门店盘点制度.doc

ITAT集团 营采规字071122门店盘点制度一、盘点的定义所谓盘点是定期或不定期地对店内的商品进行全部或部分的清点，以确实掌握该期间内的实际损耗。盘点种类可分为大盘、小盘、不定期抽盘，盘点有非商品物资盘点和商品盘点，一般所谓盘点为对门店所有商品进行盘点。二、盘点的意义盘点是衡量门店营运业绩的重要指标，也是对一段时间内的营运管理的综合考核和回顾。盘点的数据直接反映的是损耗，这些损耗同样可以反应门店在营运上的失误和管理上的漏洞，所以发现问题、改善管理、降低损耗是盘点的工作目标。具体来说，盘点可以达到如下目标：1、分店在本盘点周期内的商品盈亏状况；2、分店最准确的目前的商品库存量，同时可以将所有商品的电脑库存数据恢复正确；3、得知盈亏数量最大的商品，通过分析原因，在以后的日常管理工作中有所加强，控制损耗。三、盘点的周期1、各门店每月盘点，时间一般在中旬的周二至周四进行，盘点前必须做盘点申请及盘点计划。2、总部对全国各店实行统一盘点或采取分区统一盘点的方式。公司要求所有门店把盘点结果上报总部各所属营采中心。3、店长、主管等管理人员异动、离职交接，门店必须进行盘点；门店如果撤场，门店要进行“零库存”盘点。四、盘点的要求要求盘点所有的点数、资料必须是真实的，不允许作弊或弄虚作假，掩盖漏洞和失误。盘点的过程要求是准确无误，无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的点数，都必须准确。所有盘点过程的流程，包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等，都必须完整，不要遗漏区域、遗漏商品。五、盘点的流程1、在盘点过程中，门店店长为盘点总负责人、会计为监盘人，对盘点过程起监督负责的作用。2、门店在进行盘点结束后，必须要做门店盘点盈亏差异表及盘点分析，并且要做个人赔款明细。门店会计、电脑管理员若兼管几家门店，要承担自己所在门店盘点赔款（按岗位赔款系数）。3、具体盘点流程见附件4. 盘点差异赔款办法4.1.货物丢失，对于能查清当班责任人的，由责任人进行收银台买单处理。4.2.对于分店小盘、会计抽盘中发生盘亏的，由分店查清责任人，报总部审批处理。另总部需对盘亏商品调整库存。4.3.对于每季大盘点，若发生盘亏和盘赢，分店要迅速查明原因，无论盘亏和盘赢，都是不正常的。4.4.盘亏赔款办法：依照商品成本价按系数进行赔偿。4.5.分店的盘亏最终确定后，进行相应赔偿，库存进行相应调整。盘点赔款系数表职 位赔偿系数备注店长（正、副）、防损经理、收货经理、30防损主管、收货主管、监察专员楼层经理、各部门经理（防损经理、收货经理除外）25楼层主管、各部门主管、(会员经理/主管除外)收货员、防损员、2楼层班组长、助理、陈列员、培训员、夜间防损会计、电脑管理员、导购员、收银员1.2会员经理/主管电工、会员区服务员、保洁员、缝纫员、会员拓展员、0.8注：会计、电脑管理员赔款系数为1.2；若会计、电脑管理员兼管3家（含3家）以上门店、则赔款系数为0.6； 另外，会员经理/主管赔款系数调整为1.2；自2007年12月1日起执行；赔款规定：盘亏总系数=岗位系数*岗位人数之和如：导购员应赔偿金额=盘亏总成本金额（1.2盘亏总系数）六、盘点的注意事项1.盘点计划：门店在盘点之前，一定要制定盘点计划上报到营采中心总经理处。2. 盘点报告2.1.各门店盘点报告应该包括两部分：一是盘点差异明细表,见附件2：，二是盘点总结（即文字分析）；2.2.在总结中要反映门店盘点前库存总数、手工明细帐帐面总数、会计帐面总数和盘点后电脑库存总数等四项数据及其差异，以便各店和总部进行相关分析；2.3.在总结中要进行数据分析，如盘盈数量，盘亏数量等各类差异的具体数量；2.4.在总结中要对存在的差异问题进行深入的分析，并提出改进措施，如按部类的差异分析，对于产生差异最大的部类，提出怎样的建议和解决问题的方法，还要分析产生差异的主要原因等。2.5.盘点分析中必须统一使用EXCEL表格进行分析。2.6.盘点报表和盘点总结，店长、主管和会计都必须签字确认。3. ITAT盘点报表系统说明：31赔款表格包括丢失赔款，串款赔款；32串码：商品条码前九位数相同，后四位数不同可视同串码；33串款：商品条码前九位不同，不论销售价格是否相同均视同串款；34其它：盘点差异原因不属于盘盈、盘亏、串款、串码四类原因之外的其它原因；35各类差异明细表的合计数据应该与汇总表差异合计数相同；36盘点分析表须按部类分列表格。附件确定盘点时间门 店 盘 点 流 程一、盘点流程图成立盘点小组盘点前准备制定盘点计划盘点行政安排盘点用品准备货柜编号商品/系统整理员工分组货品整理人扫描人监督扫描人监盘人根据部类整理库房的整理次品的整理未确认单据整理未收货品单独存放卖场货柜编号仓库货柜编号纸箱或购物车笔和编号牌盘点过程记录表盘点用餐饮用水打车费用店长召开盘点动员大会开始盘点盘点状态调整创建盘点单号手工清点数量并记录在盘点过程记录表监盘人货品运输盘点过程整理货品准备第二日营业会计更新库存货品扫描货品归位盘点结束店长召开当日盘点小结会扫描数及异常情况记录在盘点过程记录表会计保管盘点过程记录表手工清点数量并记录在盘点过程记录表 营采中心导出盘点差异汇总表安排员工安全回家附店长门店盘点总结在盘点中发现重大问题，要及时上报监察中心会计做出盘点盈亏表财务审核盘点完结二：“零库存”盘点流程商品全部调出盘点前准备非商品物资调出盘点状态调整开始盘点创建盘点单号选择小盘、选所有部类包括非商品物资盘点过程创建盘点纸号盘点确认在扫描条码处输入欢乐送会员卡（代码970）、存盘。营采中心导出盘点差异汇总表在盘点中发现重大问题，要及时上报监察中心会计做出盘点盈亏表财务审核盘点完结注：零库存盘点条件为门店撤店情况下，除此之外，任何门店不得进行零库存盘点。盘点流程指引：1、 盘点前准备2、 盘点过程3、 盘点后盘点盈亏分析及总结4、 盘点赔付标准一、盘点工作的组织：1、总负责人为店长，并设立盘点领导小组，成员由店长、主管及各盘点小组组长组成。2、盘点具体时间安排：盘点时间盘点类别盘点门店月 日10类、50类月 日20类、60类月 日30类、80类附：大类商品划分资料3、盘点具体分组及职能分工：（1） 分组原则：以门店现有POS的数量决定分组数量。若门店有2台POS机，则相应分成2组；若门店有4台POS机，则相应分成4组，以此类推。（2） 每组具体人数及分工：（注意：以下分工是按照流水操作来分工的）岗位人数谁担任工作要求货品整理人4人导购，分成2队，每队2人1、 整理所负责货柜的货品并手工点数；2、 填写盘点过程记录表；3、 将货运往POS机盘点；4、 协助扫描人扫描；5、 扫描完后负责将货品返回柜台并上货整理。扫描人1人收银员负责将货品扫描监督扫描人1人电脑管理员培训过的收银员。1、 负责帮扫描员看屏幕，看是否有异常情况；2、 电脑屏幕是否在盘点状态？3、 扫描入机时数量跳动是否按1顺加；4、 收银员扫描是否规范？5、 填写盘点过程记录表。包括对异常情况的填写，如无法扫描入机的商品等。监盘人1人会计或防损员1、 监督整体扫描过程，确定是否有效？2、 对扫描后的盘点商品进行手工点数，进行复核，填写盘点过程记录表。3、 收齐每组盘点过程记录表。盘点小组组长1人骨干人员全程监控盘点是否按公司要求进行，对盘点过程中出现的问题及时协调、组织和安排，以保证盘点顺利进行。4、盘点用品的准备：（盘点前一天准备好以下盘点用品）：（1）盘点用纸箱：装运每一个货柜的商品进行盘点（2）盘点用笔及相应办公用品（3）盘点过程记录表。格式如下：盘点纸号：如10001（此编号指10类的第一个货柜编号，电脑盘点纸号即货柜标号牌）扫描前手工点数数量：货品整理人签字：（双人签字）扫描数数量：监督扫描人签字：货品盘点完上柜复核手工点数数量：监盘人签字：店长签字确认：扫描差异记录表商品条形码（或品牌及商品大类）数量异常情况描述备注：1、异常情况描述包括：无法扫描入机的商品、无吊牌的商品等现象；2、对于无吊牌的商品在填写时有两种处理：通过和卖场其他相同货品的对比，得知该无吊牌货品的条码；若实在无法得知条形码情况，则在该表商品条形码栏内填写“品牌及商品大类”，如金盾西装、或某某品牌衬衣等等。 3、上述异常情况在目前的卖场货品中存在的数量应该很少，甚至没有，但为了盘点的准确性，还需关注这一点。（4）货柜标号牌：即时贴，将货柜编好号后贴在每一个货柜左上角。5、盘点注意事项（需重点培训）：（1）填写任何表格均要求数字填写规范，不允许出现数字缭草，难以辨认。（2）对货柜进行编号的原则：从左至右，一个货柜一个编号。不允许出现重号、断号。编号规则为5位数，前2位是大类代号；后三位是序列号，如10001表示10大类的第一个货柜；10002则表示10大类的第二个货柜编号；依此类推。对于仓库内的货品也按仓库货架编号，且和卖场货柜编号是连续的，如60类鞋，卖场最后一个货柜编号为60099，则仓库的编号应该从60100开始往下编。（3）商品大类划分要透彻掌握。10大类盘点盘哪哪些货品？20大类包含哪些品牌？所有盘点人员都要非常清楚。（4）每个参与盘点的员工都要清楚此次盘点的流程，保证每个人100%清楚。并且各岗位人员知道自已的岗位职责，各司其责。（由盘点小组组长负责，并负责抽查员工掌握情况）（5）电脑管理员对店长、盘点小组组长、监盘人、扫描员、监督扫描员培训盘点的电脑操作要求，务必保证每个人都非常清楚。特别让监督扫描员清楚，需要监督电脑在盘点状态；在盘点表输入界面，“本单数量”是否按1正常顺加？盘点录入数量是否有重大异常情况。（电脑操作要求见附件）（6）因为盘点的开始和盘点结束时的库存更新这两个指令均由门店会计操作，所以请各门店会计对整个系统的操作一定要了如指掌。（7）在附件“电脑操作要求”中开始盘点的第二点：“开始盘点前，应该完结所有与库存有关的单据（如进出货单等单据）”。请各店重视！6、行政工作安排：（提示：每天只盘1-2个部类，时间不应很长，各店视实际情况对下述工作适当安排。）（1） 前准备好盘点用餐、准备好矿泉水，解决员工的后顾之忧；（2） 于盘点结束后时间已经很晚的情况下，门店可组织车辆送员工回家，保证员工的人身安全。7、对新店开业过程中出现的无法扫描入库的商品的处理。当时要求所有的门店对无法扫描的商品封箱，单独存放于仓库。无论该项工作之前是否有反馈，现明确要求对该部分商品重新进行手工盘点。盘点结果在 年 月 日18：00前由各门店统一反馈至营采中心总经理处，不得有误。该部分商品盘点由店长安排、由会计或防损员监盘（均要签字确认）。盘点手工单据由财务保管。该部分商品盘点完后，单独存放于仓库内，做好明显标记，等待公司总部指令返回公司物流中心。不再参与 日的大盘点。表格如下：品牌及大类条形码数量异常情况描述如金盾衬衣盘点人签字： 财务签字： 防损主管签字： 店长签字：二、盘点的具体操作流程；（以10大类为例）1、盘点前准备：（1）货品整理：盘点前二天将货柜及仓库的货品按大类归类整理好，保证每天所盘的货品是同一大类的，而且不得有遗漏，尤其是仓库的货品。（2）货柜编号及粘贴：编号规则见盘点注意事项B点；盘点前一天将货柜标号牌贴在相应的货柜上。（3）盘点状态调整：每天盘点前由门店会计将电脑调整为盘点状态。（4）单据确认：保证所有已出入库商品的电脑单据已全部处理完毕。同时所有调整库存申请总部是否全部收到。（5）对盘点前未入库或已做调拨（退货）且单据已经确认的商品一定要另行摆放，并在外箱显著位置注明“该商品不参于此次盘点”字样。(6)盘点之前必须对上一次盘点结果进行处理，处理完毕后，方可进行下一次盘点。（7）对于未按以上6点要求做准备的分店，从而造成差异数据大的门店，总部财务有权对该门店负责人进行相关处罚。2、盘点当天的盘点动员大会：由店长组织，强调盘点的重要性以及分工情况、各岗位职能以及盘点注意事项，对当天盘点的工作作一个程序上的安排。次日盘点必须对前一日的盘点进行总结，对前一日盘点中出现的问题进行讲解，对盘点过程中有严重违规现象的人和事进行通报批评。3、正式盘点：（1）每一盘点小组的货品整理人员分为2队，每队2人。第一队将货柜编号为10001的商品进行归类整理，并手工点数，记录在“盘点过程记录表”上，双人签字。随后装入备用纸箱运往POS机处进行扫描作业。此时需将“盘点过程记录表”传给监督扫描人。进行扫描作业时，第一队货品整理人员进行分工，第一人整理好货品和货品条码，将条形码调整到能够扫描，传给第二人，由第二人在收银台协助扫描人进行扫描并装入备用纸箱。（第二人协助扫描主要是提高扫描速度）。对不能扫描的商品单独放入一个备用纸箱，单独存放。通知监督扫描人在“盘点过程记录表”上进行记录，记录内容有条码、数量、异常情况等。该组第二队人员重复上述工作。（2）第一队的商品扫描完毕后，监督扫描人根据电脑显示的实际扫描数量在“盘点过程记录表”上记录并签字，传监盘人。第一队货品整理人员将扫描完的货品拉回原位上好货后适当整理货品。随之对货柜编号为10003的货品进行上述操作。（此时10002的货品正在扫描）（3）监盘人对扫描上柜后的商品进行手工点数、复核、检查“盘点过程记录表”是否填写规范、内容填写是否完整？然后在“盘点过程记录表”上记录并签字。（4）货柜编号10004、10005。操作同上。4、盘点数据更新：（1）监盘人收齐所所有的“盘点过程记录表”，传店长审核签字。店长检查表的填写是否规范，有无未填写项目，若检查全部合格，在每张盘点过程记录表上签字，并传会计，由会计保管。（2）店长审核完毕后，会计进行“更新库存”的操作。数据更新需在当日盘点或第二天早晨进行，不得借故拖延。（3）盘点过程中发生的漏盘可直接扫描，更新库存后发生的漏盘不得再参与盘点，按照第4点执行；（4）对于漏盘或重复盘点的商品，待总部财务确认结果后，由分店提出申请，并制作库存调整单；5、店长宣布盘点结束。为保证第二天卖场的货品陈列能达到正常营运的标准，对货品进行适当整理。6、 店长召开当天盘点小结：店长对当天盘点发现的问题进行统计总结。7、盘点分析：分店需在全店商品进行完盘点工作的第二天，要求总部相关营采主任从总部系统中导出盘点结果。分店在收到该结果后一周之内完成盘点差析分析，并将结果上报总部相关营采中心。总部营采中心收到后结果进行初步审核，对未按要求制作盘点分析表的分店要求其重作。初审后无误的，可上报总财务部。总部财务部审核无误后将在下月发工资时给予处理。备注：若门店有以下情况进行盘点，要填写门店盘点申请单，经营采中心总经理同意后，方可进行盘点。1、门店不是在公司统一要求盘点时间内进行盘点；2、门店管理人员更换时；3、门店盘点后、发现问题，要求进行重新盘点时；4、门店进行撤店、搬迁时；分店提交盘点申请盘点工作系统阐述如下： 营采中心审核盘点申请营采中心下发盘点要求表分店递交盘点计划与库存调整单据营采中心审核盘点计划书分店对库存进行清查营采中心协助分店，同时培训店长分店签署盘点责任书分店进行盘点分店制作盘点报表同时总部进行审核，如有库存调整并进行调整库存。附件一：门店盘点申请单门店盘点申请单门 店所属营采中心申请盘点时间申请盘点原因分店领导签字店长： 主管： 会计：营采中心总经理审核：备注：附件二：门店盘点计划书门店盘点计划书（一）门 店计划盘点时间盘点负责人参加盘点人员名单：分店的人员配置导购人数：收银人数：会计：电脑管理员：主管：白天营业人员名单：盘点人员岗位确定监盘人（会计） 扫描人盘点小组组长（店长）监督扫描人整理货品人备注：门店本次盘点共分_个小组盘点（即_台电脑参加盘点扫描）分店盘点进度计划表第一天计划盘点时间 年 月 日 点- 年 月 日 点所盘部类所盘部类库存总和第一天盘点的数量占所有库存的比例备注：第二天计划盘点时间 年 月 日 点- 年 月 日 点 年 月 日 点- 年 月 所盘部类所盘部类库存第一天盘点的数量占所有库存的比例备注：第三天计划盘点时间 年 月 日 点- 年 月 日 点所盘部类库存所盘部类所盘部类库存第一天盘点的数量占所有库存的比例备注：营采中心审批：备注：如果俱乐部参加盘点、盘点时间可延长至第四天、门店可根据本店情况进行制定。附件三：门店盘点计划书（二）门店盘点计划书（二）门店 签署时间库存清查（单据问题）1清查是否有无单转有单，但商调中心未下单的情况？有，还没有解决； 已解决无2. 清查是否存在收货正常，却依然没有确认的单据！有，还没有解决； 已解决无3清查