外事接待案例分析

某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并具体洽谈，领导将任务交给办公室全权负责，办公室主任将三天的接待任务作了如下安排：第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，安排到市内一个五星级宾馆住宿。中午，全体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次举行盛宴。第二天，安排客人去苏州游览，共有五人陪同。第三天上午，由党政领导和翻译组成的五人小组与外商洽谈，因时间有限，没有涉及具体事项，只达成初步协议。领导表示将择日再邀请外商前来洽谈。中午，全体领导出席欢送宴会。下午，王秘书开车送客人去机场。思考题：1此次外事活动安排是否达到了预期目的?为什么?2如果你是办公室主任，将怎样安排这次活动?请做一个详细的接待计划（计划要求详细，可操作性强，做合理想象）。 1、没有达到预期目的，该单位的目的是邀请外商来沪考察并具体洽谈，以此共同投资，合作经营。但该安排最后的目标却是只达成初步协议，没有涉及具体事项。2、首先知道是外事安排，其接待过程包括：接受任务、了解来宾、制订计划、预订住宿、欢迎来宾、商议日程、礼节性拜访、宴请、正式会谈、签订协议书、陪同参观游览、互赠礼品、欢送来宾、接待小结。接受任务接待任务由办公室接受，外事部门协办了解来宾来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序，还应注意国籍、民族、生活及风俗习惯等等，这些均可请对方事先提供。外宾（2人）：负责该项目的A经理负责翻译的B秘书我方公司（5人）：单位的C总裁党政D领导负责该项目的E经理负责翻译的王秘书负责开车的F司机制订计划拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。第一天， 派王秘书和司机去机场接回两位来宾，去之前注意交通状况，应选择交通不拥堵的地段迎回客人。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。中午，负责洽谈的A经理可小设便宴（在离住址不远的五星级酒店）。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，全体领导正式举行宴请。第二天， 由党政领导和翻译组成的五人小组与外商洽谈。主要涉及具体事项的讨论，努力商榷共同投资，合作经营，。第三天， 上午由主要领导负责人、翻译组成的五人小组，根据外商的喜好带外商去上海著名的景点和娱乐场所。中午，全体领导出席欢送宴会。下午，王秘书开车送客人去机场。外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好。还应按外宾习惯，在房间内准备一些饮料、水果等，供其随时取用。关于住宿，常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。接待工作的原则与要求： 文明礼貌、 负责 、与人方便、 讲求实效 、按制度办事王秘书的具体事务补充：1) 迎宾时间要做到：要事先由双方约定、要在来宾启程前后，再次确认、要提前15分钟左右到达迎宾地点2) 迎宾人员的确认：使用接站牌、使用欢迎横幅、使用身份胸卡、自我介绍3) A经理去客方下榻处进行礼节性拜访，秘书随同。4) 主方宴请客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒会、自助餐等5) 双方主管进行正式会见或会谈，秘书应做好资料和物质准备，默契配合。6) 如双方达成协议并签订协议书，秘书应事先拟写协议书草稿，并安排好签约仪式。7) 秘书陪同外宾参观、游览，弘扬民族文化，指点大好河山，宣传建设新貌。8) 秘书准备礼品，要选有纪念意义但经济价值不过高的并登记在册，宾客再度来访时应作交换。9) 以与欢迎来宾相应的规格及仪式欢送宾客（提前和对方秘书商定好给外宾预定机票）。10) 一般应作书面小结（不足与好的地方），立卷存档备查。时间安排具体事项11月1日9：00-10：30王秘书和司机8：45左右到达机场，并手举欢迎横幅（要用对方国家的文字，字迹大而清晰，尽量不用白纸写黑字），佩戴身份胸卡。准时迎接时要热情握手、主动寒暄、周到服务。半小时左右的车程，到达酒店。待到住宿处，经理协同王秘书做礼节性拜访，并约定午餐。10：30-11：00外宾休息时间，期间，为他们准备好水果等11：00-12：00E经理小设便宴12：00-14：00双方休息14：00-17：00参观市容，重点参观浦东新区17：00-19：00全体领导正式举行宴请11月2日9：00-11：30就计划商谈具体事项11：30-14：30中午稍事休息14：30-16：00对上午的会谈进行总结，并对有疑问的地方进行细致商谈16：00-20：0016：00-17：00E经理陪同一起吃饭，17：00-18：00双方休息，18：00-20：00陪同一起参观上海有名的夜景11月3日9：00-11：00上午由主要领导负责人、翻译组成的五人小组，根据外商的喜好带外商去上海著名的景点和娱乐场所。11：00-12：30全体成员宴请外宾12：30-15：0012：30-14：00午休，14：45由王秘书和司机把外宾送到机场。宴请2次正式宴