管理与日程安排.ppt

男领导女领导,男秘书女秘书,时间管理与日程安排,本节要点,三、本节小结,二、日程安排,一、时间管理,四、技能训练,时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,案例分析,一、时间管理,（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABCD时间管理法,（一）时间管理的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、“反正时间还早”拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”,建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。,2.不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话,（二）跨越时间陷阱（返回）,要事第一（ABCD法则，大石头理论）以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说“NO！”办公桌上的清理运动恰当、有效地使用电话筛选信息,把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。,（三）ABCD时间管理分类法（重点分类法）,1、分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”把80%的时间用于20%的工作中2、列表分析ABC时间管理分类见表2-13、确定ABCD工作的先后顺序4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性,5、实行ABCD时间管理方法的步骤A独处。把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析四类D填写分类表E实施全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类F每天坚持如上步骤,实训：利用ABCD原则，对你本周内要完成的任务，进行归类,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,案例分析,实训：利用ABCD原则，进行归类,案例导入：小菲大学毕业后，应聘到一家公司做行政。一次，公司李经理要到外地出差，小菲为他预定了周六上午10:30的机票。星期五的下午，小菲拿到了机票，交给了李经理。李经理叮嘱小菲说：“我晚上有个朋友聚会，可能会休息得很晚，明天早上不能晚起，否则就要误事。我家里人这几天回家探亲了，麻烦你明天8点以前给我打个电话叫醒我。”小菲答应了，可周六早上李经理醒来已经9:00了，小菲没有打电话给他。来不及职责小菲，经理匆忙赶往机场。可飞机已经起飞了，他只有改签下午航班，出现这一变故李经理海德通知接待方，免得对方接机人员在机场空等。，李经理出差回来后，问小菲怎么回事，她说是周六，所以早上起晚了，来不及叫经理起床。本案例，工作人员在那些方面失误？,第二节日程管理,学习目标:1、掌握日程管理的内容和原则；2、学会制作日程表的方法3、学会日程表的变更与管理,一、日程管理的内容,秘书日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容：,1.各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。2.商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。3.参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，或听取员工的建议，或组织各类表彰会议等等。,4.到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过程。5.组织的各类重大活动的安排。6.领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。,二、日程管理的基本要求：,1.统筹兼顾:所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。2.安排规范:就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。3.效率原则:日程表的安排要体现效率原则。,4.突出重点:采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。,5.留有余地:安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导有空隙时间。6.适当保密:领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细以防泄密。7.事先同意:在安排领导的日程表时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。其他：常提醒领导；领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表；已进行完的日程要及时标出,案例：会谈超时按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法：a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！”b、“老总，李总已到。还让李总等多久？”c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。”e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？”,在以下这些时候不要为上司安排约会：（1）上司快要下班的时候。（2）上司出差刚回来。（3）节假日过后上司刚刚上班。（4）上司连续召开重要会议或活动。（5）上司的身体状况不是太好的时候。（6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。,三、日程管理的形式,1、日程表的种类（1）年计划表如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等（比较粗糙）。如有必要，也可按照半年如：2013年6月10月学院主要活动安排表（2）月计划表如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等（3）周计划表如经常性的工作、业务等（4）日志如各种临时性活动等2、专项活动方案,年预定表（未完）,周预定表（未完）22日(一)28日(日),四、制作日程表的方法,1、年度日程表不必要太细，只要把年度一些固定的重大活动，如董事会、全国经销商大会等重要活动记录在这个表内就可以。,2、月内日程表根据年度日程表进行安排的，上面注明上司出差，开会等重大事项。每个月连续制作。,3、本周日程表一周之内的主要活动，如开会、外出拜访客户、听取汇报等记在这个表内，这是上司一周之内具体安排的基本依据。,4、当天日程表依据周日程表制定出来。,点评：当天的活动中，重要的是接待外商B公司代表团，参观考察和宴请不可更改。高层会议安排在周一。中午视察半小时，来回赶路，且联营厂可能午休。下午活动偏松,五、日志系统,1、日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。一般分为两种类型：纵以时间为线索;横以事务为线索。,2、日志的方法,（1）手工填写的工作日志（一本为上司用，另一本为自己用）,工作日志通常两本：上司使用；自己使用,使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助和提醒上司执行日志计划,注意事项,秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达预有足够的时间来安排会议,3、上司工作日志的内容,（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）（4）个人的安排（看病）（5）私人的信息（亲属生日）,注意事项,所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。,4、秘书日志内容,包含上司日志内容上司各项工作活动的准备事宜上司交办的工作自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）,工作日志总经理秘书日志（表2-3）,5、日志的变更,原定结束时间延长超时追加紧急的或新添的项目项目的时间调整、变更项目的终止或取消注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围,针对变更，秘书应注意,1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改,秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。,本节小结,技能训练,技能训练一技能训练二技能训练三,2006年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。,技能训练一,技能训练二：请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表,天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假,第二季度会议时间表（2005.79）,领导日程安排,张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月19日下午，总经理对小张说：“明天晚上7：00前必须赶到深圳参加一个预备会议，在深圳住一个晚上，后天晚上还要赶回苏州。我和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，现在给你有12000元人民币的银行通用卡，密码是12121256，请你去安排一下。谢谢！”思考：如果你是行政秘书小张，你准备怎么安排？试计划一张总经理的旅行日程表。（提示：从苏州到上海的时间大概需要4小时，从上海到深圳的航班需要3.5小时，其他时间自己安排）,【分析】,这是一个需要计算、有筹划、必须合理安排经费与时间的比较复杂的问题。请看小张是如何处理的：首先，要考虑：从苏州出发直到返回苏州，要用钱的地方有哪些？经过了解和大致的估算，得知：苏州到上海走高速公路的通路费180元+在上海机场自备汽车的停车费60元+上海到深圳的一等机票费1850元2人+到达深圳后的晚餐费60元2人+在深圳的一晚住宿费500元2人+会议当天的三餐费150元2人+会务费800元+深圳回上海的一等机票费1850元2人+回到上海后的点心或餐费40元2人+上海到苏州走高速公路的通路费180元+备用金2000元，合计是12120元。因此，小张得出：必须按照预先测算省着点用，只能在12000元以内，绝对不能超出，否则总经理要怪小张不会有计划地用钱。其次，总经理到深圳去出差，除了用钱的问题外，另外还有些什么重要的问题必须考虑呢？经过仔细思考分析，他得出还有以下两个问题也必须解决：,第一个问题：出差应带的一些物件，如生活必需品、开会所需的各类文件资料等。第二个问题：从苏州到深圳的时间安排。这是一个很重要的问题，必须给予精密的考虑，做出科学合理的安排。用什么方法来安排时间是切实可行、科学合理的呢？经过深思，小张采用了目前常用的“倒推法”。于是做出了这样的安排：,由上表的倒推中可以看出，明天（6月20日）上午8：00从苏州发车去上海比较合理，拟订的日程表如下表所示：,小张秘书于是先传真相关证件到上海机场，预定了上海到深圳的一等机票与返程机票各2张，接着通知总经理于明天（6月20日）上午8：00乘车去上海，告诉总经理上海去深圳的开航时间是下午1：00等其他事项，然后再准备齐全资料与一点生活用品，带上银行通用卡。这样，总经理交代的事情就初步搞定了，得到了总经理的赞许。,技能训练二：请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表,天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假,第二季度会议时间表（2005.79）,领导日程安排,张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月19日下午，总经理对小张说：“明天晚上7：00前必须赶到深圳参加一个预备会议，在深圳住一个晚上，后天晚上还要赶回苏州。我和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，现在给你有12000元人民币的银行通用卡，密码是12121256，请你去安排一下。谢谢！”思考：如果你是行政秘书小张，你准备怎么安排？试计划一张总经理的旅行日程表。（提示：从苏州到上海的时间大概需要4小时，从上海到深圳的航班需要3.5小时，