全球基金项目财务管理手册.doc

全球基金项目财务管理手册全球基金项目财务管理手册 2011年05月30日那曲地区疾病预防控制中心 预防疾病，相约健康。 全球基金项目财务管理手册 为加强全球基金的项目资金管理，保证项目资金安全、有效，专款专用，以顺利完成各项目的预期目标，特制定本财务管理手册。 本财务管理手册中“总项目负责人”是指国家级项目负责人；“分项目负责人”是指总项目下各病种项目负责人；“项目点负责人”是指各省、地、县项目负责人。 本财务管理手册适用于所有参与全球基金项目的单位。 一、 预算管理 1.1 预算编制 采取财务部门与业务部门相结合、自下而上的办法编制。分项目负责人根据全球基金的要求及中国的现状确定项目目标和工作任务，负责组织编制业务工作计划及基金支出计划，总项目负责人所在单位的财务部门负责编制汇总，经总项目负责人审核后确定； 编制预算应本着提高资金使用效益的原则，以项目目标为依据，分清工作的轻重缓急，制定出预算及用款计划； 预算的编制必须有财务部门参与。各项计划要严谨、周密， 符合实际需求。 1.2 预算审批 项目总预算由总项目负责人签字审批并监督执行； 项目的分预算由分项目负责人签字审批并监督执行。 1.3 预算执行 财务部门严格按照总项目负责人审批的预算及用款计划拨付项目资金；加强经济核算，建立健全财务制度； 预算调整必须经总项目负责人同意并签字审批； 支出管理（参见以下有关内容）； 决算（参见以下有关内容）。 二、 货币资金管理 2.1 本手册中的货币资金包括总项目、分项目及各项目点准备用于该项目的现金、银行存款。 2.2各级项目点应按以下要求管理现金。 严格遵守中国人民银行颁布的现金管理暂行条例； 为保证资金安全，现金当日库存不得超过人民币5000元，不 得坐支现金； 任何人未经批准不得借用现金； 出纳人员必须将收、付的现金及时入账，并每日盘点库存现金， 做到日清月结； 超过1000元的支出，原则上使用支票结算； 空白支票严禁提前加盖印鉴或提前填写密码； 现金收、付由出纳员专人负责； 出纳员支出现金前，必须仔细审核原始凭证，保证原始凭证的合法性、合规性； 出纳员收、付现金后，必须立即在原始凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”戳记； 付出现金后必须取得有效票据入账，严禁发生“白条抵库”的现象； 严禁出纳人员填制现金收、付款记账凭证； 现金必须使用符合安全标准规定的保险柜保管； 各项目点财务主管或各项目点项目负责人应经常或不定期地对库存现金进行抽查，并记录检查结果。 2.3 银行存款的管理 严格遵守中国人民银行颁布的支付结算办法； 出纳人员必须及时登记银行存款日记账，做到日清月结； 不得出租、出借账户，不开空头支票，不开远期支票； 各项目财务主管或核算会计负责及时与银行对账，每月填制“银行存款余额调节表”，查明未达账项及原因； 出纳人员不得签发盖有印鉴的空白支票，支票必须写明签发日期、用途、使用金额或限额（限额需用大写填列）； 妥善保管支票、汇票、本票等重要票据。设置“全球基金项目空白票据购置、领用登记簿”（附件1），及时登记空白票据的购入、使用、结存事项； 财务印鉴与空白票据必须分人保管，严禁一人保管财务印鉴和空白票据。 三、 固定资产管理 3.1 “项目固定资产”是指使用本项目资金购置的使用年限在一年以上，办公设备单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；或单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上，批量（5件以上，含5件）购置的同类物资，使用过程中基本保持原来物质形态的资产。 3.2 固定资产的购置必须避免关联方交易。用项目资金购置固 定资产必须在预算范围内进行。 3.3 购置固定资产必须由两人以上的人员经办，严禁一人既从 事固定资产的购置，又进行固定资产的报账工作。 3.4 一次性购置固定资产在50万元人民币以上的（含50万元），必须进行招投标；采购工作必须保证不受关联方交易的侵害。 3.5 各项目点的财务部门必须设置项目固定资产分类明细账，按照中华人民共和国财政部的要求进行固定资产的核算。 3.6 项目固定资产的使用部门必须派出一人（可以是兼职）管 理项目固定资产，填制“全球基金项目固定资产管理辅助账”（附件2）。 3.7 各项目点财务部门与项目固定资产使用部门必须半年清查 一次固定资产，进行账、实的核对。如果出现差异，必须查明原因，并由各项目点负责人签字批准后进行账务调整。 3.8 根据国际惯例及中华人民共和国科技部的规定，由项目资 金购置的固定资产，其产权在项目完成后属于项目依托单位。 3.9 用项目资金购置的固定资产，在各项目点之间调拨时，使 用“全球基金项目固定资产调拨单”（附件3），经交接双方项目负责人签字后，作为会计记账凭证。 3.10 项目结束前,固定资产报废必须经固定资产管理人、使用固定资产部门负责人、财务负责人及项目点负责人审批签字。 四、 项目物品管理 4.1 “项目物品”是指用本项目资金购置的材料、药品、试剂等 需要入库保管的物品。 4.2各项目点一次性购置50万元人民币以上（含50万元）的物品时，必须进行招投标；采购工作必须保证不受关联方交易的侵害。 4.3 各项目点购置的材料物品必须由专人保管，并建立“全球 基金项目物品辅助账”（附件4）。 4.4 物品入库时，必须填写“全球基金项目物品入库清单”（附 件5），并由物品管理人员（收货人）及购买人员（交货人）共同签字认可。 4.5 物品领用时，必须填写“全球基金项目物品领用清单”（附 件6），领用部门负责人签字后，由物品管理人员及领用人员共同签字认可。 4.6 物品管理人员不可从事物品采购工作。 4.7 应按季度对库存物品进行盘点工作，并填制“全球基金项 目物品盘点明细表”（附件7）。对盘点出现的物品盈、亏现象，必须查明原因，经各项目点项目负责人签字批准后进行帐务调整。 五、 财务组织 5.1 总项目的财务设在中国疾病预防控制中心规划财务处，由 中国疾病预防控制中心规划财务处负责组织总项目的财务核算管理工作。 5.2 分项目和各项目点的财务设在各项目依托单位的财务部门，由其负责财务核算。 5.3 中国疾病预防控制中心规划财务处负责组织、指导、监督 项目财务核算工作，省级项目财务负责组织、指导、监督本省各项目点的财务核算工作。 5.4 中国疾病预防控制中心规划财务处负责组织项目财务人员的培训工作，省级项目财务负责本省各项目点财务人员的培训工作。 5.5 资金核算必须设专户，分项目，按工作目标进行，即将艾滋病、结核、疟疾分设专户并分别按各自的工作目标设账，进行明细核算。 5.6 项目核算使用统一的会计科目、财务报表。 六、 财务人员职责 6.1 财务人员参与项目预算的编制。 6.2 财务人员监督资金的使用，并及时向项目负责人汇报资金使用情况。 6.3 随时关注项目资金的到账情况，并及时通知项目负责人，以保证资金的及时拨付和正常使用。 6.4 按业务发生的时间，及时记账核算。 6.5 按时编制、上报财务报表，认真编写报表说明。 6.6 配合项目的年度审计工作。 6.7 进行会计档案的整理、保管。 七、 财务支付程序 7.1 各级项目的项目负责人必须将审批后的预算、用款计划及项目负责人签批权限报财务部门备案。 7.2 各级项目负责人若有委托签字事项，必须将委托书交财务部门备案，口头通知无效。 7.3 各项目点在支付项目费用时按以下程序办理 7.3.1 用款： 用款时，负责项目财务报账的人员需填制“全球基金项目用款 申请书”（附件8），写明款项用途、金额或限额、用款方式（现金或支票）等； 各级项目负责人必须在报账人员所填制的“全球基金项目用款 申请书”上，在权限以内签批意见并签名；总项目资金由总项目负责人签批后方可使用，分项目资金由分项目负责人签批后方可使用，项目点的项目资金由项目点负责人签批后使用。各级项目负责人可以用书面形式将签批权力进行委托，并将签批委托书提交财务部门备案； 财务人员收到各级项目负责人签批的“全球基金项目用款申请 书”后，必须将其用款金额与项目预算或用款计划书核对无误，并核查签字是否有效后方可付款。 7.3.2 报账： 报账时，项目人员需填制“全球基金项目费用支出结算单” （附件9），并提供有关合法、合规的原始单据，如发票、收据等各类费用票据； 报账时，除停车费票、出租车票、过路过桥票等小额发票可由 一名经办人在原始发票背面签字外，其余原始票据均需由经办人及证明人两人在发票背面签字； 各级项目负责人必须在“全球基金项目费用支出结算单”上签 署意见并签名； 财务人员对各项目负责人签字后的“全球基金项目费用支出结 算单”及原始单据进行审核。审核应依据财政部1996年颁布的会计基础工作规范第四十八条、第四十九条的规定进行； 出纳人员对审核无误的“全球基金项目费用支出结算单”进行 结算； 结算后，出纳人员将“全球基金项目费用支出结算单”及所附 单据交会计核算人员； 7.4 用汇： 总项目单位用汇时，项目用汇部门填制“全球基金项目用汇申 请书”（附件10）进行外汇的结算工作； 艾滋病、结核、疟疾项目的外汇用汇分别由总项目负责人及分 项目负责人签字； 财务人员接到“全球基金项目用汇申请书”审核无误后，立即办理用汇业务。 7.5 拨款： 项目资金向有关单位拨付时，必须由项目人员填制“全球基金 项目用款申请书”，注明拨款用途、金额、收款单位名称、账号、开户行等； 各分项目负责人签批拨付意见并签名； 财务人员将“全球基金项目用款申请书”各项审核无误后，立 即办理款项拨付业务； 财务部门在拨款时，必须先由会计记账，再由出纳填制银行凭 单并经会计审核后拨付，以免项目资金不足发生透支现象。 八、 会计核算 8.1 本项目的会计年度按照公历年度确定，即自每年1月1日 起至12月31日止。 8.2 本项目以人民币作为记账本位币。 8.3 本项目以权责发生制为记账原则。 8.4 本项目采用借贷复式记账法。 8.5 本项目的记账文字为中文。 8.6 本项目的财产按实际成本核算。 8.7 本项目会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，做到 记账准确、内容完整、方法正确、手续齐全、符合时限。 8.8 本项目每发生一笔经济业务，都应当取得或填制原始凭证。 原始凭证必须合法、合规，内容真实、完整，手续齐备，数字准确。原始凭证内容不得任意涂改，若有更改必须加盖原始凭证开具单位财务或发票专用章。 8.9 按项目病种分别设置专户，专款专用。 8.10 各级项目部门必须执行本财务管理手册，统一口径，使用 统一的会计科目进行会计核算。 8.11各级项目单位就该项目编制统一的会计报表，提供财务分 析资料。 8.12 根据资助方的要求，提供有关财务资料。 8.13 会计科目按中华人民共和国财政部事业单位会计制度设置，统一核算。本项目所涉及的会计科目及核算内容见下表： 全球基金项目会计科目表 注“合同预收款”科目为负债类科目。为便于理解，从项目资金核算角度将“合同预收款”分别列式在上表“收入类”、“支出类”、“结存类”。“合同预收款”科目贷方核算本项目的到账资金，“合同预收款”科目借方核算本项目拨出的资金，“合同预收款”科目余额反映本项目可用的资金结存。 8.14 账簿设置 各级项目单位必须设立项目专户进行财务管理，专款专用； 本项目涉及的账簿名称为： 现金日记账簿 银行存款日记账簿 其他应收款明细账簿 固定资产明细账簿 存货明细账簿 其他应付款明细账簿 待分发物品材料明细账簿 合同预收款明细账簿 其他收入明细账簿 科研成本明细账簿 固定基金明细账簿 总账账簿 九、 会计报表 9.1 项目的财务管理部门必须就全球基金项目分病种编制统一的会计报表； 9.2 项目财务季度报表 报送内容：各省汇总的资金平衡和需求表（附件11），各省汇总的项目季度收支明细表（附件12），各省汇总的项目工作目标季度收支明细表（附件13）。 报送时间：每季度初30日内将上季度的报表报中央项目办财务部门。即：4月30日、7月30日、10月30日、1月30日前，分别将第一、二、三、四季度报表报送中央项目办财务部门。 9.3 项目年度报表 报送内容: 各省汇总的、各省本级的、各省以下所有项目点的项目资产负债表(附件14 )；各省汇总的、各省本级的、各省以下所有项目点的项目年度收支明细表(附件15 )；各省汇总的、各省本级的、各省以下所有项目点的项目工作目标年度收支明细表(附件16)；报表编制说明；项目审计报告。 报送时间：次年4月30日前，将审计后的本年度会计报表、报表说明及项目审计报告报中央项目办财务部门。 9.4 中央项目办财务部门将审计后的年度各项目会计报表合并，并将全年度合并后的会计报表及相关财务分析资料，于次年5月30日以前报总项目负责人。 十、会计报表编制说明 10.1 季度报表编制说明 10.1.1 资金平衡和需求表编制说明 “项目资金期初结存”指上季度末项目资金期末结存。 “项目资金期初结存”等于“现金”+“银行存款”+“其他应收款”-“其他应付款” “项目资金银行利息收入”是指本季度收到的项目资金形成的银行存款利息收入。 “项目资金拨款收入”是指本季度收到的上级拨入的项目资金。 “项目资金收入合计”等于“项目资金银行利息收入”+“项目资金拨款收入”。 “项目可用资金合计”等于“项目资金期初结存”+“项目资金收入合计”。 “项目资金总支出”是指本季度各项目点资金实际支出数，不含上级对下级的项目资金拨款数。 “项目资金期末结存”等于“项目可用资金合计”-“项目资金总支出” “项目点下两个季度资金需求”是指下一个支出期及下下个支出期项目支出的总预算。 “项目资金期末结存”是指本表第5部分第5行。 “下两个季度申请总经费”等于“项目点下两个季度资金需求”-“项目资金期末结存”。 10.1.2 季度收支明细表编制说明 本表反映的是本项目每季度资金的使用情况。 “专款收入”以总账中“合同预收款”科目的贷方累计发生额填列。 “其他收入”以总账中“其他收入”科目的贷方累计发生额填列。 “专款支出”以“科研成本”明细科目的借方累计发生额填列。 “拨出专款”以总账中“合同预收款”科目的借方累计发生额填列。 “本期”栏指本季度的发生额。 “累计”栏指本年度内每季度的累计发生额。 10.1.3 工作目标季度收支明细表编制说明 本表以工作目标为统计对象，依据本季度实际发生业务，反映项目资金季度内的收入支出情况。 “本期”栏指本季度的发生额；“累计”栏指本年度内各季度发生额的累计数。 本期支出中含有本期自行采购未使用的用“存货”科目核算的物品材料，并把此项支出金额在备注栏中注明。 “期末结存”=“期初结存”+“收入”-“支出”（表内平衡） “期末结存”=“现金”+“银行存款”+“其他应收款”-“其他应付款”（账表核对） “期末结存”与“资金平衡和需求表”中的“项目资金期末结存”数一致（表间平衡） 10.2 年度报表编制说明 10.2.1 资产负债表编制说明 本表反映的是项目（按病种）每年12月31日资金的占用及 结存情况。 “现金”以总账中“现金”科目期末借方余额填列。 “银行存款” 以总账中“银行存款”科目期末借方余额填 列。 “其他应收款”以总账中“其他应收款”科目期末借方余额及“其他应付款”科目期末借方余额合计填列。 “存货”以总账中“存货”科目期末借方余额填列。 “固定资产”以总账中“固定资产”科目期末借方余额填列。 “其他应付款”以总账中“其他应付款”科目期末贷方余额及“其他应收款”科目期末贷方余额合计填列。 “待分发物品材料”以总账中“待分发物品材料”科目期末贷方余额填列。 “项目资金结存”以本表的“现金”+“银行存款”+“其他应收款”-“其他应付款”的余额计算填列； “项目物资结存”以总账中的“存货”期末借方余额及“固定资产”期末借方余额合计填列； 10.2.2 工作目标年度收支明细表编制说明 本表以工作目标为统计对象，依据本年度实际发生业务，反映项目资金年度内的收入支出情况。 “本期”栏指本年度的发生额；“累计”栏指各年度发生额的累计数。 本期支出中含有本期自行采购未使用的用“存货”科目核算的物品材料，并把此项支出金额在备注栏中注明。 “期末结存”=“期初结存”+“收入”-“支出”（表内平衡） “期末结存”=“现金”+“银行存款”+“其他应收款”-“其他应付款”（账表核对） “期末结存”与“资金平衡和需求表”中的“项目资金期末结存”数一致（表间平衡） 10.2.3 年度收支明细表编制说明 本表反映的是本项目每年资金的使用情况。 “专款收入”以总账中“合同预收款”科目的贷方累计发生额填列。 “其他收入”以总账中“其他收入”科目的贷方累计发生额填列。 “专款支出”以“科研成本”明细科目的借方累计发生额填列。 “拨出专款”以总账中“合同预收款”科目的借方累计发生额填列。 “本期”栏指本年度的发生额。 “累计”栏指各年度发生额的累计数。 10.3 对财务报表编制说明的要求 10.3.1 各项目执行单位在编制季度报表时，如无特殊事项可不编制财务报表说明书。 10.3.2 各项目执行单位在编制年度会计报表时，应同时编制财务情况说明书，对会计报表进行文字说明和必要的补充。 项目资金的预算执行情况。 项目实施过程中存在的问题及今后应采取的对策和措施。 说明本会计期间在会计政策上有何重大变化及其影响。 对其他应收款、其他应付款和科研成本中的其他支出进行详细地说明。 其他需要说明的事项。 编制财务情况说明书时，应先说明情况，再分析原因并提出改进建议。 10.4 报送要求 10.4.1 严格按全球基金项目财务管理手册中的报表格式、大小报送，财务决算报表及说明统一采用A4纸打印，竖向装订，页码按顺序编排，加具封面，封面要反映出决算报表名称、编制单位名称、项目负责人、项目财务负责人、制表人、报送日期、单位公章。 10.4.2 各类报表、编报说明及审计报告各一式一份。 10.4.3 有关人员及单位签章必须齐全。 10.4.4 报送地点及联系方式 艾滋病项目报表报中国疾病预防控制中心性病艾滋病中心财务规划室 地址：北京市宣武区南纬路27号 邮编：100050 联系电话传真联系人： 张 霞 结核病项目报表报中国疾病预防控制中心规财处 地址：北京市宣武区南纬路27号 邮编：100050 联系电话605 传真010-83150250 联系人：王克礼 刘慧 刘丽芳 疟疾项目报表报中国疾病预防控制中心寄生虫病预防控制所财务处 地址:上海市瑞金二路207号 邮编：200025 联系电话传真联系人：李伟民 十一、内部控制检查及财务评价 11.1本手册的内部控制是指为加强本项目的资金核算，提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保本财务管理手册一系列控制方法、措施和程序的实施。 11.2 内部控制方法 不相容职务相互分离控制；授权批准控制；会计系统控制；预算 控制；财产保全控制；内部报告控制；电子信息技术控制。 11.3 内部控制检查 内部控制及财务评价的依据为中华人民共和国会计法、会计人员岗位责任制及本财务管理手册； 中央项目办财务部门（可进行委托）对各省项目点的项目资金使用情况进行监督、检查和评估，并抽查县项目点的资金使用情况； 各省级项目点财务对本省的各项目点的项目资金使用情况进行监督、检查和评估。 对各级项目的检查和审计均需出具检查、评估报告，对涉及会计工作的各项经济业务、内部机构和岗位设置在内部控制方面存在的缺陷应提出切实可行的改进建议。 11.4 内部控制及财务评价指标及检查内容 是否进行了预算编制、执行、分析、考核等环节的管理； 预算执行情况评价指标: 总预算执行率=一定时期预算实际支出总额/同期预算总额100% 未执行预算支出率=一定时期非预算支出金额/同期预算总额100% 预算调整率=一定时期预算调整金额/同期预算总额100% 会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序是否正确，会计档案保管是否合规，会计工作人员交接是否符合中华人民共和国会计法有关规定，会计人员岗位责任制是否健全，并被一贯、彻底地执行。 会计核算情况分析 出纳核算差错率=一定时期出纳错款（长、短）总额/同期出纳收付款总额100% 会计记账差错率=一定时期会计记账差错笔数/同期会计记账总笔数100% 库存现金准确率=检查时库存现金余额/现金日记账账面余额100% 银行存款准确率=检查日单位银行存款调节表余额/银行对账单调节表余额100% 不相容职务是否由财务人员分别负责。不相容职务包括：授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务； 财产保全措施的分析。是否限制未经授权的人员对财产的直接接触；是否采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施；是否坚持拨付款的签批支付程序； 存货完好率=检查日实际存货金额/存货账面金额100% 固定资产完好率=检查日实际正常使用固定资产金额/ 固定资产账面金额100% 是否建立和完善了内部报告制度； 是否注意并加强了财务电子信息系统的数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。 十二、项目会计档案的管理 本项目的会计档案按中国会计档案管理的要求