费用报销节点流程细化.doc

费用报销节点流程细化 在集团完善财务制度的基础上，为了使公司财务工作和各部门的衔接更加顺畅，提高工作效率，做好工厂开机前的准备，现在将费用报销节点流程细化如下：一、 费用审核节点：费用审批的一般程序：部门经理、费用会计、财务经理、总经理1、每周二、周四费用会计对各项费用发生的真实性、准确性、财务手续的完备性进行审核。（当天审核）2、财务经理审批、总经理审批（除特殊情况外，1-2天）3、费用会计做账、票据的整理，费用汇总报送出纳人员申请付款资金（1天）4、出纳付款（1天）要求：1、各部门人员的报销票据由部门内勤收集整理，统一用文件夹（注明相关部门）夹好报送。（部门内勤需对所报送票据在财务做好登记） 2、出差人员的费用报销，出差回来后5个工作日内报销，如有票据丢失等情况，一律不予以报销。（除外出培训学习外，需提交完培训总结和PPT后，人事部门签字确认后予以提报） 3、报销涉及的发票，都需要进入相应地区的国税或地税系统查验发票的真伪性，并在发票背面标记已查验的字样。（进入发票查询系统，输入发票号码及发票代码、税号及验证码等，查询信息是否与发票一致）二、费用审核要点：1、差旅费审核要点：1)是否有出差审批表，差旅期间及地点是否与出差审批表一致；出差时点是否在出差补助的范围内。2)差旅费报销单签字是否齐全；3)各项费用报销是否符合集团及公司制度规定。如：住宿费需附酒店结账清单，住宿标准按集团差旅费制度执行（如没有结账单，可提供酒店手写结账单盖章即可，并附带酒店的电话）出差乘坐交通工具时，公司总经理及部门经理可以乘坐飞机、软卧、动车；一般员工出差可以乘坐动车（二等座）、硬卧、硬座，如必须乘坐飞机时需要由总经理或主管副总经理审批方可报销。（报销人员需在备注栏填写个人帐号和银行信息）2、招待费的审核要点：1）招待费报销必须附有总经理批准的招待费审批单，审批单必须注明招待人员、标准、用餐地点；2）发票必须清晰的加盖销售单位的发票专用章，审批单与报销发票相对应，且只能使用一次，还需附带招待费结账单明细作为备查。3）招待费申请单单独装订保管。4）费用承担涉及多个部门的应附费用分配表。注：报销单上只需要填写业务招待费，具体相关信息在招待费审批单上标注或提供便签说明。3、车辆费用审核要点：1） 审批手续是否齐全：是否有审批派车申请单，并且核定内容及签字是否齐全2） 车辆路桥费：发生时间是否与派车单相符；3） 车辆维修费：是否有维修审批单；维修项目与车辆维修保养审批是否一致；是否超预算；是否附维修结算单及发票。 4、员工借款审核要点：（1）备用金借款：1)备用金借款：备用金借款一般为定额。2）备用金额度核定：由业务部门申请备用金额度，部门负责人与财务负责人根据岗位特点共同核定，经核准人审批后方可借款。3）备用金使用周期：备用金使用周期为开始借款日至每年末，即每年12月31日前必须结清欠款，仍有需要使用备用金的，必须在次年另行申请。4）备用金审批：填写借款单，审批流程参照临时性借款。（2）临时性借款： 1） 借款单局是否完整2）前期借款是否已清，借款未清的，后续不能再借款(总经理特批的除外）5、通讯费审核要点：1）.因公发生的通讯费报销实行限额实报实销制度。公司管理层的通讯费实行实报实销制度；其他人员的报销制度根据预先审批的标准执行。2）.报销人员需提交正规的通讯消费发票（有明细费用项目），员工的话费必须在话费发生月份的次月进行报销，原则上不能几个月累积起来一起报，如有特殊情况需由部门经理确认，主管副总或总经理审批后方可报销。6、设备维修费审核要点：1)机修部门填写请付款单2) 报修部门填写委外维修申请单，（部门主管、部门经理、机修负责人、主管副总或总经理审批）；3)三家以上供应商比价单（除原厂维修，其他均需要比价）；4)报修部门、机修部门验收合格单；5)发票的规范性。7、办公费审核要点：办公用品由各部门提报需求计划，行政部门按上报计划汇总，最后报总经理审批后，统一购进，各部门按月领用。1）审批手续是否齐全：是否有办公用品需求审批单，并且核定签字是否齐全；2）审核发票规范性：发票抬头是否是公司全称、发票各要素填写是否完整、大小写金额是否一致、是否盖有发票专用章（需提供明办公用品细清单和各部门费用领用分配表）；3）审核发票真实性：发票是否过期、是否为假发票；4）报销单填写是否规范：摘要的填写是否完整、规范；大小写金额是否一致，与事前审批金额是否相符；8、邮寄费： 各部门内勤在发件明细单中注明发件的时间、送达地、邮寄的主要内容、重量等信息，月末依据公司的协议价格计算本部门承担的邮寄费，并将邮寄明细单及汇总后的数据报本部门经理签字确认，将本部门确认后的邮寄明细单提交人事部内勤，人事部内勤负责审核校验费用计算的准确性及与快递公司核对，核对无误后快递公司开具合规发票，走正常的请付款流程，部门明细单作为请付款单附件，提交财务审核。9、误餐费： 如员工在市内及密山周边办理业务，因故不能返回公司享受工作午餐的，按早餐10元，午餐20元，晚餐30元的标准给与误餐补贴，但要提前请示部门经理。另有下乡补助的人员，需提前请示部门经理，并在部门考勤员处签字确认下乡地点及时间（补助标准详见差旅费管理制度有关收储驻库和密山区域的补助），长途车票及住宿费用填写差旅费报销凭证，补助费用每月由部门统计审核，部门经理签字确认，人事经理、总经理审批后，报人事部人员汇总发放（如餐补等）。（注：密山区域出差住宿标准为不高于100元/人/天，餐补及交通费补助75元/人/天）10、市内交通费： 指因工作原因产生的市内打车费或公交车费(出差原因除外)。公司员工到市内办理公务由于公司车辆忙碌或节约时间等原因，需要打车或乘坐公交车，需事前请示本部门负责人及人事经理同意，报销时部门经理、人事经理签字审核，财务经理、总经理审批后，财务进行账务处理。报销时要列明起止地点、对应的费用支出。11、.合同签订及盖章：公司对外签订的所有合同必须经过财务部的审核，财务部留存正本。人事