企业档案管理制度守则

精心整理档案管理制度一、管理原则：妥善保管、规范流程、利用方便、服务经营二、档案归档（一）工程资料归档1. 项目投标阶段资料的归档：项目在开标结束（中标项目）三天内，由商务助理统一将招标文件原件（含电子档，如有的话）、投标文件电子档（含文本文档，如有的话）移交给档案室，并建立一整套该项目的档案资料库；对于投标未中标的项目资料（如招投标文件、工程量清单等资料）由各部门自行留存，并建立部门项目资料库，以方便部门内部查阅。2. 项目中标施工阶段：项目中标，接到中标通知书后（各地建设局或招标代理若要求备案的请先备案），应第一时间移交到档案室，档案管理员立即及时扫描存档共享；对于施工合同如甲方已盖章，我单位领导同意该项目合同条款无修改的，在我单位盖章（公章或合同专用章、法人章或法人代表签字、付款专用章）完毕后按合同要求留存档案室相应份数，如我方盖章甲方未盖章的，由经办人负责追讨该合同，档案管理员将扫描关键部分（合同名称、承包内容、合同金额、甲乙双方签字、项目经理、清单页等），建立电子档案文件夹。3. 项目结束后应及时将项目竣工资料（含竣工报告）、竣工图纸（含电子档）、决算审计资料（审计核准定单）移交（项目经理作为此项工作落实责任人应亲自或责成相关人员负责资料移交）至档案室。4. 对于合作方项目由经营管理部（或直管部门）的商务助理负责追要，对于资料不完整的项目或拒绝给资料的项目，需将资料（招投标文件、合同文件、清单、竣工报告、审计核准定单等）交接完整后再办理结款。（二）企业资料归档制度1.对于企业资质申请、审批、年检、变更等相关资料完整的电子版本，及纸质文件应及时归档。2.企业其他重要发文、收文、制度、章程等重要资料在完成必要的流程（如公示公司各部门、企业工商备案后）应及时归档。（三）子公司及直属分公司资料归档1.子公司的档案资料（包括天雄、漫科、优科漫企业资质证书等资料）应由主办人负责登记移交至档案室。2.直属分公司资料由分公司商务助理或管理部门的商务助理负责移交。三、档案查阅说明1.利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、污损、拆散，丢失和转借。2.借阅档案、资料以方便工作，满足利用为目的，但必须严格履行手续，凡临时（时间为1日内）在公司查阅档案人员事如借出档案室均必须先登记签字方可借阅，归还时清点无误后由档案管理人员销号。3.查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。4.合作方除有权直接查阅合作方自己所承揽的工程资料，证书情况及其他项目资料等需合作方管理部门人员负责借调查阅，未经管理部门许可，合作方一律不可擅自查阅借调档案，如违反本规定由此带来的不利影响由档案管理人员自行承担。5.未经管理部门经理许可，不可将任何档案资料任意发送电子档给合作方或公司以外人员查看，由此带来不利后果由文件发送人自行承担；公司直属分公司如需电子档案需在经营管理部商务助理征得其部门领导同意后方可发送文件。6.本公司人员除查阅工作范围内档案资料，不可越权查阅档案资料，如有必要档案管理员须请示借阅人员上级部门领导，经同意后方可查阅。四、借阅资料范围凡经领导审批的资质证书、人员证书所有档案室存档的档案资料，可用于借阅，对于没有填写原件借用联系单（模板见附件一）或填写的联系单内容及签批不完整，档案管理员有权拒绝借阅，待原件借用联系单必填资料补充完整后方可借阅，对于没有存档的资料（如身份证、毕业证书、职称证书等）而项目报名、预审、投标等原因需要借用的资料请借用人自行联系证书持有人。五、借阅流程（一）项目报名、预审、投标备案等借用资料流程：1. 合作方项目需由合作方提出申请（填写工作联系单或原件借用联系单），如有必要需将报名、预审、投标借用原件资料（招标文件）要求提供给合作方管理部门（经营管理部）商务助理核对确认无误后，由经营管理部经理签字确认后递交给档案管理员，档案管理员接到原件借用联系单后，应立即查看，对于需要协调的资料应立即与相关人员协调，对于确实无法提供的原件资料需立即明确告知商务助理，由商务助理逐级汇报解决。合作方经营管理部档案管理员2. 公司市场部项目或其他部门项目借用原件需由本部门经理签字，交由经营管理部经理签字确认，再递交给档案管理员，档案管理员接到原件借用联系单后，应立即查看，对于需要协调的资料应立即与相关人员协调。市场部经营管理部档案管理员3.用于一般事务性查阅借调（1）公司内部人员用于一般事务性借阅档案资料，如在公司内查看借阅并承诺当日归还的只需在借阅登记本登记签字即可借阅。（2）如需带出公司办理资质等工作，需填写原件借用联系单，写明借用日期，承诺归还日期，请部门领导签字确认后，转交经营管理部经理确认（与项目报名预审投标无冲突后）方可借用。（二）原件借用联系单填写注意事项：1.所有证照、合同原件等资料，于限定归还日期内归还，逾期借用方每天自愿罚款200元/本给东大智能（收到日期以邮件到南京日期为准）。2.借用方在原件借用期间，应保证原件无任何修改与破损，如发现归还原件相比借出时有明显涂改或者破坏，则东大智能有权对借用方进行处罚。3.借用方（负责人）在证书借用前或借用时签署原件借用联系单，收到证件原件后按照原件借用联系单清单进行清点，发现不符的需立即向东大智能提出并发传真，除东大智能同意是技术错误，否则，视为所列原件均已借用至借用人。4.借用人如需将此次借用资料用于其他项目，请提前提出申请，若因借用方提供借用信息不准确导致本项目或其他项目受损，由借用方自行承担。5.若借用资料因招标代理或甲方（业主）扣押，请提供扣押凭条证明，并提前通知东大智能相关人员（除通知商务助理外，务必通知档案管理员，以便档案管理员第一时间了解档案资料去向，协调档案资料借阅时间等）。6.原件借用原件联系单传真件有效。六、变动移交1.人员和负责的项目对应关系发生变化，从档案室借出的资料转交给其他人员应由双方至档案室办理交接，否则因借阅人失误导致资料丢失，由此带来的后果由借阅人承担。2.人员离职时应将所借资料完好无损的归还至档案室，档案管理员负责清点核销，如未归还，不得办理离职手续和结算工资。3.如因档案管理人员变动，应完好无损地移交档案资料，移交时，交接双方在移交清单上签字，同时应有见证人旁观见证，并在移交清单上签字确认，原则上见证人为档案室直接上级领导，移交清单一式叁份，双方各执壹份，见证人留存壹份。4.如因档案管理员外出或请假等原因不在公司，