档案管理制度_0.doc

档案管理制度 导读：公司档案管理制度 第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工 作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条 档案管理机构及其职责1、公司档案管理制度图片公司档案管理制度 第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工 作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条 档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理 是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理 员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工 作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案 管理进行一次检查验收。 第三条 归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的 文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合 部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函 件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人 力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务 的复印件报综合管理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执 行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门 需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档 案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题 目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批 准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得 借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携 带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需 要长期借出的，须经分管副总经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单 位或借阅人，以便查阅和催还。 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文 件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。 8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总 经理审批。 第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印 件，其余资料交综合管理部统一保存。第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理工作,规范公司档 案的收 集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性、 系 统性,有效的保护和利用档案,更好的发挥档案的凭证与价 值 作用,根据中华人民共和国档案法及其他有关法律、 法规的 要求,结合公司实际,制定本制度。 第二条 本制度中的档案是 指公司及其工作人员在工作、 社会活动中形成的反映公司战略发 展、生产经营、企业管理 及工程建设等活动,具有查考利用价值 的文件、图件、影音 资料。 第三条 档案是公司的宝贵财富, 任何部门和个人不得 将归档的文件材料据为己有。 第四条 各类档案要按照集中统一的原则进行管理,各 部门要按要求对档 案进行系统地整理及归档。 第五条 本制度适用于公司及各 部门档案的收集、整理、 分类、利用及归档。 第二章 档案 的范围 第五条 凡是反映公司工作活动,具有考查利用价值 的 文件材料均属归档范围, 包括综合档案资料、 业务档案资料、 人事档案资料、财务档案资料等。 (一) 上级单位的资料 1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资 料。 2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件,以及需要 贯彻执行 的文件。 3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、 讲话、 题词、 照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。 (二) 公司的资料 1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括 但不限 -1- 于正式文件的签发稿、印发稿,会谈纪要,合 同文本等。 2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。 4.公司的大事记、 年鉴, 反映公司重要活动时间的简报、 影音资料, 荣誉证书, 有 纪念意义或凭证价值的实物等资料。 5.公司及出资企业日常生 产、经营、管理活动中形成的 专业技术等方面的资料。 6. 公司员工的履历、鉴定(考核) 、政治历史、入党入 团、奖励、 处分、任免、工资等人事资料。 7.公司及出资企业的财务报 表、 账簿、 凭证等财务资料。 (三)下级单位的资料 1.下级 单位报送的重要文件资料。 2.具有特殊保存价值的影音资 料、实物资料等。 第三章 各部门职责 第六条 行政事 务部门职责: (一) 负责公司级收发文、 会议纪要、 工作条 例、 章程、 制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。 (二)建立健全公司档案管理制度,指导执行情况。 (三)收集、 整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档 案和其他资料。 (四) 提高档案信息的利用效率, 促进信息传递和沟通。 第七条 其他 各部门职责: (一)各部门需指派专人负责整理归档本部门的 档案, 并负责在工作变动时,做好或协助移交工作。 (二)负责 本部门文件资料或合同复印件的日常收集、 标识、贮存、保管、 利用、归档。 (三)财务部负责按国家财政制度规定独立建档 保管财 务档案资料。 第八条 各部门负责人: (一)批准 对自己部门资料或合同复印件的处置。 (二)负责对档案管理 监督检查和审批。 第四章 工作程序 -2- 第九条 档案资料的收集: (一)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合 同及文件资料进行收集,并编制部门文件(合同) 管理记 录目录 。 (二)各部门文件、合同等资料原件需要 保存的,各部门 分别进行整理。 1.归档范围: 电子类合 同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放 于指定电脑硬盘内 或制作专门光盘进行编号保存。 文件、 合同资料要登记详 细信息, 并编制 文件 (合同) 管理记录目录 ,以便检索利用。 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒 内,并加以 标识,整齐排放在文件/档案柜中。 2.档案借阅: (1) 借阅 档案要履行借阅手续, 填写 档案借阅登记表 。 借阅档案原 件只限在公司内,不能带出;必须带出公司查阅 的,需依照借阅权 限由相关领导批准。 (2)档案外借一般只借复印件,需借原件 者须经负责人 批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发 现遗失 或损坏, 应立即报告直接上级。 (3)借阅档案用 完后,应及时送还,如超过借阅时间, 须重新办理手续。 (4)借 档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾 画、剪裁、抽取、 拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影, 不得转借或损坏。 3. 档案销毁: (1)对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写销毁 申 请,编制销毁目录,报部门负责人,经批准后方可销毁。 (2)执行 销毁任务时,监销人不得少于二人,并在销毁 目录上签字。最后, 把销毁目录和部门负责人的批准手续文 件,一并存档永久保存。 第五章 档案归档细则 -3- 第十条 档案归档内容: (一)公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公 文。(二)公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公 司有关的条 例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核 准文件、证书等 文件。 (三)本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。 (四)公司领导的批示、指示。 (五)重要的会议材料,包括会议 的通知、决议、总结、 领导人讲话、典型发言、会议简报、会议 记录等。 (六)反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日 记、 工作备忘等。 (七)公司的各种工作计划、计划考核、 总结、报告、 统计报表及简报。 (八)本公司与有关单位、 个人签订的合同、协议书等 文件正本及过程材料。 (九)本 公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、 考核的文件材料、 本公司员工劳动、工资、福利方面的文件 材料等人事档案资料。 (十)本公司发布的各类广告、宣传材料。 (十一)本公司的历 史沿革、大事记及反映本公司重要活 动的剪报、照片、录音、录 像等。 (十二)外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加 会议等)所获得或形成的档案资料。 (十三)财务档案资料。 (十四)各种实物档案。 (十五)其他具有利用和保存价值的文 件资料。 第十一条 档案资料的归档要求: (一)归档的文 件资料必须完整、真实、准确,如请示和 批复,复印本和正式稿和 附件等必须齐全。 (二)一般资料按一份原件归档,重要文件和 高使用率文 件可以根据需要,按二份原件存档。经办部门根据实 际需要 留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办 部 -4- 门保管。 (三)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、 主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须 是原版,在清 晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。 (四)子 文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存, 并做好电子文件 存储设备信息的备份工作。 (五)各种实物档案(奖品、奖杯、 锦旗、奖章、证书、 牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完 好无损。 (六)下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理 结 束或取得后即时归档: 1.公司规定的密级文件。 2.重要 文件,如政府批文、核准文件、证照等。 3.合同、协议书等 正本及过程资料。 4.公司干部任免的文件材料以及关于职工 奖励、处分、 考核的文件材料。 5.其他认为需要即时归档 的资料。 第十二条 档案的保管 (一)档案按类别应赋予 统一名称,其名称应简明扼要, 以充分表示档案内容性质为原则, 并且要有一定范畴,不能 笼统含糊。 (二)档案分类各级名称 经确定后,应参照档案分类编 号表 ,将所有分类各级名称及其 代表数字编号,用一定顺 序依次排列,以便查阅。 (三)档案分 类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩 大或业务增多时,随时 增补之用。 (四)建立档案目录存于案卷盒内,便于查阅。 附件:文件(合同)管理记录目录 文件档案移交目录 部门内部档案移交清单表 档案借阅登记表 档 案分类编号表 受控文件清单表 档案目录 -5- 档 案 交 接 登 记 表 移交时间 移交单位/部门 序号 题目 文号 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备 注移 交 目 录 记录编号: 日期: 序号 文件(合同)编 号 标题名称 页数 原/复 备注 移交部门 移交人 日期 收件部门 日期 注:本表一式贰份,移交人、收件人各执一份。 部门内部档案移交清单表 记录编号: 日期: 移交 性质 离职 调岗 归档 档案所属 年 度 档案 类别 保管期限 数量 永久 长期 短期 合 计 移交说明 移交人: 接收意见 接收人: 移交人(部门) 经 办人: 移交日期:年 月 日 接收人(部门) 经办人: 接收日期:年 月 日 见证人:日期:年 月 日 注:本表一式贰 份,移交人、收件人各执一份。 档 案 借 阅 登 记 表 借阅日期 借阅部门 (人员) 批准人 借阅档案名称及档 案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注档案管理制度及流程档案管理制度及流程 第 I 条 目的 建立公司档案 立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐 全、有效利用。 第 II 条 适用范围 本标准适用于公司所有 员工。 第 III 条 定义 1.档案：档案是指公司从事经营、 管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、 图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 2.借阅： 本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。 3.档案管理部门：指行政人力部 4.一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。 5.二级档 案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资 料。 6.三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值 影响一般的档案资料。 第 IV 条 档案使用审批权限 1. 总经理：审批一级档案使用申请。 2.行政人力部负责人：审 批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 3.申请人部门经 理：审批三级档案使用申请。 4.行政人力部：负责编制公 司档案分类分级管理目录及档案管理要求;负责档案资料的分 类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理，包含 公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档 案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。 第 V 条 档 案分类分级(种类) 行政人力部提出档案分类分级及归档管 理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密 级等，编制公司档案分类分级管理目录，经行政人力部负责 人审批后，发各部门执行。 档案种类包括，但不限于： 1. 制度性文件：各项规章制度、管理办法等。 2.会议性文件： 股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材 料、会议记录、 会议纪要等。 3.计划性文件：企业总 体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。 4.证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、 施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣 誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 5.汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相 关发言及汇报材料等。 6.声像资料：外出学习、考察或外部 门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音 资料、影像资料等。 7.题赠性资料：上级领导、友好单位或 个人提供的题词、书画、工艺制品等。 8.技术性资料：各类 工程图纸、竣工资料、验收资料等。 第 VI 条 公司档案管 理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。 2.1.4 保管期 限：根据国家档案局发布的关于机关档案保管期限的规定， 分为永久、长期、 短期三种。永久为 50 年以上，长期为 15-50 年，短期为 15 年以下。 2.1.4.1 永久：凡是反映公司主要职 能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案， 列为永久保管。 2.1.4.2 长期：凡是反映本公司一般工作活 动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文 件材 料，列为长期保管。 2.1.4.3 短期：凡是在较短时间内对本 公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 第 VII 条 档 案归档及要求 1.各部门及各项目公司依据档案分类分级管 理目录，负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和 管理，并编制部门部门档案（文件/合同）管理记录目录。 2. 对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后， 并编制档案移交目录，按档案分类分级管理目录的规定 及时向行政人力部档案室移交。行政人力部对档案进行审核后签 字，并按规定对档案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。 3.移交档案要填 写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 4. 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底 稿、正文和附件必须立放在一起。 5.立卷时应概括而简洁地 写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整齐（用封套袋、燕尾 夹等将不同类别的人事材料相对固定）。 6.填写案卷一律用 碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 7.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠 品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 8.声像档案的 录制必须详细记录事由时间、地点、主要人物、背景、摄录者， 归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 9.档案管理 部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。 第 VIII 条 档案档案资料的日常管理 1.公司档案管理人员须按照国 家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。 2.部门 档案资料要登记详细信息，并编制部门档案（文件/合同）管理 记录目录，以便检索利用。 3.文件资料、合同要科学排列， 按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.行政人力部负责财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴 定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 5.财务类 的档案由财务部门负责归档与保管。 6.其他部门负责相关档 案资料的临时保管并及时移交行政人力部。 第 IX 条 档案 的使用与保密 1.借阅档案原件只限在档案室，不能带出，档案外借原则上只借复印件，档案使用申请部门须填写档案借阅 审批单，按权限完成审批程序后，档案管理部门档案管理人员 填写档案借阅登记表。 2.借阅的档案交还时，必须当面 点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。 3. 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手 续。 4.借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、 剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借 或损坏。 5.外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密 级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。 6.外单位摘抄档案的（1-2 级档案不允许复印或摘抄），应经相关 领导批准，对摘抄的材料要进 行审查、签章。 7.外单 位摘抄档案的（1-2 级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导 批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。 8.档案管理员和借 阅人员，要负责做好档案的保密工作。 9.对已到保密期限的 档案，经行政人力部经理同意后解密，并对解密档案作一般档案 管理。 10.员工离职时，对已形成的档案资料或所借阅的档 案应办理移交手续，经行政人力部经理审查无误签字后，才能离 职。 第 X 条 档案销毁 1.行政人力部对已失去利用价 值的档案，申请销毁，销毁时，行政人力部必须写申请销毁报告， 编制档案文件销毁审批清单，经部门负责人审核，行政人力 部分管领导审批确定，一级档案须报总经理审批。经批准销毁的 文件应留存半年，确无保存价值后再销毁。 2.执行销毁任务时，必须由行政人力部、法务主管和相关部门代表组成的监销人员监销，监销人不得少于三人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。附件：相关表单本规定自发布之日起执行。档案管理流程及制度1档案管理流程 编制 审核 日期 日期 日期 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订 状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 档档档档档档 档档档档档档档 档 /档档档档档 档档档档档档档档 档档 档档档档档 档档档档档 档档档档档 档档档档档档 档档档档/档档 档档 档档档档 档档 档档档档 N 档档 档档 档档档档 Y 档档档档 档档档档档档档档 档档 档档档档 档档档档档档 N 档档 档档档档档档档 档档 Y 1、 目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、 归档程序和方法，确保公司档案的完 整性、准确性和系统性。提 供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、 适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、 术语和定义 3.1 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业 务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有 保存价值的各种文字、 图表、 账册、 凭证、报表、技术资料、 电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同 形式的历史记录。3.2 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、 提供利用等活 动。 4、 职责 4.1 人事行政部 4.1.1 负 责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导 部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2 学习和贯彻执行国家关 于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3 建立健全公司档案管理 制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4 收集、整理、分类、 鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5 负责公司档案 的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档 案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6 编制检索工具，编 辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率， 促进信息传递和沟通； 4.1.7 负责组织学习和培训档案管理办 法、使用知识。 4.2 各职能部门 4.2.1 负责本部门文件资 料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人 事行政部； 4.2.3 向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印 件； 4.2.4 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保 管财务档案资料； 4.2.5 运营管理部负责管理质量管理体系相关 记录。 4.3 各部门经理 4.3.1 批准对自己部门资料或合同 复印件的处置。 4.4 人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1 负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1 档 案资料的收集 5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门日 常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录 。 5. 1.2 各部门文件资料原件需要保 存的，各部门分别进行整理，并编制移交 目录每季度向档案 室移交。 5.2 5.3 归档范围及移交时间（见附表一） 档案资料的 标识 5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档 案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理 规定。 5.4 档案资料的日常管理： 5.4.1 文件、合同资料 要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录 ， 以 便检索利用。 5.4.2 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存 放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件档案柜中。 5.4.3 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室 指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5 档案室档 案借阅 5.5.1 借阅权限：填写档案借阅审批单办理借阅 手续。 a) 绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b) 机密类：机 密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c) 普通类： 普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部 门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。 5.5.2 借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单 。借阅档案 原件只限 在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照 借阅权限由相关 领导批准； 5.5.3 档案外借一般只借复印件， 需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交 还时，必须当面点交 清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； 5.5.4 借阅档 案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、 拆卸、 调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.5.6 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批 准后方 能借阅，但不能将档案带离档案室； 5.5.7 外单位摘抄 档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄） ，应经总经理批准， 对 摘抄的材料要进行审查、签章。 5.6 档案销毁 5.6.1 对已 失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁 目 录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准， 方可销毁。 5.6.2 执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行 政兼档案管理员组成的监 销人员监销，监销人不得少于二人，并 在销毁目录上签字。最后，把销 毁目录和部门经理、部门分管和 总经理的批准手续文件，一并存档永久 保存。 6、 档案管理细 则 6.1 档案资料的归档范围 6.1.1 公司对外发出的公文， 如给政府的请示报告类公文等； 6.1.2 公司收到的公文，如政府 职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命 令、决定、 决 议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 6.1.3 本公司与其他 单位来往的文书及权益文书等； 6.1.4 公司领导的批示、指示等； 6.1.5 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人 讲话、典型发言、 会议简报、会议记录等； 6.1.6 反映公 司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 6.1.7 公 司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； 6.1.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；6.1.9 本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文 件材料、本公司 员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档 案资料； 6.1.10 本公司发布的各类广告、宣传材料； 6.1.11 本 公司的历史沿革、 大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、 录音、 录像等； 6.1.12 公司项目建设全程档案； 6.1.13 员工 外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得 或 形成的档案资料； 6.1.14 财务档案资料； 6.1.15 各种实物 档案； 6.1.16 质量管理体系相关文件资料; 6.1.17 其他具有利 用和保存价值的文件资料。 6.2 档案资料的归档要求 6.2.1 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和 底稿、正 式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。 6.2.2 一般 资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要， 按二 份原件存档。所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要 留存复印件或 影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保 管，应经总经理批准后 妥善保存，档案室以影印本归档。 6.2.3 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、 摄录 者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下 可归档拷贝件。 6.2.4 电子文件应有相应的纸质文件、资料一并 归档保存，并做好电子文件存储 设备信息的备份工作。 6.2.5 各 种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等） 必须 原件归档，并保持其完好无损。 6.3 档案资料的归档主体 6.3.1 人事行政部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子 声像的归档管理。 6.3.2 各部门及高层管理人 员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管 理。 6.3.3 运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声 像档案的 归档。 6.3.4 承办部门负责承办工作或会议的材料、 纪要、声像档案和电子档案（如有） 等会议文件的收集归档。 6.3.5 承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的 档案资料。 6.3.6 员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员 工。 6.3.7 其他档案归档 和保管主体参见“各部门档案归档 范围和保管期限表” （附 件一） 。 6.4 档案资料的归档时间 6.4.1 即时归档 下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办 理结束或取得后即时归档： a) 公司规定的密级文件； b) 重要 文件，如政府批文、核准文件、证照等； c) 合同、协议书等正 本及过程资料； d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、 处分、考核的文件材料； e) 其他认为需要即时归档的资料。 6.4.2 定期归档 a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制 档案清单交档案室； b) 部门每年 3 月底前归档上年度文件与资 料，并移交公司档案室； 6.4.3 电子声像档案的归档 a) 重要电 子声像档案应实时进行、随办随归。 b) 一般电子声像档案归档 应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保 管。 c) 每年 3 月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集， 人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。 d) 每周备 份公司 OA 系统和服务器的数据，每半年归档一次。 e) 每周备份个人电脑文件，每年归档一次。 6.4.4 归档保存期限 文件保 存期限依下列规定办理： a) 永久保存： （1）公司章程； （2） 股东名册； （3）组织规程及办事细则； （4）董事会及股东会 纪录； （5）财务报表； （6）政府机关核准文件； （7） 不 动产所有权及其他债权凭证； （8）工程设计、竣工资料； （9） 其他经 核定须永久保存的文书。 b) 长期保存（1550 年）（1） 预算、决算书类； ： （2）会计凭证； （3）事 业计划资料； （4）其他经核定须保存的文书。 c) 短期保存（15 年以下）（1） 期满或解除之合约； ： （2）其他经核定保存 的文书； （3） 结案后无长期保存必要者。 d) 各种规章由规章管理部门永久保 存，使用部门视其有效期间予以保存。 6.5 档案交接 6.5.1 部门内档案交接 a) 员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清 单” （附件三） ，由部门负 责人指定的档案接收人核实无误后 签字， 部门档案管理人员 （兼） 见证。 b) 部门档案管理人员 （兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单” ， 由部门负 责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。 6.5.2 档案移交公司的流程 a) 经办部门档案管理员检查文件或档案， 编制移交清单； b) 公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与 文件，并与部门每月提交的 档案清单核对； c) 档案完整、齐全 且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份） 签字，双 方各保存一份； d) 档案管理员按公司档案保管要求整理建档。 6.5.3 档案交接审核要求 审查卷次号、目次号是否与清单相符 ，若没有立卷，应检查文件标题、编 号是否与清单相符： a) 正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐； b) 文件 的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办； c) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 6.6 档案保管 6.6.1 建档立卷 一、 档案分类 a) 档案 分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、 部门分类。 b) 档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二 级分类不够应用时须在 第二级之后增设第三级“小类” 。 c) 同一 “类” （或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一 个档夹不够使用时， 可分为两个以上的档案装订， 并于类别之 后增设 “卷 次”编号，以便查考。 d) 每一档夹封面内首页应设“卷 内目录表” ，案件归档时依序编号、登录， 并以每一案一个“目 次”编号为原则。 二、 案件编号 a) 档案类别应赋予统一名 称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性 质为原则，并且 要有一定范畴，不能笼统含糊。 b) 各级分类、卷次及目次的编 号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用 视案件多少，及增长 情形斟酌决定。 c) 档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分 类编号表” （待编） ，将所 有分类各级名称及其代表数字编号， 用一定顺序依次排列，以便查阅。 d) 档案分类各级编号内应预 留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多 时，随时增补之用。 e) 档案分类及编号的增补、修订等由人事行政部结合工作和部门 要求，组 织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 三、 案卷编号 a) 新档案，应就“档案分类编号表” ，查明该档案所 属类别及其卷次、目 次顺序，以此来编列档号。 b) 档案如 何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 c) 档号以一 案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应 先 确定其主要类别，再编列档号。 d) 档号应自左而右编列，右方 装订的档案，应将档号填写于案件首页的左 上角；左方装订者则 填写于右上角。 e) 建立“归档案卷目录” （附件五）存于案卷盒 内，便于查阅。 6.6.2 档案整理 a) 归档文件，应依目次号顺序 以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻 阅。 b) 档夹的背脊应 标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 6.6.3 文件 整理的原则 a) 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外 文件则以左方装订为原 则； b) 右方装订文件及其附件均应对准 右上角，左方装订则对准左上角、理齐 钉牢； c) 文件如有皱折、 破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其 整 齐 划一。 6.6.4 档卷清理 a) 档案管理人员应随时维护档案清洁， 以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规 定清理一次，已到保存期限者， 在销毁前应造册呈总经理核准，并于目 录表附注栏内注明销毁日 期。 b) 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值 者，管档人员应 将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，并 在附注上注明部分销 毁的日期。 6.6.5 安全措施 a) 科学选择 档案用房（即不在最底层，也不在顶层， ）并与办公用房隔离， 档案室须安装保险锁。 b) 严禁在档案室吸烟， 严禁存放易燃易爆物品，保持室内、 走廊畅通无阻， 必须配备适用的灭火器， 对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时 抢修，防止短 路引起火灾。 c) 定期对档案资料进行检查、清理、核对工作， 如发现问题，立即向领导 报告，对破损或褪变档案应及时进行抢 救。 d) 档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作， 非档案室管理人 员，未经批准不得进入档案室。 e) 严格执行保 密管理制度所要求的保密措施，保证档案信息的安全。 6.7 档 案利用 6.7.1 档案开发 a) 公司档案管理员负责根据档案 建档保管要求，汇总编制并每月更新公司 档案目录，同时在公司 部门负责人及以上人员内共享该目录。 b) 部门档案管理人员负 责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到公司档 案管理员处， 同时在部门内部共享该目录， 6.7.2 调用审批 a) 各部门经办人 员因业务需要调用档案时，应填写“调用单” （附件七） 经部门 负责人核准、人事行政部批准后向档案员调阅。 b) 档案员审查 “调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案， 将档 案交与调卷人员。 c) 在档案室当场调阅本部门档案者，可免填 “调用单” ，但仍须经人事行 政部负责人批准。 d) 档案归还时， 经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上 予以核 销。如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。 6.7.3 调卷/ 借阅管理 a) “调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为 限，如有特殊情 形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手 续。有关合同档案按合 同管理办法执行，原则上不予调阅已归档合同。 b) 调卷人员不得擅自涂改、 抽换、 增损或转借调阅档 案， 如确有必要调整、 变更部分内容时，须阐明原因，经总经 理批准后，由档案员负责处理。 c) 调卷人员调阅档案，应于规 定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案 时，应在前一调卷人 归还后，再调阅。如调卷人员未按时归还，档案管 理员填写 “阅档催还单” （附近六）催调卷人限期归还。 d) 调阅档案须 与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经 理同 意。 e) 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准 后方能借阅，但 不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档 案，应经总经理同意， 对摘抄的材料要进行审查、签章，严防公 司商业机密外泄。 f) 各部门可提前向人事行政部发出需借阅的 文件资料清单等，按程序办理 借阅手续。 6.7.4 档案的销毁 a) 任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。 b) 保存 期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予以废除或销 毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理批准，由总 经理办 公室执行。 c) 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按 保密管理制度规定的程序 确认无误后方可销毁。 d) 经批准 销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人 监 督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字， 销毁 清册永久保存。 6.8 罚款 6.8.1 各级档案管理员未认 真督促和执行档案管理制度的，人事行政部给予责任 人通报批评 一次。 6.8.2 经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，人事行政部给予责任 人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责 人 200 元/次。 6.8.3 部门档案未按本制度要求归类建档的，给 予部门负责人通报批评一次，并 扣罚经办人和部门负责人各 500 元。 6.8.4 档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急程度， 给予经办人及其直接领导 通报批评一次，并各扣罚 3001000 元。 6.9 附则 6.9.1 本办法由公司人事行政部制定并负责 解释。 7、 公司图书资料管理制度 7.1 行业规范、政策法 规、管理与技术等工具资料的购买，由员工提出，经部 门经理汇 总后报总经理审批，然后由人事行政部统一订购。 7.2 期刊、杂 志等的订阅，由人事行政部汇总各部门征定清单，报总经理审批 后向有关发行部门订购。 7.3 购回的图书等资料由人事行政部专 人负责登记、盖章、分类编号，统一保 管。 7.4 7.5 7.6 凡需借 用图书资料的员工须办理借阅手续。 期刊、杂志等图书资料由人 事行政部安排专人管理，用完收存。 工具类图书资料可长期借阅； 其它类的图书资料借用期不得超过一个月， 如需续用的，应补办 续借手续。 7.7 员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。 8、 支持性文件 无 9、 相关记录 9.1 9.2 9.3 10、 文件 （合同）管理记录目录 文件档案移交目录 档案借阅审 批单 附件 10.1 附件一、各部门档案归档范围 10.2 附件 二、建设项目报批报建文件目录 10.3 附件三、档案移交清单表 10.4 附件四、受控文件清单表 10.5 附件五、归档案卷目录 10.6 附件六、档案催还单 10.7 附件七、档案调用单 10.8附件八、归档文件目录 文件（合同）管理记录目录 记 录编号: 序号 合同编号 合 同 标 题 本部门经理确认需 抄送的相关部门 接 部 收 门 原/复 接收人 备 注 移交目录 记录编号: 编号： 序号 图号及文件编号 标 题 名 称 页数 原/复 备 注 移交单位 收件单位 移交人 日期 日 期 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执壹份。 档 案借阅审批单 记录编号: 日期： 借阅部门 总经理 借 阅人 分管副总 借阅部门经理 人事行政部分管副总 其他部门经 理 使用目的 序 号 借 阅 内 容 复印 借阅 归还日期 备 注 附件三 档案移交清单表 移交 性质 档案 类别 离职 调岗 归档 保管期限 永久 长期 短期 档案所属 年 度 数 量 合 计 移交说明 移交人： 接收意见 移交人（部门） 经办人： 移交日期： 见证人： 年 月 日 接 收人： 接收人（部门） 经办人： 接收日期： 日期： 年 年 月 月 日 日 附件四 受控文件清单 发放部门 旧版收 回记录 文件 编号 文件名称 发行 日期 最新 版号 附件五 归 档 案 卷 目 录 卷宗号： 案卷顺 序号 目录号： 立卷类目号 部门： 案卷标题 起止日期 卷内张 数 保管期限 备注 附件六 阅档催还单 同志： 您 所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案 调阅规则于 日前送还。 档案室 年 月 日 档号 文号 名称 借期送还期 数量 宗 册 备注 月 附件七 档案调用单 档案名称 调阅部门 文 号 年 月 日 拟借日期 调阅用 途 部门负责人 人事行政部 档号及件数 共宗 （件） 还卷日期 年 月 日（经收人签章） 注： 1.公司秘密级及以上文件经总经理审批后方可调用。 2.此表单由 经办人调档人填写，档案管理员归档保存。 附件八 归 档文件目录 件号 责任者 文号 题名 日 期 页数 备注最新档案管理制度及流程档案管理制度及流程目的：建立公司档案立卷、归档、整理、 利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。1、档 案定义及审批权限：1.1 档案：档案是指公司从事经营、管理工 作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、 声像、实物等不同形式与载体的历史记录。1.2 借阅：本流程所 指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。1.3 档 案管理部门：