技术文件管理.doc

技术文件领用流程1.目的统一技术文件的领用流程，有效控制技术文件的时效性，确保生产计划顺利完成。2.范围本规定适用于：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件领用，也包括一定范围的外来标准和顾客提供的图样领用管理。3.职责 技术部资料室是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。4.工作程序4.1 技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。4.2技术文件的领用、借阅、发放4.2.1文件领用、借阅填写文件领用申请单、文件借阅申请单。4.2.2已编号登记且通过审核、批准的技术文件，由技术部资料室负责发放。4.2.3技术部资料室应按生产计划，统一分发并定期更新技术文件，确保分发至各部门的技术性文件现行有效。4.2.3.1计划投产的产品经技术部审核，资料室存档技术资料齐全的，由公司计划员依据生产计划节点填写文件领用申请单，经相关领导审批后领取全套技术资料（备料单、领料单、下料单、图纸、机械加工工艺卡等）。4.2.3.2计划投产的产品经技术部审核，资料室存档技术资料不能满足指导生产的，由技术研发部设计图纸，生产科副科长依据生产计划节点填写文件领用申请单，经相关领导审批后领取备料单，待全套技术资料整理完毕，由公司计划员依据生产计划节点填写文件领用申请单，经相关领导审批后领取全套技术资料（领料单、下料单、图纸、机械加工工艺卡等）。4.3 技术部资料室要建立图纸发放回收登记表，文件发放后，领用人应在发放记录上签名；在发放文件上，文件管理人员应加盖 “山东通佳机械有限公司内部资料”，注明发放日期。4.4 技术文件和资料发放前，技术部应在文件和资料的左上角加盖“受控”章。4.5发放前，技术部资料室按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等）明确区分，填写文件受控清单。同时在清单中标明已发放文件现行修订状态，以防止作废或失效文件的误用。4.6技术文件的借阅、复制和保管技术部资料是文档管理员专职负责技术文件发放登记、技术文件原本的贮存、以及技术文件的借阅收发和复制备份。4.7各部门（质检科、销售部、供应科等）人员需要借阅、复制技术文件或资料的，必须执行文件控制程序。4.8技术文件的贮存保管要采用妥善的方法，避免文件丢失、受损、受潮霉变；按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等）明确区分技术文件。4.5技术文件的修改4.5.1修改原则。技术文件的修改应遵循以下原则：图样、技术文件的更改，应确保不降低产品质量标准（致使产品质量低于国家标准），也不得违背有关法律或技术标准的规定；修改要遵循“谁编制、谁修改”的原则；修改后，应确保图纸、图样与文件，内容清晰和完整、格式统一；修改后，应确保修改前的原文件或图纸、图样妥善贮存，可查阅。4.5.2修改流程技术文件修改，由文件的原审批人员牵头进行、并报请审批（技术部负责人审核、总工程师批准）。原审批人员不在时，由总工程师指派人员实施修改，修改后的文件同样需要审批；总工指派其他人员修改的，参与人员必须获得修改文件原审批所依据的背景资料。技术文件修改的，应填写文件更改申请单（在更改申请单中注明：修改前后的内容和修改原因）。经技术部负责人审核，总工批准后实施更改；应按总工批准的内容修改技术文件，在文件更改申请单中添注修改号和修改人员签名，修改文件盖“修订”章。 4.5.3修改方法技术文件的修改分为划改和换页两种，更改内容较少时，可在文件上“划改”；修改篇幅较长的，宜采“换页”方法。4.5.3.1“划改”较简便，将图纸、图样或文件中需要更改的尺寸、文字、符号、图形等用细实线划掉，然后添注正确的尺寸、文字、符号、图形。被划掉的部分应当可清楚看出修改前情况；同时划线修改处，应加盖“图纸或文件修订”章并标记修改日期，同时完整填写文件更改申请单，作好修改记录，确保有据可查。（技术标准、技术通知不可以“划改”）4.5.3.2“换页”即用修正过的页面替换存在错误的页面。换页适用于划改会引起误解或有损文件清晰度或内容多而添注不下等情形；换页修改时，新换页面上应加盖“修订”章并标记修改日期，同时完整填写文件更改申请单，作好修改记录，确保有据可查。4.6技术文件的重新发放因图纸、图样及文件损坏、破坏、污损等原因不能再使用，需重新更换新图纸、图样及文件的，原分发号不变，旧图必须收回或销毁。文件回收和重新发放，必须加盖“图纸及文件发放回收章”，注明回收或重新发放日期、以及文件名称和编号。若丢失图纸、图样或文件的，需要补发，在发放登记本上记录已丢失文件名称、注明丢失图纸图样或文件的发放号并分配新的分发号。4.7技术文件收回与作废的管理4.7.1技术文件收回。产品完工验收、工厂转产、产品技术标准变化等原因，导致技术文件不再使用的，由文件管理人员及时收回；文件丢失或损毁的，在发放登记本签名的领用人承担相应的经济责任。4.7.2技术文件作废。收回的技术文件，由技术部统一归档、并决定文件的处置；决定经总工程师批准生效。完全没有保存价值的技术文件，由技术部负责人会同有关技术人员校对核实后，填写文件销毁申请单（注明文件名称、编号和销毁理由），并经总工程师批准，即可销毁。销毁申请单应妥善保存，有据可查。为便于今后的产品技术改造、或因法律规定原因而保留的技术文件，应加盖“作废”章以防误用，并妥善贮存。4.8外来技术文件和资料的管理收到外来技术文件和资料的部门，应识别其适用性。初步识别为有用的外来技术通知、技术标准或产品图纸图样，经过技术部审核，总工程师批准后，文件管理人员必须加盖“受控”章和“外来图样专用”章。文件管理人员应确保受控文件，及时