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第3章Access2003中表的设计,3.1Access2003关于表的几个基本概念3.2在Access2003中创建表3.3表布局设计的基本操作3.4特殊字段类型的编辑3.5对表的各种操作,3.1.1数据,3.1.1数据3.1.2记录3.1.3字段3.1.4值3.1.5Access2003中四种表的视图,3.1.1数据,数据就是记录客观事物的性质、形态、数量、特征等的抽象表征符号。数据是对客观世界中某一实体对象的属性的描述。把数据按照一定规则连接起来，就形成了信息。,3.1.2记录,表中的每一行叫做一个记录。每一个记录包含这一行中的所有信息。数据库中并没有专门的记录名，往往采用某个记录所在的行数来表示这是第几个记录。,3.1.3字段,字段用于存储每个记录的不同类型的信息。表中的记录一般都含有多个字段。Access2003提供了10种字段数据类型：（1）文本（2）备注数字或字母表示（3）数字数值（4）日期/时间（5）货币（6）自动编号（7）是/否（8）OLE对象图像声音WORD文档等（9）超链接（10）查阅向导,字段的名称及数据类型1字段的名称字段名称的长度为164个字符，一个汉字占2个字符。字段名称可以用字母、数字、空格以及其他一切特别字符，但不能包含（.）、叹号（！）及中括号（）等字符。不能使用ASCII值为031的字符。不能以空格开头。,2字段的数据类型,3.1.4值,定义：字段的值就是数据。它位于表的行列交叉处。值是数据库中最基本的存储单元，它的位置是由这个表中的记录和字段来确定。,3.1.5Access2003中四种表的视图,1.设计视图在表设计视图中，可以对表的结构进行修改，有关表设计的大部分工作都在这种视图下进行。2.数据表视图数据表视图是最常用的表视图之一。,3.1.5Access2003中四种表的视图,3.数据透视表视图数据透视表视图是用于汇总并分析数据表中的数据的视图。4.数据透视图视图数据透视图视图是用于显示表中的图形化分析的视图。,3.2在Access2003中创建表,3.2.1使用设计器创建表3.2.2使用表向导创建表3.2.3通过输入数据创建表,3.2.1使用设计器创建表,使用设计器创建一张新表非常简单，只要用鼠标双击数据库中的“使用设计器设计表”，即可弹出表设计视图。在这个表设计视图中，上半部分是一个表格，分别有“字段名称”、“数据类型”和“说明”三列。,3.2.1使用设计器创建表,用户要做的工作如下：（1）在“字段名称”栏中写入记录的各个字段的名称。（2）在“数据类型”栏中选择各个字段相应的数据类型。（3）在“说明”栏中输入特定字段的注释。（4）为新表指定关键字。（5）在表设计视图的下半部分有“常规”和“查阅”两个选项卡。（6）在进行表设计时，可以在表设计视图中插入或者删除某些字段。,3.2.1使用设计器创建表,（6）在进行表设计时，可以在表设计视图中插入或者删除某些字段。（7）用户还可以修改表中各字段的排列顺序。（8）建立表索引。（9）保存表。,3.2.2使用表向导创建表,（1）双击数据库窗口中的“使用向导创建表”图标。（2）这时会弹出一个“表向导”对话框。（3）选择表和字段，单击“下一步”。（5）设置好关键字之后，用户需要设定新建的表是否与数据库中已有的表相关。单击“下一步”。（6）单击“关系”按钮，系统就会弹出“关系”对话框。（7）单击“下一步”按钮，设置其它选项。,3.2.3通过输入数据创建表,其操作步骤如下：（1）在“新建表”对话框中选择“数据表视图”，然后单击“确定”按钮。（2）在弹出的数据表视图中直接输入数据。（3）如果需要更改一列的名称，可以双击该列的名称如，则该字段就会变成黑色，直接输入。（4）保存新表。（5）输入表名，单击“确定”按钮，系统就会弹出对话框来提示用户设定主键。（6）单击“确定”按钮。,3.3表布局设计的基本操作,3.3.1调整行高和列宽3.3.2改变列的顺序3.3.3显示与隐藏列,3.3.1调整行高和列宽,1.调整行高调整行高的方法有两种：（1）用鼠标拖动（2）精确设定2.调整列宽调整列宽的方法有两种：（1）使用鼠标拖动（2）精确定制列的宽度,3.3.2改变列的顺序,具体操作步骤如下：（1）把鼠标移至选定列的最顶端字段名的方格中，这时鼠标形状将变为向下的“箭头”形状时单击左键，使得整列变黑。（2）在选中区域内移动鼠标当鼠标的形状变为时“箭头”时，即可拖动整列至合适位置的列表交接处放开鼠标。,3.3.3显示与隐藏列,1.隐藏列（1）选中需要隐藏的列，使整列变黑。（2）单击“格式”菜单下的“隐藏列”菜单项，就可以把整列隐藏。2.显示被隐藏的列（1）单击“格式”菜单下的“取消隐藏列”菜单项，弹出“取消隐藏列”对话框。（2）在列出的字段名称前面的方框中打上勾的，表示这个字段的那一列正在显示，相反则说明该列已被隐藏。,3.3.4冻结列,当一列被冻结之后，该列就会被固定在表的最左端。该列的宽度不会改变。具体操作步骤如下：（1）选中需要冻结的列，使整列变黑。（2）单击“格式”菜单下的“冻结列”菜单项，则可以把该列冻结。,3.3.5删除行和列,删除行和列的方法：（1）选中要删除的行或者列，然后按下键盘中的Delete键。（2）选中要删除的行或者列，然后按下键盘中的“Ctrl-”键。（3）选中要删除的行或者列，然后单击工具栏上的“删除”按钮。（4）选中要删除的行或者列，然后选择“编辑”菜单中的“删除记录”菜单项。,3.4特殊字段类型的编辑,3.4.1备注3.4.2日期/时间3.4.3超级链接3.4.4OLE对象,3.4.1备注,备注字段类型用来保存较长的文本及数字，最大存储容量为65,536个字符。该字段类型一般用于输入注释或者说明。需要注意的是，Access2003中不能对类型为备注的字段进行排序或者建立索引。,3.4.2日期/时间,具体操作步骤如下：（1）把表视图设置成表设计视图。（2将字段的“数据类型”设置为“日期/时间”，然后再单击表下方的“常规”选项卡中旁边“输入掩码”的“省略”按钮，弹出“输入掩码向导”对话框。（3）选择“输入掩码”列表框中的“长日期”类型，并选择“数据查看”列表框中的选项，用户可在“尝试”编辑框中事先体验。,3.4.3超级链接,1.创建与外部数据库的连接（1）打开需要连接表的数据库，关闭所有表、窗体等对象的窗口。（2）从“文件”下拉菜单中选择“获取外部数据”菜单下的“链接表”子菜单命令。（3）选择需要连接的数据库文件名，然后单击“链接”按钮，将弹出“链接表”对话框。（4）选中需要链接的表，单击“确定”按钮。,3.4.3超级链接,2.在表内插入连接（1）打开一张表的数据表视图，单击“插入”菜单下的“超链接栏”菜单项，系统将会自动在表里面新增加一列，字段名称为“字段1”。（2）在该字段处单击右键，弹出相关菜单。（3）选中子菜单中的“编辑超链接”，将会弹出“插入超链接”对话框。（4）如果要链接的是一个因特网上的网页，则直接在“地址”栏上输入网页的链接即可。,3.4.4OLE对象,有两种方法可以在OLE对象中输入数据：（1）链接对象。（2）嵌入对象。具体操作步骤如下：（1）浏览OLE对象。（2）在“对象类型”下面的列表框中提供了各种对象类型。（3）选择“由文件创建”，这样可以在本机中选择合适的文件。,4使用“输入掩码”,输入掩码属性：设置用户输入字段数据时的格式，其定义数据的输入方式。为“教师”表中“宅电”字段设置“输入掩码”，以保证用户只能输入3位数字的区号和8位数字的电话号码，区号和电话号码之间用“-”分隔。在输入掩码属性框输入“（000）-00000000”,自定义“输入掩码”的符号,说明：“输入掩码”与“格式”属性的区别：“格式”属性定义数据的显示方式，而“输入掩码”属性是定义数据的输入方式。,5定义“有效性规则”和“有效性文本”,“有效性规则”是Access中一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。“有效性文本”是指当输入了字段有效性规则不允许的值时显示的出错提示信息。,设置“成绩”表中“考分”字段的“有效性规则”为“考分=0And考分=100”；出错的提示信息为：“考分只能是0100之间的值。”,常用的有效性规则示例,3.5对表的各种操作,3.5.1复制表3.5.2删除表3.5.3重命名表3.5.4导出表3.5.5导入表3.5.6链接表,3.5.1复制表,（1）打开数据库窗口，选中要复制的表。（2）单击工具栏上的“复制”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“复制”。（3）单击工具栏上的“粘贴”按钮，弹出“粘贴表方式”对话框。（4）选择适当的选项，然后单击“确定”按钮，就完成了表的复制操作。,3.5.2删除表,（1）打开数据库窗口，选中要删除的表。（2）单击工具栏上的“剪切”按钮，这时候会弹出相关的对话框。（3）单击“是”按钮，即可完成删除操作。,3.5.3重命名表,（1）打开数据库窗口，选中要重命名的表。（2）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”。这时候表的名称会变成一个输入框，原来的表名变成黑色字体，并且有光标在闪烁。（3）输入表的新名称，按下回车键即可完成表的重命名。,3.5.4导出表,1.导出为Excel表格从Access数据库“导出”到Excel电子表格有两种方法：（1）利用快捷菜单。（2）利用“文件”菜单选项。,3.5.4导出表,2.导出为文本文件从Access数据库“导出”到文本文件的步骤，类似于上述导出为Excel电子表格的步骤，不同的只是将文件类型选择为“文本文件”即可。,3.5.4导出表,3.导出为其他类型从Access数据库还可以“导出”为其他多种类型的格式文件，其操作方法与上述方法相似，不同的只是将“保存类型”选择为所需要导出的类型即可,3.5.5导入表,以导入Excel电子表格文件为例，说明导入操作的步骤：（1）打开Access数据库，选中“对象”选项组中的“表”对象，在数据库窗口的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“导入”。（2）在弹出的对话框中将文件类型选择为“MicrosoftExcel”，并在查找范围内选择要转换的Excel文件。（3）在弹出的导入数据表向导对话框中列出了该Excel文件中的所有工作表，以及当前工作表的内容。然后单击“下一步”按钮。,3.5.5导入表,（4）在随后步弹出的对话框中，询问用户第一行是否包含列标题。然后单击“下一步”按钮。（5）在下一步弹出的对话框中，询问用户将数据保存至新表中还是已有的表中。（6）若选择将Excel数据追加至已有的表中则单击“下一步”，出现信息提示框。,3.5.5导入表,（7）若选择将Excel数据导入到新表中则单击“下一步”，在出现信息提示框用户可在修改字段名等相关信息。（8）随后弹出的对话框会提示用户关于设置主键的信息。（9）单击“下一步”并继续进行直至完成，系统会弹出导入完成提示框。,3.5.6链接表,利用链接功能，Access2003可以直接将外部数据源的数据与前数据库做链接。链接表成功以后就会在“表”对象中生成一个链接表，图标保留Excel的特点，只是在左边多了一个粗短的右箭头。,3.4建立表间的关系,3.4.1建立表间的关系数据库中的多个表之间要建立关系，必须先给各个表建立主键或索引，并且要关闭所有打开的表。否则，不能建立表间的关系。,定义“教学信息管理”数据库中6个表之间的关系。,“关系”窗口,3.4.2实施参照完整性,在定义表之间的关系时，应设立一些准则，这些准则将有助于数据的完整。参照完整性就是在输入记录或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。,1实施参照完整性,通过实施参照完整性，修改“教学信息管理”数据库中6个表之间的关系。,图3-49部分“实施参照完整性”后的关系结果,2使用级联显示,在“教学信息管理”数据库中，“课程名称”表和“成绩”表的关系是“一对多”的关系，使用“级联更新相关字段”功能，使两个表中的“课程ID”同步更新。,演示,在建立表之间的关系时，应注意以下事项。确定没有记录建议在没有记录时建立关系。否则，若选择了较严格的条件，如“参照完整性”，有时就无法建立关系。因为关系建立之后，Access会立即在两个数据表内检查记录是否合法。,确定关系双方的字段及意义也就是必须经过系统分析，确切了解为何要在两个数据表间建立关系，每个关系才有意义。,双方字段类型需相同关系双方都是字段，其类型必须相同，如全为“文本”、“数字”（自动编号也是数字。若为数字类型，其“字段大小”也必须相同）或“日期/时间型”等，除了类型必须相同外，字段名称可以不同。,2删除表间关系,若要删除两个表之间的关系，右键单击所要修改的关系连线，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，即可删除两个表之间的关系。,3.4.4查阅向导,在一般情况下，表