《论提高行政效率的方法》定稿

目 录一、行政效率的概念及内涵2二、行政效率的重要性及其意义3三、行政效率评价标准4（一）行政行为速度4（二）行政行为的成本4（三）行政行为的正确度5四、行政效率低下的形成因素5（一）权责不清，分工不明5（二）机构的设置不完善6（三）人员任用、激励、监管机制不健全6（四）部门领导素质不高，欠缺领导艺术6（五）办公技术、手段、环境未能与时俱进7（六）不同行政机关之间缺乏沟通和协作7五、提高行政效率的方法7（一）、坚持“精简，统一，效率”原则，建立合理的行政组织7（二）健全行政管理法规和工作制度8（三）建立健全激励机制，调动人的积极性9（四）提高领导者的素质和领导艺术9（五）加强培训工作，提高行政人员素质10（六）逐步改善行政环境和工作条件11（七）逐步实现管理技术和工具的现代化11六、结语12参考文献12论提高行政效率的方法摘 要：行政管理贯穿于国家建设发展的全过程，行政人员、行政现象、行政行为等各种因素，都会直接或间接地促进和制约行政效率的提高，对社会发展有着重大影响。本文结合我国的实际情况及外国的先进经验，就提高行政效率的方法做了阐述。从行政效率的含义、地位、作用及测定行政效率的标准，以及影响效率低下的因素入手，就提高行政效率的基本方法进行了初探，对其它行政管理目标的辩证关系进行简述，以使对提高行政效率做出科学把握，逐步实现管理技术和工具的现代化，达到效率提高的目的。关键词：行政效率、行政职能、行政管理、工作制度随着我国社会经济的不断发展、改革开放的步步深入，以及我国不断开放国内市场、融入国际市场，行政效率低下成了严重阻碍我们前进的绊脚石，不断提高行政效率成为各级行政机关的一项十分迫切而又艰巨的任务。党中央国务院高度重视，已经把不断提高行政效率、构建高效政府提升到了战略高度。那么我们应该如何正确认识行政效率、哪些因素导致了行政效率的低下以及如何来提高行政效率呢？本文试结合所学专业、相关知识及相关文献资料来分析和探究以上的问题。一、行政效率的概念及内涵广义的“效率”是指把经济活动的劳动效果同消耗的劳动进行比较，以考察某项经济活动的有效程度。同样在现代行政管理学中，主要是从“效果”的角度考虑行政效率的，即行政效率效果与消耗之比。效果，是指行政机关为社会提供的服务效益，即通过行政管理活动所产生的直接或间接的经济价值、政治价值、科学价值及社会价值。消耗则包括人力、物力、财力、信息、时间等内容的综合性消耗，含活劳动和物化劳动两种。行政效率有其特定的含义，它是指国家行政机关和行政人员从事行政管理活动所得到的劳动效果、社会效益同所消耗的人力、物力、财力、时间的比率关系。行政效率主要体现三个方面：首先，行政效率要有定量分析。它的高低有一定数量比例，可以作定量分析对比。行政管理活动需要有一定的花费，要力求以最小的人力、物力、财力和时间的消耗，取得效果最大化。其次，行政效益建立在社会效益上，是效率的统一。企业管理的效率主要体现为节省劳动消耗，获得更大的经济效益。行政管理则不同，它是行政部门对国家事务和社会事务的管理活动，是利民、利国的服务活动。评估行政管理活动的效率，必须注意普遍的社会效益，不能简单地仅以人力、物力、财力的数量分析来评价行政目标实现的程度。在社会主义制度下人民群众是国家的主人，行政机关和行政人员是为人民为社会服务的，对社会生活进行组织、协调、控制、平衡等等行政管理活动，要体现社会和国家的需要，与整个国家和人民的政治、经济、文化，社会生活的稳定繁荣发展的要求紧密联系。评价社会主义国家的行政效率，就不能不评价其对社会主义现代化建设和人民群众物质文化生活不断增长的需要所产生的影响程度。再次，行政效率体现在行政管理的各环节、各层次、是行政管理体系多种因素的综合反映，是对行政管理活动的整体要求。所有行政组织在全部行政运行过程都应追求效率。行政效率概念是广泛的、全面的、多目标的。行政效率是数量和质量的统一、效率和效果的统一。要把行政效率和社会效益两方面结合起来评价行政管理的结果。总之，行政效率是对国家行政机关和行政人员从事行政管理活动效果的度量和评价。（行政效率=行政产出/行政投入）二、行政效率的重要性及其意义行政效率的高低直接影响到行政机关及其工作人员在公众心目中的形象和地位，高效的行政机关会赢得人民的好评和极力拥护，而这对于提高行政机构的权威、感召力、影响力、美誉度，实现政府与社会和公民的良性互动，降低政策的执行成本，推动社会全方位发展和进步具有重要意义。当前，随着信息技术的飞速普及，信息步伐不断加快，客观上迫切要求我们提高行政效率，因为效率意味着能否把握住机遇，能否快速适应环境变化，能否实现信息的相互沟通和快速协调。同时，提高行政效率也是提高执政兴国能力的必然要求，有助于加强党群、干群关系。提高行政效率、降低行政成本和支出也是大势所趋，是符合我国国情的必然选择，它对于进一步提高国家的综合实力和竞争力发挥着巨大作用。提高行政效率也是为实现更好地为人民服务，才能真正代表和实现、维护广大人民群众的利益，才能真正地实现利为民所谋、情为民所系、权为民所用，才能真正的做好人民的公仆。提高行政效率是提高行政绩效的关键，是实行服务行政、打造服务型政府的必经之路。也是促进我们改革发展协调、稳定、和谐前进的必然要求。总之，行政效率是行政管理追求的最终目标，关系到我国社会主义现代化进程，是检验行政改革成果的重要标尺。不断提高行政效率具有十分重大的意义，提高行政效率亦是前进和发展要求和时代赋予我们的使命。三、行政效率评价标准测定行政效率的量的标准，就是看人力、物力、财力、时间节约的程度的数量界限。按照美国管理学家埃默森关于“适当的人、在适当的时间、适当的地点、以适当的方式、作适当的工作”的效率原则，行政效率应当是指行政机关用合理的时间、以合理的代价、正确处理行政事务并产生预期的社会效果。因此，行政效率由以下三个基本要素组成：速度、成本、行为的正确度。 （一）行政行为速度办事速度是效率的外在表现。但是，就行政效率而言，并不一定是越快越好，而是指时间使用的合理性。这种合理的时间标准是指行政服务对象希望的“快”和可以接受的“慢”之间的结合。所谓“快”，即有最少的时间达到预期效果。所谓“慢”，是指行政服务对象的希望底线，即不因政府工作的周期破坏其原定的计划，或者付出额外的成本，不至于“坏事”。在这两者之间的结合点是比较理想的。一方面，政府机关不需要为满足服务对象的不十分必要的速度而支付不合理的成本，另一方面也不会对服务对象造成任何意义的延误。 （二）行政行为的成本政府处理问题的投入成本是一个很复杂的经济学问题，大致包括：行政设施成本、行政制度成本、行政人员成本。如果政府机关处理某个问题速度很快，具体的服务对象评价为效率高。但是由于投入巨大的人力、物力成本，与处理该问题的最后社会效果不成比例，就不能认为该政府运作具有高效率。例如，某地通往某旅游景点的基础设施建设不足，经常发生堵车和游客无法如厕的现象。当地政府出动大量警力疏堵、临时租用流动厕所解一时之难等。如何评价当地政府的工作效率呢？对游客来说，政府办事效率高。如果是非常特别的情况，如涉及人的生命安全，作为既定的应急措施，这样处理没有问题。但如果通过及时完善基础设施能够解决的问题，却不及时投入，而是等到问题井喷才来解决，就不能说这里的政府运作效率高。 （三）行政行为的正确度处理问题的效果是行政目标的核心。行政行为的目的是实现和增加服务对象的合法利益，促进地区经济发展，促进社会公平的实现。成本也好、速度也好，只有同效果联系起来考察才可能得出具有普遍意义的结论。对于抽象行政行为而言，行政行为的正确度是指制定的公共政策（包括各种法规、规章和规范性文件）在充分兼顾相关利益群体合理利益的基础上，积极促进经济和社会发展，并最终增进社会整体福利。对于具体行政行为而言，行政效果是指行政机关对管理（服务）对象所作出的行政决定合法、合理、公平、公正。衡量行政效率要做综合考察：一是局部与整体，局部效益从属整体效益；二是短期与长期，短期效益同长期效益要统一；三是经济效益和社会效益，单纯经济效益要服从整体社会效益；四是正效益和负效益要作全面衡量，要权衡利弊。四、行政效率低下的形成因素系统论告诉我们世界是由相互关联的部分组成的整体，同时系统内各组成要素之间的结构具有层次性和有序性，系统和环境相互联系相互作用。同样，行政管理是由行政计划、行政决策、行政执行、行政监督等一系列环节所组成的一个复杂的系统，各环节内部及不同环节间关系处理的好坏从根本上决定了行政效率的高低。但是，行政效率不高的原因就在于各个环节内部没有时间最优化及没有很好得理顺和实现不同行政环节的协调运作。具体到行政管理工作中，主要体现为以下几个方面：（一）权责不清，分工不明有职无责、相互推诿、相互扯皮、党政不分、政企不分是其具体表现。前三者极易导致该管的没去管、该负责的没负责、问题解决不及时；而后两者则极易形成越位行政、干扰行政、官僚主义从而导致行政效率低下。（二）机构的设置不完善现行的行政管理体制采用的是科层制，它是一个封闭的系统，组织层次与管理幅度安排存在不足。组织层次过多使得信息沟通迟缓、信息渠道不畅，容易导致信息失真及信息到达不及时等问题，这极大影响了上级命令的执行及下级执行情况及问题的反馈；其次，管理幅度过宽，这容易引起官僚机构膨胀，从而导致效率低下。（三）人员任用、激励、监管机制不健全行政管理考核和激励机制不健全，难以实现人尽其才、量才适用。激励机制的不健全，容易产生职业枯竭症，使得行政人员对工作没有热情，办事敷衍塞责，这极大地影响了行政人员素质的提高也影响了行政效率的提高。法律制度不健全也助长了行政效率的低下。由于我国没有统一的行政法，缺少行政规范方面的程序法，这使得设定行政强制的法规文件五花八门。从而导致不少行政人员和行政机关违法行政、野蛮行政，滥设临时机构则使行政机关职能不清、令出多门。所以法制的不健全为行政效率的低下提供了环境庇护。（四）部门领导素质不高，欠缺领导艺术在不少领导身上存在自身素质差，作风拖拉，缺乏雷厉风行作风，缺乏决断力和创造性。或难以真正领悟上级决策意图导致执行出现错误；或者没有及时执行及解决问题；或者循规蹈矩、没有坚持具体问题具体分析、一切从实际出发；或者主观臆断、空凭一时奇想，拍脑瓜决策，没有脚踏实地精神及长远眼光；或者只顾本部门利益，没有全局眼光；或者只顾自身政绩，没有真正投身于解决群众需求，没有急群众之所急、想群众之所想；或专业素质不高，导致行政效率低效乃至错误行政，这一点在对专门行政知识及技能要求高的行政职位上尤其显得突出。例如在矿产行政中，就要求行政领导具备一定的矿产经济、矿产法学、矿产产权及地籍管理、土地信息管理等知识方能胜任职务。（五）办公技术、手段、环境未能与时俱进当前行政机关现代化的办公设备还不够普遍，实际工作中现代化的信息传输技术及管理手段还未得到完全普及，这也在一定程度上制约了行政效率的提高。（六）不同行政机关之间缺乏沟通和协作例如不同机关之间信息共享渠道少，如有的机关做的事往往有可能是其他某个机关曾经做过的。如出现需多个机关共同合作才能完成的则互相推卸互相踢球，等等。这就使得行政成本增加、资源浪费、办事拖拉，从而使行政效率大打折扣。总之，行政效率低下是多方面因素共同作用的结果，这些要素或在于各个环节存在不足或漏洞，或在于不同环节之间协调不力，没有坚持以系统观点看问题，即没有坚持以整体性、关联性、结构性、开放性的原则来指导行政活动。五、提高行政效率的方法综上所述，对提高行政效率的方法做以下分析：（一）、坚持“精简，统一，效率”原则，建立合理的行政组织优化行政组织，是提高行政效率的一个重要条件。政府行政管理中存在的官僚主义、效率低下，有其经济的、文化的和社会历史的原因。但是，也要看到官僚主义、效率低下同政府机构臃肿、层次繁多、职责不清、分工过细、人浮于事和权力过分集中有密切关系。要使国家机器运转灵活，根本办法是简政放权。转化政府机关管理职能的前提下，从机构配置的科学性和整体性出发，适当精简专业管理部门，加强决策咨询和调节、监督、审计、信息部门，调整健全决策中心，裁减并妥善安排人浮于事部门的人员。副职数目要严格控制，管理幅度要恰当，过大则效率不高，过小则浪费，恰当才能指挥灵便、渠道畅通。在我国，对某一行政组织进行全新的设计，从头建起的情况比较少见，大量存在的问题是如何改革与完善现有的行政组织。现存的各级各类行政组织对于国家的统一社会的进步、民族的团结、经济的发展、文化的繁荣等都起了重大的作用。在整体上，是应该肯定的，不会也不允许一切推倒重来。但是，我们还应该看到，现行的一整套行政组织体制主要发源于高度集权的单一的计划经济体制，它与社会主义有计划商品经济体制的要求与党政职能分工，现代化、科学化管理及知识化、专业化的人事制度的要求相比，还存在相当大的距离，必须加以改革与完善。由于现代行政管理纷繁复杂，政府的行政权相对扩大，政府管理的成败得失直接关系到国计民生和社会的发展进步。为防止政府的不良行政和非法行政，提高政府管理的效率，减少政府管理的失误，确保政府管理的效能，就必须对政府实施有力的监督，使其管理权在合理、合法的前提下实施。我国长期以来行政监督体制不够健全，监督工作十分软弱无力，造成了行政监督的诸多弊端。健全行政监督体制，广泛深入地开展行政监督工作，将是今后我国政治体制改革和提高行政效率所面临的重要任务。（二）健全行政管理法规和工作制度健全行政管理法规是提高行政效率的法律保证。为此，必须加强行政管理法规的建设，以法律形式促进行政效率的提高。建立和完善行政机关的组织法、编制法、行政诉讼法、国家公务员条例等，使一切活动都具有基本的规范和程序，各级行政机关明确职权和责任，上下左右关系理顺，各司其职，各尽其责。日常工作制度的建立和完善，也是提高行政效率不可缺少的重要保证。这些工作制度包括催办通报制度，正规的公文制度，请示报告制度，办公会议制度，岗位责任制度，考核奖惩制度等等。特别是严格工作责任制，明确划分责权，做到责权统一，从制度上杜绝敷衍塞责、拖拉扯皮、争功诿过的现象。现代行政管理最重要的特征是法制化的管理，依法行政是现代行政管理发展的大趋势。通过法律对国家行政管理的各项活动、各个环节进行调整和规范，将行政管理的一系列技术方法、协调手段、行为方式、步骤和程序法律化、制度化，为国家行政管理提供法律依据和法律保障。行政管理法规作为行政管理法制化的有力工具，以国家强制力和严肃性确保行政管理活动有章可循、有效运转。政府在建设政治文明时要考虑到的是如何提高行政效率，努力形成运转协调，执行高效的管理体制。要以管理人员特别是领导干部为重点，以人财物的管理和使用为重点，以关键岗位和薄弱环节为重点，改革和完善监督机制，切实做到用制度管权、用制度管事、用制度管人，保证政府目标的实现。（三）建立健全激励机制，调动人的积极性公务员制度中的激励竞争机制表现在很多方面，其中奖励制度是一个重要内容。奖励是对优良行为的一种积极肯定，是强化的激励手段。从管理心理学的角度来讲，人们无不喜欢受到奖励，受到奖励后会产生一种精神振奋、积极向上的心理效应。公务员受到奖励后，不仅能再接再厉，争取做出更大的贡献，而且能起到榜样和导向作用，带动大家共同前进。有些行政人员工作能力很强，可是没有做到高效率。造成这种情况的原因很复杂，有的是有客观实际困难，有的则因主观原因所致。据心理学研究，人的动机的基础是人的需要。人的动机就是一种推动人们完成某种行为的力量，这种力量称为激励。当人们有某种需要而尚未得到满足时，心理上就处于一种被激励的状态，形成一定目标，于是就要采取行动。行动的结果，达到了目的，满足了原来的需要，被激励的状态也就平息了。所以需要是人的行为的原初动力。人的需要是多种多样的，随着社会的发展和生活条件的变化而变化。概括地说人的需用可分为物质需要和精神需要，为此可以采用物质激励来调动人的积极性。领导者要注意协调和改善人际关系，加强思想沟通，增进了解，形成一个和谐、融洽的工作集体。（四）提高领导者的素质和领导艺术领导及其活动是人类社会群体活动的一般现象，属于特殊的职业形态。行政领导是领导活动的一种，它在国家政府管理的政治、经济、文化、社会等生活各领域、各层次中，处于核心的、主导的地位，决定着国家职能的实现程度和依法实施行政管理的水平。在社会主义国家，行政领导是行政权力的象征，也是人民公仆的体现。建立一个科学的、民主的、强有力的行政领导体制，是现代行政管理的一个重要目标。要充分发挥行政领导在国家与社会生活中的作用，提高行政效率，必须提高行政领导者的素质，建立合理的行政领导集体，并不断地探索科学的行政领导艺术。任何一个行政单位如果没有素质较高的领导者，就会成为一个松散的缺乏战斗力的机构，也就谈不上高效率，领导者努力提高自身素质，同时要努力提高领导艺术，善于领导所属行政人员同心协力做好工作。这样才能提高行政效率。反之，高行政效率也会向低的方向转化。领导者是否具有现代管理观念同行政效率关系极大。领导者要通晓现代管理观念同行政管理的规律，树立信息观念、系统观念、时间观念、信誉观念等。领导者要善于运用影响力来提高行政效率，这也是一种宝贵的领导艺术。领导者要学会领导艺术，这是提高效率的一条途径。领导者不随便干预下一层次的事；不能颠倒工作的主次；要随时倾听各方面的意见；善于总结经验教训；善于控制会议厅文牍，消除文山会海；善于调动部属的积极性。美国管理专家杜拉克在有效的管理者一书中，提出管理者的有效性的五要素是：善用自己的时间；安排工作的先后次序；注重绩效和成果；发挥人才的长处，包括上司的、本人的、部属的长处；作决策时以科学方法提高效率。这是一个很有见识的总结。（五）加强培训工作，提高行政人员素质行政人员的培训，是关于公务员的工作技能的训练和业务知识及能力的培养。建立培训制度，加强对公务员的培养，是现代行政管理高效能的要求。对公务员培训要贯彻学用一致，按需施教。讲求实效的原则，目的是使公务员适应行政机关各岗位业务要求，不断提高行政效率。为此，公务员培训不同于普通教育，它不以取得学历文凭为目的；也不同于党校教育，不以政治理论和形势教育为主要内容。目前我国正建立以国家行政学院和若干地方行政学院为主体的、包括各类各级培训机构在内的公务员培训网络。对公务员进行有计划的定期培训，有三种类型：一是岗前培训，对新录用的公务员要培训后再上岗，以便使其了解和掌握性质必备的业务知识和技能，更快地适应新工作岗位的要求；二是资格培训，对即将担任新的职位的公务员，要通过培训，取得接任新岗位的资格；三是岗位培训，也叫继续教育，是为了提高公务员的业务水平，吸收新的知识，防止知识老化。公务员在培训期的学习成绩和鉴定将存入本人档案，作为对其安排使用、晋升职务和定工资等级的依据之一。行政人员素质如何，对行政效率具有决定性的影响。行政人员素质现代化，主要表现为政治素质方面具有为人民服务的思想和共产主义的理想；科学文化素质方面具有较高的科学文化知识水平；能力素质方面具有把专业知识运用于实践的办事能力。此外还应有健康的体格和充沛的精力。行政单位除了对行政人员的个体素质有明确要求外，单位内部还要有一个科学合理的整体结构，才能获取高效率。为此对行政人员要择优录用。同时要加强上岗前培训和岗位培训，提高培训工作质量。（六）逐步改善行政环境和工作条件行政环境对各个层次的行政机关和行政人员提高效率影响极大。行政管理好比一辆高速行驶的汽车，尽管它本身没有什么毛病，但如果有人设置路障，车子也就无法正常行驶。社会风气不正，这就是一种不良的行政环境。纠正不正之风，清除腐败现象，是提高行政效率的重要条件。改善行政环境和工作条件具有相当份量。行政环境即政府管理的环境，我们党的实事求是思想路线就是从实际出发，理论联系实际。现代行管理理论方法在国外已研究近百年，取得了很大的研究成果。我们要借鉴其先进的东西，来促进行政管理的现代化。但是任何先进的理论方法，必须结合具体实际才能发挥其威力，加强其活力，收到理想的效果。研究中国现阶段的社会环境，正是为了有的放矢地运用国外有益的行政管理研究成果，根据我国的国情加以改造，为我所用，实施自己的行政管理。闭关自守，拒绝借鉴国外行政管理研究成果中具有普遍适用性的成份，只能停滞落后。全盘端来，不结合中国实际，盲目照抄照搬，非但改变不了行政管理的落后状况，而且将阻碍现代化建设的发展。大力发展社会主义商品经济，加强对经济的宏观调控，促进生产力的发展，是我国政府的主要任务。对发展不平衡的各个地区，政府要采取切合实际的决策，措施、方法、和步骤进行管理，不能“一刀切”。我们既要看清初级阶段经济文化比较落后的这个基本事实，同时又要看到我国经济建设已经取得的成就和经验以及国际国内的有利条件，根据行政环境的要求和提供的条件来确定行政目标，有步骤分阶段地实现现代化的目标。（七）逐步实现管理技术和工具的现代化管理技术和工具是提高行政效率的一种物质基础。发挥人的主观能动作用，固然是提高行政效率最重要的因素，但在现代管理中，技术作用也不可忽视。当前世界科学技术迅猛发展，信息空前膨胀，如果运用电子计算机信息系统，就能为准确、及时地决策和果断迅速地执行创造有效的条件。