会议管理制度(新)

佛山市南海区卓航五金厂公司文件文件类别编制文件编号ZH-ZJ-WI-001管理标准审核版本号A/00批准日期共 页，第 页摘要（ 事由）会议管理制度1.0目 的：为提高会议的质量与效率，规范与会议有关的事项，特制定本制度。2.0范 围：适用于公司各项例会、专题会议、跨部门会议。 3.0职 责：3.1会议召集人（主持人）： 3.1.1确定会议主题、记录人及参会人员； 3.1.2发出会议通知；会议通知人必须以电话形式、口头形式或聊天工具等发出通知，必须由参会人员确认收到通知及确认参加时间；公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知；3.1.3会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；3.1.4准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点，不偏离主题；3.1.5会议纪律的监督、违规行为的处理；3.1.6会议记录的签核和会议决议执行的跟进。3.2 会议记录人3.2.1提前10分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场；3.2.2组织与会人员在会议签到表上签到，在会议正式开始前确认到会情况，向会议主持人报告会议缺席情况；3.2.3负责现场记录会议内容；3.2.4会议结束时公布违规情况，并做好违规记录；3.2.5会议结束后一个工作日内整理完成会议记录、决议，报主持人审核、签字并发至各相关部门。3.2.6 会议记录以电子邮件、公告形式发出，重要会议记录必须用纸本发放并由相关责任人签收。3.3参会人员3.3.1事前准备相关会议资料和发言内容；3.3.2提前3分钟到会场并在会议签到表上签到； 3.3.3紧急会议在会后1个小时内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神，时间不得超过1个工作日；3.3.4按时参加会议，因突发事件不能参加或缺席会议，应提前10分钟通知会议主持人，并委派代理人参加。3.3.5执行会议决议。3.4稽核小组3.4.1参加各项会议，对会议过程、会议纪律、会议决议完成情况进行稽核检查。4.0会议过程管理：4.1.1会议主持人为当次会议的第一责任人，所有参会人员必须服从主持人安排。会议开始前，召集人（主持人）应确定会议主题，安排专人做好会议准备工作，包括：会议通知、会议议程、会场准备、会议签到表；4.1.2会议必须准时开始，按约定时间，会议主持人宣布会议开始、同时宣布会议纪律；4.1.3会议实施严格按会议议程执行，由会议主持人进行控制，会议实施过程控制点及结果要求：会议纪律控制、会议协调控制、会议进程控制和会议决议形成；4.1.4会议主持人应围绕会议主题确定会议决议，决议必须明确实施措施、负责人、完成时间（精确到小时）；4.1.5会议记录人主导会议决议事项的跟踪，并取得决议事项按时完成的证明资料，会议主持人负责会议决议事项的最终验收；会议决议的效果跟踪不应仅凭决议负责人口头回复为准，会议主持人或记录人必须亲自验证其事实、书面记录方可；4.1.6稽核小组稽核会议纪律并按规定时间公布违规行为；4.1.7稽核小组稽核会议记录形成情况，并对会议决议事项完成情况进行抽查（特别说明：除公司级会议外，各部门组织召开的会议，其决议执行结果跟进为会议主持人本职工作，不得推至稽核小组）。4.1.8因突发事件会中需离开去处理相关工作的，应获得会议主持人批准。4.1.9两小时以上的会议，主持人应安排会中小休5分钟，但应掌握好小休时机，不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中一方面的讨论尚未结束时。5.0会议纪律：5.1所有与会人员会议期间将手机关机或调为振动，不得有响铃；5.2会议进行时禁止吸烟、进食、拍桌子、摔东西、吵闹、攻击他人；5.3公司级会议中发言及讨论使用普通话，与会人员发言时，应声音洪亮，使在场所有人员均能听清； 5.4与会人员如重要事情需接听电话，应举手向主持人示意，经同意后方可离席，离开时间不得超过3分钟；5.5会议期间，不许交头接耳或处理与会议无关事宜；5.6坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，各部门会议不能与例会冲突；5.7凡需改期的公司例会，由会议主持人提前30分钟发出更改通知；5.8会议不得提前或拖迟召开、不得超时。（特殊情况除外）6.0管理规定(违反规定者现场乐捐)6.1未向主持人请假（会议开始后请假者视为无效），迟到5分钟以内的，乐捐10元/次，超过5分钟的，乐捐20元/次，超过30分钟视为旷会；6.2主持人未宣布会议结束而早退者，与迟到同等处理；6.3旷会者乐捐50元/次，因通知不到位而使参会人员迟到或旷会者，由会议通知人乐捐5元/人；6.4逾期未完成会议决议事项，每逾期一个工作日，乐捐10元；6.5会议记录未在规定时间内整理完成并分发至相关部门的，每逾期一个工作日，乐捐5元；6.6会议提前或拖迟召开超过5分钟，会议主持人乐捐10元/次；会议时间若超时10分钟，主持人乐捐5元/次，超过30分钟，主持人乐捐10元；(根据会议进行情况确须延时的，主持人须征得与会人员过半数人员同意。)6.7会议主持人在会议中途离开会场导致会议中断时，乐捐10元/次；6.8参会人员会议期间手机响起者，乐捐5元/次，在会场接听电话者乐捐10元/次；6.9会议期间打瞌睡者乐捐10元/次；吸烟、吃东西、拍桌子、摔东西、吵架双方，乐捐50元/次；6.10除以上规定外，其他有违反会议正常进行的行为乐捐10元/次；6.11以上违规者，由会议主持人当场开出乐捐单交责任人签名确认，再统一将乐捐单和捐款交稽核小组汇总、公告；7.0附则：自本制度生效之日起，原公司会议制度作废，一切与本制度相抵触部分，以本制度为准。8.0相关表单：7.1附件1：会议签