集团办公类用品管理办法.doc

有限公司批 准审 核制 定 年 月 日年 月 日年 月 日文件编号-行政-001版次1.0制定部门行政中心制定日期集团办公用品管理办法一、 目的：为规范集团办公用品的管理，明确办公用品的配置、购入、登记、管理、异动等流程，特制订本管理办法。二、范围：1、适用于总部各部门（包括海外市场部、研发中心）及地区各业务单元 。2、其他地区业务单元制定办公用品管理办法时，须以此为大纲。三、 定义：办公用品包括办公类固定资产、办公类非易耗品、办公类低值易耗品。1、办公类固定资产：单价在2000元以上，且使用年限在1年以上的办公类资产。如：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、绘图仪、投影仪、空调等;2、办公类非易耗品资产：单价在2000元以下，但使用年限在1年以上的办公类资产。如：办公桌、办公椅、电脑桌、电脑椅、文件资料柜、电话机等3、办公类低值易耗品：不属于办公类资产，金额较低，一次性使用的常用办公用品如：如订书机、打孔器、计算器、文件架、剪刀、名片夹等可回收再利用的低值办公用品4、其他常用低值易耗的办公用品。四、职责：1、集团行政部：（1） 该管理办法的制订、修改。（2） 该管理办法实施的检查、监督。（3） 统一办公用品招投标，召集各业务单元行政部开标、议标，共同确定办公用品的供应商。（4） 总部各职能部门办公类固定资产、办公类非易耗品资产、办公类低值易耗品的入册管理。（5） 总部各职能部门办公类固定资产、办公类非易耗品资产的编码。（6） 总部各职能部门办公类资产的异动管理。（7） 总部各职能部门办公类低值易耗品的建卡、动态管理。4.2 各业务单元行政管理部门：（1） 向集团行政部提供真实有效的招标资料，参与办公用品的开标、议标。（2） 在集团统一指定厂商内，办理本业务单元办公用品的采购。（3） 本业务单元办公类固定资产、办公类非易耗品资产、办公类低值易耗品的入册管理。（5） 本业务单元办公类固定资产、办公类非易耗品资产的编码。（6） 本业务单元办公类资产的异动管理。（7） 本业务单元办公类低值易耗品的建卡、动态管理。（8） 本业务单元办公类资产向行政中心的报备。4.3 集团IT部（1） 电脑配置标准的确定、需求申请的审核。（2） 电脑及外设产品的登记、管理。（3） 电脑及外设产品报废的审核及处理。4.4各业务单元IT部（1） 属地各业务单元电脑需求申请的审核,并会集团IT部。（2） 属地各业务单元电脑及外设产品的登记、管理。（3） 属地各业务单元电脑及外设产品报废的审核及处理。4.5集团财务部（1）参与办公用品采购的开标、议标。（2）审核集团总部办公用品采购费用的支出。4.6各业务单元财务部（1）审核属地各业务单元办公用品采购费用的支出。五、内容1.供应商甄选1.1可以通过电话黄页、报纸广告、上网等方式寻找供应商。1.2 初步选择供应商后,审核其资质，如营业执照、税务登记证、经营规模、合作单位状况等。1.3根据供应商资料，与供应商约谈，并到供应商的经营场所实际考察后，对供应商进行评估。1.4经初步评估合格的供应商，为招投标厂商对象范围。1.5 集团行政部发出招标书1.6 集团行政部会同各业务单元行政财务负责人开标、议标1.7确定办公用品供应商，签定协议。（协议中必须对供应商的供货价格、规格、质量、时效性进行约定）1.8 办公用品的规格、价格各行政部需在共享信息平台上公布1.9集团行政部对供应商每半年进行一次综合考评，以提高合作品质，连续两次综合考评不合格的供应商，将予以取缔2. 办公用品的申请、购买、收货、发放2.1申请、购买：各部门文员或指定人员根据本部门的预算和实际生产情况制定下月的办公用品的购买计划，填写办公用品月请购表，属固定资产，经业务单元最高主管核准后，交属地行政管理部门统一办理需求统计订货单，进行采购作业。（ 需求申请时间定于每月于25日前，发放时间定于每月5日前。）2.2 收货：供应商按照需求统计订货单送货，货送至属地行政部，各属地行政部的虚拟仓库管理员根据办公用品月请购表、供应商的送货单进行点收。2.3 发放：仓库管理员通知各请购单位领取办公用品。请购单位在办公用品领用表上签字，领取相关物品。2.4请款属地行政部采购人员每月26日与供应商对帐后，填写付款凭证附上增值税发票、办公用品月请购表、厂商送货单，经本部门最高主管核准后送财务部请款。3.办公用品的管理3.1办公类固定资产3.1.1申请办公类固定资产需填写资本支出申请单，购入后需由资产管理单位编号并入册管理，3.1.2.1 办公类资产编码考虑到与财务的固定资产编码原则接口顺畅，对办公类资产编码采取2套编码原则。3.1.2.2单价在2000元以上，使用期限在1年以上的办公类固定资产编码原则如下：资产编码由十二位字符和中间一横杠组成，格式如：-。第一二码为区域码，为了防止与其它地区公司相混淆，例如总部所在地则写zb；第三码为税务码，固定资产为“1”，第四、五码为类别码，编码规则如下图；第六、七码为年份码，取年份的后两位数字，如2006年为“06”；第八、九码为月份码；第十、十一、十二码为流水码。大类小类编码电子设备类电脑11打印机12空调14其它19注：上述所描述的打印机等一定是符合财务中固定资产定义的，不符合固定资产定义的，编码在以下规定。3.1.2.3 在财务定义的资产范围内属于低值易耗品，但在本文范围内需要加以管理的其它类办公资产编码原则为： 编码由十二位字符和中间的横杠组成，格式为-。第一、二码为地区码，例如总部所在地即写“zb”；第三、四、五码为类别码，为物品的前三个字的汉语拼音，例如打印机即写“dyj”；第六、七码为年份码，例如2006年即写“06”；第八、九码为月份码。例如3月即写“03”；第十、十一、十二为流水码。3.1.2.4盘点 每年年底，行政中心应财务要求会同各部门对办公类资产进行盘点。若固定资产存在盘亏、盘盈等现象应将盘点结果反馈给财务部，请财务部提供处理意见。3.1.2 办公类资产的转移3.1.2.1当总部人员发生跨部门的岗位调动时，需办理办公类资产的转移。3.1.2.2办公类资产需要转移到其它部门时，调动人员须凭借员工调动申请表到原/现任职部门办理资产的转移。原/现任职部门的办公类资产管理员在台帐上作异动登记。3.1.2.3 办公类资产留在原部门时，原单位办公类资产管理员将资产转移给新的接收人员（若未有新的接受人员，暂时登记接收人为部门主管）。3.1.2.4当人员离职时，离职人员须将自己在公司领用的办公类资产归还给本部门办公类资产管理人员，各部门办公类资产管理人员在从业人员离职移交清单的“物品仓库”栏签字。同时进行台帐的登记，并将资产转移给新的接收人员（若未有新的接收人员，暂时登记接收人为部门主管）。IT部人员对离职人员的电脑配置进行检查，确认没有问题后才可在从业人员离职移交清单上签字，并且在IT资产登记表内登记。3.1.3办公类资产的维修 价值在2000元以上的固定资产,发生维修时,必须由管理单位确认维修责任,产生的维修费用按照责任大小予以分摊,以减少资产的人为损坏率.3.1.4 办公类资产的报废 使用者原有的办公类资产不能再使用需申请新的资产时，必须填写办公资产报废申请单经过相关部门确认（IT产品由IT部确认、其它物品由行政部确认）后，凭借此单才能采购新的物品。3.2办公类非易耗品3.2.1办公类非易耗品的管理，实行建立员工个人工具卡的方式，个人工具卡主要用于登记个人领用的办公用工具，例如计算器、剪刀、打孔机、文件架、笔桶、文件夹、名片夹等不易损耗的办公用品。3.2.2对于共用的办公类资产（例如打印机、空调等）记录在使用部门名下。3.2.3各部门领用办公用品后，负责本事业部虚拟仓管理人员应该在请购办公用品类工具人的员工个人工具卡上登记,并由领用人签字。3.2.4个人工具的转移：个人工具的转移流程同办公类资产转移的流程。3.3办公类低值易耗品办公类低值易耗品的申请实行预算范围内的支出管制4、流程图4.1办公类资产、电脑及周边设备采购流程图流 程权责单位相关说明表 单申请部门 请购单（或资本支出申请单）需求申请申请部门主管/经理 请购单（或资本支出申请单）（属电脑设备、配件会IT部）确 认 NG OK行政部主管/经理 请购单、报价单价格审核 NG 预算审核财务部 当年预算 请购单、报价单、（资本支出申请单） NG OK行政总监 请购单（资本支出申请单）审 批 NG OK 行政部采购员/经理 请购单、订购单请购单转订购单 购 买行政部采购员 订购单（资本支出申请单） 供应商 订购单、送货单供 货事业部虚拟仓管 外购入库单（属电脑设备、配件会IT部）入 库 行政部资产管理员 （属IT类资产会IT部） 编号领用申请部门 外购入库单、办公用品领用登记表 办公类资产台帐行政部采购人员 订购单、外购入库单、（资本支出申请单） 财务部 发票、厂商送货单请款 4.1 办公类非低值易耗品和低值易耗品采购流程图流 程权责单位相关说明表 单申请部门 （每月一次） 请购单 每月25日前采购申请申请部门主管/经理 请购单确 认 NG OK价格审核 行政部/经理 SERVER的报价资料 请购单 NG OK预算审核财务部 当年预算 请购单 NG OK审 批业务单元最高主管 请购单 NG OK 行政部采购员 请购单、订购单请购单转订购单 购 买行政部采购员 订购单 供应商 （每月5日前） 订购单、送货单供 货事业部虚拟仓 外购入库单入 库请购单位 办公用品领用登记表 领 用行政部采购人员 、财务部 订购单、外购入库单 发票、厂商送货单请款7.电脑、耗材及外设产品7.1配置规定电脑：共分为三种普通办公用电脑：供一般文字处理用，采用17寸液晶显示屏。研发/技术用：供绘图用，采用19寸CRT。笔记本电脑分为三种：9000元以下：供业务员使用；9000元至10000元：供（经常出差）部门经理使用；10000元至11000元：供总监、事业部总经理及以上级别人使用。说明：对于申请者需要个性化配置，采购金额超出此规定的，超出金额部分自行承担。7.2 电脑、耗材及外设产品亦由行政部统一采购，请购流程及采购流程如办公类资产。7.3经行政部人员接洽，供应商送货至IT部，IT部人员对电脑的性能及配置进行检查，确认是否与订购单及产品配置单相符。没有问题，IT部人员向行政部资产管理人员询问资产编号后将标签卡粘贴在电脑或外设上。7.4 入库IT部在每个员工