档案管理制度.doc

档案管理制度总 则为提高技术档案工作的管理水平，使之达到完整、准确、系统、安全的有效利用，以更好的为设计、施工等工作服务，特制定本规定。使用范围一、本制度涉及的技术档案是指记录和反映我单位在工程设计与咨询、环境评价、技术咨询、科研、业务建设、工程总承包、工程建设监理，设备仪器购置及使用，基建等活动中形成的具有保存价值，应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录象、软件类电子媒体等科技文件材料。二、科技资料是指为了设计参考、工程施工而收集的科技文件材料。职 责一、公司技术档案工作在总经理直接领导和指导下进行，责任单位、工程总设计师、项目负责人，设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料的整理，须按归档范围，归档时间和要求及时归档，并负责归档后的图纸的修改和补充工作。二、档案管理人员职责1、负责档案的收集、整理、保管、提供利用，组织签定等业务，必须按要求做好本职工作。2、根据上级业务主管部门规定和本单位的实际情况，制定档案管理方面的规章制度，使档案工作有章可循。3、做好文件材料的形成、积累、整编归档后的修改、补充工作。4、收集、验收、整理、保管、统计、签定技术档案，并维护其完整、准确、系统和安全性。5、积极为设计和施工等工作提供档案服务，不贻误工作。6、严格履行安全、保密制度，定期对库存档案进行检查。工作程序一、收集归档1、贯彻集中档案管理的原则，凡反映工程技术活动，具有保存价值的技术文件材料，均应收集归档。2、应掌握工程设计、施工进度和计划安排，并持有工程计划进度表，给各分项工程、科研项目编号，根据计划安排及时要求归档。二、档案归档范围、时间和要求（一）归档范围1、工程项目设计、施工来往文件及有关材料，包括上级指示、审批、协议、合同、来往函件、工程设计开工报告、工程设计总结、事故处理报告、工程会议记录、工程设计大事记等。2、工程设计基础材料，包括项目建议书，设计任务书，地质勘察报告，实验报告、工程地质及水文地质勘察报告、地形图、水文气象、地表、交通、水源、能源等调查材料及实测材料，隐蔽工程记录材料等。3、设计、施工前期（准备）工作阶段形成的技术文件材料，包括各种审批表、初步方案设想、规划方案、规划设计合同及附图、环境影响评价报告、设备表、概算书等。4、现场施工服务中形成的技术文件材料，包括设计变更通知单，现场补发的施工图，修改的施工图，修改的概预算施工记录等。5、设计过程中修改补充形成的全部技术文件资料，包括来往信函电、变更的依据性材料等。6、施工项目的技术文件材料，包括编制的文件，如规范、规程、标准、设计手册、资料汇编等。7、工程监理资料，包括监理合同，规划。监理过程中发生的信函，文件，记录，纪要，监理工作总结等。8、工程承包项目资料，包括招标和图表有关文件，承包合同，工程开工报告，项目竣工报告等（包括主要条款产品合格证书）设计图纸修改，及现场业务联系单，施工过程中检验及竣工证书，工程总结报告等等。（二）归档要求凡需要归档的文件材料，严禁用铅笔、圆珠笔，红墨水笔等书写和签名，用复写纸复写或签署不全的技术文件材料不得归档。底稿必须归档。文字资料、施工图归档一份。（3） 基本任务 1）整编 必须对归档的技术档案进行验收分类，编号、整理、编目、编制检索工具并将其输入微机，严格执行整编岗位责任制，使经过整编的技术档案，即便于保管，又利于查阅。认真作好修改及补充资料的更替、配套工作，使归档的技术档案完整、准确、系统。2）保管加强档案库的技术管理，确保档案资料的安全，最大限度的延长档案的使用寿命。保持档案整洁卫生，及时修补破损档案，贯彻以防为主，防治结合的原则，做好防尘、防火、防盗管理和档案状况日常检查等工作。技术档案入库时，管理人员应按照整编入库总帐上登记的项目认真核对帐、物、卡，及时登记技术档案。管理人员要定期清点核对，作到帐、物、卡一致，如发现问题及时解决。借 阅1、凡借阅档案资料必须填写借阅单，经公司主管经理审批签字后，方可借阅，并按要求时间归还，重要档案不得带离档案室。2、借阅者不得在卷内乱圈、点号、涂改、折页、转借、阅览时严禁抽烟，需要复印的由档案管理员办理，档案摘记后应交档案室负责人审查后方可带出。3、借阅者如果将档案丢失、损坏，要及时报告，对于责任人，视其机密程度给予一定的处罚，属有意倒卖者要按国家档案法有关规定追究刑事责任。4、归还时要及时按原面貌检查清点，无误后可办理归还手续，注销借阅登记。罚 责1、无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款50元100元，并予以批评。2、凡泄露公司档案秘密的、涂改、拆散或未经办公室主任批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款100元500元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。3、不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。