物资采购管理制度.doc

分公司物资采购管理制度1、目的为加强对物资采购工作的管理，做到有章可循，以保证公司生产经营的正常运转，特制定本制度。2、原则2.1、采购时本着物美价廉的原则，要货比三家、价比三家，在同等质量，同等价格的情况下，到能开据增值税发票的单位购买。2.2、为降低采购成本，采购物品时，严格确认计划的准确性，确保采购品种不浪费。2.3、环节精简：尽量压缩进货环节，加快采购速度。 2.4、路线最短原则：在商品价格相近的情况下，就近采购。 2.5、省时原则：尽量减少中转手续，节约时间。 2.6、经济节约：从各方面节省采购成本。3、过程管理公司所有的外购物品实行统一归口管理，采用专人询价、专人比价、专人采购、专人复核等多岗位相结合的管理。4、名词解释：4.1、采购分类：4.1.1、计划内采购：计划采购是指在每月提前递交的采购计划中需要采购的生产用常规原材料、辅助材料（含直接材料、间接材料、消耗品）及机器、设备、工具（含零配件、量具、检验仪器、模具等）。4.1.2、非计划采购是指在每月计划外出现的临时性采购（含直接材料、间接材料、消耗品、零配件、量具、检验仪器、模具等）。4.1.2.1、非计划内采购根据采购的总金额分为：零散采购：采购总金额不超过1000元。一般采购：采购总金额在1000以上至30000元内。大宗采购：采购总金额超过30000元以上。4.1.2.2、非计划内采购根据采购的时效性分为：（1）紧急采购是指突发情况下为保证正常运营必须马上及时采购到位的。（2）一般采购是指在计划外出现需要采购的物资，但是短期内不需要及时采购到位，可以有一定采购周期。4.2、合格供应商：合格供应商是指根据采购需要对各项采购物资经过使用部门、采购部门、财务部门三个部门联合审核后确认的可以提供质量合格产品且符合公司价格标准的供应商，原则上每个需采购物品均有3家以上合格供应商。4.3、采购方式分类：4.3.1、竞价采购：竞价采购是指直接在合格供应商名录中核价后采用符合使用要求与质量前提下的最低价进行采购。4.3.2、比价采购：比价采购是指在满足使用要求与产品质量前提下，向所有供应商进行询价，经各部门综合评定后进行采购。4.2.3、招标采购：招标采购是按国家招标要求（主要采用邀标形式）向所有供应商发出招标邀请函，采用标准的招投标方式确定最终供应商后予以采购。5、流程标准：5.1、合格供应商选定流程：在未指定供应商管理制度之前，按本流程确定合格供应商。执行部门或执行人供应商选定流程申购部门负责人、总经办、财务部总经办、财务部综合办：采购员厂长、总经理总经办、财务部综合办、总经办、财务部综合办：采购员综合办：采购员备选供应商目录合格供应商审批合格供应商目录供应商条件对比退出N预选供应商评审Y供应商资料整理供应商资料收集预选供应商考察确定预选供应商5.2、竞价采购流程： 竞价采购流程执行部门或执行人需求部门需求部门领导询价岗询价岗需求部门领导总经理采购岗申请采购领导签字确认合格供应商询价上报询价记录领导签字确认总经理签字审批执行采购流程说明1、 竞价采购的询价只能在合格供应商在选择，询价必须不少于3家以上合格供应商。2、 询价员对各供应商报价做书面记录，有住来文件请做附件一同交需求部门领导签字确认。3、 需求部门领导签字确认后，报总经理签字审批。4、 采购部门拿到总经理签字审批的采购单后方可执行采购。5、 如是紧急采购询价和确认时间不得超过1个工作日。5.3、比价采购流程：比价采购流程执行部门或执行人需求部门需求部门领导询价员比价员需求部门领导总经办、财务部总经理采购部门申请采购领导签字确认询价比价开会研究总经理签字审批执行采购流程说明1、 比价时必须不少于5家以上供应商询价，合格供应商名录中有的供应商优先考虑；2、 询价的过程中各个流程所产生的往来文件，由询价人员整理并全部上传至指定OA共享文件夹中（纸质文件扫描上传），包括但不限于（询价单、往来邮件、纸质报价单、电话沟通的情况），要求做到有整合总表和相对应供应商的资质文件；3、 由财务部整合所有的文件资料提交至办公会议，办公会议依据资料确定比价结果，经由总经理审批后交由采购岗位执行；4、 最后所有的资料及合同一并由办公室负责保管存档，保存时间依据档案保管制度相关规定执行。5.4、招标采购流程：执行部门或执行人招标采购流程需求部门申请采购需求部门领导签字确认招标部门招标通知采购部、财务部、总经办主持投标接受投标评标委员会进行评标评标评标委员会审核，总经理审批并定标，采购部发出定标通知书开标采购部与中标供应商签订合同签订合同流程说明1、招标部门必须寻找联系供应厂家五家以上；并在7天内完成相关厂家的询价比价工作，最终选定三家以上入围单位发出招标通知书；同时整合整个询价比价过程中的所有相关资料，并制作汇总文件；2、发出招标通知书后5个工作日由采购部、财务部、总经办主持投标，接收供应商投标。3、接收供应商投标后评标委员会对各供应商的投标进行评标，评标委员会在1个工作日内确定最终排名，并以投票的方式选定一家候选单位；交由总经理进行审批，总经理在1天内完成审批过程，发出定标通知； 4、采购部在3天内签订合同。合同签订由采购部按照总经理审定的中标人的相关资料起草合同，启动合同审核程序。最后由总经理审核。审核确定的合同文稿，由采购部与供货厂家签订正式供货合同。 6、采购方式实施标准：6.1、计划内采购：采取竞价采购方式，未有合格供应商的根据采购金额大小采用比价采购方式或招标采购方式进行采购。6.2、非计划性采购：所有非计划性采购均按下表标准选择相应的采购方式进行采购：采购类别紧急采购一般采购备注零散采购竞价采购方式竞价采购方式一般采购竞价采购方式比价采购方式报总部备案大宗采购比价采购方式招标采购方式报总部批准注：紧急采购时有合格供应商的必须在合格供应商范围内采购，无合格供应商的，必须经工厂厂长、分公司总经理核准后，报公司总部备案后才予以采购，大宗采购必须由总部批准后才予以采购。7、采购入库：7.1所有物资采购完毕均按公司规定办