企业电子文件归档与管理规则修订

青岛市企业电子文件归档与管理规则(修订),适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理,1 范围,2 引用标准电子文件归档与管理规范 GBT 188942002,3 定义 电子文件： 指在数字设备及环境中生成的以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件。,实体 指以纸质、实物、录音带、录像带等为载体的档案。有实体依托的归档电子文件 指实体档案经数字化处理后所得的电子文件或是由相关软件直接产生并有相对应的实体档案的电子文件。无实体依托的归档电子文件 指由相关软件或设备直接产生并无相对应的实体档案的电子文件。, 真实性 完整性 有效性 背景信息 元数据,真实性 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。,举例各单位所产生的电子文件类型:,制发的公文接收的公文数码照片数码影像数字音频CAD制图数据文件扫描文件随机文件其它,电子文件主要有以下几种类型：（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（八）超文本文件：超文本文件以节点为信息单位（传统文本文件以字符为信息单位）。它可以是文本、图形、图像、动画、声音、甚至计算机程序或它们的组合体。在概念上，一般把已组织成网（WEB）的信息称为超文本文件。（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。,4 收集,要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责其监督和指导工作。,要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。 (注:现阶段支持word),要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式,要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据,要求五: 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应按MPEG2方式压缩,要求六: 用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式,要求七: 由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应转换为MPEG2以上格式,要求八: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，必须将软件的源程序及其开发、编译工具一并收集,要求九: 归档的电子文件收集时应转换成本规范要求的格式，因技术原因无法转换的，必须将相关软件一并收集,要求十: 积累过程中应定期制作电子文件备份,并存储于能够脱机保存的载体上.,5 整理, 分类,有实体依托的电子文件的分类保持与实体档案分类一致。无实体依托的电子文件，现阶段暂归入其它类。按卷管理方式整理的有实体依托的电子文件的命名与对应的实体档案的卷内序号一致，如：01.doc,02.tif。按件管理方式整理的有实体依托的电子文件的命名与对应的实体档案的档号一致，如：GL2009.1-001.doc,CP1.1-001.tif。, 分类,无实体依托的每份电子文件的命名为“类目号”+“-”+“流水号”，如：QT2009-001.mpg。类目号 现阶段采用“分类号”+“年度号”表示，分类号用“QT”表示，各单位根据实际情况可设为“QT1”、“QT2”等；年度号采用四位阿拉伯数字表示，如：QT1.2009。流水号 采用阿拉伯数字表示。电子文件名的书写格式要求，同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离；类目号与流水号中间用“-”表示。, 整理方法,1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘或磁带，档案部门予以协助、指导2 有实体依托的归档电子文件,按照实体档案的整理方式相对集中组织存储载体:,管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件应以不同的保管期限为单元，按照电子文件形成时间的顺序分别拷贝至相应载体,产品、基本建设、科研、设备类的档案形成的电子文件应以产品型号、建设项目、研究课题、使用性质等因素为单元，按照实体档案的排列顺序分别拷贝至相应载体,音像类档案数字化后形成的图像、声音等电子文件，分别以录音、录像为单元，按照实体档案的排列顺序分别拷贝至相应载体, 整理方法,3 无实体依托的归档电子文件，以每件电子文件为单元按件整理，按照电子文件形成时间顺序排列相对集中组织存储载体4 有实体依托的归档电子文件不需要著录，要与实体档案的机读目录关联5 无实体依托的归档电子文件的著录参照DA/T18进行著录，并补充电子文件特有的著录项目，如，背景信息、元数据等, 整理方法,根目录,说明 著录 电子 文件 文件 文件子目录,一件电子 一件电子 文件子目录 文件子目录,电子文件,注：如果没有软件，应手工建立与要求内容一致的根目录,6 归档电子文件应与其相对应的著录文件、说明文件同时拷贝至载体中。其构成如下图所示：,解释：说明文件以“readme.TXT”命名内容包括项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密级、制作人、检查人、制作时间、电子文件类别代码 G图形文件 I图像文件 D数据文件 T文本文件 P计算机程序 A 音频文件 V 视频文件,电子文件子目录-文件夹以“data”命名，内容由每份电子文件或存放每份电子文件的子目录组成,著录文件以descript.xml命名内容应是该盘载体中存储的电子文件的机读目录，由计算机档案管理系统形成,解释：,解释：一件电子文件子目录,按件管理方式整理的有实体依托的电子文件，不需要建立此子目录，直接在5.2.6.3中存储电子文件。按卷管理方式整理的有实体依托的电子文件，以实体档案的档号命名子目录，每份卷内文件对应的电子文件存储在子目录内。无实体依托的电子文件，不需要建立此目录，直接在5.2.6.3中存储电子文件。,电子文件一件归档电子文件的内容以一对多的形式存在，每个电子文件应以“页号”命名；一件归档电子文件的内容以一对一的形式存在，参照5.1的要求命名。,7存储归档电子文件的载体，应附有标签，标签分正面和背面。以光盘标签为例，式样如下：正面: 背面:, 整理方法,全宗号 由市档案馆确定。未给定全宗号的单位，该项可暂空。载体编号 有实体档案依托的电子文件的载体编号由“GP”+“.”+实体档案的类目号+“-”+流水号。如：GP.JJ1-001 基本建设类档案中第一个项目的第一张光盘GP.GL1-001 管理类档案保管期限为永久的第一张光盘, 整理要求,1 归档电子文件应使用只读光盘、磁带作为保存载体，现阶段建议使用光盘做为归档电子文件的长期存储载体。禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。2 不同保管期限、不同类别的电子文件不应存储在同一载体中。3 把拟归档的电子文件拷贝至耐久性的载体上，应一式三套，分别用A、B、C表示。A表示封存保管，B表示利用，C表示异地保存。4 有实体依托的归档电子文件应与经档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统所形成的机读目录建立准确、可靠的关联标识。,盘片的选择一、尽量选择金盘二、选择兼容性好的盘片选择品牌知名度较大的产品，如SONY、BenQ等可能避免与主流刻录软件的冲突 三、选择A级盘 品牌四、非万不得已，不要超刻 提示：光盘表面除了要用光盘专用笔标注“光盘编号”外不允许写其它内容, 整理方法,CD-R是一种一次写入、永久读的标准。CD-R光盘写入数据后，该光盘就不能再刻写了。刻录得到的光盘可以在CD-DA或CD-ROM驱动器上读取。,归档,要求:电子文件形成部门按本规范要求将整理好的归档电子文件及其配套的实体档案移交档案部门验收。作为永久、长期保存的电子文件，必须形成相应的纸质文件一并归档。记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应与其正式文件一并归档。应保证归档电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。,鉴定与检查电子文件的归档范围、保管期限和密级参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并包括相应的背景信息和元数据。归档电子文件应为最终版本,有实体依托的归档电子文件应与实体档案在内容、相关说明及描述上保持一致，保证归档电子文件的真实性和完整性。检查归档电子文件的存储载体是否符合归档要求，不能有病毒、划痕，保证归档电子文件的有效性。在符合软、硬件平台要求的条件下，应保证归档电子文件能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。归档电子文件应不被非正常改动，保证其载体安全和信息安全 归档电子文件若需作“使用权限保护”，应填写归档电子文件使用权限保护清单（见附录A）。归档电子文件经过鉴定、检查,档案管理部门将检查结论填写在归档电子文件移交、接收检验登记表（见附录B）中，双方签字盖章，一式二份，一份由电子文件形成部门保存，一份由档案室保存。,归档,归档电子文件移交、接收检验登记表移交部门： 接收部门：,归档电子文件使用权限保护清单,归档时间各类电子文件的归档时间应按照各类纸质文件材料的规定定期完成。,归档电子文件应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性。 归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应具备一些特殊条件。 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。 载体应直立存放，做到防尘、防形变； 环境温度范围：17-20，相对湿度范围：35%-45%； 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。,保管,注：其它档案库房要求：防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防尘、防腐蚀温度14-24，湿度45%-60%,每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容