监理资料管理及合同管理的服务工作

8、监理资料管理及合同管理的服务工作8.1、合同管理8.1.1.合同管理的基本原则监理工程师将采取预先分析、调查的方法，跟踪合同执行情况，通过监理工程师通知单督促和纠正承包商不符合合同约定的行为和提前向承包商发出预示，防止偏离合同约定事件的发生。8.1.2.合同管理的主要内容（1）工程变更、洽商的管理；（2）工程暂停及复工的管理；（3）工程延期的管理；（4）费用索赔的管理；（5）合同争议的调解；（6）违约处理。8.1.3合同管理的方法8.1.3.1工程变更、洽商的管理（1）工程变更、洽商的提出和批准，按工程变更管理程序进行。（2）工程变更、洽商记录必须经监理单位签认后，承包商方可执行。（3）工程变更、洽商记录的内容应符合有关规范、规程和技术标准。（4）工程变更、洽商记录填写的内容必须表述准确、并附图示、规范。（5）工程变更、洽商的内容应及时反映在施工图纸上。（6）分包工程的工程变更、洽商应通过承包商办理。8.1.3.2工程暂停及复工的管理（1）在下列情况发生时，监理部总监理工程师可以签发工程停工令：应建设单位的要求，工程需要暂停施工时。由于工程质量问题，必须进行停工处理时。为避免安全隐患发生、造成工程质量损失或危及人身安全时。发生必须暂停施工的紧急事件时。承包商未经许可擅自施工,或拒绝项目监理机构管理时。（2） 在监理合同有约定或必要时，签发工程停工令前，应征求建设单位的意见。（3）在工程暂停经处理达到可以继续施工时：如工程暂停是由于建设单位原因，或非承包商原因时，监理工程师应在暂停原因消失，具备复工条件时，及时签署工程复工报审表，指令承包商继续施工；如工程暂停是由于承包商原因，承包商在具备复工条件时，项目监理机构应审查承包商报送的复工申请及有关材料，同意后，由总监签署工程复工报审表；指令继续施工。（4）签发工程暂停指令后，监理工程师应协同有关单位按合同约定，处理好因工程暂停所诱发的各类问题。8.1.3.3工程延期的管理（1）监理项目部应对符合合同规定的原因造成的工程延期事件给予受理：非承包商的责任使工程不能按原定工期开工。工程量变化和工程变更。非承包商原因停水、停电（地区限电除外）、停气造成一周内停工累计超过8小时。国家和西安市有关部门正式发布的不可抗力事件。建设单位同意工期相应顺延的其它情况。（2）监理项目部只在下列情况下受理承包商提出的工程延期申请：工程延期事件发生后，承包商在合同约定期限内提交了工程延期意向报告。承包商按合同约定提交了有关工程延期事件的详细资料和证明材料。（3）在工程延期事件发生后，监理工程师应做好以下工作：向建设单位转发承包商提交的工程延期意向报告。对工程延期事件随时收集资料，并做好详细记录。对工程延期事件进行分析、研究，对减少损失提出建议。监理工程师在处理工程延期的过程中，还要书面通知承包商采取必要的措施，减少对工程的影响程度。（4）监理工程师评估延期的原则：工程延期事件属实。工程延期申请依据的合同条款准确。工程延期事件必须发生在被批准的进度网络计划的关键线路或关键点上。（5）最终评估出的延期天数，在与建设单位协商一致后，由总监理工程师签发工程延期审批报告。（6）监理工程师应注意按施工合同中对处理工程延期的各种时限要求处理。8.1.3.4费用索赔的管理监理工程师通过合同分析，对导致索赔的原因有充分的预测和防范，通过有力的合同管理防止干扰事件的发生。对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低它的影响及损失。（1）监理工程师将受理合同中规定原因引起的费用索赔：A、因下列特殊风险，致使工程、材料或承包商的其他财产遭到破坏或损坏所引起的更换和修复所发生的费用：战争、敌对行动、入侵行动等。叛乱、暴动、政变或内战。任何核放射性污染造成的危害。有经验的承包商无法预见的不利自然条件造成施工费用的增加，如地震等。B、非承包商原因引起的费用索赔：延迟提交设计图纸。未按合同规定和经批准的施工进度计划及时提供施工场地而引起承包商费用的增加。提供的红线控制桩和放线资料不准确。由于国家法律的更改而引起的费用增加。为特殊运输加固现有道路、桥梁而引起的费用增加。因监理工程师的命令，全部或部分工程暂停施工所采取妥善保护而导致额外的费用支出。凡合同未明确规定要进行检验的材料、设备等，接监理工程师的要求进行检验所支付的费用。监理工程师批准覆盖或掩埋的工程，又要求开挖或穿孔复验，且查明工程符合合同规定，为开挖或穿孔并恢复原状而支付的费用。在施工现场发现文物、古迹、化石，为保护和处理而支付的费用。C、由于工程变更而引起的额外费用增加：由于承包商对监理工程师确定的变更工程单价不满而引起的费用；由于增加或取消某些项目造成承包商的额外费用。（2）监理单位只在下列情况下受理承包商提出的费用索赔申请：A、费用索赔事件发生后，承包商在合同约定的期限内，提交了书面费用索赔意向。B、承包商按合同约定，提交了有关费用索赔事件的详细资料和证明材料。C、费用索赔事件终止后，承包商在合同规定的期限内，向监理单位提交了正式的索赔申请表。（3） 监理工程师对索赔的审查与评估A、费用索赔申请报告的程序、时限符合合同要求。B、费用索赔申请报告的格式和内容符合规定。C、费用索赔申请资料必须真实、齐全、手续完备。D、申请索赔的合同依据、理由必须正确、充分。E、索赔金额的处置原则与方法必须合理、合法。（4）总监理工程师根据审查与评估结果，经与建设单位协商同意后，确认索赔金额，并签发索赔审批表。（5）索赔费用批准后，承包商应按正常的支付程序办理费用索赔的支付。8.1.3.5合同争议的调解（1）合同争议发生后，争议方可书面通知项目监理部，请求予以调解。（2）项目监理部收到争议通知后，应在合同规定的期限内进行调查和取证，双方协商后作出决定.（3）在总监理工程师签发监理工程师通知后，如果建设单位或承包商在合同规定的期限内对项目监理部作出的决定未提出异议，则此决定即为最后决定，双方必须认真执行。（4）不同意监理部的决定时，可按合同约定办理。（5）在仲裁（或诉讼）过程中，监理项目部有资格、有义务作为证人，公正地向仲裁机关（或法院）提供与争议有关的证据。（6）在争议解决过程中，甚至在仲裁（诉讼）期间，监理项目部仍应督促承包商继续施工。8.1.3.6违约处理（1）处理违约的原则在监理过程中发现违约事件可能发生时，应及时提醒有关各方，防止或减少违约事件的发生；对已发生的违约事件，要以事实为根据，以合同约定为准绳，公平处理：处理违约事件应在认真听取各方意见，与双方充分协商的基础上确定解决方案。（2）按合同规定，建设单位有下列事宜时，监理部可确认其违约：不能按合同约定及时给出必要指令、确认或批准。不按合同约定履行自己的义务。在合同规定的期限内，根据监理部签发的支付证书，未向承包商进行支付。发生其他使合同无法履行的行为。（3）按合同规定，当承包商有下列事实时，监理部可确认其违约：不能按合同工期竣工。施工质量达不到设计、规范和合同的要求。发生其它使合同无法履行的行为。（4）违约事件的处理过程受损失方可向监理部提出违约事件的申诉监理工程师对违约事件进行调查、分析，提出处理方案在与双方协商一致的基础上，评估工期及费用损失的数量，由总监理工程师签发必要的凭证（如监理通知）。（5）由违约一方提出要全部或部分终止合同要求时，监理单位应慎重处理。8.2、信息管理信息是控制的基础，因此，监理方必须及时、准确、完整地掌握与项目有关的各类信息，并对其分析、整理，以此作为对项目进行控制的依据。8.2.1、信息管理的内容8.2.1.1信息的收集（1）收集工程项目建设前期的重要文件，主要包括：设计文件及有关资料；招投标合同文件及其有关资料；其它相关文件，上级批示等。（2）收集工程建设中的有关信息，包括：建设单位对工程各方面的意见和看法，下达的指令；施工单位发出的文件，施工组织设计、进度计划、支付申请、质检报告、索赔申请等；监理部生成的监理记录，主要包括进度、工期、质量、计量、支付记录和竣工记录等；项目监理部在信息管理工程师收集的情况基础上，向建设单位提出每月监理月报；工地会议记录；监理工作总结等。（3）收集工程竣工阶段和工程保修阶段的有关信息。8.2.1.2信息的加工整理（1）依据进度控制信息，对工程实际完成进度与计划进度进行比较，分析滞后原因，存在问题，提出综合评价和处理意见。（2） 依据质量控制信息，对工作过程中的各种质量情况、问题。事故进行分析处理，在月报中归纳和评价，如有必要，可进行专门的质量定期情况报告。（3）依据投资控制信息，对投资完成情况进行统计、分析，并在此基础上进行短期预测，以便提出结算意见和资金组织方面的建议。（4） 依据合同管理信息，对施工单位或建设单位因对方原因或其它客观因素造成的损失进行索赔处理。8.2.1.3 建立计算机网络管理系统 产生各种合同文件 文件编辑 发出文件、指令、会议纪要 监理月报及与监理有关的正式信息管理系统 文件 各类监理文件的分类、编号 文件管理 监理文件的登记 监理文件的借阅管理 监理文件的查询管理8.2.2监理资料的管理8.2.2.1监理资料管理的基本要求（1）监理资料，是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。项目监理资料的管理由总监理工程师负责，落实专人具体实施。（2）为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。（3）监理文件档案资料的日常管理应做到：注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。8.2.2.2日常管理中监理资料的分类及编码标识类别卷号文件资料目录A类监理业务A-1监理规划、监理实施细则A-2审图记录与图纸会审纪要A-3工地会议纪要与简报A-4监理工程师通知单、监理工程师回复单和监理工作联系单A-5监理月报A-6阶段性验收报告、工程质量评估报告、监理工作总结A-7监理日志A-8旁站记录A-9会议记录A-10质量缺陷与事故的处理文件B类四控制B-1工程进度计划审批、工程延期申请和审批B-2施工组织设计（专项施工方案）及修改、补充报审表B-3工程开工/复工报审表、工程暂停令、工程竣工报验单B-4工程材料/构配件/设备报审表、质量证明、试验资料B-5报验申请表、隐蔽验收、浇注令 B-6测量报验、核验资料B-7勘测设计文件（竣工图）B-8分项工程、分部工程、单位工程质量验收记录B-9来往函件（1.业主来文 2.公司来文）B-10工程变更资料B-11工程预算、工程计量、工程款支付、竣工结算审核意见书B-12现场签证B-13索赔资料B-14施工机械设备的报审资料B-15施工企业安全生产许可证、三类人员安全生产考核合格证、特种作业人员上岗证C类工程综合C-1承包合同、委托监理合同、招投标文件、质量管理、技术管理、质量保证、安全保证体系的审查记录C-2试验室考核资料、工地标养控制记录、检测仪器控制资料C-3原材料、构配件、设备台帐、见证取样台帐图书资料台帐、顾客财产台帐、固定资产台帐等监理台帐C-4收发文本C-5其他由项目监理部自身形成的资料8.2.2.3资料管理（1）日常资料管理分二种保存方式，专业工程师和资料员管理：各专业监理人员保存的过程控制资料：材料、构配件、设备报验资料、检验批、隐蔽工程验收、浇筑令、测量、核验资料等过程控制资料，应由各专业监理人员负责收集、审核和日常保管，以使报验资料的审核与过程控制同步，也便于监理人员随时查阅，避免资料与过程控制脱节现象。资料员保存过程控制资料：除规定应由各专业监理人员保存的资料，其它的报验（报审）及监理资料应由资料员负责收集，经专业监理工程师、总监审核签认后统一由资料员归档保存。由各专业监理人员负责收集、审核、保存的过程资料，应按资料标识规定，统一标识，每月底由各专业监理人员汇总交资料员统一归档保存。 8.2.3提供给建设单位的反映监理阶段性成果文件8.2.3.1项目监理部应在第一次工地会议前向建设单位提交工程项目监理规划，在工程开工前编制监理实施细则。8.2.3.2每月5日前，向建设单位提交监理月报。8.2.3.3每周定期向建设单位提交经建设各方代表会签的工地例会纪要；8.2.3.4根据需要提交专题报告。8.2.3.5项目监理部应在分部工程验收合格后向建设单位提交分部工程验收鉴定书。8.2.3.6在单位工程验收、阶段验收、技术预验收、竣工验收前向建设单位提交监理工作报告。8.2.3.7对工程竣工结算出具工程竣工结算审核意见书。8.2.3.8施工阶段监理工作结束时，监理单位应向建设单位提交监理工作总结。（三）、组织协调工作实现工程项目总目标是建设单位、承包商、监理三方的共同目的。但是三方由于各自对项目管理的角度不同，因此在质量、投资、进度控制等方面会经常出现矛盾，这些矛盾需要通过监理的协调予以解决，监理的组织与协调工作将以各方认真履行合同为出发点，以保证项目总目标的实现。1、组织协调的基本任务工程建设是一个比较复杂的系统工程。如何将各方的积极因素调动起来，共同为项目建设创造良好的环境，深入细致做好组织协调工作，按照工程实施的不同阶段采取适当、有效的协调措施，是实现项目建设目标监理必不可少的非常重要的工作。2、组织协调的基本方法（1）强化有关管理制度是做好组织协调工作的根本保障；做好组织协调工作必须首先建立起完善的工作制度、明确监理机构成员的岗位职责，在充分发挥监理机构内部作用的前提下，做好相关单位的组织协调工作。（2）与相关单位的有效配合A. 与建设单位的有效配合1） 工程管理的