Excel 2013技巧

Excel表格编辑技巧 设置Excel 2013文件自动恢复的保存位置当运行Excel时，出现意外情况，停止工作了，在Excel中可设置自动保存，并设置自动保存恢复的文件位置。启动Excel 2013，选择【文件】/【选项】组，打开“Excel 选项”对话框，然后在左侧选择“保存”选项，在右侧界面的“自动恢复文件位置”文本框中可以看到恢复文件的默认保存位置，此时在该文本框中可输入常用文件夹路径，保存到常用的文件夹中，方便查找。 设置工作簿中默认的工作表张数在学习或工作中经常使用的工作表一般在1-2张，其他的工作表用不上，为了让工作界面看起来更加简洁，就需要设置工作薄中默认的工作表张数。Excel工作簿默认的工作表的数量是3张，如果在实际操作中通常用不到这么多或者需要更多张的工作表，此时可选择【文件】/【选项】组，打开“Excel 选项”对话框，选择“常规”选项，在右侧的“包含的工作表数”数值框中即可设置默认工作表张数。 更改工作界面的配色看惯了千篇一律的Excel的银白色工作界面，如果愿意我们可以在Excel中更改工作界面的配色。启动Excel 2013后，可以看到默认的工作界面为银白色，如果不习惯使用该种颜色，可打开“Excel 选项”对话框，在“常规”界面的“配色方案”下拉列表框中更改默认的配色方案，如选择“黑色”选项。 快速删除选定区域数据快速删除选定区域数据，使制作和编辑过程更为快捷，能够充分利用有限的时间。如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。 使用快捷键选择单元格选择整个单元格范围进行编辑，会大大提高工作效率。在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下【Ctrl+Shift+*】组合键。需要注意的是该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格，你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格。 快速移动/复制单元格快速移动和复制单元格，能有效快速地替换单元格和复制相同的数据，同时也能提高编辑速度。先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下【Ctrl】键。 快速修改单元格次序修改单元格次序，能迅速调换不同单元格的次序，在有多类数据的表格中运用最为方便。在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住【Shift】键可以快速修改单元格内容的次序。方法为：选定单元格，按下【Shift】键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。 彻底清除单元格内容在日常的工作中删除单元格的内容并没有完全删除完整，这时就只有选择清除命令来彻底清除单元格全部内容。选定单元格，然后按【Delete】键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围，选择【开始】/【单元格】组，单击“删除”按钮，在弹出的下拉列表选择“删除单元格”命令即可彻底清除单元格内容。 快速查找快速查找功能，在数据多而繁杂的时候就可以运用来插入想要的数据。在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。 修改默认文件保存路径修改默认的文件保存路径，把文件保存到想要的文件夹。其具体操作如下：（1）启动Excel 2013，选择【文件】/【信息】组，选择“选项”命令，打开“Excel 选项”对话框。（2）选择“保存选项，在“保存工作薄”栏中的“默认文件位置”文本框中删除默认保存位置，输入新的保存位置即可。 快速选定不连续单元格在Word中选择不连续的单元格，为了使操作简便，可使用按快捷键的方法快速将不连续的单元格全部选定。按下【Shift+F8】组合键，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住【Ctrl】键不放。 选定多个工作表选定多个工作表可以同时对几张工作表进行编辑。若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住【Shift】键，再单击最后一个表的标签；若选不相邻的工作表，要按住【Ctrl】键，依次单击要选择的每个表的标签；若要选定工作簿中全部的工作表，可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。 快速隐藏行在日常工作中快速隐藏行，可以方便用户编辑表格数据信息。其具体操作如下：（1）先在表中插入新的一行，然后选择表中所有的行，选择【数据】/【排序和筛选】组，单击“筛选”按钮，在每一列的顶部都会添加一个下拉按钮。（2）单击按钮，在弹出的下拉列表中选择任意行选项，然后单击按钮，选择后除该行以外的行数据会自动被隐藏。 【Enter】键的粘贴功能加快在编辑表格过程中粘贴速度，减少粘贴时耗费的时间，使工作效率提高。【Enter】键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，按下【Enter】键可以实现粘贴功能。需要注意的是：不要在有闪动的复制边框标记时使用【Enter】键在选定区域内的单元格间进行切换，此时可使用【Tab】键或方向键进行单元格切换。 快速选定单元格区域快熟选定单元格区域，可以有效的节省在选择大量数据时所耗费的时间。在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定区域的左上角单元格，同时按住【Shift】键不放，再单击想选定区域的右下角单元格即可。另外按住【Ctrl】键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。 利用快捷键快速浏览工作簿有时在浏览一些很长的工作簿时，如果手动浏览会很麻烦，这时我们就可以利用快捷键来快速浏览。当浏览一个有很长内容的表格时，按下【Ctri+Home】组合键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格)，按下【Ctrl+End】组合键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外，如果选取了一些内容，那么可以通过重复按【Ctrl+.】组合键在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。 连续插入多行或多列在Excel中为了提高在编辑表格时的效率，可以在表格中快速插入多行或多列。在工作表中选择需要插入数目的连续行或列，选择【开始】/【单元格】组，单击“插入”按钮右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入单元格”选项，系统自动在被选择区域的前方插入连续多行或多列。 冻结单元格首行或首列用户在处理数据量较大的表格时能根据自己的需要固定表格的某个区域，方便数据的查看与对比。选择【视图】/【窗口】组，单击“冻结窗格”按钮，在弹出的下拉列表中选择“冻结首行”或“冻结首列”选项，可使用户在滚动工作表其他部分时保持首行或首列可见。 冻结拆分的窗格为了方便固定和查看所需的单元格数据，就可以运用冻结拆分单元格来实现。冻结首行和首列功能能对表格的第一行和第一列进行冻结，而为了使用户能根据自己的需要选择冻结的单元格区域，可使用冻结拆分的窗格功能来实现。其具体操作如下：（1）选择需要冻结的单元格区域附近的单元格，或选择【视图】/【窗口】组，单击“拆分”按钮，拆分单元格区域。（2）选择【视图】/【窗口】组，单击“冻结窗格”按钮，在弹出的下拉列表中选择“冻结拆分窗格”选项，系统自动以被选择的单元格为分界线，将工作表分为4个区域。 同时显示多个工作簿有时在查看工作簿时，如果依次查看会浪费大量时间，此时我们可以运用同时显示多个工作簿的方法来进行查看。计算会计和财务报表中的数据时，通常需要与其他工作表中的数据进行关联，为了更好地查看各个工作表中的数据，对数据进行分析和对比，可在同一界面中同时显示多个工作簿中的表格，使用户能更清晰地查看数据，其具体方法如下： （1）打开需要同时显示的工作簿，在Excel中选择【视图】/【窗口】组，单击“全部重排”按钮。（2）打开“重排窗口”对话框，在其中选中需要进行重新排列的方式，然后单击按钮即可使多个工作簿在同一窗口中进行显示。 恢复隐藏列恢复隐藏列是将已经隐藏的列数据，恢复显示。下面介绍两种恢复隐藏列的方法：u 选择任意列的数据，然后选择【开始】/【单元格】组，单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择【隐藏或取消隐藏】/【取消隐藏列】，即可将隐藏列恢复显示。u 选择表格中所有数据，然后再选择【开始】/【单元格】组，单击“格式”，然后选择“取消隐藏列”命令，也能恢复隐藏列。 快速隐藏/显示单元格行和列运用快捷键的方法来快速隐藏或显示单元所在的行和列。在Excel中隐藏行或列，通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏功能来实现，或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成，对于分散的单元格区域，可以通过快捷键快速实现，隐藏选中单元格所在行：按【Ctrl+9】组合键，隐藏选中单元格所在列：【Ctrl+0】组合键，取消行隐藏：【Ctrl+Shift+9】组合键，取消行隐藏:【Ctrl+Shift+0】组合键。 不打印出表格的背景颜色有时在打印表格时会连同表格的背景颜色一起打印出来，这时我们就可以通过设置不打印表格背景颜色。在Excel工作界面中选择【页面布局】/【工作表选项】组，单击右下角的“页面设置：工作表”按钮，打开“页面设置”对话框，并选择“工作表”选项卡。选中“打印”栏中的复选框，再单击按钮。在“单色打印”设置下，字体颜色全部使用黑色打印，单元格底纹填充颜色不会被打印出来。 将工作表的行号和列标也打印出来有时在打印工作表时需要将行号和列标也显示出来，我们就可以设置将行号和列标一并打印出来。打开“页面设置”对话框，选择“工作表”选项卡，在“打印”栏选中复选框，然后单击按钮，再进行打印时便可打印输出行号和列标。 打印出工作表的图案背景有时在打印时需要将表格的图案背景也打印出来，我们就可以设置将表格的图案背景一并打印出来。Excel默认情况下，工作表设置的背景图案将不能被打印输出。如果要使打印工作表时包含背景图案，可采用如下的方法：首先在包含背景图案的工作表中选择【页面布局】/【页面背景】组，单击“删除背景”按钮将背景图案删除，然后选择需要打印的工作表区域并包括要留出显示背景的空白区域，复制该区域，新建工作簿，在【开始】/【剪贴板】组的“粘贴”下拉列表中单击“链接的图片”按钮，之后在链接图片上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，在打开的“设置图片格式”对话框中选择“填充”选项卡，选中复选框，单击“插入自”栏中的按钮。打开“插入背景”对话框，选择工作表背景图片选项，单击按钮，设置完成后，便可在预览模式下显示出背景图案。 打印输出工作表中的批注在打印表格时，如果有需要还可以将表格中的批注一并打印出来。要想打印输出批注内容，首先需要将工作表中的批注设置为显示状态，然后打开“页面设置”对话框，选择“工作表”选项卡，在“批注”下拉列表框中选择“如同工作表中的显示”选项，此时便可打印输出批注内容。 打印不连续的行或列区域在工作中有时只需要打印表格中某一行或某一区域的数据，这时我就可以通过打印不连续的行或列区域来实现。在表格中按住【Ctrl】键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，将选择的行（列）隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。数据输入与编辑技巧 在一个单元格内输入多个值在一个单元格中输入多个值，按【Enter】键后不移动。我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按【Enter】键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。此时单击鼠标选定单元格，按住【Ctrl】键再次单击鼠标选定此单元格，单元格周围将出现实线框，然后输入数据，在按【Enter】键就不会移动了。 巧变文本为数字将文本变为数字有利于在工作中数字的输入和文本的修改。其具体操作如下：（1）在空白单元格中输入数字1，然后按【Ctrl+V】组合键复制单元格。（2）将鼠标移动到需要变成数字的单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令。（3）打开“选择性粘贴”对话框，在“粘贴”栏中选中单选按钮，然后单击按钮，即可在文本单元格中将文本变为数字。 快速换行有时在编辑表格时，常常要跳行来编辑数据，如果运用鼠标选择就太麻烦了，这时可以运用快捷键来快速换行。其方法是:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按【Alt+Enter】组合键，即可输入第二行内容，再按【Alt+Enter】组合键可再次换行。 在单元格中输入“0”值在Excel中数值前面输入数字“0”，默认将不会显示，通过设置可将其显示出来。一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，可通过如下方法避免出现这种情况：先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的对话框中选择“数字”选项卡，在列表框中选择“文本”选项，单击按钮。此时可输入并显示“05”、“4.00”之类的数字了。 将数字设为文本格式将数字设为文本格式，能有效提高文本设置的速度。其具体操作如下：（1）选择要设置成文本格式的数字单元格。 （2）选择【开始】/【数字】组，单击“数字”按钮按钮。（3）在弹出的下拉列表中单击下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“文本”选项，如图21所示。单元格中的数字将应用文本格式，向右靠齐显示。（4）单击每个单元格，按【F2】键，然后再按Enter键重新输入数据。 快速进行单元格之间的切换在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。下面分别介绍快速进行单元格切换的方法：u 用鼠标选定单元格区域后，按【Tab】键可使目标单元格向后移，按【Shift+Tab】组合键可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不使用鼠标。u 在选定单元格区域最后一行的最后一个单元格继续按【Tab】则会回到选定区域第一行第一个单元格。 快速输入欧元符号快速输入欧元符号，能有效的的应用于工作表先按下【Alt】键，然后利用数字键盘(俗称小键盘)键入“0128”，松开【Alt】键，可快速输入欧元符号。 快速输入有部分重复的数据通过自定义数字格式的方法自动添加重复的数据。选择需要设置格式的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中输入需要设置的自定义格式即可。下面介绍几种比较常用的定义格式的方法：u 在整数前添加文本。其定义格式为：“文本00”，其中引号内的内容为需要添加的文本，“00”表示整数的位数，若定义为：“00文本”则可在整数后添加文本。如定义为“编号: 0000”，在单元格中输入“1”，则将显示为“编号:0001”。u 在小数前添加文本。其定义格式为：“文本0.00”，其中各部分的含义与上文中的相同。若定义为“00.00小时”，在单元格中输入“5”，则将显示为“5.00小时”。u 在文本前添加文本。其定义格式为：“文本”其中表示需要在表格中输入的文本，而引号内的文本则是固定不变的。若定义为：“文本”则可在文本后添加文本。如定义为“台”，在单元格中输入“200”，则将显示为“200台”。 快速输入有序文本在Excel中可通过巧妙输入数据的方法填充有序文本。如果经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2）、日期等，可先在需要输入序列文本的第1、第2个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。同时选中这两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角，按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格，释放鼠标，则该序列的数据依序自动填入相应的单元格中。 输入有规律的数字通过输入有规律的数字，可以快速的在表格中输入序号和编号等符号编码。有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:2、4、8）同样可用右键填充实现：先在第1、第2个单元格中输入该序列的前两个数值（如2、4）。同时选中这两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，释放鼠标，此时会弹出一个菜单，选择“等比序列”选项即可。 使用自动更正快速输入数据在输入数据时，有很多地方需要输入相同的数据，这时我们就可以运用自动更正功能来快速输入。其具体操作如下：（1）启动Excel 2013，在工作簿中选择【文件】/【选项】命令，打开“Excel 选项”对话框，单击“校对”选项卡，在打开的窗格中单击按钮。（2）打开“自动更正”对话框，在“替换”文本框中输入“日期”，在“为”文本框中输入“当前日期”，然后单击按钮。（3）系统自动将添加的记录显示在下方的列表框中，单击按钮，返回“Excel 选项”对话框，再次单击按钮，完成记录的添加。（4）返回工作表，当在单元格中输入“日期”然后按【Enter】键即可直接将值替换为“当前日期”。（5）再次打开“自动更正”对话框，在“替换”文本框中输入“日期”，按【Enter】键搜索出定义的记录，然后在“为”文本框中输入“=NOW( )”，单击按钮。（6）在打开的提示对话框中单击按钮，返回“自动更正”对话框，此时，“日期”记录的值被替换为NOW函数，单击按钮。（7）返回“Excel选项”对话框，单击按钮，返回工作表，在单元格输入“日期”然后按【Enter】键即可通过NOW函数直接获取当前日期的值。 校验检查数据的正确性若要检查数据的正确性，用鼠标依次检查就太繁琐了，这时可以运用校验检查数据的正确性。其具体操作如下：（1）启动Excel 2013，选择【文件】/【选项】命令，打开“Excel 选项”对话框，单击“快速访问工具栏”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”选项。（2）激活下方的列表框，在其中选择“按Enter开始朗读单元格”选项，单击按钮，将该选项添加到右侧的列表框中，完成后单击按钮。（3）返回工作表，在“快速访问工具栏”中可看到添加的“按Enter开始朗读单元格”按钮，单击该按钮，激活语音校验功能，此时在单元格中输入内容后按【Enter】键即可自动进行数据的校验。 让粘贴数据随源数据自动更新在编辑表格数据时，有时修改一些统一性数据时，全部修改非常麻烦，这时只需利用“粘贴连接”功能来粘贴修改数据。除了使用快捷键和功能区中的命令来粘贴数据外，Excel还提供了“粘贴链接”功能，使用户复制的数据与数据源之间保持关联，当数据源中的数据发生改变时，Excel中的数据也将发生改变，该方法不仅适用于在Excel之间粘贴数据，也可将外部文件中的数据以“粘贴链接”的方法复制到Excel中，让粘贴的数据始终跟随数据源进行自动更新。“粘贴链接”的方法为：复制需要的数据，返回Excel工作簿中，选择需要粘贴的单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【选择性粘贴】/【粘贴链接】命令。 巧妙输入身份证号码由于单元格默认输入位数的限制，输入的身份证号码不能正确显示，此时可通过巧妙的设置将其显示正确。默认状态下如果向Excel中输入身份证号码，系统会将其转换为科学计数的格式，要解决该问题可将该单元格中的数值设置成“文本”格式。其实在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“”就可以了（注意:必须是在英文状态下输入）。 隐藏单元格中的所有值有时在编辑表格过程中需要将单元格中所有值隐藏起来。其具体操作如下：（1）选择【开始】/【单元格】组，单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置单元格格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框。（2）然后在对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在“类型”文本框中删除默认的类型，然后输入“;”（3个分号），单击按钮即可。 用下拉列表快速输入数据如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，这时可以设置下拉列表实现输入操作。其具体操作如下：（1）选择需要设置下拉列表的单元格区域，选择【数据】/【数据工具】组，单击“数据有效性”按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据有效性”命令。（2）打开“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，在“有效性条件”的“允许”下拉列表框中选择“序列”，在“来源”文本框中输入如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”等文本，并选中复选框，然后单击按钮。 快速在多个单元格中输入相同公式使用快捷键可在多个单元格中输入相同公式。先选定一个区域，在编辑栏中输入公式，然后按【Ctrl+Enter】组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。 快速输入日期和时间手动依次输入日期和时间很麻烦，这时可以通过快捷键自动输入日期和时间。选择目标单元格后，按【Ctrl+;】组合键输入当前日期，按【Ctrl+Shift+;】组合键可输入当前时间，需要注意的是：所插入的日期和时间，其信息是静态的，即日期和时间不会自动进行更新。 数据自动输入数据的自动输入能有效提高工作效率。在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，当需要输入12/10/9112/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/9212/10/99数据。当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列填充方式。对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。 为单元格中的文字添加拼音标注制作表格时，有的特殊场合需要为单元格中的文字内容添加拼音标注。在Excel 2013中为文本内容添加拼音标注很简单，选择要添加拼音标注的单元格，然后选择【开始】/【字体】组，首先需要单击“显示或隐藏拼音字段”按钮右侧的按钮，在弹出的列表中选择“显示拼音字段”选项，激活该功能，接着单击按钮右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑拼音”选项，在弹出的输入框中输入拼音，输入完后，按【Enter】键确认输入。 调用相同或不同工作簿中的数据通过调用同一或不同工作薄中的数据，来加快编辑表格数据的速度。将同一工作簿中或其他工作簿中的数据调用到当前工作表中，数据将随原工作表数据的变化而更新。其方法分别如下：u 打开工作簿，在当前工作表中选择需要输入数据的单元格，在编辑栏中输入“=”，按【Shift】键，选择被调用的工作表，然后切换到该工作表，选择需调用的单元格，按【Enter】键即可完成数据调用。u 在不同工作簿中调用数据的方法与在统一工作不中调用数据的方法相似，打开需要应用的2个工作簿，在当前工作表中选择需要调用数据的单元格，在编辑栏中输入“=”，然后打开另一个被调用的工作簿，选择被调用的单元格，按【Enter】键完成数据调用。 使表格姓名文本左右对齐通过设置表格姓名文本左右对齐，使不同字数的姓名显得整齐统一。要使表格中的姓名文本内容左右对齐，可打开“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，将水平对齐方式设置为“分散对齐”方式。在工作界面即可看到两个字与三个字的姓名左右对齐。 快速删除姓名中的空格快速删除表格姓名文本内容中的空格，使其进行规律显示。可使用替换功能来快速删除姓名中的空格。首先选中姓名所在的单元格列，然后选择【开始】/【替换】组，单击“查找和选择”按钮，在弹出的下拉列表中选择“替换”选项，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入一个空格，在“替换为”文本框中不填任何内容，单击命令，确定退出后即可。 使用预览功能使用预览功能，可以在编辑过程中看见编辑后的效果。如果要开启实时预览功能，只需选择“文件”选项卡，再在弹出的下拉列表中选择“选项”选项，打开“Ecxel选项”对话框，在“常规”选项界面中选中复选框，单击按钮。之后，在设置表格内容字体或其他应用时，将同步预览到设置后的数据效果。 图形图表编辑技巧 设置图表渐变填充效果设置图表渐变填充效果，为图表显示更添色彩。在Excel中创建图表后，可为图表应用渐变填充效果，使图表的样式更加美观，使数据表达更加清晰。图表中的数据系列、绘图区和图表区都可设置渐变填充效果，其操作方法类似，这里以设置数据系列的渐变填充效果为例。其具体操作方法如下：（1）双击数据系列或在数据系列上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置数据系列格式”命令，打开“设置数据系列格式”对话框。（2）选择“填充”选项卡，选中单选按钮。（3）单击“预设颜色”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的颜色后再拖动“渐变光圈”栏中的滑块设置颜色的分布。 快速设置图表的格式通过复制格式的方法快速设置图表的格式，能加快编辑图表格式的速度。Excel制作的图表可应用于企业工作的各个方面，如将图表复制到Word或PPT文件中，但如果直接在Excel中复制图表，然后将其粘贴到其他文件中后，图表的外观可能会发生变化，此时可通过将图表复制为图片的方法来保证图表的质量，其操作方法为：（1）选择图表，选择【开始】/【粘贴板】组，单击“复制”按钮，在弹出的下拉列表中选择“复制为图片”选项，打开“复制图片”对话框。（2）在该对话框中提供了图片的外观和格式设置，如选中单选按钮可将图表复制为当前屏幕中显示的大小；选中单选按钮可将图表复制为打印的效果；选中单选按钮可将图片复制为位图，当放大或缩小图片时始终保持图片的比例。（3）选择图片需要的格式后切换到需要的文档中按【Ctrl+V】键将图表以图片的形式粘贴到文档中。即为将Excel图表以图片形式复制到Word文档中的效果。 在图表中添加文本框在图表中添加文本框，可以有效的在图表中添加标注信息。方法为：选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按【Enter】键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，此时可将其移到任何地方并根据需要进行格式设置。 建立文本与图表文本框的链接建立文本框与图表文本框的链接，可以有效的在文本数据与图表文本框之间进行修改。在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按【Enter】键，该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本也随着改变。 快速修改图表元素的格式快速在图表中修改元素的格式，可以快速进行图表中每个项目的编辑。通常，我们通过选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“设置图表区域格式”命令来对图表元素进行格式化。其实双击图表元素快速打开图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同，此对话框会有所不同。 快速创建一个Excel图表通常我们都是通过鼠标来选择插入图表，其实运用快捷键也是可以插入表格的。这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下【F11】键。Excel将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下【Alt+F1】组合键，也可得到相同的结果。 绘制平直直线在绘制平直直线时，可以运用快捷键来快速绘制。在Excel绘制直线时，在应用直线绘制工具时，按【Shift】键，则绘制出来的直线就是平直的。另外，按下【Shift】键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。 将图表另存为图片文件将图表另存为文件，可以使图表能应用更多的格式进行编辑。打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“网页（*.htm，*.html）”选项，然后单击将图表保存为图片，之后在保存位置打开工作簿生成的文件夹，打开该文件夹（后缀名为.files），在其中便可找到图表对应的图片（后缀名为.png），然后可通过Windows照片查看器查看生成的图表图片。 在表格中插入图片等对象在表格中插入图片等对象，可以使表格应用更多的图片和对象。在Excel中可插入的对象种类很多，如图片、形状、文本框、艺术字和SmartArt图形等，其中图片、形状和SmartArt图形通过【插入】/【插图】组插入，而文本框和艺术字通过【插入】/【文本】组插入下面列举SmartArt图形与艺术字的应用：u 使用SmartArt图形：选择【插入】/【插图】组，单击“插入SmartArt图形”按钮，在打开的对话框中选择需要的SmartArt图形样式，插入SmartArt图形后可在“设计”和“格式”选项卡中设置图形格式与样式，然后在其中编辑文本即可。u 使用艺术字：选择【插入】/【文本】组，单击“艺术字”按钮，在弹出的下拉列表中选择艺术字样式，在表格中插入艺术字文本框后，输入所需文本，然后可设置艺术字格式及改变大小移动位置等。Excel公式应用技巧 使用公式记忆方式输入函数使用公式记忆方式输入函数，可以有效节省在输入函数时所花费时间。要启用记忆式键入功能，只需打开“Excel 选项”对话框，在“高级”选项卡的“编辑选项”栏中选中复选框，。启用记忆式键入功能后，即使只能正确输入公式的开头字母部分，也可快速输入所需公式，如在编辑栏中输入“=S”后，Excel将自动弹出所有以“S”开头的函数或名称的下拉列表，随着进一步输入函数的其他字母，下拉菜单将缩小范围。用户可通过鼠标双击或按【Tab】键将列表中所需的函数选项添加到编辑栏中，然后输入函数参数计算数据结果。 用记事本编辑公式用记事本来编辑公式，能快速又有效地编辑各方面数据公式。在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见,非常不便！这时就可以运用记事本来完成。打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上不足。 解决SUM函数参数中的数量限制想要运用SUM函数来计算更大的数据，通过解决SUM函数参数的数量限制就可以实现。Excel中SUM函数的参数不超过30个，假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，A96，A98，A100)显然是不行的，Excel会提示“太多参数”。其实，我们只需使用双组括号的SUM函数SUM(A2，A4，A6，A96，A98，A100)即可。稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。 快速查看所有工作表公式快速查看所有工作表公式，有利于在工作表编辑查看公式。只需一次简单的键盘单击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。操作方法如下：要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下【Ctrl+】。 实现条件显示实现条件显示，可以使工作表编辑更加快捷。统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级：=if(b3=60,“不及格”，“及格”)，分“不及格”和“及格”2个等级；=if(b3=60,“不及格”，if(b3=90,“及格”，“优秀”)，分3个等级 =if(b3=60,“不及格”，if(b3=70,“及格”，if(b390,“良好”，“优秀”)，分为4个等级，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。Excel函数的应用 使用RANK函数进行排名在需要对数据进行排名时，就可以运用RANK函数来进行操作。工作人员在使用Excel进行数据分析时，经常会对统计的数据进行排名。而使用RANK函数则可快速对需要排名的数据进行排序。RANK函数是用于返回结果集内指定字段的值的排名函数，其语法结构为：RANK.AVG(number，ref，order)。各项参数的含义如下：u Number：表示需要进行排名的数值。u Ref：表示数组或包含该数值的单元格区域。u Order：用于表示排序的方式。如果省略order，系统将设置其默认为0，并按从大到小的顺序进行排列。 使用RAND函数进行随机排序有时在对数据进行排序时，一步步的操作实在太麻烦，可运用RAND函数来进行随机排序。进行数据分析时，有时并不会按照固定的规则来进行排序，而是希望对数据进行随机排序，然后再抽取其中的数据进行分析。如分析企业的销售数据和库存数据等。在Excel中则可使用RAND函数来轻松实现随机排序的功能。RAND函数主要用于随机生成01之间的随机数，其语法结构为RAND( )，用户只需在单元格中输入该函数即可使用。 使用文本函数从身份证中获取出生日期如果要手动从身份证中找出出生日期再输入，会很浪费时间，这时我们可以运用文本函数来从身份证中提取出生日期。企业工作人员在工作中对员工信息进行整理时，有时需要同时输入员工的身份证号码和出生日期，但身份证号码中又包含了员工的出生日期，因此，如果能够使用函数直接从身份证中提取出生日期将减少数据的重复输入。从身份证号码中提供出生日期需要使用TEXT、IF、LEN和MID函数来进行计算，其中TEXT、LEN和MID函数的使用方法如下：u TEXT函数：用于将数值转换为文本，其语法结构为：TEXT(value,format_text)。其中参数value表示数值和计算结果为数值时的公式或对包含数值的单元格的引用；format_text表示文本形式的数字格式。u LEN函数：用于返回文本的字符数，其语法结构为：Len(text)，参数text表示需要查找其长度的文本。u MID函数：用于从字符串中返回指定数目的字符，其语法结构为：MID(text,start_num,num_chars)。参数text表示需要返回字符的表达式；start_num表示要被提取的字符部分的开始位置；num_chars表示要返回的字符数。结合以上函数的使用方法则可从身份证号码中提取出生日期，如A3单元格中输入了员工的身份证号码，则可在需要的单元格中输入公式“=IF(LEN(A7)=15,19&MID(A7,7,2)&-&MID(A7,9,2)&-&MID(A7,11,2),MID(A7,7,4)&-&MID(A7,11,2)&-&MID(A7,13,2)”，按【Enter】键自动获取出生日期的值。其含义为如果身份证号码为15位，则取712位中的数据，如果为18位，则提取714位字符。 使用DAYS360函数计算总借款的天数在计算总借款的天数时，可以运用DAYS360函数来计算。DAYS360是Excel提供的用于按一年360天的算法（每月以30天计，一年共计12个月）返回两日期间相差的天数的函数，通常用于会计计算，如计算支付日期、借款的天数等。DAYS360函数的语法结构为：DAYS360(start_date,end_date,【method】)。u 参数start_date表示需要计算的天数的开始日期；u 参数end_date则表示对应的结束日期；u 参数method表示逻辑值，用于指定计算的方法，可省略。 使用ISERROR函数屏蔽公式中的错误值在查看公式中的错误值时，就可以运用ISERROR函数来查看并屏蔽公式中的错误值。使用公式和函数计算数据时，由于某些原因可能无法得到正确的结果，此时将返回一个错误值，如#DIV/0!、#VALUE!、#N/A!、#REF!、#NUM!、#NUME?、#NULL!和#等。出现这些错误的原因可能是公式本身存在错误，也可能是引用了无效的数据，如使用公式计算产品平均销量，当产品销量为0时则将返回相应的错误值。此时可使用函数ISERROR来屏蔽错误值，保持表格中数据显示的美观性。ISERROR函数主要用于判断公式运行结果是否出错，其语法结构为：ISERROR(value)，参数value表示需要进行检查的公式，其返回值为TRUE和FALSE，通常与IF函数结合使用。使用ISERROR函数和IF函数屏蔽错误值的效果。 使用IF函数计算个人所得税在日常工作中在计算个人所得税时总是一个复杂的过程，这时可以运用IF函数来进行计算。个人所得税是根据国家的有关规定按个人月收入的百分比来进行计算的，是工资的重要组成部分。其每月应缴纳所得税的计算公式为：每月应纳所得税额=全月应纳所得税额税率速算扣除数。表1 个人所得税税率表级数全月应纳税所得额适用税率(%)速算扣除数（元）1全月应纳税额不超过1500元302全月应纳税额超过1,500元至4,500元101053全月应纳税额超过4,500元至9,000元205554全月应纳税额超过9,000元至35,000元2510055全月应纳税额超过35,000元至55,000元3027556全月应纳税额超过55,000元至80,000元3555057全月应纳税额超过80,000元的部分4513505个人所得税是计算员工工资的必要操作，为了使工作人员能通过自动化的方式进行计算，减少计算的失误，可使用Excel中的IF函数来进行计算，如果K4单元格代表员工的个人所得税，J4单元格代表员工的应发工资，则公式“=IF(J4-35000,0,IF(J4-35001500,0.03*(J4-3500),IF(J4-35004500,0.1*(J4-3500)-105,IF(J4-35009000,0.25*(J4-3500)-555,IF(J4-350035000,0.25*(J4-3500)-1005)”，表示全月应交所得税从035000范围内应缴纳的个人所得税。依此类推可计算出其他范围内的个人所得税。 使用HLOOKUP查找员工信息在众多的员工数据中要查找想要的信息看似繁琐，其实只要运用HLOOKUP函数就可以轻松的查找了。若需操作的数据较多，可用HLOOKUP函数来获取指定行数据，HLOOKUP函数的语法结构为：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)，各项参数的含义如下：u Lookup_value：表示需要在数据表第一行中进行查找的数值，其类型可为数值、引用或文本字符串。u Table_array：表示需要进行查找数据的数据表或对区域名称的引用。u Row_index_num：表示Table_array中待返回的匹配值的行序号。当值小于1时，返回错误值“#VALUE!”；当值大于1时，将返回错误值“#REF!”。u Range_lookup：为逻辑值，用于指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。当为TRUE或省略时，则返回近似匹配值。 使用VLOOKUP函数获取列中的数据在需要查找工作列中的数据时，运用VLOOKUP函数可以很快的获取。VLOOKUP函数与HLOOKUP函数的作用类似，可获取需要查找的列中的数据。其语法结构为：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，该函数的使用方法与HLOOKUP函数类似，除其他相同的参数外，参数col_index_num表示table_array中待返回的匹配值的列序号。当值为1时，返回table_array第一列的数值；为2时，返回table_array第二列的数值，以此类推。使用VLOOKUP函数查找员工考勤情况的效果。 使用XNPV函数计算企业不定期现金流的净现值企业不定期现金流的净现值，可以使用XNPV函数来进行计算。XNPV函数主要用于计算一组不定期现金流的净现值，其语法结构为：XNPV(rate,values,dates)，其中各参数的含义分别如下：u rate：为固定值，表示某一期间现金流的贴现率。u values：表示与dates中的支付时间相对应的一些列现金流转。u dataes：表示与现金流支付相对应的支付日期表。假设企业A在2013年6月20日投资￥1,000,000万建设了一个新项目，预计