如何加强农业综合开发档案管理1 精品.doc

加强农业综合开发资料收集和档案管理农业综合开发档案是指农发办和项目建设单位在开展工作过程中形成的具有保存价值的文书、图表、照片、声像等资料，借用咱们省办王处长总结的一句话，就是图文表册定位妥当；动静结合影像归档，它能够系统直观地记载农业综合开发项目的申报立项和实施全过程以及建设的成果。科学、规范、齐全的档案资料对于指导项目实施、保证项目顺利验收、为领导提供决策依据具有十分重要的现实意义，是国家、省、市对项目竣工验收检查的主要依据和内容之一，也可以说是对我们搞农发项目的同志一年来工作的一个总结和肯定。试想我们辛辛苦苦一年，工作做了不少，却没有能用有效的资料来记录反映，有些工程有些事件如管道、修建梯田、招投标等工程完工后就不那么容易看到了，只能用建设过程中真实记录的影像以及文字资料来反映了，所以资料的收集归档工作与项目争取、工程建设同等重要，因此，我们一定要注重农业开发项目资料的收集和档案的管理工作。今天我主要谈四个方面的问题。一是农业综合开发项目档案管理的重要性和应遵循的原则。二是农业综合开发项目档案的分类和内容。三是如何做好日常资料的收集和项目竣工验收后的归档管理。四是农业综合开发档案立卷归档第一个问题： 档案管理工作的重要性和应遵循的原则在收集和归档要注意遵循三个原则：一是真实可靠性原则。农业综合开发项目档案包括了从项目前期考察准备、申报审批、建设管理到竣工验收以至移交管护全过程所形成的各种项目资料，是项目管理的重要资料。因此，归档的材料必须真实可靠，不能弄虚作假、擅自改变原始材料的内容，更不能以假乱真，伪造资料。这就要求我们注重每项工作原始资料的形成和收集，一个是严格按照程序做好每个阶段的工作，每个阶段工作之初就要注意文件资料格式、内容要素，要做到程序严格、过程真实、组织严密，二是要注意及时地收集存放。二是齐全完整性原则。要做到资料收集精而不缺。农业综合开发工作既包括项目建设的工程量、工程质量等外业方面，又包括项目和资金公示、工程投资、工程概预算、资金拨付、工程移交及工程管护责任落实等内业情况。如果没有齐全完整的档案资料，农业综合开发的检查、考评等工作就难以进行。我们的工作和成绩也无以反映。项目档案资料要随着项目各阶段同步跟进，资料是收集的而不是补充的。我们有些地方在项目管理工作中，不注意工作的程序，相当然地工作，结果使许多工作走了捷径，根本就没有形成资料，也就谈不上资料的收集，只能是临时抱佛脚去补充。那也只能是假的和不完全的。这次检查中我们发现好有一些县的资料当中，缺签日期、缺签字的情况很多，有的资料甚至说的是验收书，却在验收意见栏里没有签注验收意见。凡此种种都是不用心造成的。导致形成的材料不完整。三是规范统一性原则。随着农业综合开发实践、时间增长，档案数量将越来越多，作为查考的资料和原始凭证，不仅要做到承上启下，避免重复，更要做到利用方便，查找快捷。为此，档案要按照统一规格归档，统一标准分类，做到统一专人保管，分类存放。我要谈的第二个问题是：农业开发归档资料分类和主要内容农业综合开发的档案分为文书档案和项目档案两大类。文书档案是指开展农业综合开发工作而形成的行政文书资料，按内容分为工作文件类、汇报总结类、制度办法类、会议材料类等4类。项目档案是指项目本身运行过程中所形成的各种形式的文件资料，按内容分为前期准备类、立项审批类、项目实施类、竣工验收类、建后管护类等5类；（一）文书类档案的相应内容界定如下：1.工作文件类：本单位制发、上级部门下发、同级部门抄送和下级部门主送或抄报的具有指导性、通报性、承办性、答复性并编注正式文号的工作性文件。2.汇报总结类：本单位在年度工作中撰写反映农业综合开发项目和资金管理动态情况，以及供本级领导或报上级主管部门了解情况的文字材料，包括工作总结、情况汇报、调研报告等；3.制度办法类：本单位在施行部门管理中的各类规章制度和在实施项目过程中的各项管理措施等文件资料，包括部门规章制度、工作目标考核、项目管理责任制、项目工程招投标办法等；4.会议材料类：本单位举办或参加的有关农业综合开发会议及其他综合性或专题性会议材料。诸如农业综合开发工作会、计划会、现场会、经验交流会及其他相关会议材料；这里重点说一下业务类档的内容。（二）业务类档案中五个类的相应内容界定如下：1、前期准备类包括：（1）项目乡镇的立项申请；(乡镇多,竞争立项必要、有助于立项后项目实行施过程中占地纠纷、投工投劳、工程建后管护等，所以立项之前，一定要注重用运竞争立项的手段)（2）项目建议书；（3）项目库资料(农业综合开发实行从项目库中择优选项的办法。这也是年度项目和资金管理质量考评的一项重要内容)；（4）项目开发规划(同上)；（5）可行性研究报告；（6）市、县财政配套承诺文件（7）项目初步设计（包括签到订的设计合同）；（8）项目区群众筹资投劳承诺意见书；（9）申报的年度实施计划；（10）项目示意图、现状图和规划图。 2、立项审批类包括：（1）项目计划的申报与批复；（2）市级批复的年度计划（含计划调整、变更批复的申报与批复）。（3）、市县对土地治理项目和产业化经营项目的评估论证意见；（4）、县级上报的年度计划文件及计划报表；（5）、县年度项目计划总体实施方案及市级批复意见； 3、 项目实施类包括：（1）项目和资金公示资料；（包括前期、中期和竣工公示资料，特别是竣工公示，要按照省上关于土地治理项目公示标志设置指导意见的通知精神设置公示牌和标志（识）牌，今年3月25日省办又发文规范公示标志设置，设置总公示牌和分公示牌外，主要单项工程的标志牌不再单独设置而是设置在主要建筑物上，且数量有一定的限制，我们一定要遵照执行，公示的内容、规格和数量一定要与竣工验收登记的一致，避免产生负面效应）（2）投投标系列资料；（包括成立招投标领导小组，委托代理招标的还要签订招标代理合同、向市级农发办和县级招标监督管理部门如发改、纪检等上报招标方案申请核准的报告和批复、招标公告（发布的三家媒体）、制发售招标文件、开标评标过程记录资料、评标报告、中标公示及中标通知书等，要确保招投标工作的合法性、组织严密性，也才能确保我们农发项目的安全、资金安全和人员安全。）（3）施工合同、苗木、农机具、农用物资采购合同等；（4）开工报告及开工令、进场通知；（5）工程进度表；（6）监理资料（包括签到订的监督理合同）（7）质量检测报告；（8）施工图纸设计（含图纸、工程概预算等）；（9）施工管理记录； （10）单项工程阶段性验收； （11）工程决算； （12）预、决算工程审核；（13 项目竣工报告; （14）工程监理报告； （15）科技试验、示范推广资料；（16）技术培训资料；（17）项目区竣工图。 （18）其它资料4、竣工验收类：包括上级验收资料和本级自验资料l 市级验收文档中应包括的内容： （1）县级上报的申请验收报告； （2）市级验收或全面检查情况的报告（包括工作情况及结论）； （3）项目实施工作总结（包括土地项目、产业化经营项目的主要内容、结论及存在问题和改进意见等，下同）； （4）项目计划批复文件和资金拨借文件（若有变更计划的附省级变更批复文件）； （5）财政资金管理情况报告； （6）市级验收书和结论；（7）验收统计表l 县级验收文档中应包括内容： （1）项目区示意图； （2）申请验收报告和自验报告（含竣工项目验收的主要内容、结论及存在问题和改进意见）； （3）项目实施工作总结（包括土地治理项目、产业化经营项目）； （4）项目竣工报告（在前面项目实施类已经提到，在县级验收时还要重点提供）； （5）水利、农业、林业、科技项目实施方案和单项工作总结； （6）水利工程质量检验报告；出具由有资质的水利工程质量检验部门对已建成水利设施进行全面质量检验的工作质量检验报告； （7）项目区农民群众自筹资金帐目及投工投劳统计台帐； （8）主要骨干单项工程在10万元以上的工程监理的有关资料； （9）项目计划批复文件和资金拨借文件； （10）财政资金到位、使用、管理情况报告； （11）产业化经营项目财政资金使用情况报告； （12）资金审计报告、产业化经营项目财务报告和审计报告； （13）项目公示的有关资料； （14）示范推广效果资料； （15）验收统计表（使用国家农发办统一制发的表式）； （16）项目区现状图、规划图；（17）项目区竣工图。 （18）县级验收书和结论； 5、建后管护类包括：（1）工程管护责任书； （2）固定资产移交书； （3）项目形成的各项固定资产的移交清单； （4）各类工程及建筑物产权方案和拍卖及租赁的有效凭证；（5）农、林、水利等单项工程管护制度及细则、管护合同。 第三个问题是：做好档案资料的日常收集分类装订明确了项目档案的主要内容后，收集资料和分类装订归档就是档案管理的最基本工作了，在日常工作中，要明确责任，责任到人，狠抓各类档案资料的收集整理工作。对于文书档案，要建立严格的收发文登记制度、由专人负责传阅工作，做到收文不丢不压，发文不缺不少。对于项目档案，按照项目的前期工作、规划设计、项目实施、项目竣工验收、项目工程的移交管护等各个环节，根据职责分工分别由综合股、项目、工程、财务四个股室人员按时序、内容进行分类收集、整理，做到应收尽收，资料齐全完备。最后,在竣工验收之前，将资料统一汇总装订成册并归档管理。这次省办发文对全省各县进入开发县以来的农发项目工程使用管护及项目运行情况进行全面检查,这几天在检查中，发现不但在竣工项目的移交、运行和管的护方面存在重建轻管的现象，而且在资料的收集归档上同样也存在重工程建设硬件、轻资料收集软件的问题，部分县竣工验收后，项目资料少的可怜，仅有的一些资料也是极不规范，存在措辞不严密、打印排版随意，重要资料缺少签字盖章和时间。有些资料的真实性确实令人怀疑，或者根本就不是按项目管理程序在工作阶段自然形成的资料，而是后期补充的资料。一些单位领导管理不严，要求不高，对职工疏于管理，农发项目管理要么是工作程序不严密，过程简单，要么是形成的资料把关不严，缺乏推敲，抑或在工作时，不注重工作的程序和内容要素，没有资料可收集，收集的资料质量不高、错误百出，这都给我们的工作打了折口。还有一种情况就是即使收集了一些资料，也因为没有形成有效的分类归档和移交制度，致使查阅困难，再加上人员变动频繁，就更加难以找到。一些工作人员，工作没有创新，比如说一个工程产权移交书，几年来沿用一个文本，连格式、话句一点不变，更有甚者，连里面的错误也是一脉相承延续了下来，这就是典型的不负责，马大哈。有一个县的工程产权移交书，明明在移交工程，但移交书上还写着工程产权归县农发办所有，受益村只有使用权，而且这样的移交书作为范本沿用了近十年，这说明工程产权移交只是一个形式，根本没有达到明确工程产权、落实工程管护责任的目的，也正是这个原因，这个县农发工程破损的也最严重，项目区的总体形象脏乱差。档案管理工作搞得好不好，说白了就是责任心强不强的问题。如果说，开发项目没完成、工程质量不过关、资金不到位，诸如还有其他一些问题，都有其客观原因的话，那么档案工作搞不好就是责任心不强，不重视、不认真、不负责的结果。因此，在项目档案管理工作中，必须认真负责，在具体工作中再认真也不为过，再细致也不为过，严之又严，细之又细，力求精益求精，万无一失。我们相信把简单事做好，就是不简单，把平凡事做好了就是不平凡。一句话，要做个有心人。农发工作有一个经验积累的过程，但更多的是要加强学习，从国家层面上说，有财政部令国家农业综合开发资金和项目管理办法，把项目申报申批、项目管理、资金管理、建后管护一系列的工作规定的非常明确，我们省办专门下发了招投标管理办法、明确了工程监理的组织和报账；在每次下发关于编报项目初步设计以及计划的文件中，对项目和资金金管理各方面的问题也都规定的很明确，我们要善于学习政策，吃透文件精神，严格执行国家和省上的各项规定和政策，才能规范我们的农发项目工作，县级农发办要严格执行、认真落实，一些县的招投标、竣工验收和竣工移交还很不规范，市级农发办要抓好好监督检查，特别是要抓好招投标核准监督、工程施工监理管理、竣工验收和质量考评等工作，这即是工作的程序，也是管理的手段，唯有这样才能使我们的农发项目建设和管理走向正规，我们所形成的资金料也才能惊得起考验。我20XX年到开发办以后在综合股，项目所有文字性资料都是我做，有时也烦，牢骚满腹，但我深知写材料也好，为领导提供政策依据也好，还是应对各级检查，查阅以前年度资料是常用事，为了减轻工作量，也为了工作方便，我注意将项目重要资料两条线整理，一是凡经电脑形成的我都按年度按项目建成文件夹保存，至今哪个年度的资料在电脑上我都可以很快把它查找出来。二是凡各工作阶段形成的书面资料，从综合股这块，属于我经手的我都分类收集存放，不经我手的，我汇报领导后，要求工程股、项目股、财务股按职责收集，到年底竣工验收之时，将这些资料按不同的分类装订成册，形成规范的项目竣工验收资料，存档备查。也就是从那时起，我们金川区农发办的竣工项目都有一整套完整的竣工验收资料，从前期准备阶段的项目考察、乡镇竞争立项，到项目审报申批阶段的可研报告、初步设计、前期公示，到计划下达、资金到位管理到项目建设管理阶段的招投标、监理、施工管理，质量评定，单项工程验收，再到项目竣工验收和移交管护全过程各类资料都可以在这套资料中查阅到。我们对土地治理项目平时收集的资料主要分建设管理报告汇编、建设管理文件汇编、招标文件汇编、合同文件汇编、决算文件汇编、文件汇编、监理文件汇编、财务文件汇编、记录文件汇编、竣工图纸汇编 、质量控制评定文件汇编、竣工图纸汇编、项目前期申报文件汇编、项目验收文件汇编、项目后续文件汇编等13个大类进行归类装订的，每一个大类又形成一定的目录，按职责分工，将13个大类资料分别分配给综合股、项目股、工程股、财务股四个股室进行收集归拢，最后由综合股统一设计封皮，统一装订成册，统一归档管理。这样的分类按同类资料归档，便于收集整理，便于查找管理。重点介绍我们金川区的资料收集和分类装订情况。每一个大类目录是这样的第一大类建设管理报告汇编，主要是项目建设完成后，形成的一些成果性报告的资料，这些资料是项目工程建设的核心资料，是项目建设成果展示的关键，做为第一大类收集整理。其目录内容主要有10项。一、建设管理报告汇编目 录1.*年中低产田改造项目建设管理工作报告。项目建设完成后，要完整写出项目建设任务及资金计划下达、建设任务完成和资金到位及完成情况，项目四制执行管理情况、取得的效益分析，存在的问题等内容，）2.*年中低产田改造项目建设过程大事记。 安排专人从项目前期准备、申报申批、项目建设和管理以及竣工验收和工程移交管护等全过程记录主要工作开展情况；年底将记录的大事记归档管理。 3.* 年中低产田改造项目完成情况统计汇总表。 整个项目竣工后，依据单项工程竣工验收书，统计形成项目总体完成情况表，这是项目竣工决算的依据。4.*20XX年中低产田改造项目单项工程阶段性验收书（单项工程完工后，县农发办组织本办工程技术人员、监理、镇开办、项目村组负责人、农民质量监督员共同组成验收小组，按标段进行工程数量完成情况核查和工程质量评定，这是工程决算的基础）。4.1 水利措施部分（彩页封开）4.1.1机电设备已完工程量清单。4.1.2灌排渠系工程部分工程量清单。4.1.2.1一标段已完工程量清单4.1.2.2一标段未完工程量清单4.1.2.3二标段已完工程量清单4.1.2.4二标段未完工程量清单4.2.农业措施部分（彩页封开）4.2.1机耕路工程量清单4.2.1.1一标段已完工程量清单4.2.1.2一标段未完工程量清单4.2.1.3二标段已完工程量清单4.2.1.4二标段未完工程量清单4.2.2.土地平整工程量清单4.2.3垄膜沟灌工程量清单4.2.3.1垄膜沟灌已完工程量清单（农业机械）4.2.3.1垄膜沟灌未完工程量清单4.3.林业措施部分（彩页封开）4.3.1工程量清单.4.4.科技措施部分（彩页封开）4.4.1.科技培训完成情况统计表（历次）4.4.2示范推广项目完成情况统计表（按推广内容分别统计）5项目初验工作报告 6项目验收申请报告（申请市级验收）7.项目监理工作报告（监理部门）8项目竣工报告 9.项目施工管理工作报告（每个施工单位均需提交）10.项目设计工作报告（设计单位）第二大类是管理文件汇编，主要是针对整个项目建设管理过程中形成的一些服务于项目管理性的文档资料，主要包括项目年度计划、前期、中期和后期公示资料、建后管理如产权移交书、管护责任书、管护制度、项目建设形成的系列管理制度、科技推广的系列资料、项目建后效果益评价组织学习培训等相关资料，这些资料是反映建设过程的记录性的资料。二、管理文件汇编目 录1.年度项目计划2.公示类资料 2.1.前期筹资投劳征求意见类资料2.2.批复后实施前公示2.3.中期公示2.4.竣工公示3.建后管理资料3.1建后工程资产移交协议（分措施）3.2资产登记、核销和建档资料3.3建后工程管理目标责任书（分措施）3.4建后管护制度3.4其他4.项目建设相关管理制度5.科技推广系列资料5.1科技推广实施方案5.2科技试验、示范、推广过程记录5.3科技培训文件和安排表5.4科技推广成果5.5其他6.项目后评价系列资料 7项目建设目标责任书8组织学习培训的资料8.1培训方案、计划8.2培训教程8.3参训人员登记8.4培训效果评价8.5考察报告8.9其他第三大类是专门收集整理的招标文件汇编。按招标次数，将每次招标形成的招标申请核准的报告、招标核准批复（这次检查发现有些县招标向县级招标办或采购备案，但没有向宵发办申请备案，也没有向县级监察机关备案）、招标公告、招标文件（另成册）、资格预审、报名等、委托书、会议议程、会议上相关人员讲话或发言、评标系列表格、评标会议记录复印件、评标报告、中标通知书、中标公示、投标文件（另成册）等按顺序归类装订，招标资料是项目管理的重要资料，每次招标前后，都要严格按省开发办招投标管理办法规定的程序和标准进行收集归档，这是招投标活动合法性的最有效证明，一定要把最原始、最真实的招标资料记录在案。三、招标文件汇编目 录一*工程（按历次招标分别列出）1.1.招标方案申请核准的报告（在招标前分别向市农办、区监察局申请核准招标）1.2招标方案核准的批复1.3招标公告1.4招标文件（另成册）1.5资格预审、报名等1.6委托书1.7会议议程1.8会议上相关人员讲话或发言1.9评标系列表格1.10评标会议记录1.11评标报告1.12中标通知书1.13中标公示1.14投标文件（另成册）二*工程（按历次招标分别列出） 第四大类，农业综合开发项目管理实行合同制管理，我们把各措施形成的合同，专门装订成一册，形成合同文件汇编，从前期的规划设计到建设过程不同措施的施工、到工程建设监理以及工程竣工后的预决算审核，均要签订合同，这一类合同因其专业性和执行性强，应由工程股负责拟定、签订、收集、归档。四、合同文件汇编目 录一. 水利措施部分（按历次招标后的标段分别列出）1.1*工程一标段合同（编号：）1.2*工程二标段合同（编号：）二.农业措施部分（按历次招标后的标段分别列出）三.林业措施部分（按历次招标后的标段分别列出）四.田间道路部分五.科技措施部分1.科技推广委托书2.示范项目种植协议3.土地租赁协议4.培训场地租赁协议等5.专家、教授的技术服务合同等6.其它五. 其它1.设计合同（编号：）2.监理合同（编号：）3.工程概预算决算审核合同（编号：）4.其它第五大类，表面上看起来与第一大类的第四部分工程清单重复，实际上是对第一大类第四部分的一个细化和延伸，项目竣工后，工程上要对不同类工程进行严格的决算，决算就要靠大量的基础资料来做支撑，同时,要根据工程量清单核算工程款这些资料就全部归到决算文件汇编之中。五、决算文件汇编目 录*中低产田改造项目完成情况统计表一、水利措施部分1.渠系工程完成工程量清单列表1.1一标段渠系等工程完成情况汇总表1.2二标段渠系等工程完成情况汇总表2.机电设备完成情况清单3水利措施部分计量签证1.1一标段工程计量签证清单（分别编号：）1.2二标段工程计量签证清单（分别编号：）二、农业措施部分1.1一标段机耕路完成情况汇总表1.2平整土地工程完成情况汇总表1.3垄膜沟灌工程完成情况汇总表1.4农机具购置完成情况汇总表三、林业措施部分1.1经济林完成情况统计表1.2防护林完成情况统计表四.科技措施部分1.科技推广完成情况统计表2.科技培训完成情况统计表3.其它五. 其它六、综 合 文 件 汇 编 目 录一.省市下发的项目文件二.党委、政府及其它部门文件三.各类上报、请示、批复、通报等文件四.各类信息、宣传报道、阶段性统计报表五.年度项目计划六.其它七、监理文件汇编 目 录1.监理委派书2. 监理工作实施细则3. 监理工作报告4. 相关监理报表5. 监理过程中形成的文件6. 其他八、财务文件汇编目 录1.资金的批复计划类文件 2.下达资金的文件3.配套资金的文件4.资金运作过程中能证明资金到位的凭据5.资金运作过程中的阶段结算单6.工程财务运行报表7.项目实施期间检查、审计中意见建议结论报告等8.财务人员依据资金的运作情况制作统计图9.项目区农民等受益对象筹资投劳反应10.根据农业开发项目的具体办法结合自身实际制定的一些有针对性的管理办法等11.财务决算报告12.上报各类财务方面汇报材料13.其它九、记录文件汇编 目 录1.相关会议记录复印件2.现场管理人员施工日志3.监理日志4.影像资料（包括反映项目建设和管理过程的各类图片资料和年终项目建设汇报片）5.其它 第十大类是项目建设过程资料产生最多，也是最需要收集整理的关键性资料；特别要注意收集整理，主要收集整理在施工过程中，由管理单位、监理人员出具给施工单位的施工质量控制和评定等方面的资料。这是反映工程质量控制和评定的有效证明。这一类资料在整个资料中所占的份额最大。按不同措施、不同标段收集装订。一个标段一份。十、质量控制评定文件汇编(*工程第一标段) 目 录1、中标通知书2、合同协议书3、工程量清单4、合同项目开工申请表5、开工申请报告6、合同项目开工令7、进场通知8、施工组织设计申报表9、施工技术方案申报表10、施工组织设计11、进场施工设备报验单12、施工组织机构申报表13、项目组织机构图14、企业法人营业执照15、安全生产许可证16、机构代码证17、其它企业资料18、施工进度计划申报表19、施工进度横道图20、进场材料报验单21、产品合格证22、施工图用图计划报告23、各种图纸24、联合测量通知单25、施工放样报验单26、单元工程开工申请单(包括: 渠系和泵（电）站 建筑工程、土方明挖工、土方夯填 混凝土板（块）预制、碎石垫层铺设27、验收申请报告28、单元工程竣工报验单29、单元工程施工质量评定表30、单元工程施工质量报验单 十一、竣工图纸汇编 目 录1.项目区位置图2.项目区竣工平面图3.项目区规划图4、各类措施竣工图5.其他十二、项目前期申报文件汇编 目 录1.*中低产田改造项目建议书（另成册）2.*中低产田改造项目可行性研究报告（另成册）3.*中低产田改造项目初步设计（另成册）4.其他 十三、项目验收文件汇编目 录1、单项工程阶段验收鉴定书1.1水利措施第一（第二、）阶段验收鉴定书1.2农业措施第一（第二、）阶段验收鉴定书1.3*（分项列举）2.项目竣工验收鉴定书2.1水利措施竣工验收鉴定书2.2农业措施竣工验收鉴定书2.3*（分项列举）3.县级初验意见（可后续这补充）4.市级验收意见（后续