内蒙古六和隆泰商贸有限公司采购管理的问题研究.doc

内蒙古农业大学经济管理学院本科毕业论文1 引言 采购是沟通需求与供应的纽带，尤其在供应链管理环境下采购管理是非常重要的一个环节，。据统计数据表明，降低采购成本的1%对利润的贡献在8%以上，由此可见，采购在企业中的重要性。先进的采购模式已经成为一个战略优势，可以很好的满足客户需求，企业可以大大节约时间和资金，提高企业的敏感性和响应性。本文以内蒙古六合隆泰商贸有限公司为研究对象，分析了它的采购管理中存在的问题，结合供应链管理环境下对采购管理的要求，提出了适合公司发展的改进途径和建议。2 内蒙古六合隆泰商贸有限公司采购管理分析现状 2.1 内蒙古六合隆泰商贸有限公司简介 内蒙古六合隆泰商贸有限公司成立于1999年，是一家酒水品牌运营公司，以酒水代理为主营业务，主要代理产品有白酒、红酒、黄酒、啤酒、水饮共五大系列500余个品项，主要代理的品牌有五粮液、古井、金六福、张裕、蓝仙姑、百威、女儿红等。经过十几年的发展，业务规模、品牌运作方面已在内蒙地区酒水流通行业名列前茅，市场占有率已达到30%。 2.2 内蒙古六合隆泰商贸有限公司采购业务现状分析 六合隆泰的采购业务由采购部负责，采购部由经理、主管、采购员构成。因为公司的经营规模有限，也就决定了采购规模的大小，公司的年采购额大致为3000万元。对于一个公司的采购来说，最重要的是对供应商管理，六合隆泰对供应商的管理是做得比较好的，经常与供应商进行信息交流与沟通。目前六合隆泰的供应商体系比较完善也很稳定。六合隆泰拥有30多个供应商，根据其所供酒水类别分为白酒、啤酒、黄酒、红酒、水饮五个大类，每个大类有3到5个供应商。按照顺序码和分组编码相结合的方式对供应商进行了编码。公司所有供应商都是行业中的一线品牌，在质量、服务、信誉、配合度等方面都比较优秀，因此在销售与供应能力方面有保证，所有供应商都与六合隆泰建立了长期的合作伙伴关系。六合隆泰的采购流程为编写采购计划、编写及发送订单、编写采购付款申请单及付款、验收入库。从图1可以清晰的看出整个采购流程。首先采购计划的编写是由采购部经理完成的，编写采购计划的依据主要是库存量，没有明确的采购提前期，何时采购、采购何种产品、采购量多少完全由采购部经理决定。之后采购员依据采购计划编写采购订单，采购订单编写好后由经理签字，然后通过传真发送给供应商，很显然在这个环节中缺乏采购订单的审批流程，订单发出后在采购汇总中做记录。再由采购员编写采购付款申请单，采购付款申请单必须审批才能生效付款。首先采购部经理审批签字，然后财务部经理审批签字，最后总经理签字，生效付款。付款之后供应商发货，到货后做入库和到货记录。到货记录和前面提到的采购记录只是在一个自己制作的EXCEL表格中做，这样的程序不够规范，应利用现有的金蝶K3 ERP系统，在该系统中做有关记录和统计。有时会出现到货的数量或品种与采购订单不一致的情况，这是由于有赠品或折扣而产生的。在这种情况下，做到货记录时要在备注中写明。在这个过程中大部分的决策和审批都是由采购经理做的，这与现代化的采购模式中“采”“购”合理分工相悖。编写采购计划编写采购订单发送采购订单编写采购付款申请单付款到货验收入库图1 六合隆泰的采购流程图3 内蒙古六合隆泰商贸有限公司采购管理存在的问题 虽然公司现已初具规模，也有继续发展壮大的势头，但公司的管理还是不能摆脱当代中国的模式，管理层缺乏现代企业管理的理念。所以公司现有的采购模式也是目前国内中小企业普遍的采购模式，即传统采购。 3.1 采购管理系统利用不充分 金蝶 K3 ERP 采购管理系统是面向制造企业和流通企业的采购管理人员设计。它可以帮助企业实现采购业务全过程的物流、资金流、信息流的有效管理和控制。六合隆泰在2008年通过财务部的研究决定使用该系统，该系统中有13个管理模块，主要有财务系统、供应链系统、成本管理系统、计划管理系统等。但在公司里金蝶K3 ERP 系统主要是财务部使用，也就是说只有财务系统得到了利用，采购部运用的只有即时库存查询这一个功能。这样的现状既导致资源浪费又导致采购流程不够规范。六合隆泰的采购流程问题主要在订单编写后及验收入库环节。订单编写好之后只汇总到采购部自己编制的订单汇总表中，这样一旦数据丢失，所有的采购记录都无从查找，并且容易出错，查找及统计都很不方便。而入库记录也是如此。3.2 制定采购订单的决策信息不充分 传统采购模式最显著的特征就是库存驱动。库存驱动导致了单一的采购决策信息，依据这样的决策信息制定的采购订单一定是不合理不科学的。六合隆泰采购订单的制定决策依据就是库存量。同时采购部也比较独立，与财务部、销售部缺乏信息交流，有时会导致部分产品有大量的库存，而有些产品出现缺货。下表是从公司的百威经销商信息系统中导出的2011年4月25日的库存数据，从中可以看出，百威系列15种产品只有两种有库存，其他产品库存为零，是由于采购部没有充分考虑季节性，五月份天气转暖，啤酒销售量迅速增加，而订货数量没有增加，导致了缺货，每个品种的缺货量至少600箱。这样的缺货状况直接影响销售，影响盈利。由于六合隆泰属 于流通企业，处于供应链的下游，所以企业应时刻关注终端的需求状况，这对于整个企业的运营是相当重要的。表1 内蒙古六合隆泰商贸有限公司百威产品 单位：箱产品编码输入简码产品名称1010 期初库存1020 实际到货1050 市内直销1080 截止库存28-11-0161G1百威大瓶 600ml0028-11-0271R0百威500ML听装(1X18)0028-11-0331K1百威330ML听装(1*24)0028-32-009HI0哈尔滨冰纯355ml听装 4*60028-32-016HG2哈啤（国内冰纯）600ml（1*12）0028-32-043HLRC哈尔滨冰纯500ml听装 3*60028-32-063HLK90哈尔滨冰纯330ml听装4*60028-32-069WH32069哈尔滨冰纯600ml瓶装1*60028-33-016HG2HK哈尔滨冰纯600ml瓶装,香港0028-38-063WH38063哈尔滨冰爽330ml听4*6标准2009112588428-3B-043WH3b008哈尔滨小麦王500听3*60029-31-016310011054 1900经典 600ml瓶装0029-3B-0333b0031009 10度哈尔滨小麦王330ml听04000386813229-3C-00410861086 10度哈尔滨特制超干355听0029-3l-0133l0021078 10度哈尔滨超鲜330ml瓶装4334330数据来源：百威经销商信息系统3.3 “采”和“购”没有分工 采购控制活动是任何一个企业都必须做的。采购控制主要是职责分工“采”“购”分工。分工的目的是牵制，前提是要识别不相容岗位。并以此为基础建立采购业务的岗位责任制，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业采购业务的不相容岗位至少包括：请购与审批；供应商的选择与审批；采购合同协议的拟订、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行等，目前六合隆泰的部分岗位职责没有进行分工，包括请购和审批、采购合同协议的拟订、审核与审批；采购、验收与相关记录，其中请购和审批、采购合同协议的拟订、审核与审批都是由采购部经理完成的。出于利益考虑，采购人员具有强烈的采购动机，必须对其加以约束。为此，应当从严监督采购内部控制制度，特别是请购和付款等环节的政策和程序的执行情况。并且企业应当建立与供应商沟通制度，以监督采购人员向供应商索取回扣等违法行为。4 未来公司采购管理改进方向及途径 4.1 公司采购管理改进方向为了适应市场需求，减少库存，减轻流通资金压力，供应链必须做出优化，公司的采购管理必须进行改善，使供应链的各个环节无缝连接，这样才能保证在激烈的市场竞争环境中不被淘汰。六合隆泰的采购管理应向现代化的供应链管理环境下的采购管理方向改进，减少库存，降低成本，增强对市场需求的响应能力。4.2 公司采购管理改进途径 4.2.1 充分利用采购管理系统 实现采购管理系统化、合理化 在现代市场竞争日益激烈的经济社会中，采购部门如何保证企业采购，并及时保质保量供应，提高企业的快速反应能力、适应力和竞争力，提高企业管理信息化水平，促进供应链的无缝连接，建立采购管理系统尤其重要。金蝶K3 ERP 采购管理系统就是这样一个系统。金蝶K3 ERP 采购管理系统主要有八个功能：采购需求管理、采购订单管理、采购结算管理、采购价格管理、供应商供货信息管理、委外加工管理、供货商评估管理、报表分析功能。这八个功能中除了委外加工管理，其他功能都应充分应用。采购需求管理这个功能提供系统生成、库存缺料分析、销售订单下推、手工录入等多种采购需求方式，可自动生成订单,六合隆泰应该应用手工录入来生成订单。采购订单管理提供了完整的订单管理功能，它可以帮助企业规范采购订单流程，同时提供严格的价格流程，采购人员有效的管理采购业务。采购结算管理可以通过采购合同、采购订单、外购入库单等多种途径生成，公司可以实现灵活有效的发票管理，同时在采购结算管理中可以实现采购发票与入库单据部分勾稽、费用发票的勾稽，帮助公司准确核算外购入库成本。采购价格管理可按不同的供应商、不同的有效期间、不同的采购数量、不同的计量单位进行价格管理。目前公司使用的价格来源依据就是供应商提供的价格体系，因为供应商常常有一些促销政策，并且这些政策在不停地变化，所以公司的价格管理是比较混乱的。而通过利用采购价格管理功能可以帮助公司结束混乱的价格管理，使公司实现有效规范的内部管理。供应商供货信息管理可以实现供应商供货配额管理、维护物料名称的代码的功能。因为六合隆泰采购的物料品种多达五百种，尤其百威公司的产品体系更为复杂，这就需要一个高效的管理系统对其进行管理，帮助公司处理物料名称及代码不一致的问题。供应商评估功能可以实现对供应商整体评估和对每种产品进行评估，六合隆泰应重点利用对单个物料的评估，这样可以明确哪种可以成为重点培养产品，哪种产品应停止采购与销售，这样可以不断完善和改进公司的产品体系。报表分析功能可以实现丰富、灵活的业务报表分析，包括采购订单执行情况明细表、汇总表，供应商供货质量、准时交货等，月度、季度、年度采购业务汇总表，可以帮助公司实现快速、准确的核算和获取采购决策。如果充分利用整个采购管理系统，可以有效地监控整个采购计划的实施过程，分析采购价格的变动、订单执行及供应商交货履约的情况，从而有效地管理整个企业的采购业务，以提高采购经营活动的效率，控制和节约采购资金，降低采购成本，使企业具有最佳供货状态。充分利用该系统可以使采购流程得以规范化，使采购各个环节都有据可寻，每一个订单的完成过程都能得到全程跟踪。并且可以利用该系统对供应商档案、采购合同、物资的月季、年采购量、月度采购计划、图纸、资金支付的月、季、年度支付状况、日常文件等进行分类管理并进入计算机进行共享，计算机使得具有权限的领导可随时查阅，使得企业资料的系统性、保密性增强。从而达到提高工作效率和工作质量的目的。4.2.2 采购工作要做到5R原则传统的采购模式与供应链管理环境下采购具有完全不同的思想，供应链环境下的采购必须对采购模式做出一些调整和改变，要从为库存采购转变到为订单采购，不能只考虑库存，应充分考虑采购决策信息。所以在供应链管理环境下的采购要做到5R原则。 第一、 恰当的数量 在现代采购模式中，制定采购订单时，物料的采购数量一定要合理确定。采购部应综合多个决策信息，如库存数量、销售计划、市场需求、季节性等，在此基础上制定的采购订单才是合理的。例如在四月中旬时，啤酒的采购量就一定要大量增加，因为天气渐渐转暖，并且临近五一，啤酒的销售量肯定会大幅上升。但公司在采购过程中并没有充分考虑这一因素，采购依然按照正常的采购量进行，这势必导致缺货，影响销售。3.2中的图1就反应了这样的情况。第二 、恰当的时间 采购时间的确定依据的是交货期，传统的采购模式下，要有效控制交货期只能是事后把关，因为相互的工作是不透明的。供应链管理思想强调对外部资源的战略性管理。所以在供应链管理环境下的采购管理中，采购时间一定要适当，既不能提前，造成大量库存，既积压资金，又占用仓库空间；也不能滞后，造成缺货，影响整个供应链的顺畅。这就需要采购部门重视交货期，并关注供应商的生产组织过程。六合隆泰与供应商都是长期的稳定的合作伙伴，所以对供应商的交货期是非常了解的，但要做的是按照交货期来确定采购时间。例如百威的交货期是20天左右，所以应提前20天下订单；张裕的交货期是10天左右，应提前10天下订单，这样就可以保证正常销售。 第三、 恰当的地点 在确定产品交货地点时，应选择合理的地点，实现最佳的物流效率，尽可能的节约采购成本。对于六合隆泰来说，因为包头设有分公司，所以为包头分公司采购的产品就应直接在包头交货，这样可以节约大量时间和装卸、搬运等费用。第四、 恰当的价格 价格永远是采购活动中的敏感焦点，企业在采购中最关心的要点之一就是能节省多少采购资金。采购价格与该物品的种类、是否为长期采购、是否为大量采购及市场供求关系有关。六合隆泰是各供应商的长期购买者，所以采购价格是比较合理的，并且像百威、蓝带部分产品经常会给予折扣，额外赠送等。对于没有优惠的产品应与供应商谈判，争取更优惠的价格。第五、恰当的来源 传统的采购模式中，供应与需求的之间的关系是临时性的，而供应链管理模式是供应与需求的关系从简单的买卖关系向长期的合作伙伴关系转变，六合隆泰与各供应商已经建立了长期的合作伙伴关系，这有利于采购及其他活动的顺利进行。并且各供应商都是知名品牌，质量、信誉，销售现状及前景都是由保证的。 总之，只有综合考虑所有因素才能实现最佳采购，使采购方与供应商达到共赢。使供应链的各环节实现同步化，提高运行效率。4.2.3 “采”“购”分工 实现采购制约采购业务具有高风险性，企业可能面临采购未经适当审批或超越授权审批而造成存货积压浪费，可能因验收程序不规范而造成账实不符或资产损失，可能因付款不恰当而导致企业资金损失或信用受损，以及重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失等。在供应链环境下的采购与传统采购相比，采购制约显得格外重要，因为它不仅关系到本企业的利益，还关系到整个供应链的利益。 本世纪初，企业内部控制框架转型为风险管理框架，确立了内部控制以风险管理为核心的基调。企业应当根据内部控制的要求搭建采购风险管理的基本框架，实现采购管理的标准化，降低财产损失风险。控制活动包括政策和程序两大要素，政策规定应该做什么，程序则使政策产生效果。在采购控制方面，六合隆泰完全是空白。首先是控制政策，包括职责分工和授权批准。分工是为了牵制，首先要识别不相容岗位。确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。另外在授权批准方面，企业应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。采购职责权限应当尽量集中，以提高采购效率，堵塞管理漏洞。第二是控制程序，包括请购控制、审批控制、采购控制、验收控制、付款控制、退货管理、应付款项管理。根据目前六合隆泰的不相容岗位，采购合同的拟订、审核与审批；采购（编写订单、审批、发送订单）、验收都没有进行分工。其中，采购合同的拟订、审核与审批都是由采购部经理完成的。采购合同的拟定、编写采购订单、发送订单、验收应由采购员完成，采购合同的审核由主管完成，采购合同的审批由采购经理和总经理完成，采购订单的审批由主管与经理完成。5 结论 上所述，现代企业的健康发展是离不开采购管理制度的不断完善的。企业拥有了完善的采购管理制度，就可以有效地改善传统企业采购环节的混乱局面，稳固企业发展的根本；同时又可以有效地提高企业的物资采购效率，为企业发展节省了大量的人力物力，促进了现代企业的可持续发展。同时，良好的公司文化、健全而严密的管理制度和高层管理的全力支持也是完善采购管理流程不可或缺的保证。供应链作为一条纽带将核心企业与供应链上下游企业紧密联系在一起，采购作为供应链不可缺少的重要部分，贯穿于整个供应链。而对采购活动的有效管理不仅可为企业实现成本的降低从而增强市场竞争力，而且在实现对供应链中各活动的同步化、集成化管理上起着杠杆作用，为企业创造新的竞争力，从而保证企业在快速多变的市场中处于领先地位。致 谢在本文完成之际，作者要深深的感谢内蒙古六合隆泰商贸有限公司，本文的