料；各种合同、协议的全部草案和最终结果、备忘录等；员工薪酬情况公司各类财务报表、凭证、单据等；各类人事资料、重要的会议决议；员工（包括但不限于本人）在公司期间的职务发明、工作成果、著作权、专利权其它需要保守的公司秘密。,公司重要商业秘密与技术秘密,公司文件密级分为：绝密、机密、秘密、重要、一般5个等级,公司文件密级说明,绝密级以下密级确定由部门总监或经理确定技术文件、财务文件、价格文件、市场战略文件、员工薪酬、重要通知、会议决议起订密级为机密级部门内决议、会议记录、市场计划、调研计划、推广计划等文件的起草阶段起订密级为秘密级需要特别说明的文件为重要文件，可小范围于部门内及公司内传阅。行政通知、内部管理启事、培训通知等文件起订密级为一般性文件。根据公司实际需要提高密级管理的文件以公司决议为准。,公司文件密级使用说明,不符合查阅层级的员工未经允许查阅超越层级密级文件未经上级同意，私自复制、传播有密级要求的文件。使公司有密级要求的文件被不应被知晓的人员、机构、团体知晓。使公司秘密超出了限定的解除范围，而不能证明未被应知者知悉的,泄密认定,可证明初次泄密（重要级以上），无主观因素，未造成公司损害后果的，处以口头警告。可证明屡次泄密秘密级（两次以上），未造成或一定程度造成公司损害后果的，处以行政通告警告并处罚金可证明有意泄露秘密的，（机密级以上）处以留岗查看、降级使用直至除名处理，并处罚金造成严重泄密事故，给公司造成重大损失的，除以除名处理并追究相关刑事责任。,泄密处罚,妥善保管好各种涉密资料；废弃的办公纸张不要随便丢弃；防范网络病毒，重要文件要加密；禁止透漏自己或者询问他人薪酬信息；私下讨论、发表不负责任的言论；公共场所不讨论公司事务 我们自己发挥一下想象力，还有那些漏洞？让我们一起完成这一页。,日常工作中容易泄密的情况,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,这是一个以1%、2%决胜负的商业时代，一个信息就可以左右企业的成败。这个信息在自己手里是王牌，在对手手里则是炸弹。如此重要的信息可能在老板的大脑里、公司的电脑里、一张打印稿的背面，甚至在一只垃圾筐里。随时都有泄漏的可能。泄漏的结果轻则使公司蒙受一些损失，重则会毁灭整个公司。你要怎么防备？,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,让信息安全“不就是安装杀毒软件，在电脑上设密码吗？”当你这样想时，你就和全世界95%的人一样，都错估、低估了信息对公司的致命影响。好在全世界还有5%的人恐惧、震慑、急着应变于信息对商业世界爆炸性的影响力，他们的企业是诺基亚、微软，还有可口可乐,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,当你读这篇文章的时候，全世界又有2个企业因为信息安全问题倒闭，有11个企业因为信息安全问题造成大概800多万美元的直接经济损失。本文通过对100个经理人的调查总结出30个致命细节，让你快速成为信息安全专家。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,1、打印机10秒延迟带来信息漏洞。 即使是激光打印机也有10秒以上的延迟，如果你不在等第九秒守在打印机的旁边，第一个看到文件的人可能就不是你了。大部分现代化公司都使用公用的打印机，并且将打印机、复印机等设备放在一个相对独立的空间里。于是，部门之间的机密文件就可以从设备室开始向外传播。当部门之间没有秘密时，公司也就没有秘密了。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,2、打印机背面好习惯换来的大损失。 节约用纸是公司的好习惯，员工往往会以使用打印纸背面为荣。其实，将拥有这种习惯的公司的“废纸”收集在一起，你会发现打印、复印造成的废纸所包含的公司机密竟然如此全面，连执行副总都会觉得汗颜，因为废纸记载了公司里比他的工作日记更全面的内容。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,3、电脑易手新员工真正的入职导师。 我们相信，所有职业经理人都有过这样的经历：如果自己新到一家公司工作，在自己前任电脑里漫游是了解新公司最好的渠道。在一种近似“窥视”的状态下，公司里曾经发生过的事情“尽收眼底”。包括公司以往客户记录、奖惩制度，甚至你还会有幸阅读前任的辞呈。如果是其他部门的电脑，自然也是另有一番乐趣。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,4、共享与谁共享？ 局域网中的共享是获得公司机密最后的通道。有的公司为了杜绝内部网络泄密，规定所有的人在共享以后一定要马上取消。实际上越是这样，企业通过共享泄漏机密的风险越大。因为当人们这样做的时候，会无所顾忌地利用共享方式传播信息。人们习惯的方式是在开放式的办公间的这边对这另一边的同事喊：“我放在共享里了，你来拿吧。”没错，会有人去拿的，但往往不只是你期望的那个人。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,5、指数对比聪明反被聪明误。 在传统的生产型企业之间，经常要推测竞争对手的销售数量和生产数量。于是，人们为了隐藏自己的实际数量，而引入了统计学里的指数，通过对实际数量的加权，保护自己的机密信息。惟一让人遗憾的是，通常采取的是简单基期加权，如果被对方了解到几年内任何一个月的真实数量，所有的真实数量就一览无余地出现在竞争对手的办公桌上了。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,6、培训信息保卫战从此被动。 新员工进入公司，大部分企业会对新员工坦诚相见。从培训的第一天开始，新员工以“更快融入团队”的名义接触公司除财务以外所有的作业部门，从公司战略到正在采取的战术方法，从公司的核心客户到关键技术。但事实上，总有超过1/5的员工会在入职3个月以后离开公司。同时，他们中的大部分人没有离开现在从事的行业，或许正在向你的竞争对手眉飞色舞地描述你公司的一草一木。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,7、传真机你总是在半小时后才拿到发给你的传真。 总有一些传真是“没人领取”的，每周都一定有人收不到重要的传真。人们总是“惊喜地”发现，自己传真纸的最后一页是别人是的开头，而你的开头却怎么也找不到了。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,8、公用设备不等于公用信息。 在小型公司或者一个独立的部门里，人们经常公用U盘、软盘或手提电脑。如果有机会把U盘借给公司的新会计用，也就有可能在对方归还的时候轻易地获得本月的公司损益表。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,9、摄像头挥手之间断送的竞争机会。 在总部的上海的一家国内大型广告公司在2004年3月出现的那一次信息泄露，导致在竞标前一天，其广告创意被竞争对手窃取。原因竟然是主创人员的OICQ上安装了视频，挥手之间，断送的或许并不仅仅是一次合作的机会。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,10、产品痕迹靠“痕迹”了解你的未来。 在市场调查领域，通过分析产品痕迹来推断竞争对手营销效果和营销策略是通用的方法。产品的运输、仓储、废弃物的包装，都可以在竞争对手购买的调研报告中出现，因为“痕迹分析”已经是商业情报收集的常规手段。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,11、压缩软件对信息安全威胁最大的软件。 ZIP、RAR是对企业信息安全威胁最大的软件。3.5英寸软盘的存储空间是1.44M，压缩软件可以让大型的WORD文件轻松存入一张软盘，把各种资料轻松带出公司。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,12、光盘刻录资料在备份过程中流失。 如果想要拿走公司的资料，最好的办法是申请光盘备份，把文件做成特定的格式，交给网络管理员备份，然后声称不能正常打开，要求重新备份。大多情况下，留在光驱里的废盘就可以在下班后大大方方地带出公司。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,13、邮箱信息窃取的中转站。 利用电子邮件转移窃取的公司资料占所有被窃取信息的8成以上。很多企业不装软驱、光驱、USB接口，却没有办法避免员工通过电子邮件窃取信息。相比之下，以上方法显得有些幼稚、可笑。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,14、隐藏分区长期窃取公司资料的必备手法。 长期在公司内搜集资料用来出售或保留总是件危险的事情。自己的电脑总是不免被别人使用，若被人发现电脑里有不该有的东西怎么行。于是隐藏在硬盘分区中就成了最佳选择，本来有C、D、E 3个虚拟分区，可以把E盘隐藏起来，只有自己可以访问。当然，如果遇到行家，合计一下所有磁盘的总空间，可就露馅了。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,15、私人电脑大量窃取资料的常用手段。 压缩软件的作用毕竟是有限的，如果把自己的笔记本电脑拿到单位来，连上局域网，只要半小时，就是有1个G的文件也可以轻松带走。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,16、会议记录被忽视的公司机密。 秘书往往把会议记录看得很平常，他们不知道一次高层会议的记录对于竞争对手意味着什么。公司里经常可以看见有人会把会议记录当成废纸丢来丢去，任由公司最新的战略信息在企业的任何角落出现。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,17、未被采纳的策划案放弃也是一种选择。 策划人员知道被采纳的策划是公司机密，却往往不知道被放弃的策划也是公司机密。有时还会对客户或媒体谈起，而竞争对手可以轻松判断：你没有做这些，就一定选择做了那些！,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,18、客户你的机密只是盟友的谈资。 经常可以在网络上看到著名咨询公司的客户提案。这些精心制作的PPT凝聚了咨询公司团队的汗水和无数个不眠之夜。但在一些信用较差的客户手里，可能只是一些随意传播的谈资。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,19、招聘活动你的公司竟然在招聘总监？ 在招聘过程中，成熟的企业不会把用人单位登在一张广告里，因为那无异于告诉你的竞争对手：这里刚刚发生人事震荡，人力匮乏。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,20、招标前两分钟最后的底价总是最后出炉。 投标的底价在内部公开得越早，出现泄露的风险就越大。在招标开始前两分钟，面对关掉手机的参会者，可以公布底价了！,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,21、解聘后半小时不要给他最后的机会。 如果被解雇的员工是今天才得到这个消息的，那么，不要让他再回到他的电脑旁。半个小时的时间刚好可以让他收拾自己的用品，和老同事作简短的告别。天下没有不散的筵席，半小时足够了，为了离职员工的清白，更为了信息安全。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,22、入职后一星期新人在第一个星期里收集的资料是平时的5倍。 只有在这一个星期里他是随时准备离开的，他时刻处在疯狂的拷贝和传递状态。提防你的新员工，无论你多么欣赏他。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,23、合作后半个月竞争对手窃取情报的惯用手法是：假冒客户。 在初次合作的半个月里，你对信息安全的谨慎只能表明企业做事严谨，可以赢得大部分客户的谅解和尊敬。除非，他是你的竞争对手。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,24、离职后30天危险来自公司以外。 一般情况下，一个为企业服务半年以上的员工离职后30天之内会和公司现有的员工保持频繁的联系，并且对公司的资料和状况表现出极度的热情。如果他是被限时离开的，那么，在离职30天内通过老同事窃取公司信息的可能性就更大。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,25、明确对外提案原则能不留东西的就不给打印稿，能不给电子文档就尽量给打印稿，能用电子书就不用通用格式。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,26、保密协议无论作用大小，和员工签订明晰的保密协议还是必要的。 没有规矩不成方圆，明确什么是对的，人们才可以杜绝错的。保密协议的内容越详细越好。如果对方心胸坦白，自然会欣然同意。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,27、责任分解明确每个人对相关信息的安全责任。 任何机密文件如果出现泄露，可以根据规定找到负责人。追究责任是次要的，相互监督和防范才是责任分解的最终目的。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,28、设立信息级别对公司的机密文件进行级别划分。 比如合同、客户交往记录、股东情况列为一级。确定机密传播的范围，让所有的人了解信息的传播界限，避免因为对信息的不了解而导致的信息安全事故。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,29、异地保存别把鸡蛋放在同一个篮子里。 所有备份资料尽量做到异地保存，避免因为重大事故（如火灾、地震、战争等）对企业信息带来致命的打击。,30个细节能在一分钟内毁灭你的公司,30、认为自己的企业在信息安全上无懈可击。 也许你会认为，“9.11”这种事情离自己太过遥远，发生的机率为0.1%。可是在“9.11”之前，谁又能想到世界标志性建筑世贸大厦竟然会在一瞬间被毁灭？“9.11”使美国许多企业遭受重创，同样，纽约大停电也给美国经济造成了300亿美元的损失。,行政法的保护根据反不正当竞争法和国家工商行政管理局发布的关于禁止侵犯商业秘密的若干规定的规定，对侵犯商业秘密的，工商行政管理机关除责令停止侵权行为外，可以根据情节处以1万元以上20万元以下的罚款。对侵权物品可以作出如下处理：（1）责令并监督侵权人将载有商业秘密的图纸、软件及其他资料偿还权利人；（2）监督侵权人销毁使用权利人商业秘密生产的、流入社会将会造成商业秘密公开的产品，但权利人同意收购、销售等其他处理方式的除外。合同法的保护-第43条。当事人在订立合同过程中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或者不正当地使用。泄露或者不正当地使用该商业秘密给对方造成损失的，应当承担损害赔偿责任,法律法规对商业秘密的保护,劳动合同法的保护-第90条 劳动者违反本法规定解除劳动合同，或者违反劳动合同中约定的保密义务或者竞业限制，给用人单位造成损失的，应当承担赔偿责任,不瞎传不乱丢不猎奇不上当,确保保密工作的实施是公司开展工作重要保障，也是员工行为的一条红线！不要在任何时间、情况尝试、触碰！,做好保密工作的常识,可口可乐的主要配料是公开的，包括糖、碳酸水、焦糖、磷酸、咖啡因、“失效”的古柯叶等，其核心技术是在可口可乐中占不到1%的神秘配料“7X商品”。“7X”的信息被保存在亚特兰大一家银行的保险库里。它由三种关键成分组成，这三种成分分别由公司的3个高级职员掌握，三人的身份被绝对保密同时，他们签署了“决不泄密”的协议，而且，连他们自己都不知道另外两种成分是什么。三人不允许乘坐同一交通工具外出，以防止发生飞机失事等事故导致秘方失传。,可口可乐的故事,59,二、印信管理,情景案例,案例1： 李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。 那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决事情到这里，李强还没有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相：,情景案例,宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事。公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。 祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。 后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。,情景案例,案例2： 汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。,思考,1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改进？ 2、汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取什么样的教训？,分析,经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进，如单位的公章应该要放置在保险柜里，这样比放在办公桌的抽屉里相对来说要安全些；对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。 认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。,分析,科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。,印章的管理和使用,1、印章的概念 印章，向下代表着一种权力，是机关职能的合法代表，向上则要代表责任，凡是有公章或签章的文件，领导要负一定的责任，机关发文、发函、签署合同、订立协议、出具证明等，均要用印才合法有效。因此，印章是单位组织权力的象征和职责的标志。 2、印章的种类 印章按其性质和作用划分有多种，现列简表如下：,印章的管理和使用,印章的管理和使用,印章的规格、式样和制发,（一）国家行政机关和企业、事业单位、社会团体的印章一律为圆形。 （二）国务院的印章，直径六厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由国务院自制。 （三）各省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部委的印章，直径五厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。 （四）国务院各直属机构的印章，直径四点五厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。（五）国务院办事机构的印章，直径五厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行（图四），由国务院制发。,（六）国务院所属事业单位及国务院直接批准的全国性公司的印章，直径四点五厘米或五厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。个别国务院所属事业单位的印章，经国务院批准可刊国徽。 （七）国务院有关部委管理的国家局，其印章直径四点五厘米，中间刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。（八）国务院有关部委外事司（局）的印章，直径四点二厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。（九）国务院设置的议事机构、非常设机构的印章，直径五厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。（十）自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府的印章，直径四点五厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由省、自治区、直辖市人民政府制发。,印章的名称、文字、字体和质料,（一）印章所刊名称，应为本机关的法定名称。行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、县、自治县、市人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区、镇人民政府的印章和乡人民政府的印章，冠市或县（自治县）的名称。印章所刊名称字数多、不易刻印清晰时，可以适当采用通用的简称。 （二）民族自治地方的人民政府印章，应当并刊汉文和相应的民族文字。 （三）印章的印文，使用宋体字和国务院公布实行的简化字。 （四）印章质料，由制发机关自定。,专用印章的制发,（一）国务院各部委、各直属机构和各省、自治区、直辖市人民政府印制文件时使用的套印印章、印模，规格、式样和正式印章等同，由国务院制发。 （二）国务院有关部委外事用的火漆印，直径四点二厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。 （三）钢印直径量大不得超过四点二厘米，最小不小于三点五厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行，经上级领导机关批准后自行刻制。地方外事办公室、驻外使领馆钢印的规格、式样由外交部制定、颁发。 （四）其他专用章，在名称、式样上应与正式印章有所区别，报上级领导机关批准后自行刻制。,3、印章的管理和使用-刻制与启用的步骤,正式行文通告公司全体员工或有关客户、机构、部门,准备刻章申请开业通知等相关材料,到注册所在地公安局办理手续,到其指定或授权的刻字社刻制。,将印模交原审批的公安部门备案,印章的管理和使用,4、印章的使用 盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签； 秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印,印章的管理和使用,印章的管理和使用, 对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档； 企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益； 用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。,小技法,印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。,印章的管理和使用,5、印章的管理 印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。 做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。 如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。,印章的管理和使用,用印申请单,介绍信的管理和使用,1、介绍信的概念 介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。 2、介绍信的种类 从文面格式来看，介绍信有两种： 书信式 是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信,介绍信的管理和使用,例文1 介绍信 公司： 今介绍我公司、两位同志前往贵公司洽谈有关产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。 此致 敬礼 （印章） 年月日（有效期天）,介绍信的管理和使用, 印刷式 是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。,介绍信的管理和使用,No 公司介绍信（存根） 介字第号 ： 兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜。 年月日(有效期天)No 公司 介绍信 ： 兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜，请予接洽。 此致敬礼 （印章） 年月日(有效期天),介绍信的管理和使用,3、介绍信的使用 凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放； 开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章； 介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效； 秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要负责任；,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,小技法,介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位一看便知派出人员前去的目的。不要含糊笼统地仅仅写上“前去联系工作”、“商洽有关事项”等等。,介绍信的管理和使用,4、介绍信的管理 介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失； 发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字,介绍信的管理和使用,介绍信发放登记表,注意事项, 介绍信开出后，如因故没有使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。 介绍信不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。,办公室印信管理注意事项,1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情； 2、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事； 3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失。,相关链接,印章小知识 印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。涉外单位和“三资”企业也一样。所以从某种意义上来说，印章是权力的象征和职能的标志。 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成，帝王则用珍贵的玉质