会议研讨会管理课件

1,会议/研讨会管理,人力资源改革推广小组,2,会议/研讨会管理,3,研讨会领导的座右铭,“一盎司的预防措施等值于一磅的干涉”,4,预防措施,研讨会开始时每一新节开始时研讨会期间,争取对以下各项的理解和寻求协议-目标成果-议程-流程-角色-决策方式-基本规则-参与人士希望进行的活动察看大家是否理解，并争取大家对使用流程上的协议聆听；尝试理解鼓励有建设性的参与避免评估式的意见争取协议，让大家可向前推进,5,处理纠纷,退一步验证基本的假设列出有共识和意见不一致的观点根据可取和不可取的地方进行辩论找出调解纠纷所需的事实把重点放在什么解决方案是不行的把问题重新交予小组处理,6,自我为中心的行为,支配具支配性的人会垄断会议大部分，谈话很多、回答时很决断、不断提出自己的意见；这种支配性的行为使其他成员很难参与，可以因此损害小组的工作关系。阻碍进度透过集中在不相关的细节、脱离正题，谈无关的题目、不断为某个观点急诊以及阻碍大家尝试达成共识，均可阻碍小组的进度。这种行为可使小组不能完成工作或维护有效的工作关系。为特殊利益辩护如果某人持续为某种利益急诊和看来有隐藏的议程，小组和个人的目标就不一样；这会阻碍小组推进工作，也可以损害小组的关系。争取认同当小组成员说得太多、声音太大或不断尝试引起他人对他们的注意，他们可能想取得认同；重复他人的意见或以故事或轶事把讲座当中各人的注意力分散均是典型争取认同的行为。脱离个别人士脱离小组，因为他们觉得难以参与；他们可能觉得当众说话不自在、觉得会议很闷或者觉得小组的目标与他们自己的不一样；不管原因是什么，如果把自己从小组脱离的成员不获领回小组负责某此工作和与他人建立关系，他人可能在精神上或肉体上离开了小组。,7,干涉程度逐步上升,眼睛接触,走近一半,走近；眼睛接触,直接发问/谈话,在小休时争辩,在小组前争辩,8,减少阻力的方法,验证根据我的理解，你的意见是是吗？站在同一阵线让我从你的角度去看试探告诉我多一点你关注的事项针对某方面我们如何努力做好，达到？发问如要，需做些什么？,9,有效进行小组会议、内部会议,10,小组会议-目标、角色和程序均需平衡,明确角色,有针对性的目标,大家已同意的程序,成熟的关系,M,T,E,A,11,小组工作指引,有针对性的目标,明确角色,大家同意的程序,成熟的关系,找出每个人的需要公开个人的目标-开展需要-生活方式在小组目标上达成协议-发展需要-生活方式分享客户的目标-最后成果-建立技能清楚说明麦肯锡的目标-客户开发-业务发展,在谁做什么工作上达成协议厘定工作方面的角色-了解工作和最后成果-把你的技能和发展需要与工作配合-建立你的工作责任归属设计流程中的角色-了解所需角色-观察是否有人扮演所需角色-愿意采取行动重新保持流程的平衡,计划有效率地运用时间设定沟通上的期望-就相互交流的方式和频率达成协议-了解驱使他人参与所需的职权设定取得最后成果的限期设立检查点-同意检讨流程-制定反馈和指导协议,建立有建设性的气氛老老实实讲-要坦白、直率-提出和接受他人反馈-不要回避确保有平衡的参与-聆听-寻求意见-测试理解程度/共识语调要保持正面-根据目标来连成一体-争论时不要作人身攻击-适当时提供解决方案或选择，而不是提出问题,12,有效召开会议的规则,1.会议时间安排不超过30分钟（除非是关键的检讨会）。2.所有会议应有清晰书面的议程和明确的目标（如“会议结束时我们应已完成/决定了什么事情？”）。3.会议主持人应控制进度/议程和需要时调整小组的进度。4.主持人应总结每个议程项目的重点或就各项目作出的决策，带领小组讨论另一个题目。5.会议结束时，应有清晰的决策、列出应采取的行动、分配好的职责和时间表，以及后续步骤计划。,13,会议准备工作单,目标,参与人士,时间,地点,准备工作,主要议题,最后成果,反馈,形式,14,会议议程,例子,题目1.前言2.跟进上一次会议的决议/行动3.行动状况报告4.为下星期/月作出计划5.里程碑6.后续步骤,希望达到的成果,清楚知道我们今天尝试达到的成果和我们如何做到了解我们直到目前为止的