教务处工作流程.doc

重庆科创职业学院教务处工作流程二O一一年四月目录一、评建办工作流程1（一）数据采集工作流程2（二） 评建资料检查验收工作流程2二、行政科工作流程3（一） 行政工作4（二） 考试工作6三、教行科工作流程9（一）考务人员工作流程10（二）考试管理工作流程11（三）课务管理工作流程.13（四）课时管理工作流程.16四、实践科工作流程17（一） 实验教学管理工作流程181、实验安排（含计算机实验）流程182、调整实验课申请流程193、实验教学质量管理流程19（二）实验室、实训基地建设项目工作流程20（三）软考工作流程21（四）普通话考试工作流程22五、学籍科工作流程24（一）高职学籍管理工作流程251、入学建籍管理252、学生在读学籍管理253、毕业管理254、关键点及注意事项265、高职学籍管理工作流程图27（二）成考学籍管理工作流程281、成教学籍管理282、联办校费用283、成教学籍管理流程图29（三）自考学籍管理工作流程301、自考系统安装302、报考流程343、费用核算404、数据核对及统计415、数据上报496、毕业管理517、自考学籍管理工作流程图52（四）网教学籍管理工作流程531、入学建籍532、学生在读学籍管理553、毕业管理564、超学习年限管理585、关键点及注意事项60（五）中职学籍管理工作流程611、入学建籍管理612、学生在读学籍管理613、毕业管理624、关键点及注意事项625、中职学籍管理工作流程图63（六）特殊学籍管理工作流程641、学籍异动管理642、成教遗留问题管理66（七）毕业证管理工作流程701、毕业证接收702、毕业证管理703、毕业证发放704、关键点及注意事项715、毕业证管理工作流程72（八）档案管理工作流程731、档案归档732、档案保管733、档案借阅744、关键点及注意事项745、档案管理流程74六、远程科工作流程75（一）教学计划制定工作流程761、教学计划制定762、关键点773、教学计划制定工作流程图78（二）教学管理工作流程791、常规工作792、开学工作793、期中工作804、期末工作805、关键点816、教学管理工作流程82（三）课程考试组织工作流程831、考试规定及考前相关工作832、关键点853、教育考试组织工作流程及注意事项86（四）全国网络统考考试相关工作流程871、网考相关考试规定872、考试相关工作873、关键点89(五)工作过程注意事项92七、教材科工作流程93（一）教材征订工作流程941、教材征订942、关键点及注意事项943、教材征订流程图95（二）教材库房管理工作流程961、教材库房管理962、关键点及注意事项963、教材库房管理流程图97（三）教材费用结算工作流程981、教材费用结算982、关键点及注意事项983、教材费用结算流程99(四)教材编写工作流程1001、教材编写1002、关键点及注意事项1003、教材编写工作流程101第一篇评建办工作流程1一、数据采集工作流程确定当年应采集的专业、班级和学生人数布置本校当年数据采集工作各单位、部门认真完成当年数据采集将当年数据采集的纸质材料装档后交学校档案馆存档汇总上报重庆市教委做好专项总结与分析审核各单位、部门填报的数据二、评建资料检查验收工作流程布置当年评建资料检查验收工作各单位、部门认真准备当年评建工作的档案资料检查验收各相关单位、部门的评建档案资料对各相关单位、部门的评建工作及其档案资料工作进行考核修订当年评建资料检查项目和考核标准做好专项总结与分析第二篇行政科工作流程一、 行政工作（一）物品领用与发放流程统一收集部门物品所需填写“物品领用单”到库房领取、签字万处签字（二）信件收发内线电话：8025 工作时间：上午10:0012:00 下午：14:2016:00。程序：收发室领取发放签字（注：学籍科档案由学籍科领取）。（三）费用报销流程填写“费用报销单”部门负责人签字财务总监（12F）分管领导签字财务处复核、领款注：五万以上的数额需经董事长亲批，如没在，可由科技情报室（13F）刘老师代办。（四）办理请假事宜1.公差请假。填“三单”：出差审批单、请假条、派车单。出差单和请假条的程序是：万处签字田校签字人事处备案；派车流程：万处签字田校签字单子送车队校办签字2.一般请假（补休、病假、事假）。填请假条万处签字田校长签字人事处。注：三天以上请假、处级干部请假需经王书记（13F）审批。（五）考勤。每日按时考勤，月考勤参照日常考勤记载。每月末交人事处纸质考勤原稿和考勤汇总的电子档。周考勤参照月考勤执行，由各科室的负责领导审阅后再汇总。 月末交人事处：原始考勤表、 考勤异动表（电子档打印出来）和部门增减异动表。 （三表由万处审核签字交12楼人事处杨永新或戴凤娟老师：杨永新收原始考勤表和考勤异动表电子档， 部门增减异动表交戴凤娟老师）。温馨提示：电子档上交之前最好打印出来让各科室签字，以保障准确无误。（六）订餐1.校内订餐（香樟苑）。程序：填写“公务接待单” 万处签字田校长签字校办陈主任签字送香樟苑。2.校外订餐。程序：提前踩点，确定位置根据接待对象确定接待标准，根据聚餐人数确定桌数规模。若需要高档酒水，特别是茅台（特供酒），一般可由校内自带。（七）档案管理1.各类文件按来文单位、文件性质归类。具体一般有校外来文、校内来文、处内发文、领导审批等。保密件需特别注意其安全性和阅读人员的范围。及时审批、传阅、归档、建档。2.校办领取文件的流程：领取文件填写文件传阅登记表按万处的批示办理万处审查归档建档（八）其他事务。1.领水票。生活区天长有限公司，教务处每月40张。2.补刷卡证明。填“刷卡证明”单子万处签字交人事处。3.签速印单子。算法：A4、B5 、16开都是0.05元/张，8开、A3都0.15元/张，好纸1元/张，版纸3元/张。算法以乘法为主，工具借助计算器。印刷资料少于30份，每张按1元计算，如果印刷少于30份而速印的资料分量大的算法不变。如果自带好纸的计算方法是每张0.05元。4.文印室机器保修，电话：重庆技高。文印室没纸了叫纸，电话：永川邮政印刷厂（49862524）5.工会节庆物品发放。接到通知带上部门人员，东西领回来发下去，切忌不忘签字。二、 考试工作行政科负责的考试一般包括英语等级考试和计算机等级考试，具体包括：PETS、NCRE、A/B级、CCT、CET-4/6。在文理学院考试的有PETS、NCRE，本校考的有A/B级、CCT，在重庆科技学院考的有CET-4/6。 每种考试报名和考试时间详见下表。时间种类上半年下半年备注报名时间摄像考试时间报名时间摄像考试时间PETS、NCRE上一年的12月份报名结束后立即组织摄像3月份56月份报名结束后立即组织摄像9月份以具体通知为准A/B级、CCT4月份6月份10月份12月份以具体通知为准备注：（一）各类考试的联系人PETS、NCRE：文理学院李波老师（QQ:404337425）A/B级:航天职院蒋雯静老师（QQ:81160132）CCT：重庆大学陈老师（QQ:540500719）CET-4/6：科技学院王老师（QQ:404564254）（二）A/B级、CCT考试系统操作1.流程：根据上级通知，发布考试通知收集二级学院报考数据组织摄像整理、导入数据传真试卷需求表组织考试。发布考试通知收集二级学院报考数据整理、导入数据组织摄像传真试卷需求表组织考试2.具体的系统操作：根据整理好的表格、选项，导入系统。导入完毕后系统会自动生成试卷需求表。（提示：实际操作中如有不解之处，详情请咨询曹助理。）3.PETS、NCRE报考事宜。这三类考试组织相对简单，因为都不在本校考试。具体而言，PETS、NCRE的流程：发布报名通知收集报考数据传文理学院即可。第三篇教行科工作流程29考务人员工作流程序号日期时间工作内容1考前五天召开考务人员会议：介绍考试整体情况，明确职责与分工。公布联系电话2考前四天准备考生签到表、诚信考试承诺书3考前三天考试所需证件；考场分布示意图；考点横幅、考试宣传标语、路标、（国家教育考试违规处理办法（摘要、重庆市国家教育考试条例、考生须知等宣传展版）、“考场禁区”牌；监督举报电话公示；稿纸、考场记录表（卡）、巡考记录表、考前培训记录、考勤表、监控记录表、缺考统计表、诚信考试承诺书、安全责任书的准备；考务袋的准备（监考证、小刀、装订夹子、锥子、考场牌、座位号牌、蓝黑色签字笔、2B铅笔等）。4考前二天准备试卷5考前一天校对钟表；考务办公室布置（考务室相关门标、考场号牌、装订木板、针、胶水、音响、茶水）；联系后勤落实考点横幅、考试宣传标语、路标、（国家教育考试违规处理办法（摘要、重庆市国家教育考试条例、考生须知等宣传展版）、“考场禁区”牌的悬挂与摆放；考场布置情况检查验收。6考试当天考前50分钟分发试卷、草搞纸、笔迹确认卡、考场记录表（卡）、考生签到表7考试当天考前40分钟对所负责考场监考人员考勤、并与监考人员办理所发试卷及资料的交接。8考试当天考前10分钟检查（抽查）笔迹确认卡发放与填写情况，检查草稿纸、考生签到表发放情况9考试当天考前5分钟检查试卷发放情况10考试当天考试开始5分钟内检查试卷发放情况，是否存在问题11考试当天考试结束验收试卷份数、顺序、姓名、考号等栏目填写情况，回收考生签到表、缺考统计表、草稿纸，查验笔迹确认卡和考场记录表（卡）填涂情况并回收，指导监考人员对试卷进行装订，贴条形码，然后密封。12考试当天考试终了最后一堂考试需检查和回收考务袋资料，并将考务公办公的相关资料、工具一并回收存放。考试管理工作流程一、考试数据清理1、考试时间（课程考试时间安排）2、考生报考课程数据3、用于考试的教室（是否进行课务调整）数据4、监考教师（姓名、联系电话、住校内还是校外）数据二、考试安排1、考试安排意见（组建考试领导机构、安排巡考教师、联络人员、考务和后勤服务人员）2、监考安排表（考场编号、教室号、考试课程名称、考试人数（对象）考试时间、监考人员）3、考生签到表、考生座位安排表（座位通知单）4、信号铃声安排三、后勤服务1、考务准备2、后勤服务考试所需证件；考场分布示意图；考点横幅、考试宣传标语、路标、（国家教育考试违规处理办法（摘要、重庆市国家教育考试条例、考生须知等宣传展版）、“考场禁区”牌；校对钟表；监督举报电话公示；试卷、草稿纸、考场记录表（卡）、巡考记录表、考前培训记录、考勤表、监控记录表、缺考统计表、诚信考试承诺书、安全责任书的准备；考务袋的准备（监考证、小刀、装订夹子、锥子、考场牌、座位号牌、蓝黑色签字笔、2B铅笔等）；考务办公室布置（考务室相关门标、考场号牌、装订木板、针、胶水、音响、茶水）考场环境卫生；钟表悬挂与回收；考点横幅、考试宣传标语、路标、（国家教育考试违规处理办法（摘要、重庆市国家教育考试条例、考生须知等宣传展版、“考场禁区”牌的摆放与回收；考试期间监考人员所用凳子的发放与回收；考务会前落实各考场及相应楼道门钥匙，用于保障考试期间考场及通道畅通；考试结束后检查教室门窗、电源是否关好，楼道门是否关好。四、考试过程管理1、考务人员会议2、流动监考（或服务）人员会议3、考务工作会4、考试实施学习考试安排意见，掌握当次考试整体情况；公布考务人员分工及联系方式；考务人员工作流程培训（清理监考人员到位情况、试卷资料分发、缺考统计、试卷（考生签到表、笔迹确认卡、考场记录卡、考务袋等资料）发放与验收；考试过程中临时事物处理；突发事件应急处理；考试过程情况记载。将考试文件及相关材料汇总存档；校内考试阅卷登分；总结问题学习考试安排意见，掌握当次考试整体情况；公布流动监考（或服务）人员公工及联系方式；学习考务人员工作流程；协助完成部分后勤服务工作。考勤；考务主任对监考工作流程进行业务培训，对关键环节提具体要求；主考或副主考、巡视员等提相关工作要求；发放考务工作袋；按规定和要求布置考场并检查按时到考务办公室集中，准时考勤；发放当堂考试各考场试卷、草稿纸、笔迹确认卡、考场记录卡（表）、缺考统计表、考生签到表；监考人员验收试卷及相关资料后签字，直入考场；迎接考生进入考场，检查证件，验明正身；按规定时间启封试卷，清点试卷张数、页数、大题数；发放签到表、笔迹确认卡、草稿纸；指导学生填写签到表、笔迹确认卡；按规定时间发放试卷，并指导其填写相关栏目（试卷只能一对一发放，不得传递式发放）；迟到考生不得进入考场，填写缺考信息，并交流动监考（巡考或服务），回收考生签到表、笔迹确认卡；考试过程监控，草稿纸只能以一换一；按指令提醒考生可以交卷；当堂考试结束，考生停笔起立，监考教师按规定收齐考生试卷、草稿纸，清点试卷份数和顺序、考场记录表（卡）、试卷袋等资料回到考务办公室；考务人员验收试卷份数、顺序，指导装订（贴条形码）和密封，并回收密封好的试卷、笔迹确认卡、考场记录表（卡）、考生签到表、草稿纸、多余或缺考或作敝试卷；考试过程记载交考务组长或主考；最后一堂考试需验收考务袋。五、考试总结课务管理工作流程通过通过教务科负责制定专业班级教学运行表二、排课工作三、课务调整课务优化一、排课前准备通过通过通过未通过教研室（专业负责人）按学校规定起草专业执行计划教务科审核二级学院分管领导审核教务处审核校领导审核未通过未通过未通过制 定 学 期教学执行计划制 定 学 期教材征订计划制定合班计划制定教师任课计划制定拆分表依次完成制定和审核二级学院负责将学期教学执行计划、教师任课计划录入教务管理系统。制定课务原则二、排课工作基础数据录入排课系统学期教学执行计划和教师任课计划一经审核通过，课务员则立即将班级名称、课程名称、教师姓名、教室编号等基础数据录入到排课系统。班级选课、选教师基础数据完成后，课务员在系统中完成班级课程和教师的搭配，根据计划设定周课时。安排教室教务处根据全校教学用房和二级学院（系）学生人数比例及课程设置情况将教室分配给二级学院（系）使用，课务员在系统中按合班计划进行配置，并根据学生人数安排教室。合班人数不得大于教室座位数。课务安排遵照课务原则：一是班级日均学时基本相当，同一学科日学时原则上不超过2节；二是教师日均学时基本相当；三是充分利用教室资源，根据课程尽量安排大合班，注意分时段上课和班级跨区上课存在的困难，做到科学合理。课表安排完成，须经二级学院教学分管院长审核通过后报教务处审核，教务处审核通过后报学校分管校领导审核。审核通过后，课表不得随意进行调整，需作课务调整的按课务调整原则要求报批。课表打印与下发课务员至少提前两天打印班级课表发给学生科（辅导员），打印教师课表发给任课教师，打印教室课表发给信息中心电教科（多媒体管理员），课表发放遵循以一换一的原则，并履行签字手续，原则上不得代发或转交，因特殊情况需进行代发或转交的，要注明原因，并且要具备相应的应急处理措施以确保正常教学秩序。三、课务调整与课务优化学校派差教师因生病等特殊情况不能上课或其他特殊情况（如参加考试）需请假的；因课时不足或过多，因教学方式和教学场地需作必要的更换的；因考试所需（指合作单位或联办校的调整要求）；学校分管领导认为需作调整的；因公出差（指学校派差）。调课人提出申请（调课）课务员及时发出调课通知通过通过通过未通过未通过未通过二级学院审核学校领导审核教务处审核不作调整上报1.调课是指任课教师将某一既定时间内的授课任务与其他教师的授课任务或学生的机动课时间作时间上的对调。教师调课有三种情况：调课A：教师将授课表上安排的课与另一教师的课整个学期内对调；调课B：教师将课临时调到学生的机动时间上，该课授课时间改为机动；调课C：教师将授课表上安排的课与另一教师的课作临时对调。代课是指另一教师代替原任课教师上课。 2.为维护正常的教学秩序。原则上不允许调、代课，严禁因私调、代课；特殊情况需调、代课的，必须事先申请，经各系（部）主任同意后，至少提前一天由教学秘书送教务处审批，获准后方可调、代课。因公出差、开会需调课的，须经分管教学的副院长同意。3.任课教师如有事先难以预料的特殊情况不能按时到校上课，又难以按上述规定办理调课手续时，应由教师本人或委托亲友最迟在上课前半小时以口头或电话向各系（部）和教务处紧急请假，并于上班后第一天内补办调课手续。4.教师因请假而影响上课的，六节课以下需向系部申请、教务处批准后，在学生机动课时内补上；超过八节课的，应由各系部协商安排其他教师代课，并及时办理代课手续。教师应按调课单确定的时间补课。课务员根据调代停课原则进行及时处理，将相应的调课通知通知到班级、教师、信息中心、师资办等部门，以确保正常教学秩序。将调课通知交相应课时统计人员和教务处，作为当月课时统计的重要依据。根据调课人的申请，原则上安排为调课，尽量不考虑代课或停课的处理方式。课时管理工作流程每月倒数的第二天召开课时统计人员会，学习学校关于课时的两个文件，总结上月课时管理、统计工作，提出本月课时统计、上报要求，以会代培，下发教师日课时单及其它课时单等。学习提高开会前印制好有关课时表册，教师日课时填报单、其它课时单。课时汇总表”及“教师月课时汇总报告表”电子档。会前准备每日收集领导审批的异动课时资料及各类复习课等并录入异动课时登记系统。每日工作每日查看课时系统，每月抽查教师日课时纸质填写情况1-2次，并做好记录，突出问题传达二级学院。每日工作要求二级学院除随时检查课时系统外，每月检查教师课时纸质填写情况2-3次，并有详细记载，典型问题及时汇报领导。平时检查每月3号上午9时前收集各二级学院完整、合格的课时统计资料。收集资料每月3日起，根据课时相关规定认真、仔细审查三院任课教师各类课时。认真审核每月在6号前完成上月课时审查并要求零失误，写出课时审查情况说明报教务处领导审阅后，一份报财务处另一份存档。送审上报每月中旬将教师课时资料装订成册归档。材料整理每学期末将全校教师课时按学校要求汇总保存。材料归档第四篇实践科工作流程实验教学管理工作流程为了更好地贯彻落实学校实验室教学工作规程，加强我校实验室教学管理，保障学校教学质量结合我校的实际情况编制本流程。一、实验安排（含计算机实验）流程教研室提交学期教学计划任课教师提交实验计划院、系（部）实验中心主任、教学院长审核签字开学十天内完成教学处审核签字、报送教学校长审核签字实验室主任作实验安排一周内汇总、下发实验课表并交报教务处、督导室备案二、调整实验课申请流程实验班级所在教研室主任审核签字实验室通知指导教师和学生变更内容或指导教师通知实验室和学生变更内容实验室或任课教师提交实验变更申请申请实验室主任作实验安排实验室所在院、系（部）、中心主任审核签字教务处审批、备案（报督导室备案）三、实验教学质量管理流程实验室教学执行计划（周实验课表）进度、内容、到位人数、报告册批改、学生学情调查考试、成绩登录等情况（汇总）查找原因、解决措施N报送教学校长教务处实践科抽查督导室抽查实验室、实训基地建设项目工作流程根据学校实验室、实训基地室建设规划二级学院系（部）、实验中心提交实验室、实训基地建设项目申请表教务处实践科初步审查分析汇总后报分管处长审核教务处处务会初审不通过 取消该项目实验室、实训基地建设专家组论证通过主管校长审批主管校长审批、报送董事长审批项目建设完成后，院、系（部）验收，提交申请项目验收报告教务处组织项目效益评估报校领导、董事长变更金额大于1万元（不含1万元）采购中心负责采购、建帐变更金额不大于1万元董事长审批财务处报帐、付款计划变更分管处长审批院、系（部）组织实施教务处下达实验室建设项目实施计划软考工作流程报名时间报名地点报考对象报考项目及费用报名宣传软考报名考生按要求填写报名表和机读卡考生针对报考相应级别到财务缴费凭财务缴费收据按软考办要求给考生编码准考证号（财务 缴费单留存）留存考生报名表和机读卡并填写考生电子档信息考务安排试卷需求表考场安排表上批次软考成绩通过办证名单考点报名汇总表在报名截止日与软考办完清费用并上交考务安排资料考前一天领取试卷（专车和保安专送）考试工作必须指定专人实施考试值班，设立考试值班电话，以确保考试的万无一失。考点考试值班电话应于考试前报市软考办考试工作人员必须严格遵守有关考务工作的规定。在执行考试任务时，必须佩带统一制发的工作证章，如：主考、监考、巡考、巡视、工作人员等。除主考、监考、巡考、巡视等工作人员外，其他人员未经允许一律不得进入考场考试结束后，应就地清验试卷（答题卡、答题纸），检查考场记录、装封等有关工作事项和程序是否完整、正确，并经主考核准、签字后，方可密封上报试卷由专人专车按规定时间送市软考办各考点于考后3天内，将考试情况汇总（包括考试有无异常、报考人数、参考人数、参考率等）上报市软考办接重庆市软考办通知后按要求下发报名通知考后一至两个月证书发放（软考工作完成）普通话考试工作流程接语委办通知后按要求下发报名通知组织报名与宣传二级学院学生科组织学生报名教师到二级学院教务科报名行政人员到教务处实践科报名统计报名人数；分组；结算费用；上报语委办；下发考试通知；组织考务；学生下发到各二级学院学生科教师下发到各二级学院教务科行政人员到教务处领取统计错9误信息上报语委办，重新办证与语委办联系确定时间后领取补办证件补办人员到教务处领取证件联系语委办证书的领取毕业设计（论文）写作工作流程远教科、教行科、学籍科转发联办校论文写作通知（签字）实践科与学籍科学籍员核对名单；并与联办校商议写作与指导要求明确论文写作是否缴费拟定写作申请缴费通知，经领导审核起草论文写作通知，明确时间任务节点、写作规范下发二级学院教务科教务科排专人负责，通知到相班级辅导员，并及时询问、督导；遇到问题，及时回报，并作处理学 生辅导员（及时通知班上涉及的所有学生，并督促；将通知情况及时汇报，便于及时处理成立组织机构；选派教师，组织动员学生离校学生应做好联系记录备案选题；论文三个阶段的写作与指导；检查进度；上报指导教师安排表、学生论文题目表、答辩时间安排及答辩老师汇总表写作申请下发二级学院教务科教务处实践科过程检测与督导协商确定答辩时间及答辩地点准备答辩所用资料、检查答辩会场布置答辩现场协助与管理上报联办校论文资料成绩发布完善档案归档论文写作YN（含姓名、学号、批次、联办校专业、我校班级），补做还需清理出学习年限如遇问题及时与联办校沟通组织论文成绩评审与答辩学籍科、远教课、教行科二级学院教务科第五篇学籍科工作流程高职学籍管理工作流程一、入学建籍管理新生报道前，从学信网导入录取数据，分专业做成表格，学生报道时，核对学生姓名、身份证等信息，并收取录取通知书、身份证复印件、照片、高中档案等学生个人档案材料，并建立个人档案。10月中旬从教务管理系统中导出报道注册学生信息，并与学信网导出信处对比，筛选出报道学生和未报道注册学生名单。对报道注册信息严格执行校内（学生、辅导员及系部）、校外（经办人、分管领导、校领导）三级承诺制度。经核对确认后的信息，到学信网注册，并报教委备案。二、学生在读学籍管理（一）学年注册工作。每学年开学后，在9月底应清理本期返校学生名单，并交二级学院核查，经学生、辅导员、系部签字确认后，及时到学信网进行学年注册。对有异动的，作相应处理。（二）学生学籍异动的处理结合国家相关管理法规要求，经本人申请，辅导员及院（系）同意，可按学校规定流程办理转专业、休学、复学、停学、退学等学籍异动。学籍员应做好相关资料的收集及系统处理。三、毕业管理学生在校学习最后一学年，按照学生相应专业培养计划，积极与相关部门协调，做好毕业资格审查工作。另结合新华社摄像安排，及时组织学生进行摄像，并在春季组织学生到网上进行图像及毕业信息核对，学生签字确认后，及时进行学历注册。组织毕业证打印，并把相关数据输入教务管理系统，以便毕业证发放管理。四、关键点及注意事项（一）把好学生入学资格审查关，特别是对姓名、身份证号、考生号等信息有误的，必须提供相关有效证明文件资料。（二）对在读学籍管理过程中，要注意学生的异动清理，并做好相关登记，及时更新系统注册情况，保留好相关原始资料。（三）学历图像校对必须学生本人到学信网上校对，否则教育部将会以信息缺失处理，毕业证书不予上网。五、高职学籍管理工作流程图学信网录取数据导出学校教务系统导出数据新生报道注册未报道注册学生对比报道注册学生学籍异动报教委备案学生信息核对校外三级签字学信网注册校内三级签字学生信息复核学年报道校内三级签字学生信息核对报道注册学生学信网学年注册毕业信息核对图像采集学历注册校内三级签字打印毕业证书学生毕业成考学籍管理工作流程一、成教学籍管理（一）根据招生计划拟定各专业学生走向；（二）组织学生参加成考报名；（三）组织已报名学生参加摄像；（四）学生基本信息、联办校及专业确认；（五）组织学生参加成考；（六）成考录取工作；（七）学生最终建立学籍情况公示。二、联办校费用（一）人数核对1.下发各班学生名单，经辅导员、二级学院科长、院长签字确认；2.按联办校，分专业、层次统计报到注册人数。（二）费用核算1.根据学籍员上报的人数，按批次促一查询；2.根据当年协议，确定付费人数、比例等；3.制定表单，与对方核对帐号，最迟付费时间、金额；4.上报审批。（三）后期督办1.督促财务及时付费；2.联系对方，确认收款；3.做好付款记录；4.发票崔收用充帐。三、成教学籍管理流程图确定招生计划及专业走向组织学生参加成考报名成考摄像工作基本信息、联办校及专业确认参加成考录取工作重庆考区参加网上志愿填报学生建籍公示，签字确认学年注册办理毕业证学生校对信息及提供办证资料自考学籍管理工作流程一、自考系统安装第1步：安装SQL SERVER服务器，可以使用SQL SERVER2000个人版及以上版本，技术问题请信息中心提供支持，为方便使用建议“身份验证模式”采用“混合模式”、“sa登录密码”采用“空密码”，并在以后的使用过程中要保证数据库的安全性。安装过程可参考SQL Server 2000安装图解。第2步：安装自考管理系统。第3步：首次运行（一）创建系统总库：数据库名称用“ZKSYS_XTZK”，户级别选择“区县自考办”，区县代码选择“0118永川区”。（二）创建考试数据库1.设置“考试起止时间”根据当次考试时间进行设置。2.“考试名称”使用“KS2010_07”（表示2010年7月自考）的样式，也可自定义。3.“考试类型”选择“（O）普通考试”（表示大自考），按实际考试类型选择。4.指定服务器，按要求输入服务器名和密码。5.选择本次考试数据库如“KS2010_07”。6.设置建库初始化参数，“考试类型”一般选择“（O）不限考生”，再选择本次的“考试年度”和“月份”。月份和代码如下：考试月份序号备注四月第 2 次1全国考试十月第 2 次2全国考试一月3全国考试七月4全国考试四月第 1 次5全国考试十月第 1 次6全国考试五月(实践性环节)7主考院校实践性环节、毕业论文考核十一月(实践性环节)8主考院校实践性环节、毕业论文考核跨学科基本知识与基本技能测试9主考院校跨学科综合考试7.系统自动创建“考试数据库”。第4步：系统登录（一）根据情况选择“系统总库数据源”和“考试考务数据源”。（二）系统用户登录，初始密码“123”。第5步：设置本次报名相关代码注意：设置本次报名相关代码完成后，必须在窗口内点击鼠标右键选择“保存”，关闭系统再重新登录。（一）设定区县报考单相关信息：标题为“科创学院XX学院报考单”，注意事项1为“请认真核对姓名、性别、身份证号、民族、专业、课程”，注意事项2为“核对无误后签字。学生签字：_，_年_月_日”。（二）设定输机的集体代码注意：在设定集体代码后，在窗口内点击鼠标右键选择“保存”，关闭系统再重新登录，否则不能正确输入到当前设定的集体代码内。（三）设定照片存放路径（四）设置本区县集体代码，集体代码由学籍科统一输入后传各二级学院导入，其他临时性集体代码由各二级学院自行输入。（五）更改收费项目费用，一般只在首次使用时设置，如下图：（六）设定区县收费单相关信息：标题为“科创学院XX学院收费单”，注意事项1为“请认真核对自己的缴费是否正确”，注意事项2使用系统默认。（七）接收本次的“开考计划”和“考生属性”数据包。在每次报考科目之前，永川区自考办均要下发这两个数据包，学籍科统一下发给各二级学院，必须接收进数据库以后才能进行报考。1.选择如下菜单，进入“接收上报数据”窗口。2.选择目标文件导入“开考计划”或“考生属性”。以上各步操作具体请参考自考管理系统用户操作手册，不清楚可咨询学籍科，学籍科负责解释说明。二、报考流程（一）新生建籍及报考1.相关要求（1）新生首次报考后即自动建立考籍，报考前的信息核实必须准确无误（含学生身份证号、姓名、性别、民族），新生的准考证号由永川区自考办分配，学籍科根据实际分配给各二级学院，新生准考证号由系统自动生成。（2）辅导员按班级到各二级学院自考报考点报名，具体时间各二级学院自行安排。各班报考时需要填写XX年X月自考费用统计单（样表由学籍科统一下发），报考完成后要将费用核算清楚。（3）由于目前各二级学院的摄像器材有限，故新生建籍由学籍科统一安排摄像，学籍科将照片按已确定的准考证号命名，完成后下发给各二级学院拷入指定目录，各二级学院须严格按已确定的准考证号输入学生建籍信息，在打印考生报考信息单前必须有照片。2.建籍流程（1）自考报考前，由学籍科统一下发X年X月自考建籍学生名单，由二级学院按要求核对签字后上交，同时每个学生交一份身份证复印件。（2）基本信息核对正确后，学籍科确定好准考证号、集体代码、集体名称、专业代码、专业名称、层次、报考科目，然后将X年X月自考建籍学生名单电子文档返回给各二级学院，二级学院根据建籍名单电子文档进行输机建籍，同时输入报考科目（注意不报科目的学生不能建籍）。（3）建籍输机流程登录系统。（操作说明略）设置本次报名相关代码。（操作说明略）注意：在设置本区县集体代码时可新增如下形式的临时集体代码2个，以备分配新生号段所用，在本次报考全部数据录入完上报数据前再删除掉。新生号段预分配，只有新生建籍时才进行这项操作，操作如下： 注意：由于永川区自考办分配的号段并不是从1号开始的，分配给各二级学院的号也是中间某段号，这就需要将不能使用号码（从1号开始）分配出去，这样在当前集体代码下才可接着使用后面的号段。如“机电学院”设置集体代码“81639”下的号段“011810200251” “011810201250”这1000个号，操作方式如上图所示，设置完成后，必须在窗口内点击鼠标右键选择“保存”，关闭系统再重新登录。输入建籍、报考信息a选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“散生收费退费(S)”进入“散生报名收费及退费管理”窗口。b在弹出的对话框中按“F4”，进入到当前集体代码下预设还未使用的最小的1个号码，这时就可输入对应的学生信息及报考科目信息。“保存时打印”和“保存后加报课程”代码均要求钩选，以方便打印出考生报考信息单。此时可对散生进行摄像操作，完成后就可看到学生照片。c点“保存”(或按ALT+S)后进入报考科目界面，报考科目输完后即可打印出当前考生报考信息单，在学生签字（或辅导员代签）确认后当前考生报考完成。修改学生个人信息、错报或漏报需调出该考生信息进行现修改，完成后重新打印考生报考信息单。如下图：d为提高输机效率，在全部新生输入建籍信息后，可单独对学生进行摄像。摄像操作请参考自考管理系统用户操作手册第五章、考务管理，第5节、摄像管理及办理准考证管理。e新生照片的核对注意：为了方便核对学生照片信息，在新生建籍时请将同班学生输在一个连续号段内，这样方便打印准考证后按班级进行核对，如有错误需要及时修改。选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“摄像及补打准考证”进入“摄像及补打准考证”窗口。可根据情况选择打印范围进行打印。如下图（二）老生报考1.在每次自考报考前，各二级学院均要将上次自考成绩公布给学生，辅导员须及时将成绩登载到自考考生报考册上。成绩下发后，学籍科汇总整理后，以X年X月自考课程成绩公布电子文档形式传给二级学院，请二级学院将电子文档作为长期保存资料备查。2.学生统一报考科目费用从代收费中扣除，非统一报考科目费用以班级单位到财务交报考费用，辅导员在交费前须将学生报考科目作明细登记。3.辅导员根据学生的报考情况按班级到各二级学院自考报考处报名，具体时间各二级学院自行安排。各班报考时需填写XX学院XX年X月班级自考报考费用统计单（样表由学籍科统一下发），报考完成后将费用核算清楚。三、费用核算（一）统一从代收费中扣除的费用包括：学生统一报考科目、学生建籍费。除统一扣除费用外，其他费用均需学生到财务交费，各二级学院凭缴费收据核算报考费用。（二）自考报考40元/科，建籍费40元/人，制（补）PVC 8元/人。（三）各二级学院在交数据到学籍科时，需要同时交XX学院XX年X月全院自考报考费用统计单（样表由学籍科统一下发），同时配合学籍科进行科目和费用核算。（四）在报学生统一报考扣费情况给财务前，学籍科将XX年X月自考统一报考扣费情况表下发给各二级学院让学生确认签字，二级学院完成后按时交回学籍科，学籍科整理好扣费名单交给财务扣费。四、数据核对及统计注意：在上报报考数据之前，必须进行如下信息核对。（一）“按集体单位统计的考生数及科数”是否与“财务收费统计”的考生数及科数一致，如果不一致，则说明收费有问题，一般是报考收费时将集体代码弄错了。1.按集体单位统计的考生数及科数选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名报考相关统计表”进入“报名报考相关统计表”窗口，选择“按集体单位统计的考生数及科数”，注意里面每个集体代码下的考生数和科数。2、报名财务统计注意：在进行“报名财务统计”之前，必须进行“追加集体收费日志”，并且只能操作一次，如果追加日志后还修改了报考信息，这时日志不会自动修改会造成统计的费用不准确，所以要求在全部报考数据正确输入完后再追加日志。（1）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“追加集体收费日志”进入“追加集体收费日志”窗口，点击“追加收费日志”按钮追加日志，请按提示进行保存，如下图。（2）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名财务统计”进入“财务收费统计”窗口，选择“按交费集体统计”，如下图。3.对比“按集体单位统计的考生数及科数”和“财务收费统计”的考生数及科数是否一致，如果不一致，则说明收费有问题，需要纠正过来。只有找出收费错误的学生并进行初始化后重新输入报考信息才能解决，所以千万不能将学生的集体代码报错了，否则解决会非常麻烦。如有上述情况请按如下操作。（1）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名报考校对册”进入“打印报名报考校对册”窗口，根据情况选择“打印范围”，如下图。（2）将校对册的数据先转成dbf格式，用Excel打开以后再另存为xls格式。（3）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“追加集体收费日志”进入“追加集体收费日志”窗口，在“预览追加收费日志”里面点鼠标右键再选择“检索”，在检索出来的数据上再点鼠标右键再选择“另存为”，将数据先转成dbf格式，用Excel打开以后再另存为xls格式，如下图。（4）用准考证号对比“收费日志”和“报名数据”，再找出集体代码不一致的学生。（5）更改到正确的集体代码下。选择菜单“考试考务管理”-“报名报考前准备”-“初始化考试库（正式报名前）”进入“当次考务库数据初始”窗口，再“指定准考证号考生”进行初始化，如下图。（6）初始化完成后，重新报该生的课程。（7）重新查看“按集体单位统计的考生数及科数”和“财务收费统计”的考生数及科数是否一致，直到两者一致才算正确。(二)检查报考差错选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“检查报考差错”进入“检查课程报考情况”窗口，窗口里面不能出现差错情况，如有需要及时处理。一般情况是“交费科目”和“实报科数”不一致，这时需要在“散生报名收费及退费管理”进行处理。如下图(三)检查同堂开考选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名报考相关统计表”进入“报名报考相关统计表”窗口，选择“同堂开考统计表”进入统计窗口，不能出现同堂开考的情况，否则需要立即处理。如下图(四)查看制证情况选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“PVC准考证制证管理”进入“PVC准考证制证管理”窗口，选择“统计制证情况”，查看制证情况是否与实际相符，如果不一致必须进行处理。如下图(五)查看新生的照片是否齐全选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“摄像及补打准考证”进入“摄像及补打准考证”窗口，选择“自动查找相片是否存在”，没有照片的会用紫色标记，如果有这种情况需要把照片补上。如下图五、数据上报在确定数据没有问题以后，就可以将数据打包后传给学籍科，学籍科检查汇总后再报永川考办。（一）上报数据要选择如下菜单进行。（二）选择“上报报考及编场数据”。（三）选择默认目录存放打包文件（