集团客户接待工作管理办法(试行)

集团接待工作管理办法（草稿）1.编制目的：为进一步提高公司的接待工作水平，促进接待工作的规范化、流程化，增进与关联单位的合作关系，树立公司良好形象，特对集团公司接待工作做如下规定：2适用范围： 本办法适用于集团公司及各直属企业。3责任部门：集团公司的接待工作由集团行政管理部具体负责，各企业的接待工作由各企业的综合管理部具体负责。4.接待工作的基本原则4.1宣传、维护企业形象，提高公司声誉，广泛获取信息；4.2坚持规范化、标准化又方式灵活以加深感情；4.3既要热情周到、也要力求节约，量力而出；4.4坚持归口管理与对口接待相结合； 4.5严禁有损公司形象的事件发生。5.客户级别分类及相应接待标准序级别级别定义住宿标准餐费标准旅游安排陪同人员1一级国、内外重要客户，政府视察、检查人员四星级以上酒店或根据客人需求300元/人（按就餐人数计算）视情况安排主要景观游览、温泉。董事长、执行总裁、直属公司总经理、关联业务副总2二级公司一般业务往来，合作伙伴三星级酒店200元/人市内游览总经理，业务副总，业务经理3三级普通参观考察探访人员一般酒店100元/人 无游览安排业务副总，业务经理、业务人员6.接待工作流程6.1接待前，对来宾的信息尽可能的全面掌握。来访名称客户级别到达时间人数滞留时间计划日程姓名性别民族职务个人偏好是否首次特别注意日程安排 责任部门：时间日程内容时段组织协助检查6.2接待中，根据来宾的行程及日程安排，视具体情况，制定接待计划并落实，指定责任人并明确分工工作。接机航班号航班时间接站车（船）次抵达时间接送车型车号车内卫生司机空调音乐矿泉水瓶随同辅助准备鲜花接机牌相机雨伞责任人酒店预订酒店房号房间检查饭店预订饭店房号责任人迎接人员初期会晤时间地点责任人参与人员资料准备预准备环境清理条幅座位牌空调鲜花麦克相机饮料水果投影电脑录音笔签字笔电源纸巾甜点礼品背景布国旗6.3接待中，根据日程安排，明确各时间段的具体接待事项；日期时段行程路线用餐地点门票费用餐费预算费用合计陪同人员司机及车辆随行准备景点资料相机雨伞饮品水果纸巾药品责任人核对人6.4. 接待后，提前预订机（车、船）票，落实送机（车、船）车辆、人员、时间、路线；日期班次时间行程起始出发时间司机及车辆送行人员行车线路纪念礼品7.接待工作具体要求：7.1各流程计划周密，准备充分，有责任部门，责任人和核对人；7.2接待责任人要在客户到达8小时前确定客户联系人及联系电话，并建立联系；7.3接待责任部门负责制定详细的接待计划，并提前5小时知会配合部门提前做好准备；7.4涉及车辆的接待任务，提前给相关司机下发司机接待通知单，要求司机进行车况、油量、车内卫生及本人着装的检查，确定具体行车路线，整个行程的时间安排等事宜。7.5确定是否需要接机（车、船），提前一天确定客人到达的具体时间，进行接机（车、船）前的准备工作（如制做接机牌等），安排好车辆、司机及具体负责接待的人员。7.6所有接待准备工作视情况提前启动，车辆提前5分钟启动，会场提前十分钟开启照明，音乐，空调；一级客人会谈地点应有鲜花、水果及饮品（矿泉水、茶、咖啡等），特别重要的国外客户，应准备中国及客户国家的国旗进行桌面摆台。7.7接待人员、陪同人员、参与人员均需统一着正装，如一级客人有办公现场参观巡视，需提前一小时检查客人途经部位人员的着装、办公环境的卫生状况。7.8一级客人途经公司工作人员时，应起立、微笑致意欢迎客人。客人会晤期间严禁大声喧哗，非特殊情况不得打扰客人会晤。会谈结束由专人引导客人离开，途经工作场所，应起立、微笑致意。7.9司机需提前将车辆停放在指定地点，由专人引导客人上车。行车前司机进行简单的自我介绍，并介绍车内常用设施的使用方法，做行车承诺。7.10接待人员在接待结束后要委婉而诚恳地向来宾征求接待工作的意见，询问客人后继需办理事项，致辞送别；7.10.1视客户级别赠送公司的纪念礼品。7.10.2把已经订好的返程车（船、飞机）票送到客人手中，并商量离开宾馆的具体时间。7.10.3安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行8接待工作的整体要求8.1根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。8.2严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。8.3着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。8.4集团行政管理部接待管理人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况、行业的基本情况以及本省市的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。 9.制定、解释、改废与批准本办法由集团人力资源部负责制定与解释，经企业经营管理委员会审议通过后执行。改废依循同样的程序。附件：司机接待通知单、部门接待通知单司机接待通知单行管部出单人员： 接单司机：主要来宾单位、姓名、职务随行人数主陪姓名、职务陪客人数来访日期 年 月 日 年 月 日客户级别一级客户 口 二级客户 口 三级客户 口行 车 路 线日期出发地点出发时间路线到达地点到达时间需准备物品责任人备注车 辆 状 况 检 查轮胎制动系统转向系统喇叭灯光蓄电池空调设备 音响设备油量 L车内卫生状况司机在行车前一天进行车况、油量、车内卫生的详细检查，并进行详细记录，保证车况良好，油量能满足行车路线使用，车内无异味、无杂物、无灰尘。接待客户期间，按公司规定着装，行车前进行自我介绍及车内常用设备的使用介绍，文明行驶。部门接待通知单行管部出单人员： 接单部门负责人：