会议接待ppt课件.ppt

1,会议接待,2,接待的含义和作用,1、会议接待的含义会议接待是指围绕会议参加人员的迎送和吃、住、行、游、乐等方面所做的安排，是会务工作的重要组成部分。2、作用为会议活动提供保障树立良好的社会形象,3,接待的准备工作,1、了解与会人员的情况（与会人员的基本情况，参会目的、意图和背景，抵达时间和交通工具）2、拟定接待方案（接待计划和日程安排）3、落实具体事项（专人负责)4、做好接待经费的预算5、安排好保密及新闻报道工作6、做好礼品、纪念品的准备工作,4,会议接待的工作流程,迎接陪车和引导会议登记茶水与茶歇服务会议食宿安排观看文艺节目与参观游览安排返离，清理会场,5,迎接,迎接工作的要点：确定迎送规格掌握到达和离开时间适时献上鲜花不同客人按不同方式迎接,6,迎接礼仪,7,1.对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。,8,2.主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。,9,3.接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到xxx”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。,10,名片使用的礼仪,在商务交往中有两个关于名片使用的要点：,随身携带名片,一定要有名片,11,名片不准随意涂改,1,名片不提供私宅电话,2,名片上一般不出现二个以上头衔,3,名片使用的礼仪,名片的外观内容上有三不准原则：,12,名片使用的礼仪,索要名片有几个点要注意：,13,接受别人名片的注意事项：,名片使用的礼仪,14,4.迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。,15,5.主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。,16,6.将客人送到住地，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。,17,陪车和引导,引导礼仪陪车座次安排开关门礼仪,18,（1）在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。,引导礼仪,19,（）在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。,引导礼仪,20,（）在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。,引导礼仪,21,（）客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。,引导礼仪,22,乘车的座次安排,23,（一）小轿车,、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧为末席。,24,（一）小轿车,25,、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席。,（一）小轿车,26,、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。,（一）小轿车,27,、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。,（一）小轿车,28,、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座。,（一）小轿车,29,、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。,（一）小轿车,30,吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。,（二）吉普车,31,旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。,（三）旅行车,32,开、关门的礼仪,一般情况下，无论是进出办公大楼或办公室的房门，都应用手轻推、轻拉、轻关，态度谦和讲究顺序。进出房门时，开关门的声音一定要轻，乒乒乓乓地关开门是十分失礼的。进他人的房间一定要先敲门，敲门时一般用食指有节奏地敲两三下即可,33,如果与同级、同辈者进入时，要互相谦让一下。走在前边的人打开门后要为后面的人拉着门。假如是不用拉的门，最后进来者应主动关门。如果与尊长、客人进入，应当视门的具体情况随机应变，这里介绍通常的几种方法：,开、关门的礼仪,34,（）朝里开的门。如果门是朝里开的，秘书应先入内拉住门，侧身再请尊长或客人进入,开、关门的礼仪,35,开、关门的礼仪,36,（）朝外开的门。如果门是朝外开的，秘书应打开门，请尊长、客人先进。,开、关门的礼仪,37,开、关门的礼仪,38,（）旋转式大门。如果陪同上级或客人走的是旋转式大门，应自己先迅速过去，在另一边等候。,开、关门的礼仪,39,开、关门的礼仪,40,无论进出哪一类的门，秘书在接待引领时，一定要“口”、“手”并用且到位。即运用手势要规范，同时要说诸如“您请”，“请走这边”，“请各位小心”等揭示语。,开、关门的礼仪,41,会议登记,会议登记需要准备的资料：会议登记表会议入场证票证会议资料袋与会者通讯录会议签到资料,42,作用,提前掌握与会者信息；预先安排,预先安排,提前准备会议资料袋；预先填写登记卡；预先处理收费事宜；预先排房间；提前做好服务准备,预先登记,43,现场登记,态度认真，服务专业,准备充分,对待付费事宜高度警惕,遵守服务礼仪、礼节,机警应对突发事件,44,45,46,47,48,49,50,茶水与茶歇服务,51,茶水服务,茶水服务的准备工作1、会场内的茶具要选择花纹、样式、颜色相同的。2、检查茶杯无污渍、无指纹，干净明亮。3、茶杯要按会议人数每人一套，每套茶杯下面要有垫盘，同时还要准备适量备用杯。4、茶杯摆放要做到纵横整齐划一，通常情况下茶杯摆放在客人右手距会议桌前边沿五公分，把杯子柄呈四十五度角向右侧。,52,茶水服务的准备工作5、据跟会议安排，需要准备矿泉水等其他饮料的，将其摆放在与会人员右手旁。6、饮料商标朝向需要一致。7、需要水果的，事先洗干净、装盘并摆放整齐。,53,茶水服务注意事项,1、进行茶水服务时要注意主次顺序，在人员较多的情况下，可多人同时进行服务。2、添加茶水时，以七分满为宜，并注意服务对象的动态，以免发生碰撞。服务过程中要做到沉着冷静，不可慌乱；给服务对象递送茶水时，要注意递送的速度；摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在服务对象的右手位置，并说：“请用茶”。茶水以每20-30分钟添加一次为宜。,54,茶歇服务,中小型会议特别是公司或组织的高层会议，会间茶歇很重要通常安排在上午和下午会议的中间，时间一般15-45分钟茶歇的准备需要注意点心、饮品、摆饰、开放时间的要求。,55,会议食宿安排,56,住宿安排,1、住宿安排应当遵循的原则住宿要相对集中住宿地与会场距离要近住宿安排要合情合理住宿规格要适中，勤俭节约2、住宿安排应当注意的小细节,57,餐饮安排,餐饮安排的环节统计就餐人数确定就餐标准定好就餐形式预定餐厅，商定菜谱发放就餐证就餐时间安排,58,敬酒也就是祝酒，是指在正式宴会上，由男主人向来宾提议，提出某个事由而饮酒。在饮酒时，通常要讲一些祝愿、祝福类的话甚至主人和主宾要发表一篇专门的祝酒词。祝酒词内容越短越好。,参加正式宴会向客人敬酒的礼仪要点,59,敬酒可以随时在饮酒的过程中进行。要是致正式祝酒词，就应在特定的时间进行，并不能因此影响来宾的用餐。祝酒词适合在宾主入座后、用餐前开始。也可以在吃过主菜后、甜品上桌前进行。,参加正式宴会向客人敬酒的礼仪要点,60,在饮酒特别是祝酒、敬酒时进行干杯，需要有人率先提议，可以是主人、主宾，也可以是在场的人。提议干杯时，应起身站立，右手端起酒杯，或者用右手拿起酒杯后，再以左手托扶杯底，面带微笑，目视其他特别是自己的祝酒对象，嘴里同时说着祝福的话。,参加正式宴会向客人敬酒的礼仪要点,61,有人提议干杯后，要手拿酒杯起身站立。即使是滴酒不沾，也要拿起杯子做做样子。将酒杯举到眼睛高度，说完“干杯”后，将酒一饮而尽或喝适量。然后，还要手拿酒杯与提议者对视一下，这个过程就算结束。,参加正式宴会向客人敬酒的礼仪要点,62,在中餐里，干杯前，可以象征性地和对方碰一下酒杯；碰杯的时候，应该让自己的酒杯低于对方的酒杯，表示你对对方的尊敬。用酒杯杯底轻碰桌面，也可以表示和对方碰杯。当你离对方较远时完全可以用这种方式代劳。,参加正式宴会向客人敬酒的礼仪要点,63,如果主人亲自敬酒干杯后，要求回敬主人，和他再干一杯。,参加正式宴会向客人敬酒的礼仪要点,64,一般情况下，敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为先后顺序，一定要充分考虑好敬酒的顺序，分明主次。和不熟悉的人在一起喝酒，要先打听一下身份或是留意别人对他的称呼，避免出现尴尬或伤感情。如果你有求于席上的某位客人，对他自然要倍加恭敬。但如果在场有更高身份或年长的人，也要先给尊长者敬酒，不然会使大家很难为情。,参加正式宴会向客人敬酒的礼仪要点,65,如果因为生活习惯或健康等原因不适合饮酒，也可以委托亲友、部下、晚辈代喝或者以饮料、茶水代替。作为敬酒人，应充分体谅对方，在对方请人代酒或用饮料代替时，不要非让对方喝酒不可，也不应该好奇地“打破砂锅问到底”。,参加正式宴