第四章图文新版

1 第四章 基础档案 财务 2 以帐套主管的身份注册企业门户 551 3 4 存货档案 先分类 若无分类设置计量单位 5 要求掌握总账系统初始化中设置会计科目 凭证类别 外币设置和项目目录的方法 完成实训三所要求的内容 教学目的与要求 6 2 1设置会计科目 各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目 可根据实际情况 在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上 自行设定明细科目 注意 7 1 增加会计科目 8 增加明细科目时 系统默认其类型与上级科目保持一致 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目 注意 9 设置基础数据 建立会计科目 增加明细科目 1 2 3 4 5 10 例题 5 11 资料 1 增加会计科目 编码 100201 名称 工行存款 2 增加数量金额式核算的会计科目 编码为 124301 名称为 春兰冰箱 账页格式为 数量金额式 计量单位为 台 的数量核算的会计科目 11 2 修改会计科目 如果要对已经设置完成的会计科目的名称 编码及辅助项目等内容进行修改 应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成 12 例题 2 9 资料 将 1001现金 科目修改为有 日记账 将 1002银行存款 科目修改为有 日记账 银行账 辅助核算的会计科目 13 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码 已有数据的会计科目 应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改 注意 14 设置基础数据 建立会计科目 修改会计科目 1 2 3 4 15 3 删除会计科目 如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点 可以在未使用之前将其删除 删除科目后不能被自动恢复 但可通过增加功能来完成 非末级科目不能删除 已有数据的会计科目 应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除 如想删除 必须先取消指定 注意 16 设置基础数据 建立会计科目 删除会计科目 1 2 17 4 指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目 系统中只有指定科目后 才能执行出纳签字 从而实现现金 银行存款管理的保密性 才能查看现金 银行存款日记账 现金科目要设为日记账 银行存款科目要设为银行账和日记账 18 例题 2 10 资料 1 指定 1001库存现金 为现金总账科目 1002银行存款 为银行总账科目 19 设置基础数据 建立会计科目 指定会计科目 20 5 设置会计科目辅助项目 一个科目设置了辅助核算后 它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上 可以进行辅助核算的内容主要有 部门核算 个人往来 客户往来 供应商往来及项目核算等 注意 21 修改会计科目 管理费用 差旅费 设成部门核算 其他应收款 个人备用金 设成个人往来 应收账款设成客户往来核算 应付账款设成供应商往来核算 在建工程设置为 项目核算 辅助账类必须设在末级科目上 但为了查询或出账方便 可以在其上级和末级科目上同时设置辅助账类 22 2 2设置凭证类别 系统提供了常用的凭证分类方式 用户可以从中选择 也可以根据实际情况自行定义 如果选择了某一分类方式 应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置 以便提高凭证处理的准确性 23 例题 资料 设置分类方式为 收款凭证 付款凭证 和 转账凭证 24 限制科目数量不限 科目间用逗号分隔 英文输入状态下 填制凭证时 如果不符合这些限制条件 系统拒绝保存 可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序 注意 25 设置基础数据 设置凭证类别 双击修改 26 2 3设置外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的 在此可以对本账套所使用的外币进行定义 以便在制单或进行其他有关操作时调用 27 使用固定汇率的单位 在填制每月的凭证前 应预先录入该月的记账汇率 否则将会出现汇率为零的错误 使用浮动汇率的单位 在填制当天的凭证前 应预先录入当天的记账汇率 28 设置基础数据 设置外币及汇率 29 例题 2 12 资料 设置币符为 USD 币名为 美元 1月份的记账汇率为7 82的外币及汇率的内容 30 2 4设置项目档案 项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能 一个单位项目核算的种类可能多种多样 比如 在建工程核算的项目可以按办公用和教学用分类 具体的项目有办公楼1号楼 2号楼 笃行楼 睿智楼等 项目档案就是为此设置 便于按照明细进行核算和管理 企业中类似的还有对外投资 项目成本管理等等 与其他辅助核算类似 也相当于明细科目 31 对项目档案设置 可分为五个步骤 第一 定义项目类别名称 如工程核算 第二 指定核算科目 即将设置有项目核算的会计科目分别归入相应的项目类别 在此项目中核算的科目为 在建工程 第三 定义项目结构 指在项目核算的基础上 添加系统中需要的项目管理信息 分类级次 分为1级 型一位数 第四 定义项目分类 即设置各项目大类所包含的项目小类 具体分类 分为办公用和教学用 第五 项目维护 设置各类项目中的具体项目名称及相关信息 即设置项目核算的明细账户 具体项目 办公楼1号楼 2号楼 笃行楼 睿智楼 32 设置基础数据 设置项目目录 定义项目大类 33 设置基础数据 设置项目目录 指定核算科目 34 设置基础数据 设置项目目录 定义项目分类 35 设置基础数据 设置项目目录 定义项目目录 36 必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后 才能定义项目和目录 一个项目大类可以指定多个会计科目 一个会计科目只能指定一个项目大类 若某项目分类下已定义项目 则不能删除 也不能定义下级分类 必须先删除项目 再删除该项目分类或定义下级分类 不能删除非末级项目分类 标识结算后的项目将不能再使用 注意 37 5 2 5设置结算方式 该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式 它与财务结算方式一致 如现金结算 支票结算等 结算方式最多可以分为2级 38 必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入 结算方式的录入内容必须唯一 票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要 结算方式的编码规则已经在建立账套时设定 如果要修改 可以在系统控制台中的基础设置中进行 39 例题 14 资料 设置结算方式编码为 1 结算方式名称为 支票结算 结算方式编码为 101 结算方式名称为 现金支票结算 结算方式编码为 102 结算方式名称为 转账支票结算 设置结算方式编码为 2 结算方式名称为 现金结算 的结算方式 40 选项设置 41 5 2 7录入期初余额 为了保证会计数据连续完整 并与手工账簿数据衔接 账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统 这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额 其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总 三种颜色 白色 灰色 浅黄色白色 直接录入灰色 非明细科目 不用录 汇总浅黄色 有辅助核算项目 双击录入 42 1 录入基本科目余额 白色 在开始使用总账系统时 应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚 并输入到总账系统中 如果是年初建账 可以直接录入年初余额 如果是在年中建账 则可录入启用当月 如4月 的期初余额及年初未用的月份 即1月至3月 的借 贷方累计发生额 系统自动计算年初余额 43 如果某科目为数量 外币核算 应录入期初数量 外币余额 而且必须先录入本币余额 再录入数量外币余额 非末级会计科目余额不用录入 系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入 其数据栏为灰色 出现红字余额用负号输入 修改余额时 直接输入正确数据即可 然后单击 刷新 按钮进行刷新 凭证记账后期初余额变为浏览只读状态 不能再修改 注意 44 例题 15 资料 输入 1001现金 科目的期初余额 11000元 45 2 个人往来科目余额 浅黄色 如果某科目涉及个人往来辅助核算 则需在系统打开的 个人往来期初 对话框中输入相关信息 只要求录入最末级科目的余额和累计发生数 上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算 借贷方累计发生额直接录入 期初余额在辅助项中录中 如果某科目涉及部门辅助核算 则必须按辅助项录入期初余额 具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入 注意 46 3 录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算 则需在系统打开的 项目参照 对话框中输入相关的信息 47 4 录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算 则需在系统打开的 客户往来期初 或 供应商往来期初 对话框中输入相关的信息 48 例题 16 资料 输入 1131应收账款 科目的期初余额 相关信息为日期 2008 12 11 凭证号 转 13 客户 宏加公司 摘要 销售商品 方向 借 期初余额 90000元 49 50 5 调整余额方向 在录入会计科目余额时 系统提供了调整余额方向的功能 即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期方向调整 总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致 余额的方向应以科目属性或类型为准 不以当前余额方向为准 注意 51 例题 18 资料 将 预付账款 科目余额的方向由 借 调整为 贷 5