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秘书实务 第一讲绪论第二讲秘书素质与可持续发展第三讲秘书素质第四讲秘书的晋升与发展第五讲秘书职业道德与行为规范第六讲秘书行为规范第七讲综合实训与作业第八讲秘书工作环境第九讲秘书工作的中观环境和微观环境第十讲秘书的日常事务工作 一 第十一讲秘书的日常事务工作 一 第十二讲秘书日常事务工作 二 第十三讲秘书日常事务工作 二 第十四讲秘书日常事务工作 三 第十五讲协调工作第十六讲材料阅读与技能训练第十七讲接待工作第十八讲接待工作技能训练第十八讲信息工作第十九讲调查研究第二十讲综合技能训练第二十一讲信访和值班工作第二十二讲会务工作概述第二十三讲会议的组织第二十四讲会议组织的资料阅读和技能训练第二十五讲会议的管理第二十六讲秘书的办文工作第二十七讲技能训练 第一章绪论教学目的和要求 掌握秘书的定义和分类了解秘书学的产生和研究对象理解秘书学的特征与研究方法教学重点和难点 秘书的含义 分类和层次 秘书学课程概述教学方法 讲授法 启发法教学课时 两课时 一 秘书的定义1 秘书 的出处 1 汉书 刘向传 诏向领校中五经秘书 讲六艺 传记 诸子 诗赋 数术 方技 无所不究 2 晋书 荀勋传 得汲冢中古文竹书 诏勋撰次之 以为中经 列在秘书 3 后汉书 郑玄传 郑玄 遂博稽六艺 粗览传记 时睹秘书纬术之奥 2 狭义秘书定义专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 3 广义秘书定义位居领导人身边或领导机构中枢 从事办公室事务 办理文书 联系各方 保证领导工作正常运转 直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手 据此 在我国 秘书是党政机关 企事业单位 社会团体 军队 院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称 也可以是受雇于私人的职业 秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公 办会 办事 主要职责是辅助管理 综合服务 二 秘书的分类1 秘书的纵向分类中国 1 初级秘书 2 中级秘书 3 高级秘书日本 1 见习秘书 2 初级秘书 3 中级秘书 4 高级秘书美国 1 LS 1级 LS 2级 LS 3级 LS 4级 2 LR 一级秘书 LR 2级秘书2 秘书的横向分类 1 商务秘书 2 教学秘书 3 司法秘书 4 医务秘书 5 政务秘书 三 秘书学的产生 研究对象及其性质1 秘书学的产生秘书作为古老的职业门类 在我国有着悠久的发展历史 但秘书学作为一门科学 是80年代以后才在我国兴起 大致经历了以下几个阶段 1 现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段 2 秘书职业化阶段 3 秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段 4 秘书学形成的阶段 80年代初出现秘书学理论研究的热潮 主要标志 1 秘书教育大发展初步形成了我国多层次 多渠道 多形式的秘书人才培养的网络 2 秘书工作组织的成立从中央到地方建立学术团体 各种秘书协会 3 秘书刊物的出版发行中共中央办公厅 秘书工作 上海大学 秘书 2 秘书学的研究对象关于秘书学的研究对象 至今大致有以下几种说法 1 秘书工作 说 以秘书工作为研究对象 是研究秘书工作的产生 发展 特点 任务 原则和方法的巧新科学 2 辅助管理说 概括地说 秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学 3 对象多元说 概括说 秘书学以秘书 秘书机构和秘书工作和研究对象 4 秘书活动说 即学科对象 应为秘书活动所谓活动 就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 秘书活动的基本要素 秘书人员 主体秘书工作 客体 是载体要素 秘书活动只有依托和通过秘书工作 才能显示出自身的存在价值 秘书方法 中介要素 包括思维方法 学习方法 工作方法 处世方法 领导意图 潜在要素 是秘书活动的准绳和尺度 衡量某项秘书活动是否有效 往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图 秘书环境 外在因素 包括秘书活动的地域环境 人文环境 组织环境 办事环境 机构内部环境 组织内部环境 组织外部环境 三 秘书学的特征与研究方法1 秘书学的性质和特征性质 秘书学是一门研究秘书活动及其规律的综合学科 特征 1 知识的综合性 2 理论的应用性 3 学科的群体性2 秘书学的研究方法 1 理论联系实际 2 运用比较的方法 3 注重对其他学科尤其是相关学科的研究 4 高校教师与秘书工作者合作 第二章秘书素质与可持续发展教学目的和要求 掌握秘书任职的资格与条件懂得如何准备应聘材料了解秘书应聘的方式与技巧理解秘书在试用期内的工作要求教学重点和难点 秘书的任职资格和条件 秘书应聘技巧和方法教学方法 讲授法 启发法 案例法教学课时 两课时 一 秘书的任职资格与条件1 通过具体的例子让学生了解秘书的任职资格与条件例1 诚聘三盛集团是一家跨区域 多元化的集团公司 投资涉及塑料 化工制造 金融 房地产等多个领域 目前在福州已成功开发有 三盛 果岭生活 三盛 巴厘岛 丽景天成 等地产项目 并有50万M2的地产储备项目正在陆续开发 现因业务发展迅速 诚邀英才加盟 本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇 1 秘书本科学历 中文 工商管理或房地产经营管理专业 形象气质佳 综合素质较高 有二年以上大型房地产开发企业相关工作经验 熟悉办公软件 例2 工学院招聘启事因工作需要 北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名 负责工学院本科生 研究生教学管理的具体事务及相关事宜 试用期6个月 试用合格后按北京大学聘用人员有关规定办理 工学院的情况可参见 一 招聘条件 1 本科或以上学历 贯彻执行党的路线 方针和政策 2 有较强的中英文口头和书面交流能力 英语达到六级水平 3 具有较好的沟通协调能力和应变能力 4 工作态度认真 责任心强 能较好地与人相处共事 并有吃苦耐劳精神 5 具有计算机操作基础知识 熟练掌握Office系统和相关办公网络系统 6 身体健康 7 具有北京市户口 二 报名办法 1 需提交申请人个人简历个人简历请发送电子邮件至 liuwen 2 初选合格者将通知面试 应聘材料恕不退还面试时请带上毕业证书 学位证书及其他相关材料 培训经历 获奖证书等 原件 3 报名截止日期 2005年10月9日 北京大学工学院2005年9月26日 例3 宝洁公司招聘宝洁公司时世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一 北京宝洁公司正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员 经人事部全国人才流动中心批准 现诚聘以下人员 研究开发部秘书3人MainResponsibilities ProvidesecretarialadministrativesupporttotheP GDepartmenttofacilitateitsdevelopmentofnewproductsandtechnologies Workwillincludesecretarialduties travelandmeetingarrangements typing filingect actingasakeycommonicationfacilitatorforregionalandglobalP Gcolleaguesandmayincludemanagementofindependentadministrativeprojectsforthedepartment Requirements 1 collegegraduateorvocationalschoolgraduate2 1 2yearsecretarial3 GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish Mandarin 4 HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel etc 2 通过具体的用人信息 得出结论 1 用人单位对 硬件 毫不含糊 在需方人才市场上 招聘单位对求职者的年龄 生理条件 学历 专业技术水平等硬指标要求相当严格 对秘书比较传统的三项要求是文笔 英语和现代办公设备的使用能力 这些要求近年已经逐步量化为硬件 2 软件条件绵里藏针 所谓 软件 是由那些 良好的 熟练的 Good fluency Energetic effectively 等等词汇来体现的 二这可以说是高难标准 3 第二专业 不可或缺 几乎所有的招聘启事都先介绍自己的业务范围 这是在告诉谋职的秘书本单位所需要的专业知识和技能 有相关专业工作经验者优先考虑 的声名 表现了招聘单位对应聘秘书的专业工作经验越来越重视 4 硬件 要求常常是用人单位提出的特性要求 所以标准比较清晰 比如身高 学历 英语级别等 软件 作为共性的要求反而模糊 像人际关系 综合素质 气质人品等 5 近年来 招聘启事内容有从对应聘者的理想 事业心 归属感的诉求 逐步向对物质待遇 经济实惠和机会的诉求转变的趋势 二 秘书的应聘1 准备相关的应聘材料 学历证明 毕业证书 学位证书 2 求职申请 即自荐书 3 推荐信 这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定 一般涉外企业机构比较重视推荐信 或许还有印好固定格式的推荐信表 需要一至两份 4 履历材料 可以视表格 也可以是文章材料 5 求职申请表 有的招聘单位印制了此表 要求应聘者事先填写 以简捷明确地了解欲知情况 6 身份证 工作证 求职证等必要证件 7 相关证明 如技术等级证书 英语和计算机等级证书 其他职业准入书 驾驶执照等 2 应聘的预约 1 要明确联系目的 弄清楚招聘启事上没有写明 而你又想知道 以决定自己是否应试的问题 如果是电话预约 要表示出感兴趣 愿意一试的态度 不要犹豫或吞吞吐吐 2 事先要想好关于自己学历 工作经历等问题的简要回答 对方没有问及 你不必说 如果问到 要简单明了 对答从容 3 也许你感觉谈话十分成功 即便如此 对方不问 你也不必非让对方知道你是谁 询问情况的人不止一二 对方不可能一一记住 你也不必显得过分渴望这份工作 4 根据电话中随时记下公司的情况 以及在电话中感觉到的公司人员的素质水平 通盘考虑是否进一步应试 3 面试的技巧 1 态度自然放松 2 穿着适合那份工作的服装 3 以你最好的一张脸前往 4 不要带那些叮叮当当作响的道具 5 走进去时保持站立的姿势 6 把主试官当成一个朋友 7 让主试官感到自在 8 倾听并且发问 9 对自己充满信心 10 注意你的第一印象 三 秘书在试用期内的工作注意事项 1 如果有些你关心的问题 在面试中你没好意思问清楚 在试用前 必须向有关人员询问 比如你的报酬 试工期和录用期的 待遇 具体的工作部门和工作内容等 2 详细了解单位有关的规章制度和纪律要求 不要等自己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来申明 3 坦率的向直接领导讲明自己必须说明的情况 以免出现问题 造成误解 4 尽快进入角色 尽早熟悉工作 尽量减少因为自己生疏和不熟练造成的工作不顺利 5 新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标 一定保持沉稳 避免热情过度 做事适可而止 注意观察体会工作环境和氛围 6 试用应当说是对双方而言的 所以在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作 对自己来说 这个供职单位是否有发展前途 这份工作是否有发展前途 7 适当的时候 向自己的直接领导表达自己对这份工作的满意 表明自己希望被录用的意愿 如果你不是这样的感觉 就更要及时表示 秘书素质教学目的和要求 了解秘书的性格特征和思维类型 熟悉秘书的气质 掌握秘书的创造性思维掌握秘书修养 职业道德和能力要求的相关知识教学重点和难点秘书修养和职业道德 能力 教学方法 讲授法 启发法教学课时 两课时教学内容 一 秘书的气质 性格思维类型及心理1 秘书的气质 1 气质概念内涵指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征 具体表现为人的活动的速度 强度 持久性 灵活性 指向性 2 气质的特点遗传性 稳定性 可变性 外显性 差异性 3 气质分类法 A 我国古代根据五行分类法把气质分为金 木 水 火 土等五种类型 各有其特点 B 巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型 活泼型 安静型 抑制型四种类型 C 希波克拉特的 体液说 把人的气质分为胆汁质 多血质 粘液质 抑郁质四种类型 并对几种类型的动力特征作了分析 4 哪种气质适宜从事秘书工作 A 我国古代根据五行分类法把气质分为金 木 水 火 土等五种类型 各有其特点 B 巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型 活泼型 安静型 抑制型四种类型 C 希波克拉特的 体液说 把人的气质分为胆汁质 多血质 粘液质 抑郁质四种类型 并对几种类型的动力特征作了分析 4 哪种气质适宜从事秘书工作 2 秘书的性格 1 性格类型的划分从心理机能类型划分为理智型 情绪型 意志型从心理表现方向性划分为内向型 外向型 2 性格形成的影响因素A 遗传因素 生理因素是前提条件B 后天的社会实践是决定性条件 3 性格分野理论性格有优劣之分 常常以鲜明的对比形式表现 如 自信与自负自尊与自卑谦虚与骄傲坦荡与狭隘幽默与刻板秘书应对性格分野理论把握 了解优良性格的特质和表现 培养优良的性格 摈弃不良的性格 4 秘书的性格健康标准A 现实态度B 独立性C 关爱他人的能力D 情绪的控制能力E 有长远打算F休息G对他人的宽容和谅解H不断学习和培养情趣3 秘书的思维类型 1 发散性思维与聚敛性思维 2 单一化思维和多样化思维 3 后馈思维与超前思维 4 横向思维和纵向思维 5 定性思维和定量思维 6 求同思维与求异思维 4 秘书的心理 1 秘书的心理特点 甘于默默无闻 乐观谦和积极向上 2 秘书获得心理健康的方法A 要树立正确的人生观 只有树立了正确的人生观 才能正确对待工作与生活中出现的各种矛盾 困难和挫折 对外界环境产生适当的行为反应 保持良好的心理状态 B 要确定适度的抱负水准 要在充分认识自己的基础上 将自己的抱负与所从事的工作结合起来 力求在完成工作目标的过程中去实现自己的理想抱负 C 要创造良好的人际环境 只有清醒认识到自己的人际关系状况 形成正确的自我意识 宽容待人 乐于合作 才能创造良好的人际关系环境 促进心理的健康发展 D 要及时调整不良心理 要自觉调整和克服不良心理因素的影响 形成正确适度的行为反应 维护心理健康 E 要参加各种有益活动 积极参加有益的文体活动 对克服不良心理 维护身心健康大有好处 二 秘书的职业道德和能力1 秘书的职业道德 1 言德 能直陈己见 实话实说 而且言之有物 言之有据 言之有理 言而有信 不搞言之无物 言过其实和阿谀奉承 2 书德 能秉笔直书 实事求是 有喜报喜 有忧报忧 不做表面文章 不搞文字游戏 不矫揉造作 不粉饰太平 3 行德 能令行禁止 有行必果 办事扎实 待人诚实 为人朴实 谦虚恭谨 礼让客气 自尊 自爱 自重 甘当配角 甘作绿叶 勇于奉献 淡泊名利 简言之就是 勇于奉献 淡泊名利 直陈己见 实事求是 2 秘书的能力 1 智能方面A 敏锐的观察能力B 良好的表达能力C 出众的记忆能力D 自如的社交能力E 良好的沟通能力 2 思维能力方面A 深刻的思考能力B 全局的综合能力C 周密的分析能力D 巧妙的应变能力 3 组织能力方面A 八面玲珑的协调能力B 点面兼顾的计划能力C 运筹帷幄的调度能力D 高效可靠的管理能力 秘书的晋升与发展教学目的和要求 了解秘书晋升工作的现状理解秘书可持续发展的含义教学重点和难点 秘书的培养和可持续发展教学方法 讲授法 启发法教学课时 两课时教学内容 一 秘书晋升工作的现状秘书的晋升依赖于秘书职业等级的建立 只有在秘书职业中建立明确的职业等级名称 建立逐级提升的制度办法 秘书的晋升才能顺理成章 目前秘书作为一种职业 整体上看等级是相当模糊的 1 社会中不同的秘书等级现状 1 按行政级别来确定等级 行政单位 工厂企业 2 初级秘书和高级秘书 公司 企业 饭店 商社 3 一秘 二秘 三秘 外交工作 2 晋升的可能和晋升的实际困难 1 缺乏正常合理的晋升制度 2 晋升职位少3 晋升工作的推进 1 职业职称的考评 2 执证上岗 二 秘书的可持续发展1 秘书的培养 1 培养目标A 秀才型人才B 通才型人才C 通才 专才型人才D 专才型人才E 管理型人才 2 培养途径A 自我培养a职业能力的培养b兴趣与爱好的培养B 外界培养a教育 学校教育和继续教育 学校教育 全日制高 中等学校 成人高校 各种培训的秘书专业或秘书学课程继续教育 第一 从实际出发 根据本单位秘书人员的工作需要 文化程度等状况 按照不同专业 不同层次的要求 有针对性的举办不同类型的培训班第二 所学课程要具体实用 基本原则是干什么 学什么 缺什么 补什么 不求全面高深 但求学得进 用得上 回单位后能促进工作第三 培训形势灵活多样 不拘形式 既可集中一段时间实行岗位培训 又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告 在条件许可时 可派中青年秘书到大专院校进修 第四 学习重要法规和操作技能 可采用生动活泼得形式 如进行某种法规的知识竞赛 打字比赛等 b环境 形成一个优化群体 2 秘书的可持续发展 1 对秘书发展两种截然不同的观点A 这门职业很快会萎缩或消亡B 这门职业会很快的发展壮大 2 保证秘书这门职业可持续发展的两点重要因素A 完善的专业化 秘书在现代社会发展中 必须确立本职业的专业知识技能和素质 即职业资质B 持久的永业化 逐步建立稳定的秘书队伍 合理的秘书人才结构教学后记 秘书职业道德与行为规范教学目的和要求 了解秘书职业道德的内涵理解秘书职业道德养成的渠道教学重点和难点 秘书职业道德养成的方法教学方法 讲授法 讨论法 启发法教学课时 两课时教学内容 在现代社会 职业对于人们至少具有三层意义 首先 职业是人们生存的基础与条件 其次 职业是我们承担一定社会角色的标志 第三 职业是大家实现自身价值的手段 因此可以说 职业既是一个人安身立命的根基 也是证明个体生命的社会存在 实现个体自身价值的基本方式 秘书职业道德秘书职业道德经历了长期的历史积淀和发展演变 现代职业秘书职业道德包括遵纪守法 爱岗敬业 办事公道 合作共赢 甘于平凡 合理展示 自尊自重 克勤克俭 诚实守信 保守秘密等基本内容 在我国经济社会处于转型时期的今天 强调秘书职业道德要求与功用具有非常积极的现实意义 从秘书职业自身良性发展需要来看 强调职业秘书的职业道德又具有深远的历史意义 一 道德与职业道德1 道德 道德 是一种具有内省式 约定俗成式特征的行为约束机制 它是一种社会意识形态 是人类社会在共同生产 生活过程中形成的对社会成员普遍产生约束和团结作用的行为准则 它与法律 规章制度既相区别 又互相联系互为补充 共同调整人们的现实利益关系 其区别在于 产生时间不同 道德早于法律 法律在阶级 国家出现以后才出现 设立标准不同 道德按圣人标准设立 法律按凡人标准设立 依靠力量不同 道德依靠内在良心和外在舆论力量 法律依靠国家强制力起作用 内容与作用范围不同 法律只针对触及法律的行为 道德范围比法律广泛 深入 道德与法律 规章的联系表现在 其作用两者相辅相成 相互促进 相互转换 其内容相互重叠 相互交叉 我国历来有重视道德伦理的优良传统 中国古代 君君臣臣父父子子 就是一种典型的社会成员普遍遵守的伦理道德规范 韩非子 五蠹 云 上古竞于道德 中世出于智谋 当今争于气力 道德 与 智谋 气力 并举 孰先孰后 我们的先祖早就有了自己的价值判断和取舍原则 因此古人说 天下为公 惟有德者居之 演变至今 德才兼备 已成了各种社会组织 各种团体选拔和任用人才的基本标准 而其中 德 无疑是第一位的 我国公民基本道德规范则是 爱国守法 明礼诚信 团结友善 勤俭自强 敬业奉献 2 职业道德 职业道德是人类社会道德体系中的重要组成部分 是社会发展到一定阶段的产物 广义上的职业道德 包含人们对国家 对民族 对社会 对民众友善的态度与道义上的责任意识 狭义上的职业道德 是指一定行业的从业人员在本职工作中所应遵循的道德规范 是担负一定社会职责和义务的职员应当遵循的具有行业特色的道德准则 是对某一职业从业人员约定俗成的以善恶进行评价的心理行为约束机制和行为规范的总和 随着社会分工的逐渐细密化 尤其在现代市场经济社会 任何职业人都不是孤立的存在 任何人的职业行为都要接受他周围人信念 习惯和社会舆论的品评和议论 职业道德就是本单位 本组织 本部门领导 同事评判是非 辨别好坏的标准和尺度之一 通过品评和议论能有效地促使人们不断增强职业道德观念 不断提高生产 经营 管理和服务水平 二 我国秘书职业道德的基本传统如上所述 注重道德修养 讲究职业道德是我国优秀文化传统的重要内容 研究我国古代秘书职业道德思想 对理解现代职业秘书职业道德有一定的参考价值 纵观我国秘书发展史 可以说 以儒家伦理为内容主体 兼容并收其他各家如墨家 道家 法家等伦理道德思想的精华 在我国古代秘书从业人员中形成了以 忠 信 义 为核心内容的秘书职业道德思想与甘当幕后英雄 重义轻利的行为准则 忠 是指忠诚 鸟择木 无木择鸟 良禽择木而栖 贤臣择主而仕 古人认为 君子遇事之时应找准能使自己聪明才智得到最大程度发挥的位置 君子应当选择明主 贤君 一旦选定好了服务对象 就必须保持相当的忠诚度 忠心耿耿 是为人臣 入人幕的基本职业道德和行为准则 因此 良臣不事二主 的 忠君 思想在包括中国古代秘书在内的中国传统文人的价值观念中始终占据着主导地位 即使其辅佐对象从事的是非正义的与社会发展相背离的事端 他们也常常以 各为其主 来为之开脱 如果把中国古代秘书分为辅助管理型 以朝廷大臣为主 与事务处理型 以内廷宦官为主 两个阶层或类型的话 无论其社会地位的荣与辱 中国古代秘书们都非常自觉地将自己的思想与人身依附于他们的主子 并将这种主奴关系演绎到了极至 在现代 忠诚是指忠诚于事业 忠诚于社会 忠诚于企业 忠诚于职守 也包括忠诚于上司 这是我国秘书阶层优良传统的体现 也是秘书专业化 职业化以后的一个显著特征和基本要求 封建时代文臣 幕僚的 愚忠模式 固不足取 各为其主 式的服务角色定位与从属地位则是现代职场职业秘书要面对的基本现实 淡化立场 正视现实的利益关系和利害关系 是秘书职业生涯中的理性选择 信 即诚信 包括信守诺言和信守机密两方面的内容 人无信不立 君子一言既出 驷马难追 信文化是儒家教义 五德 仁义礼知信 之一 在幕僚式的秘书职业生涯中常常作为自觉约束自己言行的职业道德 义 与 道 紧密关联 是为 道义 中国传统秘书的 义 主要指自觉维护辅佐对象利益和整体利益的习惯 与个人利益之 利 相对应 从而提倡 见利忘义 先义后利 反对 见利忘义 以 忠 信 义 为灵魂 中国传统秘书在具体职业行为中就常常表现为甘为幕后 甘当无名英雄 把辅佐对象的事业当作自己的事业 默默无闻地奉献 勤勤恳恳地耕耘 鞠躬尽瘁 死而后已 成为他们职业生涯的真实写照 三 职业化背景下秘书职业道德的功能与作用1 良好的职业道德是用人单位对人才的基本要求 德才兼备 是党政机关 企事业单位考察各级领导干部的首要标准 也是其它各类社会组织考察和任用人才的基本标准 在秘书职业社会化的今天强调职业道德意义何在呢 在高职类教育中 一方面 我们充分肯定专业知识 职业技能 综合能力的重要性 当代大学生就业形势不容乐观 竞争日趋激烈 如何打造自己的核心竞争力往往是大学教育教学关注的首要问题 但是 我们必须充分认识到 从大学毕业生进入社会成为职业人的第一天起 他们所有的努力就只有一个唯一的目标 赢得信赖 这种信赖包括让他人相信你的能力 但更需要的是让他人相信你的为人 一个职业秘书的职业技能固然重要 但比技能 才能更重要的是秘书的为人和德行 任何上司都会首先把机会给予那些他信赖的品行端正的员工 德行成为员工们赢得施展才华机会的前提条件 2004年底 上海交通大学曾公布一项对用人单位用人意向的调查报告 在上海交大设计的20多项关于毕业生素质的调查问卷中 用人单位最看重的三项素质依次是责任意识 敬业精神和团队合作能力 这三项素质其实就是一个人在职场从业时职业道德 职业操守的综合体现 2 良好的职业道德是秘书人格力量的一面镜子一个人的职业道德素质既是其整体道德品质的重要组成部分 同时也反映着一个人的整体道德水平 具有优良职业道德的员工在赢得上司信赖的同时 往往也能赢得同事的信赖和尊重 因为良好的职业道德是职业秘书人格魅力的具体体现 同时 人的职业道德的提高有利于人的思想道德水平的全面提高 在建设社会主义市场经济的今天 我们面临着提高全民族整体思想道德水平的重要而艰巨的任务 要构建好爱国守法 明礼诚信 团结奉献 勤俭自强的和谐社会 从职业人的职业道德入手无疑是一个很好的切入点 3 职业道德是秘书事业成功的基本保证职业道德是一个人事业取得成功的重要条件 每一个在职场取得成功的人往往都具有较好的职业道德素质 没有良好的职业道德的人是干不好任何工作的 同样 没有良好的职业道德 秘书也不可能取得事业的成功 从更广的范围来说 一个组织 一个企业重视职工职业道德建设 对提高企业竞争力 树立组织良好公众形象也能产生积极而深刻的影响 因为这既有利于企业提高产品质量和售后服务质量 为企业品牌战略奠基 又可促进企业技术进步 降低企业生产成本 提高劳动生产率和经济效益 强势企业可以借此提升企业 软实力 困难企业可以依赖它而走出暂时的困境 四 现代秘书职业道德的基本内容综合历史的经验与现实的需求 我们觉得 现代职业秘书要能创造性地完成本职职能工作 就应该遵循以下职业道德规范 1 遵纪守法 爱岗敬业遵守国家有关法律法规和本组织 本单位规章制度 是法治社会对每个公民的共同要求 职业秘书在具体职能活动中 处处要以法律为准绳 依法办事 按制度办事 做到法律和制度面前人人平等 任何人 任何行为都不能凌驾于法律法规 规章制度之上 不能做法律法规 规章制度不允许的事情 这些从字面上说说并不难 难在具体工作过程中要时时严格要求自己 做到公私分明 克己奉公 对于秘书来说 现实的诱惑实在太多 如虚开发票 挪用公款或公共财物 等等 秘书有的是机会 湖南作家阎真在其长篇小说 沧浪之水 中艺术地揭示了当代腐败现象之所以存在并有愈演愈烈之势的文化内因 小说揭示的就是在这种文化基因的影响下 一个有着清清白白家史的厅办秘书是如何不可能不变 浊 的内在原因 在政界 在经济界 还有人鼓吹 腐败有理论 这些 都说明了现实工作中对职业秘书加强遵纪守法道德修养的必要性 紧迫性 爱岗敬业是从业人员对待自己所从事职业的态度问题 是对自己所从事工作的认识及其劳动态度的表现 我国自春秋战国开始就有大力提倡爱岗敬业职业态度的传统 孔子在 礼记 学记 中第一次提出了 敬业乐群 的概念 他认为 无论做事还是做人 都应该做到 敬事而信 他所说的 敬业 敬事 都是指在工作中要全心全意 聚精会神 宋代朱熹进一步从对立面加以阐释 他说 敬业何 不怠慢 不放荡之谓也 这是所有职业从业人员搞好本职工作应该具备的起码素质 是对从业人员的基本要求 敬业和爱岗是相互联系的 有了敬业精神 自然就会热爱自己的工作岗位 热爱自己的工作岗位 又是敬业精神的具体体现 著名的门户网站搜狐公司总裁张朝阳先生曾说过 我们公司聘人的标准是敬业精神 对待工作的态度 我认为是个道德问题 职业道德 在美国 如果一个人本职工作做不好 就会失去信誉 就算找别的工作 做其他事情 也没有可信度了 敬业精神是个比较理性的概念 但实行起来 可以明显地感觉出来 是否把工作当作自己生活中重要的事情 是否为了干好工作与别人协作好 配合好 是很容易看出来的 对于职业秘书而言 爱岗敬业是职业秘书的基本价值观和职业信条 它是一种积极向上的心态 是职业秘书对于自己所从事的职业 对于这一职业所担当的责任和道义 所保存的一种敬仰的心态 可以说 爱岗敬业是现代秘书职业道德的首要内涵和集中体现 虽然提倡爱岗敬业不是绝对不允许改行从事其他工作 但是 干一行 爱一行 专一行 则是对秘书职业道德 职业操守的基本要求 当今社会 国内外许多现代化企业都已经把爱岗敬业精神作为一项企业文化 企业精神来建设 藉以开发企业人力资源 藉此提高企业在市场竞争中的综合实力 可以说 爱岗敬业是现代企业精神内涵之一 对于职业秘书而言 不仅要求自己能做到爱岗敬业 还应能理性地认识到爱岗敬业所蕴含的潜在能量 协助公司 组织负责人将爱岗敬业建设成本组织的企业文化和企业精神 藉此提高本企业 本组织综合实力 分析新秘书走上秘书工作岗位的心态与方式能为我们提供一些启发 如果将步入职业秘书岗位的职场新手分为两大类 一类是主动踏上秘书工作岗位的 我们可以称其为主动式 另一类则正好相反 他们在职业生涯规划中根本没有考虑过秘书职业 只是阴差阳错 他们因为某一个非常偶然的机缘而走上了职业秘书工作岗位 我们姑且称之为被动式 在大学里选择秘书专业 通过秘书职业资格证考试 并最终走上了职业秘书工作岗位 这种主动走上秘书工作岗位的职业秘书要做到热爱本职工作 难度会比较小 因为他们从内心里比较认同秘书这个职业 对秘书工作有比较大的兴趣和工作热情 兴趣是最好的老师 这部分职业秘书容易自觉地把秘书职业当作自己的事业来对待 能自觉地把自己的命运维系在职业生涯之上 因此往往敬业有加 从职场现实情形来看 实际生活中被动走上职业秘书岗位的也不少 许多职业秘书包括部分非常成功的职业秘书最初所学并不是秘书专业 也没有意识到有一天会从事秘书工作 甚至在被选拔为本单位秘书时仍然不乐意担任这种综合服务性工作 他们之所以做了秘书 往往仅仅由于必须服从组织安排感情而已 或者暂时没有更理想的职业工种 才并不情愿地走上秘书工作岗位 对于这一部分职业秘书 只要是在秘书工作岗位上 也必须做到爱岗敬业 并全身心地投入秘书工作 否则 由于秘书工作内容 秘书工作性质的特殊性 极易给本单位 本组织工作带来不可挽回的损失 案例阅读 一切工作都是光荣的1950年代初 一位名叫柯林的美国年青人 每天一大早就来到卡车司机联合会大楼寻找做零工的机会 不久 百事可乐公司一家工厂需要雇用一个擦洗车间地板的工人 没有其他人愿意去应征 但柯林去了 柯林觉得 一个人不管做什么工作 总会有人注意的 所以他打定主意 要做最好的擦地工人 有一次 有人打碎了50箱汽水 把地板弄得到处都是黏乎乎的泡沫 他很生气 但他还是耐着性子把地板抹干净了 第二年 他被调往装瓶部 第三年 他升任副工头 从这次经历中他悟到了一个重要的道理 一切工作都是光荣的 在他的回忆录中他写道 永远尽自己最大的努力 因为有眼睛在注视着你 许多年以后 全世界的目光都凝注到他身上 因为他就是美国国务卿柯林 卢瑟 鲍威尔 ColinLutherPowell 2 办事公道 合作共赢办事公道 就是指职业秘书在具体职能活动中 能站在公正的立场协调各方利益 处理各种问题 对当事各方能做到不偏不倚 公平合理 不论对谁 都能按一个原则 按一个标准办事 办事公道是崇高职业道德在职业活动中的重要体现 是千百年来为人所称道的职业道德 所谓 吏不畏吾严而畏吾廉 民不服吾能而服吾公 公则民不敢慢 廉则吏不敢欺 公生明 廉生威 明 郭允祀 官箴 在现代社会中 职业秘书要能坚持原则 实事求是 以国家利益为重 以人民群众的根本利益为重 以集体利益为重 反映在具体言行 态度上 就是要求秘书能公平对待每一个服务对象 妥善处理领导与领导之间 领导与部门之间 部门与部门之间 部门与同事之间 同事与同事之间的各种利害关系 不论这种利害关系是大是小 是现实的还是长远的 要做到这一点 除了会受到思想认识水平影响以外 也会受到秘书自己不同气质的生理基础的影响 因而实施起来不同气质的秘书会有不同的难度 在四种不同气质类型中 一般人会公认粘液质型秘书天生平和 为人低调 谨慎细密 最容易做到这一点 而其他三种气质类型的秘书则要认识到自己气质中与职业角色契合与不尽契合的方方面面 及早从职业生涯角度加以规划 简单来说 多血质人善交际 容易做到平易近人 但遇事好张扬 谦虚谨慎不足 胆汁质人长于决断 有领导才能 但粗心 鲁莽 在细节处理上容易粗枝大叶 往往忽视了服务对象内心世界的种种反映 抑郁质人看上去沉着细腻 但有封闭自我之倾向 有孤高自赏之嫌 有时本来是内心极度自卑却会给人留下极度高傲的印象 今天 我们一般主张不管是属于何种气质类型 都应该认识到自己气质中的先天性优缺点 并通过后天的不懈努力不断加以调整 使自己能胜任本职岗位之要求 秘书部门是一个综合性办公部门 职业秘书与方方面面的人与事打交道 因此处置公平 主持正义 坚持原则是秘书应该坚持的职业道德 在秘书职能活动中 不能因个人偏见 好恶而影响事情的处理 只有这样 才能弘扬正气 打击邪气 发挥团队整体功能 增强团队凝聚力 减少内耗 提高效率 树立威信 赢得尊重和依赖 学会与他人合作 是一种智慧 也是一种生存方式 清代思想家唐甄说 天下之势 单少则平 积多则神 汉高祖刘邦在回顾他以弱胜强打败西楚霸王项羽时说 夫运筹帷幄之中 决胜千里之外 吾不如子房 镇国家 抚百姓 给馈饷不绝 吾不如萧何 连百万之众 战必胜 攻必取 吾不如韩信 三者皆人杰 吾能用之 此所以取天下者也 项羽有一范增而不能用 此所以为我擒也 在一个群体中工作 单凭自我去对付一切是行不通的 职业秘书必须具备合作共赢的现代意识 必须具有团队协作精神 在市场经济条件下 秘书们一方面要敢于竞争 善于竞争 因为没有竞争就没有活力 同时又要注意遵守竞争规则 善于与他人合作 要学会在竞争中合作 在合作中竞争 学会做人 学会作文 学会做事 学会合作 是对职业秘书的基本素质要求 在树立起合作共赢意识的同时 职业秘书还有责任采取切实有效的措施凝聚团队成员力量 使之为了整体利益和整体目标而尽心尽力地相互协作 自觉将个体利益与整体利益相统一 从而实现组织高效率运作的动力 秘书要激发团队成员强烈的归属感和一体性 使每一个团队成员都能强烈地感受到自己是团队中的一分子 把个人工作和团队目标联系在一起 共同实现本组织的管理或经营目标 案例阅读 不主动协助同事工作的结果王非汉语言文学硕士毕业后 加盟到一家人力资源咨询公司 他是该公司学历层次最高的员工 上司和同事都对他寄予了很高的期望 希望他的加盟能够弥补公司人事重组后的某些模糊区域 此时 公司另一个部门正忙着在短期内研究出一套新的人力资源培训方案 想请他在完成本职工作的同时协助处理一些登记报名之类的日常工作 但是 小王拒绝了 他说 这不属于我的职责范围 他在心里对自己说 我有义务做这样的琐碎小事吗 同事们逐渐发现 王非只接受主管领导直接下达的工作任务 在这几个月里 他渐渐失去了同事的信任和领导的期望 有些工作还拖了公司的后腿 最后 公司辞退了王非 3 甘于平凡 合理展示众所周知 秘书部门承担的是协助性 辅助性的 幕后 工作 秘书部门和秘书人员承担的基本职责和职能不允许秘书从 幕后 走到台前 否则就是越位 实践表明 秘书工作处处要求突出领导 突出部门 要求秘书人员甘当无名英雄 比方说秘书拟定的文稿不能签署个人名字 只能签署单位名称或领导姓名 秘书组织的会议不能由自己来坐主席台 只能在主席台下默默地服务 等等 职业道德是一种社会历史现象 是一定社会经济基础的反映 必然受到社会政治 经济体制的制约 我们看到 目前我国社会正处于经济社会转轨时期 体制转变对秘书甘于平凡的职业道德要求带来了一定的冲击 由于职业选择上受当今社会重利轻义等思想的影响 有的秘书起初对秘书部门存在一定的神秘感 抱着满腔热忱踏上了秘书工作岗位 但工作一段时间以后 却耐不住冷清 不安心本职工作 渴望能转往更有权或更有钱的部门工作 有这种心态的秘书 在工作中难免会敷衍塞责 得过且过 做一天和尚撞一天钟 我们必须认识到 市场经济以追求效率为主 容易诱发拜金主义 个人主义 享乐主义 职业秘书不能单纯同其他职业比待遇 比报酬 就业后不应该过早而频繁地 跳槽 职业秘书要牢记 三服务 的基本宗旨 树立正确的人生观 价值观 才能奠定自己事业的基础 发挥自己的专长 从而立足于社会 职业秘书要具有一种平常心固然很重要 但这并不等于说 职业秘书不能或不需要展示自己的才华 或者说秘书根本没有展示才华的机会 那样既不符合辩证法 也有悖于职业秘书展示自我的内在需要 从实现秘书个体自身价值的角度来说 我们要研究的应该是职业秘书合理的展示方式和展示的 度 我们觉得 现代职业秘书知能结构中有一种不可或缺的一种能力就是处理公共事务的公关能力 这种能力从一定的角度而言 研究的就是如何展示的问题 只要有利于本单位良好公众形象的树立 只要不是刻意地追求个人名利 在职业秘书的岗位上 同样可以找寻到实现自己的人生价值的方式和机会 案例阅读 面试某公司正在招聘新员工 面试只有一道题目 就是让每位参加面试的新人谈谈自己对责任的理解 对于这样一个问题 应聘者们都认为简单得不能再简单了 他们一个接一个地出来 大家看上去都是胸有成竹的样子 最后的结果终于出来了 但是出乎所有人的意料 谁都没有被录用 大家一起落选了 经理对前来查询的人说出了其中的原因 其实 我们也很遗憾 我们很欣赏各位的才华 你们对问题的分析是层层深入 语言简洁畅达 各位考官非常满意 但是 我们的面试题不是一道 而是两道 遗憾的是 另外那道题你们谁都没有回答 众人哗然 还有一道题 什么题啊 对 还有一道题 你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗 有人从上面跨过去 有人甚至往旁边踢了一下 但就是没有一个人肯把它扶起来 经理最后说 对责任的理解远不如做一件体现责任的小事 后者更能体现出你的责任感 4 自尊自重 克勤克俭按照现代西方人本主义哲学家亚伯拉罕 马斯洛 1908 1970美国心理学家 的需求层次理论学说 人类行为的心理内驱力不是性本能 而是人的需要 他将人类的需要本能分为两大类 五个层次 好像一座金字塔 由下而上依次是生理需要 安全需要 归属与爱的需要 尊重的需要 自我实现的需要 人在满足较高层次的需要之前 至少必须先满足或部分满足低一层次的需要 第一类需要属于缺失需要 属于匮乏性动机 为人与动物所共有 一旦得到满足 紧张消除 兴奋降低 便失去动机 第二类需要属于生长需要 可产生成长性动机 为人类所特有 是一种超越了生存满足之后 发自内心的渴求发展和实现自身潜能的需要 满足了第二类需要个体才能进入心理的自由状态 体现人的本质和价值 产生深刻的幸福感 马斯洛称之为 顶峰体验 获得他人尊重就是属于第二类的每一个人内在的较高层次的需要 但是要想获得他人尊重 首先就要做到自尊 自重 自立 自强 在某些地方 人们将秘书暧昧地称为 小蜜 社会上某些 二奶 三奶 的确是由 小蜜 转化而来 说明某些秘书的确存在不自重 不自爱的现象 其次 要认识到获得他人尊重与尊重他人的关系 俗话说 你敬人一尺 人敬你一丈 职业秘书的自尊不能等同于自傲 人类本质中最殷切的需求是渴望被肯定 这种渴望不断地啃噬着人的心灵 少数懂得满足人类这种欲望的人 便可以将别人掌握在手中 心理学家威廉 詹姆士 在我国秘书职业化的历史进程中 强调秘书的自尊自重主要是从人格上取得与服务对象的平等地位 摆脱历史形成的依附色彩 但这种强调是以平等待人 与人合作 认可他人为基础的 尺有所短 寸有所长 每一个人都有自己的独到之处 都有值得称道的地方 周围的同事也期待别人的认可 如果你让他人感觉到受到了尊重 对方才会给你善意的正面的反馈 因此 职业秘书要有端庄的仪表 规范的语言 得体的举止 热情对待每一位服务对象 克勤克俭 既是一种勤奋工作的态度 又是一种节约办事的风格 还是一种谦逊的品格 态度决定一切 职业秘书只有做到手勤 腿勤 嘴勤 耳勤 才能保持一种敏锐扎实的工作作风 创造性地完成本职工作 要充分考虑管理成本 不奢侈 不浪费 要杜绝办文办会办事过程中不必要的铺张浪费陋习 要有谦虚谨慎的工作态度 虚心学习 在实践中不断增长才干 避免好大喜功 急功近利 锋芒毕露 在现代化建设过程中 提倡勤俭之德颇具现实意义 现代化进程必须依赖经济效率的提高和经济增长方式的集约化 这两者都离不开节俭的精神 离不开克勤克俭的伦理精神 在现代化进程中生产资源的节约问题也已尖锐地提上了议事日程 现代化在使人类掌握了开发和控制自然的巨大能力的同时 也加大了对自然资源的消耗 尤其是对维持人类生命的四大系统 耕地 牧场 森林 海洋 的极度的开发 使可持续性发展成为一个普遍的全球性问题 案例阅读 比尔 盖茨的财富微软公司总裁 比尔 盖茨 无疑是当今世界首富 纽约大学经济学教授伍尔夫发表的统计报告表明 比尔 盖茨的个人净资产已经超过全美40 最贫穷人口的所有财富总和 在6个月中 他的资产会增长160亿美元 相当于每秒钟能有2500美元的进账 在互联网上 有人据此编了一个笑话 比尔 盖茨就算掉了一张一万美元的支票在地上 他也不该去捡 因为他应该利用这弯腰的5秒钟时间去赚更多的钱 但是 现实中的比尔 盖茨是怎样对待金钱的呢 一次 他和一位朋友一同驱车前往希尔顿饭店开会 由于去得比较迟 已经普通停车位了 他的朋友建议他把车停到饭店的VIP车位上 噢 那可要花12美元 这不是个好价钱 比尔 盖茨不同意 我来付 他的朋友说 不行 这不是个好主意 比尔 盖茨继续坚持 他们这是在超值收费 由于比尔 盖茨的固执和坚持 汽车最终没有停在VIP车位上 是比尔 盖茨小气吗 比尔 盖茨和他的妻子近年向社会捐款高达10亿美元以上 而且他分开宣布 当他60岁时 他将会将所有的财产贡献给社会 比尔 盖茨曾经说过 等你有了一亿美元的时候 应付明白钱不过是一个符号 简直毫无意义 5 诚实信用 保守秘密诚实守信是人类在漫长的社交实践中总结出来的基本道德准则 在建设社会主义市场经济的历史进程中 大力弘扬诚实信用精神 无论是对于组织系统整体的兴旺发达 还是对于职业秘书个人的成长 进步 都显得非常重要 因为诚实信用是市场经济的基本法则 是组织系统和个人的无形资产 也是职业秘书的为人之本 从业之要 职业秘书应该了解诚实信用的具体要求 并在职业活动中身体力行 逐步内化 使之成为自己的一种职业道德品质 首先 职业秘书要能忠诚于所属组织 所属单位 通过自己的诚实劳动履行自己的职责职能 要关心组织 关心单位的发展 积极参与经营 管理 服务工作 为本单位的发展献计献策 其次 要注意维护组织声誉 做自觉维护本组织 本单位信誉的模范 秘书部门是一个机要部门 是一个组织 一个单位的信息中心 是各种信息的集散地 市场经济条件下的竞争离不开信息的参与和作用 有人甚至认为 现代商战就是信息大战 无论是政界 商界还是其他行业 只要存在同行业的竞争 涉密的职业秘书就会成为现代 信息战 所攻击的目标 为此 我国于1988年9月5日颁布了 中华人民共和国保守国家秘密法 并据此制订了 中华人民共和国保守国家秘密法实施办法 两部法律法规对秘书人员在职业活动中涉及国家秘密的职能行为做出了具体的规定 从保密责任来看 涉及本单位核心机密 商业秘密或其他秘密事项对本单位造成实际损失的 无论是主观故意的泄密 还是主观无意的失密都要追究泄密 失密责任人的法律责任 可以说 职业秘书保守秘密既是一个职业伦理职业道德问题 同时也是一个遵纪守法的问题 职业秘书有责任和义务遵守相应的保密法律法规和本单位制订的保密纪律 牢固树立保密意识 避免给本单位造成不必要的损失 案例阅读 不给套话者机会从前天开始 信达商业集团公司已连续开了几天常务会 秘书李明亮作会议记录 此次会议的主要议题是讨论在美国硅谷设立分公司的问题 在美国成立分公司没有歧义 但派谁去负责 分歧就比