合同管理制度(10.20修).doc

主 题合同管理制度文件编号HC-ZD/HY-013版 次A修改状态1 页 码共4页生效日期 主 控合约部批准文号湘汇投办字第一章 汇财投资有限公司合同管理制度第一章 总则第一条 第一条、为规范公司合同的管理，防范与控制合同的风险，维护公司的 合法权益，特制定本制度。第二条 第二条、本制度所指合同包括建筑工程技术服务、工程施工、材料设备采购、销售、租赁、户外广告制作工程等与经营开发活动有关的各类合同。第三条 、凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同，以明确合同双方的权权利和义务。第四条 、对外签订的各类合同、协议均必须采取书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。第五四条 、有关重大合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜要接受公司法律顾问的指导。第二章 合同项目的考察、谈判（建议删除，并与招标管理制度中）第六条、公司的合同项目一般均采取邀标、议标的形式确定。第七条、公司项目决定采取邀标、议标的形式后，即由合约部收集符合条件单位的资料，接受报名，并组成考察小组（由工程部、合约部、营销部、副总、总经理、集团总工等组成），选定53家以上的单位进行考察，考察内容为对方单位的经营资格、资信、信誉、合同执行能力等，以掌握各方面的真实情况，无经营资格或资信条件不符的单位不得入围。第八条、考察、谈判开标之前，由合约部、审计部总工办工程部(或相关业务部门或相关业务部门)结合市场价格，编制标的，合约部审核标的，报分管付副总经理、报总经理和集团总工总经理审批。第九条、考察完成后，由总和约合约部考察小组（必要时可由总工办工程部或业务部门）工办将考察情况汇总整理，出具考察报告，并意见及推荐入围单位名单，报分管分管付副总经理、总经理和集团总工总经理审批。第三二章 合同文本的拟订拟定第五条、对外签订的各类合同、协议均必须采取书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分，书面合同的签订按如下要求执行：(一) 工程单项施工合同估算价在三十万元以上，重要设备、材料等物资的采购、勘察、设计、监理、广告、咨询服务等单项合同估算价在十万元以上的必须使用公司的标准合同文本；(二) 工程单项施工合同估算价在五万元至三十万元，重要设备、材料等物资的采购、勘察、设计、监理、广告、咨询服务等单项合同估算价在一万元至十万元的必须使用书面合同；(三) 工程单项施工合同估算价在五万元以下，重要设备、材料等物资的采购、勘察、设计、监理、广告、咨询服务等单项合同估算价在一万元以下的由分管副总选择决定对外签订书面合同或公司内部呈批。第十条 第十六条、合同的标准文本1对需多次使用的合同，应形成公司的标准合同文本第十一条 材料设备采购及重大设计、施工合同由合约部拟稿，其他各业务部门所需合同由各业务部门草拟初稿，交合约部审核定稿；第十二条 2合同的主管部门应制定标准化合同推进计划，并按计划组织相关部门会审，形成标准化合同文本后编号存档。第十三条第十四条第十五条 第十一七条、 政府主管部门规定必须以合同示范文本签订并提供有标准的合同示范文本的，由经办人按双方约定内容填写合同示范文本。第十六条第十七条 第十二八七条、政府职能部门规定必须以合同示范文本签订并提供有标准的合同示范文本的，由经办人按双方约定内容填写合同示范文本原则上重要合同均应由公司法律顾问审核、把关，必要时可由法律顾问拟定。第十八条 第十三九八条、原则上合同均应由公司法律顾问审核、把关，必要时可由法律顾问拟定合同的标准文本：对重大合同（原则上经招标的50万元以上的合同），均须形成汇财的标准合同，经相关部门会审通过后标明编号存档。第四章 第三章 合同的审批、签订 第十九三四条 、除公司法人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。 第十四五一条 、合同文本拟订完毕后，由合约部填写合同会审表，按合同管理流程会审修改，出具正式文稿后，交由对方单位签字盖章。 第十五六一二条 、审批中的各级审核意见应签署于合同会审表上，合同会同会审表作为合同审核过程中的记录和凭证由合约部在合同盖章后留存并归档。 第十五七三二条 、对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，一般情况不允许先由我方签字盖章，严禁向对方提供电子版合同。 第十六八四三条、合同文本上必须注明合同对方的 单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，单份合同文本二页以上的须加盖骑缝章。 第十七九五四条 、合同文本原则上我方至少应持两份，由综合合约部编号财务部存档。第二十六条、对于金额大于5万元以上的签证及变更应签订补充协议。第四章 合同的履行第十八二十一七条 、业务部门合约部、各工程部业务部门、审计部和财务部门应随时掌握合同执行情况，对合同实施情况进行跟踪，。并根据合同编号设立合同台帐合约部和财务部根据合同编号设立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记，定期与各业务部门核对。合约部根据各部门的合同履约、执行情况出具月报。第二十二八十九条 、有关部门在合同履行中遇到履约困难或违约等情况应及时向公司分管领导总经理汇报并通知法律顾问。第二十条 第二十三九条、财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1、应当订立书面合同而没有订立书面合同的；2、收款人单位与合同对方当事人名称不一致的；第二十一条 第二十四条、在合同履行过程中，办理收付款手续必须严格遵照公司财务制度。第二十五一条、合同的交底：在施工单位进场前合同签订后五日内，工程施工合同由合约部组织施工方和工程部、监理单位相关人员进行合同交底（交底内容需含现场施工人员、合同的承包范围、质量标准、工期、结算方式等等）。；其他技术服务合同由合约部组织其他业务部门进行合同交底。第五章 合同的变更、中止和、解除（增加原合同11条第六款、第12条第四款）第二十二条 第二十六二条、对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，必须依照合同的订立程序经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司分管副总经理、总经理、集团总工总经理审核通过方可。第二十三条 第二十七三条、我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定进行审核后加盖公章。第二十四条 第二十八四条、有关业务部门收到对方要求变更或解除合同的通知后必须在三天内向总经理汇报并通知法律顾问。第二十五条第二十九五条、变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由综合部保管。第二十六条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力第三二十六条、变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本制度的管理范围；合同变更后，合同编号不予改变。 第七第六章 合同资料的管理第二十七条 第三二十一七条、 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据，有关人员应妥善保管与合同有关的 资料，包括与合同有关的文图表、传真件已及合同审批单等，并及时编号归档。第二十八条 第三二十二八条、合同签字生效后，合同正本（含电子版本）由综合合约部编号财务部存档，合同会审表及其他资料由合约部存档。生效后的合同复印件由合约部移交至乙方、工程部、财务部、营销部、集团总工。其他职能部门由工程部资料室分发。第七章 责任及其他（增加原合同制度第28条、第29条） 第二十九条 第三二十三九条、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，各有关人员应保守合同秘密，合同及相关资料不得随意搁置、销毁、遗失。 第三十条 第三三十四条、凡因越权处理合同事宜，未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。 第三十一条 第三十五一条、本制度自发布之日起生效实施，最终解释归合约部。湖南汇财投资有限公司合同会审表 秘密级别: 时效要求: 年 月 日合同名称：（标准文本，非标准文本）合同编号：经办部门：合约部 经办人： 正文：部门责任人审查意见： 的正式合同文稿，请领导审核。 部门负责人：请下列部门在下表内签出具体意见和解决方案：工程部：（相关业务部门）：财管中心审计部：财务部：审计部：工程分管工程分管副总审核意见：总工审核意见：总常务副总经理审核意见：集团总工审核意见：审计部审核意见：法律顾问审核意见（电话进行沟通，由经办人填写）:法律顾问审核意见（电话进行沟通