租赁物业使用手册.ppt

Page1 广州房地产EAS租赁 物业使用手册 一 基础资料准备工作总图 产品类型 建筑性质 租赁项目 楼栋设置 房间导入 房间面积售前复核 房间定租单 房间放租单 营销单元 销售顾问授权 客户信息导入 编制 傅华明 Page2 路径 房地产 基础资料 类型项目定义设置 产品类型操作组织 建滔化工集团下操作操作步骤 点 新增 界面如下 录入编码和名称 如02写字楼 01 产品类型 Page3 路径 房地产 基础资料 房源管理 建筑性质操作组织 建滔化工集团下操作操作步骤 点 新增 界面如下 录入编码和名称 如05展柜 02 建筑性质 Page4 路径 房地产 基础资料 房源管理 租赁项目操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 点 新增 界面如下 录入项目编码和项目名称 如 KB GZZW展望楼码广场2 如该项目在工程项目已建立 则需选择工程项目进行关联 非必填 3 选择项目属性 售楼属性 租赁属性 物业属性 该项目在售楼 租赁和物业系统中都将使用则全部勾上 4 其他信息非必填 5 增加分区 如该项目分成A B二分区 则增加分区 6 共享组织 项目是按组织进行隔离 如果该项目需要在其他组织中使用 则需在此处设置共享给其他组织使用 03 租售项目 Page5 共享组织 增加分区 Page6 路径 房地产 基础资料 房源管理 楼栋设置操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 点 新增 界面如下 录入项目编码和项目名称 如 01楼A栋2 基本信息 楼栋编码 必录项 同一租售项目内不允许重复 可参与房间编码批量定义 楼栋名称 必录项 同一租售项目内不允许重复 可参与房间编码批量定义 所属分区 如定义了分区则为必录 确定楼栋与分区的对应关系 地上楼层数 必录项 表示地上楼层的层数 以正数表示 如无楼层则以0表示 地下楼层数 必录项 表示地下楼层的层数 已负数表示 如无楼层则以0表示 编号方式 必录项 表示楼栋房间的定义规则 A 号码 如楼栋不分层 只区分房间号 则选择此规则 系统默认为地上1层 地下0层 B 楼层 号码 如楼栋按照楼层和房间号进行区分 则选择此规则 C 单元 楼层 号码 如楼栋按照单元 楼层和房间号进行区分 则选择此规则 3 附属信息 单元 可通过 添加单元 和 删除单元 按钮进行单元资料维护 录入单元编码及名称 单元编码参与房间编码批量定义 户型 可通过 添加户型 和 删除户型 按钮进行户型资料维护 选择楼栋房间可定义的户型类别范围 户型编码 名称通过手工进行录入 户型类别通过基础资料进行选择 楼层 楼层分录根据基本资料定义自动产生 可手工调整楼层别名 以应对各种个性化调整需求 如避免出现4楼 13楼等 楼层别名参与房间编码批量定义 04 楼栋设置 Page7 路经 房地产 基础资料 房源管理 房间序时薄操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 例如增加一个一楼的房间号A101 选择楼栋 点击 新增 按钮激活房间录入界面如下图所示 录入房号 楼层 序号 面积信息 红色标识部分代表需要填写 黄色底色框代表必填 05 房间序时薄 注意 每一楼层的房间序号要有规则地连续排号 避免重号或断号情况 Page8 1 列表式 选择房间信息页签 2 图形式 选择平面图页签 Page9 3 房间序时簿除提供了房间标准信息调整外 还提供了房间特殊信息调整功能 a 房间绑定 通过房间绑定功能 将附属性房产与非附属性房产进行绑定 在售楼业务时进行同步销售 租赁系统暂不支持 b 拆分 房间拆分功能实现了将一套房间拆分为多套房间的功能 但如房间已经进行过定价或不在同一楼层 则不允许进行拆分处理 c 合并 房间合并功能实现了将多套房间合并为一套房间的功能 但如房间已经进行过定价或不在同一楼层 则不允许进行合并处理 d 序号调整 序号调整功能实现了房间序号修改的功能 为便于日常业务统计 建议调整房间序号后 同步调整房间编号信息 06 房间面积录入 售前复核 路径 房地产 基础资料 房源管理 房间面积录入操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 房间面积录入功能提供了房间面积集中录入平台 支持手工录入和EXCEL表哥批量引入2种录入模式 操作界面如图 Page10 说明 售前复核 可单选或批量对一个或多个房间面积进行售前复核 售前面积录入 通过手工录入或EXCEL表格录入建筑面积 套内面积数据 实测面积录入 通过手工录入或EXCEL表格录入建筑实测 套内实测数据 实测复核 建筑实测 套内实测数据确认无误后 执行售前复核 定租业务前必须执行售前复核操作 07 房间定租单 路径 房地产 租赁管理 租金管理 房间定租单操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 选择楼栋 点击 新增 按钮激活房间定租单编辑界面如下图所示 说明 1 该操作用来定义房屋出租的标准价格 2 定租方式有批量定价和单独定价 批量定租针对1个或多个楼栋的所有房间进行定租 单独定价可选择单独的房间进行定租 3 定租单提交后 再进行审批 执行操作 完成定租操作 4 房间定租后 其标准价格将不能再修改 Page11 路径 房地产 租赁管理 认租管理 放租管理操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 选择楼栋 点击 新增 按钮激活房间放租单编辑界面如下图所示 点击 添加房间 按钮加入房间 08 房间放租单 审批完成后还要点执行 认租单需要执行之后才能生效 说明 设置放租房屋 只有放租的房屋才能出租 可单个设置或按楼层设置 执行放租单之后 房间才显示处于待租的状态 Page12 路经 房地产 基础资料 房源管理 房间调租单序时薄操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 选择楼栋 点击 新增 按钮激活调租单编辑界面 添加需要调租的房间 调租目的有如下两点 1 针对之前房间的标准租金定价太高 或是根据市场调整标准租金 2 对于已经定租并审批通过的配套资源进行标准租金的调整 09 房间调租单 10 营销单元 路经 房地产 基础资料 营销公共资料 营销单元操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 点 新增 界面如下 录入项目编码和项目名称 如 KB GZZW展望楼码广场 2 项目信息 可通过 增加 删除 按钮 维护本营销单元的租售项目使用范围 3 负责人信息 本营销单元负责人完全共享客户 商机 项目信息资料 并可分配成员的业务权限范围 4 成员信息 本营销单元成员在负责人所分配的业务权限范围下进行业务处理 成员之间的客户 商机信息查询权限默认隔离 Page13 路经 房地产 基础资料 客户管理 客户录入操作组织 财务实体组织如广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 选择客户过滤条件 登记日期 如未选择 全部客户 不按登记时间查询 选择 则该字段为可编辑状态 用户可通过 11 客户录入 说明 营销单元的作用在于隔离用户的业务范围 包括销售项目查询范围 客户查询范围 业务权限范围三类 如同一财务组织实体下属有多组销售人员同时进行营销业务推广时 可通过营销单元的设置达到有机的协同作业效果 Page14 该字段进行客户范围过滤 系统默认与服务器系统日期保持一致 客户类型 枚举类选项 用户可选择客户类型进行数据过滤 支持个人客户和企业客户两种类型 重点跟进 如勾选 只显示重点跟进标记状态为 是 的客户数据 如不勾选 则显示所有客户 包含已作废 如勾选 显示包含启用状态为 否 的所有客户 如不勾选 则只显示启用状态为 是 的客户数据 包含共享 如勾选 显示包含共享客户范围的所有客户 如不勾选 则只显示启用状态为 是 的客户数据 全部客户 不按登记时间查询 如勾选 则登记日期变更为灰选状态 显示所有登记日期范围内的客户数据 Page15 2 进入客户序时簿界面 点击 新增 按钮打开客户编辑界面 完成数据录入 客户编码 必录项 可采用手工编码或应用编码规则自动生成 客户名称 必录项 录入客户名称 要求尽量为客户身份证姓名 销售顾问 必录项 默认为当前系统登录用户 作用在于进行客户数据的隔离 默认该客户只有创建者以及创建者所属营销单元的负责人可以查看 其营销单元下属成员无法进行查看该客户信息 初始登记项目 必录项 录入客户首次关注的租售项目 移动电话 必录项 作为系统判定客户是否唯一的重要标识 为必录信息 如客户存在多个联系方式 可在该字段数据录入时 通过 符号进行分隔 证件号码 非必录项 前期线索 潜在类客户可暂不录入 但当客户转换为意向客户 并在执行认购业务阶段时为必录信息 Page16 说明 租赁系统针对客户资料的查看权限管控需求 提供了多种灵活的共享机制 分为 转接 和 共享 两种方式 1 转接 表示将客户数据的查看权转移至另一销售顾问权限之中 原销售顾问将丧失该客户的查看权 2 共享 表示将客户数据的查看权转移至另一销售顾问权限之中 原销售顾问任然拥有该客户的查看权 可根据实际情况进行应用 共享客户数据后 可通过执行 取消共享 功能来收回客户查看权限 3 客户数据编辑好提交后 返回到客户序时簿界面 点击 同步 按钮将客户信息同步到供应链里的客户基础资料及财务属性中去 Page17 二 租赁业务流程总图 认租申请 合同 房间交接 财务收了押金和首租 退租 房间交接 退款 更名申请 原合同收房 新合同收押金和首租 续租 新合同交房 原合同退押金 常规应收费用管理费 综合服务费 押金收取 房屋收费设置 客户入住登记 客户迁出登记 押金退还 补充 系统改版后 房间只要有合同即可做房间交接 Page18 路径 房地产 租赁管理 认租管理 租赁控制操作组织 广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 选择房间 点击 认租申请 按钮出现如下界面 选择房间 客户 2 合同信息 合同编号 合同名称 开始日期 结束日期必填 收租日类型 选择 租期开始日后 偏移天数0天 租赁顾问 选择该合同楼主 是否自由式合同 如果勾选 则付款明细记录可任意修改 一般为该合同租金变动无规则时选用 01 认租申请 Page19 3 租金设置 录入押金 首租 租金计算方式选按总价计算 计租周期选按月 录入租金 Page20 4 不足月合同取整月 如一份合同期间为 2010 02 13至2011 02 12的租金计算表如下 2010 02 13 2010 02 282010 03 01 2010 03 31 2010 02 01 2011 02 13A 合同信息界面设置界面如下 首期类型选择 自定义 首期截目日期选择 2010 2 28 B 查看付款明细 Page21 5 递增合同 如合同有效期 2010 01 01 2011 12 31第一年租金每月为 1000第二年2011 01 01起租金每月为 1500A 租金设置界面如下 递增列表中点击添加 递增日期选2011 01 01 递增方式选总价递增 递增类型为租金 值500B 查看付款明细 Page22 6 免租合同设置 如一合同有效期为 2010 01 25 2011 01 24前七天免租金 2010 01 25 2010 01 31A 在租金设置页签免租列表中点击添加 选择免租开始日期为 2010 01 25 免租结束日期为 2010 01 31B 查看租金明细表 检查这七天租金是否为0 7 租金小数点取整 租金设置中勾上是否取整 取整类型选择四舍五入 位数为个位 Page23 路径 房地产 租赁控制 认租管理 租赁控制操作组织 广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 选择底色为白色的房间号 右边窗口显示已签订的合同 且合同状态为已审批 2 点击 房屋交接 弹出右图所示界面 02 房间交接 Page24 3 点击 选择房间 后出现下图所示界面 勾上 是否完成 点击 确定 按钮 4 在右图窗口上点击 交接 钮5 交接成功 交接成功之后 该房间状态将发生变化 如果是新租将显示红色 该合同将变为状态 Page25 路径 房地产 租赁控制 认租管理 租赁控制操作组织 广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 当客户中途退租或合同到期不续租 点 退租申请 界面如下 录入退租日期和租赁合同 变动说明 2 退租单提交后 点审批 3 点击 房间交接 后 合同状态变为 已中止 房屋交接上面已描述 03 退租 Page26 路径 房地产 租赁控制 认租管理 租赁控制操作组织 广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 在租赁控制图中找到需要续租的房间 点 续租申请 界面如右填入新合同编号 名称 注意合同号和名称不要与老合同相同 开始日期默认为原合同结束日期 1天 结束日期需手填 租金设置与新合同一样 2 提交 审批操作与新合同一样 备注 旧合同需收完首期款之后才能续租 04 续租 05 更名 路径 房地产 租赁控制 认租管理 租赁控制操作组织 广州展望置业有限公司下操作操作步骤 选择合同状态为执行中的房间后点 转名申请 界面如下 将客户更改为新客户名称 录入新合同编号 合同名称 开始日期只能在未收款的的合同有效期内 后提交审批 Page27 06 房屋入住登记 路径 房地产 物业管理 项目初始 客户入住登记操作组织 财务实体组织如广州永建物业有限公司下操作操作步骤 1 选择楼栋 点击 新增 按钮激活房间入住登记界面如下图所示 录入房号 客户 入伙日期 计费日期 入伙类型 说明 如更名合同有效期超出原合同有效期 则需要先将老合同退租 然后在新房间选择 认租申请 更名申请之后需要将原房间交房 新房间待收取首租款之后再进行交房 Page28 07 房屋收费设置 路径 房地产 物业管理 项目初始 房屋收费设置操作组织 财务实体组织如广州永建物业有限公司下操作操作步骤 可设置管理费 综合服务费 电费 业务员需设置管理费 综合服务费 1 选择楼栋 点击 新增 按钮激活房屋收费项目设置界面如下图所示 录入房号按回车自动带出客户信息 只有已入住登记并且已审批的客户才能自动带出 2 验收项目 验收结果选择合格 如上图3 仪表读数 录入房间仪表的初始读数如下图所示 提交 4 最后别忘了点 审批 备注 新签合同都需要录入客户入住登记 Page29 08 常规应收费用 管理费 综合服务费 路径 房地产 物业管理 收费管理 常规应收费用操作组织 财务实体组织如广州永建物业有限公司下操作操作步骤 管理费和综合服务费可指量计算 如批量生成三月份管理费 1 选择楼栋 点击 批量计算 按钮 界面如下 2 收费项目 选择管理费 去掉使用收费标准这个按钮 录入费用单价 按月 价格因素选固定值 收费周期为月 周期类型为自然周期 缴费日期为 发生后0天 滞纳金比例可不填 保存 如上图 3 启用 选中记录 点击 启用 说明 只有已启用的收费项目才能生效 同一房间 同一客户 同一收费项目只能设置一次 当客户迁出之后该记录需禁用之后删除 Page30 2 选择生成管理费 综合服务费 收费截止日期为2010 03 31 系统将自动生成2010 03 01 2010 03 31期间的管理费和综合服务费 如右图3 手工增加管理费 当发现有某个房间管理费未生成 可手工增加管理费 选择客户 自动带出客户信息 如不能带出则该客户未做入住登记或入住登记单未审批 选择收费项目 选择费用开始日期和费用结束日期 应缴费日期 提交并审批 批量计算要求 a 房屋入住登记中已审批 入住日期和计费日期在收费截止日期之前 b 房屋收费项目已设置并启用 c 相同费用每月只要计算一次即可 d 当发现某个房间在批量计算中遗漏了可手工在常规应收费用增加 Page31 路径 房地产 物业管理 项目初始 客户迁出登记操作组织 广州展望置业有限公司下操作操作步骤 1 点击 新增 按钮 界面如下图所示 录入房号按回车自动带出客户信息 只有已入住登记并且已审批的客户才能自动带出 录入迁出日期等其他信息后提交 2 提交 审批之后即可生效 09 客户迁出登记 10 押金收取 管理费押金 证照押金 路径 房地产 物业管理 收费管理 押金收取操作组织 广州展望置业有限公司下操作操作步骤 可录入管理费押金 证件押金 电费周转金 合同押金 1 点击 新增 选择押金类别 选择房屋 客户自动带出 金额 收款人 证件号码 2 必须审批 押金才能进行收款 Page32 三 物业收费业务流程总图 缴费通知单 应收计量费用 电费 抄表管理 房屋收费设置 电表 项目类型 收费标准 房屋仪表设置 生成 物业收款单 Page33 路径 房地产 基础资料 营销公共资料 款项类型操作组织 建滔化工集团下操作操作步骤 1 点 新增 界面如右 录入编码和名称2 选择系统分类 物业 租赁 售楼 3 选择款项类别 预收款 押金 经营性费用代收费用 滞纳金 其他 4 设置默认结算方式 01 款项类型 02 收费标准 路径 房地产 基础资料 营销公共资料 收费标准操作组织 财务实体组织 广州永建物业管理有限公司操作步骤 说明 系统分类 选择使用该款项类型的系统 款项类别 预收款 没有应收可以直接收款 押金 可以退 代收费用 代其他组织收取的费用 需转出 经营性费用 主要指管理费 电费 网络费 水费等计收入的费用 滞纳金 目前仅标识类型 无其他作用 其他 目前仅标识类型无其他作用 是否使用仪表 打勾则该款项类型在应收计量费用中使用 结算方式 设置默认结算方式和默认收款账号 在做收款单时默认此处设置的值 Page34 点 新增 界面如右 选择收费项目 录入标准编码 标准名称 标准简称 生效日期 费用单价 价格因素电费和水费选择计量值 管理费可选择固定值 收费周期选择按月或年 半年 季度 周期类型选择自然周期 缴费日期选择发生后0天 其他可不填 03 房屋仪表设置 路径 房地产 物业管理 项目初始 房屋仪表设置操作组织 广州永建物业管理有限公司操作步骤 批时设置房间仪表 点击 批量设置 出现下图所示界面 选择仪表规格 安装位置 确定之后将生成所有房间都设为该规格仪表 说明 一个房间可设置多个仪表 Page35 路径 房地产 物业管理 项目初始 房屋收费设置操作组织 财务实体组织 广州永建物业管理有限公司操作步骤 可设置管理费 综合服务费 电费 收费员只要设置电费 1 选择楼栋 点击 新增 按钮激活房屋收费项目设置界面如下图所示 录入房号按回车自动带出客户信息 只有已入住登记并且已审批的客户才能自动带出 2 收费标准 可选择字楼或商铺标准 3 启用 选中记录 点击 启用 如下图 04 房屋收费项目 说明 只有已启用的收费项目才能生效 同一房间 同一客户 同一收费项目只能设置一次 当客户迁出之后该记录需禁用之后删除 Page36 路径 房地产 物业管理 收费管理 抄表管理操作组织 财务实体组织 广州永建物业管理有限公司操作步骤 比如生成3月份抄表单1 选择 新增 点击生成抄表单 选择楼栋 费用截止日期选择2010 3 31 界面如右图 2 生成抄表单之后录入本月表底 如右图所示录入本次表底 系统自动算出用量 05 抄表管理 电表 Page37 3 录入电表数据之后 点击提交 审批 4 转入收费 点击 转入收费 转入收费之后将在应收计量费用中自动生成电费 06 应收计量费用 电费 路径 房地产 物业管理 收费管理 应收计量费用操作组织 财务实体组织 广州永建物业管理有限公司操作步骤 右图所示 所有房间在往月已批量计算生成的电费明细 应收计量费用序时薄 Page38 如发现某个房间在生成抄表单中没有抄表数据 则需要在应收计量费用中进行补录操作 在应收计量费用序时薄 点 新增 键后 按右图示编辑单个房间所遗漏的电费 Page39 路径 房地产 物业管理 收费管理 物业新收款单操作组织 财务实体组织 广州永建物业管理有限公司操作步骤 1 在收款单序时薄里点 新增 在房间栏选择房间号或手工输入再回车自动带出客户信息 包括历史客户 以及应缴日期在当前日期之前的所有应收费用款项 如左图 注意 改造后的新收款单功能不同点有 a 新收款单是根据租赁合同来找房间 对同一客户一份合同签租多个房间 将应缴费日期为截止当天的所