红头1,费用报销制度.doc

河北新华数码通讯设备股份有限公司文 件冀新数码字20101号号 签发人： 张玉宏 关于印发河北新华数码通讯公司费用报销管理制度的通知公司各部门、各门店：为加强公司的财务管理工作，提高财务管理水平，规范公司财务行为，统一公司的报销程序及规定，经经理办公会研究通过，制定河北新华数码通讯公司费用报销制度，现印发执行，请各部门、各门店组织员工学习讨论并严格贯彻落实，公司将于近期对文件内容进行考核。特此通知。附：如文河北新华数码通讯设备股份有限公司二九年十二月二十四日主题词：印发 管理制度 通知 2010年1月4日印发 （印数16份） 河北新华数码通讯设备股份有公司费用报销管理制度 总 则为加强公司的财务管理工作，提高财务管理水平，规范公司财务行为，统一公司的报销程序及规定，现结合公司的具体情况，特制定本制度。一、暂借款审批规定1.暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，（见附件1）并按规定审批权限审批后，由财务部付款。借款形式有现金、支票两种。2.需领用空白支票的，由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票存根上签收。支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。不得将空白支票交给其他单位或个人。作废支票须交回财务部留存。遗失支票，领取人必须及时报告报财务部并登报声明作废，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿。3.所有借款必须在前账结清之后方可再借付。确因业务需要而来不及结清前账，必须向主管领导讲明原因，经同意后方可再借付。4.经办人必须在一个月内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项；超出一个月内不结帐者，扣发经办人工资抵偿借款；如金额较大，不足抵扣的，逐级上报主管领导，经经理办公会研究后，提出处理意见。二、费用报销管理规定 1.费用计划公司研究制定年度费用计划，同时将费用计划分解到每个中心，各中心依照公司分配的费用计划，报送当月的费用计划。公司各中心，各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。 2.报销时必须履行的费用依据 1）费用计划：需提供本中心当月费用计划执行情况 （见附件2） 2）相关票据：费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据，一律不予报销。 3）报销证明：由职能部门提供费用花销真实性的证明（见附件3） 4）效果评价：职能部门出具的费用使用情况的效果评价（见附件4） 5）费用报销单：报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。（见附件5）3.费用报销额度的说明1） 费用报销不应超过总费用额度计划，超出单项费用计划，未超过总额度费用计划，经主管领导批准后，准予报销。2） 费用报销如超过总费用额度计划，需经过经理办公会研究，商讨是否追加额度计划，否则不予以报销。4.费用报销流程 1）借款流程（1）因工作需要向公司暂支借款，需先向财务中心填写借款单，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。其中借款金额大小写须相符，且借据表面不得涂抹。 （2）借款人将填好的借据交由公司财务中心，财务中心工作人员问明借款缘由后，填写财务中心借款申请单（见附件6）报由公司主管领导签字审批。 （3）财务中心人员将签字后的借款申请单、交由财务副总签字审批后，财务中心出纳视为可以支付该款项。 （4）财务中心出纳人员负责保管借款人借据，待费用报销后，还付借款人本人。2）报销流程 （1）各中心报销时，需严格按照报销规定，出具本中心费用额度情况表、正规票据、职能部门出具的证明，职能部门的验收报告，报公司财务中心报销。 （2）费用额度情况表，需说明现阶段本中心费用额度使用情况。如报销费用已经超过既定费用额度，则不允许报销。 （3）验收报告，职能部门负责对费用使用效果进行评价，主要包括采购清单（项目、数量、价格）、使用情况、使用效果等。 4.职能部门管理的费用 （1）策划中心：宣传推广费、装修费 （2）外协中心：招待费、协调费（3）保障中心：固定资产费、物业费、办公费、网络费、机动车费、劳保费、水电暖费、通讯费、租金费、维护维修费。（4）财务中心：各种税金及附加费、按照国家费用应计提的各种税费、审计费、手续费。 （5）行政人事中心：招聘费、会议费、工资费、保险费、资料费。 注：物流费、差旅费等其他费用由各部门自行管理。三、差旅费报销制度1、出差交通费、住宿费、伙食补助费标准等 项 级 目 标 准职务火车轮船飞机其他交通工具（不包括出租汽车）食宿及交通标准市内交通费 途中 补助省内省外自带车乘车公司人员硬卧三等舱普通舱按实报销801000015 注：原则上不允许乘坐动车、卧铺。2、出差住宿费和交通费实行包干的办法，特殊情况经公司总经理批准后方能实报实销；个人不得另报餐费。3、差旅费报销的其他规定（1）随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按特殊情况处理。（2）趁出差或调动工作之便，回家探亲办事的，其有关费用均由个人自理。其绕道和在家期间一律不报销出差住宿费。（3）凡不符合乘坐飞机条件的人员，因公事紧急乘坐飞机的，应事前经有关领导批准，否则超出规定的费用个人自理。（4）凡经总经理、董事长批准，属总经理、董事长指定陪客前往外地考察参观者，其各项开支不受上述规定限制，陪同宾客出差的人员，如果在食住行方面已享受公费者，均不再享受包干费或补助费，只报销来回车船费用及途中补助。（5）凡经总经理批准，被外单位和个人邀请外地考察参观，或业务跟单的人员，其食宿费已由对方负担的，均不再享受包干费或补助费，只报销来回车船费用及途中补助。（6）出差天数的计算，原则为：按过夜天数计算。（7）实行差旅费制度后，各中心人员出差，原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，实际出差天数超过原计划天数的费用，需经总经理批准，否则，财务中心不报销。（附件7差旅费报销单）（8）外单位人员为我公司临时办事，其费用开支，经公司总经理批准可实报实销。四、其他有关规定：1、费用报销时间：每周星期五全天报公司财务中心，报销材料货款及工程款不受此时间限制。以上规定的时间，若遇节假日顺延。2、公司财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反本制度一律不予报销。3、公司各中心应严格按照报销审批流程办理报销手续，财务中心负责对公司整体费用状况进行监控，建立业务登记帐，通过按部门建账、按项目建账、按时间建账的形式，及时将各中心费用使用情况统计，月末提交费用评估报告。 附件：1.借款单 2.费用计划表 3.费用证明 4.效果评价 5.费用报销单 6.资金使用审批单 7.差旅费报销单借 款 单 年 月 日 部 门：借支人姓名职 务借支事由人 民 币（大写）￥ 核准会计出纳借支人借款审批单 年 月 日 借款人姓名岗位借支事由借款形式现金 支票人 民 币（大写）￥ 中心经理主管领导 审批财务负责人审批出纳人员 费用计划表当月费用计划（元)截至 日实际发生费用 （元）本次使用费用（元）使用用途附表3证明 中心于 月 日委托 中心办理 事宜。本项工作共使用 元，经核实，费用真实有效。 特此证明。 中心 年 月 日 附件4：效果评价部门： 行政人事中心 姓名： 日期： 2009-10-20 工作内容及标准 本月20日为93人缴纳工伤保险共计575元。（名单见附表）效果评价 优 良 差 评价人： 评价日期： 附件5河北新华数码通讯设备股份有限公司报 销 凭 证 年 月 日报销人科（室）项 目摘 要金 额万千百十元角分合 计人民币： 万 仟 佰 拾 元 角 分 附件 张 核准人： 经手人：附件6借款审批单 年 月 日 借款人姓名岗位借支事由借款形式现金 支票人 民 币（大写）￥ 中心经理主管领导 审批财务负责人审批出