GPCS版本变更说明书(10100→1100).doc

GPCS版本变更说明书 GPCS版本变更说明书(1.0.10.0- 1.1.0.0)北京英克科技有限公司2002年04月新增功能1、ID: 90701功能名称：GPCS不完整单据查询 功能描述：系统新提供一个专用的功能界面用以查询和显示由于数据不全、资源不足、单据生成机制不完善、非法退出等原因造成的不完整的配送单据，并根据错误类型提供相应的处理功能，维护单据的完整性。 配置：无功能授权属性设置。 用途及注意事项：本功能的使用由以下几步组成：1、待检查单据体系的选择（在查询条件窗口设置） 2、执行检查 3、不完整性报告 操作人员对于查出的有问题单据有两种处理方法：一种是将缺少的单据部分补齐，另一种是将部分生成的单据回退到初始状态，再通过原有的功能继续生成。 启用条件和时机：本功能有两种启动方法同时起作用。第一种是手动启动进行单据的检查操作，即进入系统后，需要进行单据完整性检查的时候进入此功能进行单据的检查和错误修改。手工操作的方法虽然能达到不完整单据查询的目的，但还需有人特意去做才能进行，这就可能会延误错误的处理时间。于是系统提供了第二种自动检查的方法，即操作人员在登录GPCS后系统自动对近期操作的配送单据进行检查，有错误时会自动弹出GPCS不完整单据查询功能界面将不完整的单据显示出来，供操作者检查和修改。注: 使用第二种自动检查的方法时,系统默认设置检查最近操作单据的个数为10 ,检查的是GPCS系统中的配送单、配送退货单、请货单三类单据。 特殊操作及界面说明：此功能的辅助功能下拉菜单中有单据跟踪选项，它可以对查出的不完整单据记录进行单据追踪查询。 、ID: 9015功能名称：系统日志管理 功能描述：系统管理员可以通过此功能进行查错并监视系统的使用操作情况。 配置：无授权属性设置。 用途及注意事项：系统新增日志文件的功能是对原系统日志管理功能的完善，但改进的部分没有合在系统日志管理功能中。 启用条件和时机：可以在任何时刻进行。 特殊操作及界面说明：新增日志文件的有关说明：1. 日志文件的存放： 存放于gpcs软件的安装路径下2. 日志文件名： gpcsyyyymmdd.log3、 日志文件头包括：时间、状态、信息4、 日志文件的记录内容包括：yyyy/mm/dd hh:mm:ss:fff、状态描述、信息描述。3、ID:90100 功能名称：配送销售管理 功能描述：销售分店向中心进行退货，销售退货方式又选择返销退货方式（即: 销售分店退货给中心看成是分店销售出货，中心进货入）时要用此功能进行勾对配送退货单生成销售单据。 配置：缺省设置：1、缺省独立核算单元；2、缺省保管帐集合(用来确定配送销售退货时能对哪些保管帐的货品进行退货)；3、缺省配货模式（此参数用来控制配送销售产生的临时出库单自动进行出库配货时的配货模式，有批次优先、批号优先、尽量先配一个批号三种模式。这一设置只有在是否自动出库配货设为“是”时才有意义）；4、缺省配货方式（选项有先配后结和先结后配，不同的配货方式将影响配送销售单的结算和出库的先后顺序）；5、缺省销售模式（选项有：普通销售和委托销售两种。此设置只是缺省值，在填写配送销售单时可以修改总单中的销售模式项）；6、缺省结算方式（所能选择的结算方式是用户使用设置结算方式功能自己定义的结算方式。在配送销售单进行结算时可以修改结算方式）；7、缺省发票类型（可选项有：普通发票、增值税发票、服务性发票、自购发票四种）；8、正式销售单必须（选项有确定数量、确定保管帐、确定批次、确定批号、确定货位等。设置配送销售单选择货品数量时所看到的货品明细级别）；9、销售发出存货传票分类编号 选项设置：1、必须填写业务员；2、按业务单据日期生成存货分录日期（该参数用来控制配送销售生成的发出存货类传票的分录生成日期是否与开票日期相同。当该标志未选中时，传票分录的生成日期可以由用户手工确定）；3、委托、先配后结销售单确定后自动签发物流指令（此参数控制委托销售或先配后结的销售单确定后是否自动签发物流指令。如果不自动签发物流指令，则在出库配货之前必须使用财务签发物流指令签发指令）；4、维护销售发出应收帐（此参数控制销售是否维护发出应收帐）； 5、确定委托销售单同时确定销售发出传票；6、使用运输系统；7、库存不够时进行缺货登记；8、自动出库记保管帐（此参数控制配送销售单生成的临时出库单是否自动记出库保管帐；该参数设为“是”并且出库单能记保管帐的参数设置前提是：送货自动允许配货、自动出库配货。上述两条件不满足，则此参数的设置将无任何意义）；9、自动出库配货（控制配送销售单生成的临时出库单是否自动出库配货。临时出库单能自动出库配货的前提是：此功能中的送货自动允许配货标志设为：是）；10、自动显示赠品信息；11、送货自动允许配货 （此参数用来控制配送销售单生成的临时出库单是否自动进行允许配货。当该标志设“是”时，临时出库单的备货状态为：准许配货，可以直接对该出库单进行配货，否则其备货状态为：待配货审核，在配货之前还需要使用BMS3的库房准许配货功能对临时出库单准许配货）；12、保存后自动确定（选项有不确定、自动确定、询问是否确定三种。当选择不确定时，则保存配送销售单后配送销售单的状态为“临时”，要在BMS3系统的开票功能中进一步确认配送销售单；自动确定则是在保存时自动确定配送销售单，将配送销售单的状态由“临时”改为“正式”；如果该参数设为询问是否确定时，则在配送销售单保存时会弹出询问是否确定配送销售单的对话框，由用户进一步确定是否确认配送销售单） 用途及注意事项：1、 现在配送系统可支持进货退货和返销退货两种退货模式。返销退货模式指销售分店退货给中心看成是分店配送销售出货，中心配送进货。配送销售管理功能应用于返销退货的模式。2、 销售分店在进行返销退货业务时使用系统功能的顺序是：填写销售退货单审核配送退货单配送销售管理数据传给配送中心。（注：调配中心接收销售分店的配送退货时应到配送进货管理功能中进行勾对配送退货单生成进货单的操作，详见配送进货管理功能说明。）3、 销售配送退货单的处理状态有：填写退货；已审核；部分下达退货；下达退货；部分完成退货；退货完成六种。在保存销售配送退货单后，退货单据的处理状态变为部分下达退货或下达退货。4、 销售分店退货操作不考虑赠品的退货。5、 注意：在正式使用系统之前要在配送对象管理功能中设定好销售分店的退货类型是进货退货还是返销退货。若是系统使用后修改销售分店的退货类型，则修改前后发生的不同类型的退货单要用不同的退货操作方法进行勾对。 启用条件和时机：经审核后的配送退货单才可用此功能进行勾对配送退货单生成销售单的操作。 特殊操作及界面说明： 基本操作：第一步：新增总单。第二步：点击辅助功能菜单下的勾对配送退货单生成销售单。第三步：在弹出的窗口中输入查询可退货的配送退货单的条件，按确定开始查询。第四步：在勾对窗口中选择原配送单及配送单细目（双击点蓝数据窗纪录），进行确定。 第五步：修改相关项此次退货数量等。第六步：保存确定生成配送销售单（按F9或保存钮）修改功能：1、 完善勾对收货时对货品批次批号数量等的控制原来的处理：GPCS1.0.10.0版之前的系统中，如果某货品出库为多个批次批号并且只有一部分出库记保管帐时，勾对收货会将没有出库记保管帐的那部分货品的入库批次批号置为空，这时生成业务单据并选了自动记帐时，会提示没有确定货品状态，无法自动入库记保管帐。而在GPCS1.0.10.0版中，则修改为通过视图限制中心货品各批次批号全都出库记保管帐，分店才能进行勾对收货。这种限制有些过于苛刻，因为如果某货品的数量较大或其他原因分多次送货给分店，就是分多次记保管帐的，要求分店必须等到最后一批货送到，中心全部记保管帐后，分店才能收货，这种做法显然是不合理的。修改说明：新版改进后，能够达到配送方出库记保管帐多少，入方能并且最多能入库记保管帐多少的目的。涉及该项改进的有两个方面：分店配送收货、中心配送收退货。修改涉及的功能界面：配送进货管理（ID:90091）；配送调拨管理(ID:90096)；配送移库管理(ID:90092)；配送销退管理(ID:90094)；配送调拨退货 (ID:90098)。 2、 GPCS系统中增加单据跟踪功能修改说明：GPCS系统单据结构比较复杂，用户在应用时对系统的总体把握有些难度，需要对单据有一个总体的展现。为便于使用，实现对单据路径进行完整的跟踪，在配送单管理（90401）、请货单管理（90222）、填写配送退货单（90601）、中心填写配送退货（90605）、库存调整单管理（90501）和不完整单据查询（90701）几个界面的辅助功能中增加了单据跟踪的功能。具体操作：在以上几个功能界面中点击光标确定所选的某一单据记录后，按辅助功能下拉菜单中的单据跟踪选项，将弹出此单据的信息跟踪窗口，给用户展示出此单据执行过程中的各变化信息。若在此追踪窗口中继续点击各行记录可在弹出的细单窗口中查看单据执行过程中更详细的信息。3、GPCS业务单据生成的优化修改说明：解决了原来系统在生成业务单据时，由于功能复杂则占用系统资源大，容易出保护错，单据的完整性因此无法保证的问题。进行业务单据生成优化后，大大减少了资源的占用。此修改所涉及的功能界面有确定临时配送（90343）、供应商直配的确认实收（即：配送单管理90401）、执行库存调整（90502）。对这三个功能进行了完善的授权属性的设置。要求用户在以上三个功能的功能行为属性设置中按配送模式的不同分开来进行不同的属性设置。属性分类及设置项： 分类授权属性设置项销售缺省配货模式缺省核算单元缺省业务员缺省销售模式缺配货方式销售发出存货传票分类编号是否自动配货是否出库自动记帐是否送货自动允许配货是否维护销售发出存货帐存货分录日期按业务单据日期生成是否自动签发物流指令是否维护销售发出应收帐调拨缺省配货模式缺省传票分类号缺省备货状态是否自动配货是否出库自动记帐是否自动生成存货分录是否分次选传票存货分录日期按业务单据日期生成是否按含税价生成是否入库自动机帐是否生成内部往来分录选两张传票移库缺省配货模式缺省备货状态传票分类号代销存货传票分类号跨实物帐的存货传票分类号是否自动配货是否出库自动记账是否自动生成存货分录存货分录日期按业务单据日期生成销价核算自动按成本价入库是否入库自动记帐代销是否自动生成存货分录(针对代销)赠品缺省出库保管帐缺省配货模式缺省备货状态传票分类号是否自动生成存货帐分录是否自动出库配货是否自动出库记账存货分录日期按业务单据日期生成4、确定实收进货服务原来的处理：原来系统供应商直配确定实收生成收货处理方案，在bms3中根据收货处理方案勾对进货合同再生成进货单。修改说明：由于现在系统完善了进货服务，实现进货单与进货合同的自动勾对关系，故GPCS系统中对于供应商直配的配送单中心确认实收后，系统自动完成与对应进货合同的勾对，自动生成进货单据。5、供应商直配支持多次确认实收原来的处理：以前版本中处理供应商直配时，供应商若分多次送货，分店则分多次收货，收货的情况反馈到中心，中心是无法立即做确认实收的，因为以前系统仅支持一次确认实收，那就只能拖到分店全部收货完了才进行确认实收，但是中间一段时间就无法反映真实的业务，无法与供应商结算，也无法与分店结算，如果跨月的话，无法计算成本。修改说明：对于供应商直配类型配送，系统改为可以支持多次确认实收；分次确认实收的结果将分别记录。多次确认实收时，按照每次确认实收数量生成进货单。注意：在配送单管理功能完成供应商直配中心确认实收操作的前提是此功能的关于进货的授权属性要设置好。 结合以上4、5两项针对供应商直配功能应用的改进举例说明如下：某分店与一供应商签订合同购入一批货品，但分三次到货。分店在每次到货后进行勾对原配送单，货品接收入库的工作，再利用DBCOPY远程传输工具把分店的数据刷到中心。配送中心在配送管理功能中会分三次对整批货品进行确认实收，每次确认实收后系统都自动找到对应的进货合同进行勾对，生成进货单据。整批货品中心将做三次确认实收，系统将生成三张此供应商的进货单。6、配送退货销售出进货入原来的处理: 原来系统对于配送销售退货的处理是销售分店进货退货给中心，此种处理使得中心配送销退在帐务的退货报帐方面比较繁琐。修改说明：现在系统提供另一配送退货的方式，分店销售出货，中心进货入的方式即：销售分店退货给中心看成是分店配送销售出货，中心配送进货。我们把这种配送退货类型称之为返销退货。现在配送系统可支持返销退货和进货退货两种退货模式。具体修改说明：1、增加配送销售管理，用于销售性质的分店勾对配送退货单生成销售单（具体说明详见本变更说明书的新增功能部分）。2、在配送进货管理中增加勾对配送退货单生成进货单的勾对功能，用于调配中心勾对分店传来的配送退货单生成进货单。7、图形库存调整关于非本地库存的调整修改说明：1 原图形化全局库存调整功能中的货品数量为可销库存+ (库存调整入 库存调整出)，而在现场实施中反映此货品数量概念模糊，不知道是怎么取数计算出来的，故现把货品数量分解为库存数量，累计调整出，累计调整入（未占库存），功能界面也相应改进。2 在现场实施中对dbcopy库存信息没做统一处理，导致中心看不见门店库存，中心与门店之间的库存刷新可通过两种方式实现1) 视图