如何签订规范对公司有利合同细节指引.doc

合同订立、履行及细节指引所有合同的订立和履行主要涉及到主体和内容两个方面，本指引主要围绕这两大块在实际合同中所存在普遍性问题及应注意的细节进行了梳理，以供参考：一、合同主体审查（一）、合同主体资格审查 合同主体资格：审查对方是否是依法成立的法人、其他组织和自然人，是否具备独立承担责任的主体的资格。审查的内容主要有：1、基本信息：营业执照、组织机构代码、税务登记、银行开户信息；营业执照是否在有效的年检期限内，了解其经营范围是否与合同内容一致；2、特别信息：对于特殊行业，还应审查其资质证书等证明文件。3、注意区分三种情况。（1）、法人，具备缔结合同资格，能独立承担民事责任，建议所有合同与此签约。（2）法人分支机构： 有营业执照的，具备签约主体资格，但不一定具备独立承担民事责任的能力，不建议与此类主体签约；没有营业执照的，不具备签约主体资格，此类签约无效。（3）法人职能部门：不具备主体资格，此类签约无效。（4）个体工商户：具备签约主体资格，要查验对方营业执照。4、履约能力评估；如根据其经营现状、以往合作情况以及其他客户评价等等因素对其履行能力及信用程度进行考量，以保证签约后顺利履行合同。 （二）、合同签约人资格审查审查签署合同的人是否有权利签署双方之间合同文件。有权签署的人员及其证明文件如下：1、法定代表人签署。核实营业执照登记法定代表人信息，对方出具法定代人身份证明、提供身份证复印件后，可由其直接签署。2、委托代理人签署。必须由法人出具授权委托书后，方可由委托代理人签署。授权委托书，要求详细写明授权权限，期限。 提供身份证复印件。二、合同内容审查（一）、抬头部分1、主体（1）名称。要求详细具体，与营业执照登记上名称一致，不能填写简称。（2）地址。要求详细具体，与营业执照登记上地址一致，若实际地址与营业执照登记不一致的，除了要在此填写登记地址外，还需要将实际经营办公地址也填写上。（3）法定代表人。要求填写姓名，身份证号。（4）填写好联系电话、传真、电子邮箱、网址等信息。2、备注。在列明上述信息后，另起一行，特别注明：（1）、本合同在 地签订。（这个地点以我司所在地为准）（2）、合同抬头部分所述联系方式如有变更，变更的一方应当在变更后以书面方式及时通知另一方。否则一方依据合同抬头部分所示的联系方式发出的通知经过一定合理期间视为通知已到达。3、为避免格式合同印象，建议在合同外在形式上不要使用公司LOGO，各种标志等符号。（二）合同正文部分1、基本条款（1）标的；明确双方合同性质，双方合作究竟为买卖、租赁、承揽等合同哪一种情况，要与合同标题要一致。 （2）标的物：动 产：在合同中应具体写明动产的名称、型号、规格、品种、等级等。不动产：注明不动产产权权属登记编号、不动产名称、地址，有无抵押等。其他形式标的物：建议以量化的形式，用数据描述清楚。（3）数量：要尽量确定一个具体数值，不要采用类似幅度范围不确定的表达，并注明国家或者行业规定计量单位、方法和工具。（4）质量：从以下几个方面去把握A质量标准： 对方交付：约定采用国际、国内、行业有专门质量标准的，要列明具体颁布制定主体、标准颁布时间，及适用的标准名称和代号等。特别约定质量的，要将质量达到的标准从多维度多角度考虑，用一系列叁数进行确立下来。 我方交付：若是对我司产品要求质量标准的，产品质量要求参数不要太过于具体详细，建议以同类产品中等质量为准。B质量验收： 我方验收对方的产品：仅在验收期限内进行数量验收，在收到货物一定期限内（根据产品性能，自行酌情设定）再进行质量验收。对方验收我司的产品：在条款中明确约定，在规定期限内（这个期限尽量要短一些）进行质量和数量验收，若有异议，应在此期限内提出相关证据和书面异议。若逾期未检验，视为我司交付的标的物数量和质量符合双方约定。（5）价格、明确数额、计算标准等。、设立机动条款，保留在一定条件（如原材料价格、汇率、用工紧缺等情况）下调整价格的权利。（6）履约期限、地点或方式：期限：具体明确到年、月、日。地点：具体到省、市、县、镇、街道、门牌号等。方式：在履行期限内，对双方合作的内容进行分解，用量化的方式一是要设立每一个阶段详细的目标、任务，二是每一个阶段都要设定相应完成的期限。（7）交付标的物：约定一个基本期限。这个期限如果是对方，尽量要确定具体是某一天。若是我司交付，尽量时间对我司宽松一些，以免给我司履行造成困难。设立机动条款。此种情况主要是针对我司交付标的物，在条款设定延长或缩短期限的条件（如在合同履行中，对方对合同中产品型号、包装变更、付款迟延等情况），若此条件发生，则交货期顺延，以保留我司调整期限的权利。保留货物所有权。此类也是针支我司交付标的物情况，在条款中要约定在对方货款没有完全支付前，我司保留其所有权。（8）装卸、运输：费用承担。明确装卸、运输由谁承担，费用由谁支付。运输线路：按通常合理的线路运送。若我司承担费用负责运送的，对方存在几个送货点或仓库的，我司以最近的地点为目的地，超过此地点，其费用由对方承担。风险转移。A若我司交付货物的：要特别注明，货物风险自交付承运人（不管承运人是我司还是对方雇请的）时转移给对方。B若对方交付标的物：最有利于公司的约定是，货物风险自我司验收后转移。（9）付款对方向我司付款：对方先付款，我司后交付标的物。我司向对方付款：建议分期付款，有利督促对方履行合同，控制我司风险。其他款项的支付：如给予对方折扣、返利、服务费用等，建议此部分款项要与合同标的物款项分开，这些单独设定支付条件及支付期限，在对方达到这些标准，经双方书面确认后，再另行支付，不能直接从货款中同时或预先扣除。特别要求：对账为了确定对方对我司的债务情况，建议每月底约定一个时间进行书面对账，便于纠纷时我司举证。根据双方业务合作的情况，一定要确定每月对账的固定时间，此点请注意，对账通常有两种情况，一是网上对账，二是书面对账，由于网上对账，在诉讼中举证比较困难，甚至不会被认可，因此，为便于业务的快捷处理，可以先使用网上对账，事后必须再进行一次书面对账确认。另外，在对账时，若对方先发账目单与我司，其中有异议的，我司要及时向对方发函声明。若我司先发账目与对方的，必须在条款中约定对方确认账目的时间，在限定时间内对方未有确认且未提出异议的，视为对方认可我司提供的数据。（10）售后服务我司承担售后服务：尽量不要过于具体详细，对方承担售后服务：一是要明确提供售后服务期限为产品质量使用寿命内；二是约定售后服务产生费用谁来承担；三是发生无法维修等情形，要求对方给予更换，赔偿等。（11）退、换货：我司承担退、换货条件：一是经双方同意的有资质的检测机构测试证明为产品质量问题；二是不管是否为质量问题，我司单方面书面同意退、换货的。对方承担退、换货条件：不符合产品质量标准的，经维修二次（酌情定）仍不能正常使用的及其他情形。（12）、违约责任及合同解除违约行为的界定：凡是对方不按合同约定履行的任何行为都为违约行为。要把握两点：违约行为后果的条款约定原则A让对方认识到违约行为要付出一定代价，促使对方认真履行合同。B通过约定违约责任，有利抵销我司在合同履行中造成的损失。违约责任主要情形我司为卖方的交易下，对方违约主要有：A逾期付款情形。 此类情形要约定好违约金数额，其计算办法可以参照：按每逾期一日、一周或一月为标准，按合同总金额或未履行金额比例支付违约金。B经书面催告后，未能在指定期限或地点接受标的物情形。此类主要是指对方不收货的，分两种情况：若对方已付货款的：我司不予返还对方货款，对方拒收货物行为视同放弃在该批货物的所有权利，无偿转让与我方，我方享受自由处分的权利；若买方未付货款或支付部分货款的：买方将按本合同总货款或未支付部分金额向我司支付违约金。C对方未能在规定期限内履行合同义务除了上面逾期付款，拒收货物外，其他违约行为，这种情况下，建议约定，经我司书面催告后，在规定期限内仍未能履行的，视为对方为根本违约行为，要求对方按合同总额一定比例，以所逾期日、周、月为基础，支付相应违约金。D定金、保证金等担保金。对方有以上三种情形的，先行交付的定金、保证金等，将不予以返还。 E凡存在上述ABC三种情形的，我司享有解除或提前终止合同的权利，自我司书面解除或终止通知到达对方时，双方合同解除或终止。我司为买方交易情形下：逾期交货：对方不能按期限向我司交货，如果我司已经先向对方支付货款，建议我司先行催告，在限定期限内仍未交货的，有权随时解除合同，对方返还我司支付的货款，同时按合同总价款一定比例向我司支付违约金。如果我司没有向对方支付货款，建议我司先向对方催告，限定期限交付，若超过此期限仍未交付，我司有权随时解除合同。若逾期我司解除合同的，此类违约金的约定，可以按合同总金额一定比例（在50%左右）向我司支付违约金；若逾期但我司催告后，对方在限定期限内交付的或者是限定期限后交付我司并接爱的情形下，违约金可以按每逾期支付一日、周、月等为基础，按合同总金额比例支付。质量问题：对方交付的货物有质量瑕疵，此类情况，建议在合同约定中分四种情况，第一种情况：按产品性能，设定一个期限，在这个期限内如果产品出了质量问题，对方无条件退货、换货。退货的，要求对方返还我司支付的价金。另，在退、换货期限，导致我司不能正常使用的时间内，此期间每天按一个确定的金额向我司支付违约金。第二种情况：对方没有现存的货可以退、换，或者在较短的时间内进行小的维修就可以解决问题人，对方应免费进行维修。另，此期间导致我司不能正常使用，要求对方每天按一个确定的金额向我司支付违约金。第三种情况：既没有现存的货可以退、换，并且在规定期限内维修多次仍不能正常使用的，要求对方进行重作或者根据我司要求购买同类型号产品代替。另，此期间导致我司不能正常使用，要求对方每天按一个确定的金额向我司支付违约金。第四种情况：以上均不能实现的，要求对方赔偿由此给我司造成的损失，此种损失按此类产品正常寿命内给我司创造的价值来计算，确定一个数值。（13）保密条款为避免在合作中或终止后，对方不法利用我司信息的，建议约定保密条款，主要注意以下两点：在合同期限内或终止后未经我司书面允许，不得以任何方式向任何人透露基于合同获得的我司任何信息。合同终止后，返还或销毁所获得的所有商业信息资料。（14）知识产权条款在双方合同中涉及到许多知识产权问题，比如权利的所有人归属，知识产权的使用有偿与无偿与否，在使用知识产权产生的侵权等都需要在条款中进行约定，主要存在以下几个方面：、知识产权不明情形下：在技术合作中等产生知识产权，此种情况需要明确书面约定由此合作产生的知识产权权利最终归属于谁，及其产生的费用和利益由谁承受。、对方向我方提供涉及知识产权商品等时：一是要对方保证其商标、专利、著作权等知识产权完全符合中国法律规定，并获得法律法规规定的相应的合法权利，不存在任何侵犯第三人权利，违反中国法律法规等情形。二是若发生因对方商标、专利、著作权权等知识产权存在权利瑕疵导致产品被相关权力机关查封、扣押，被第三人索赔等情形的，我司不承担任何责任，一切后果由对方承担。若我司先行承担责任后，有权向对方追偿。导致我司遭受损失的，对方应当给予赔偿。三是要约定使用对方知识产权的期限及是否有偿或无偿。、我司向对方提供涉及知识产权商品等时：为避免买方或他人利用买方掌握我司信息资料恶意抢注我司商标等，侵犯我司知识产权，在合同约定时，应当要求：一是对方在任何时候及任何情形，均不得利用我司商业信息、知识产权等资料或向他人泄露，以自己名义或以他人名义在本国及他国注册卖方中文或英文“xxx”商标等侵犯卖方知识产权行为。二是对方若知晓他人抢注卖方“xxx”中文或英文商标等侵犯卖方知识产权等行为的，应当及时以电邮、传真等形式通知买方，同时采取一切有效方式阻止侵权行为，对方因此产生的费用，双方协商解决。三是若对方本人及通过泄露卖方商业信息方式而造成我司知识产权等合法权益受到不法侵害的，对方应当向我司支付双方合作时合同总金额若干倍（我司业务人自行酌量考虑，但不能低于合同总金额）作为违约金，并承担由此给我司造成的一切损失。（15）、担保条款对于初次合作，履行周期长，金额较大的，建议要求对方提供定金条款、履约保证金、抵押、质押等，从而减少风险。提供担保的主体：法人、自然人担保的方式：主要有以下几种定金担保：在履行合同前，对方必须先向我司缴纳定金，建议在合同总价款的20%以上，在合同约定及后来双方文件来往中，涉及到此金额的表述的，一定要用定金述语，不用使用“订金”、“预付款”词语表达。保证担保：作为担保的人通常为法人代表，法人实际控制人等，其担保的责任为不可撤销连带保证，为实现此类担保效果，建议要求查实担保人一个人名下独立拥有的存款、房产、车辆等财产，但此类担保人易转移财产，最终担保的效果会打折扣。质押担保的：需要到相关部门进行登记，并要保管好质押物。抵押担保的：需要到相关部门进行登记。 对方留置权排除：值得注意的是，比如在外发加工中，存在我司向外发单位免费提供模具使用，建议在合同中约定排除对方留置权的条款，条款大体内容为：我司随时有权要求对方返还标的物，对方不得以任何理由对该物进行留置。凡是存在我司以非转移所有权的方式，向合作对方提供相关产品的，建议在合同中都要约定排除对方留置权的条款。对担保的债权金额、担保期间：要值得注意的是，一是要明确担保的债权大小，二是担保期限为直到债务人偿还完所有我司债权为止。（二）其他条款（16）合同期限：这个分两种情况一般情况下，如果长期对我司合作有利，建议先设定一个基本期限，保证至双方会合作一个期限，此期限届满前一个月，如果无任何一方书面要求终止的，合同自动延续，继续适用本合同条款。无长期合作的，建议设定明确的期限，从年月日起至年月日止。（17）、合同生效一般情形，合同自合同双方（或者各方）法定代表人或者授权代表签字并加盖单位公章（合同专用章）之日起生效。如合同有固定期限的，还应当写明：“本合同有效期自某年某月某日至某年某月某日止。”对于法律法规规定应当经批准或者登记后生效的，或者合同约定须经公证等生效条件的，应当在合同中写明并及时办理相关手续。 （18）、合同解释条款。通常合同为一式两份，双方各执一份，具有同等效力。先后签署多份补充协议的，相互之间有冲突的，以最后签订的协议为准。涉外的合同，建议采用英文或中文本为准。（19）、清洁文本条款为保证合同的严谨，防止对方篡改，建议合同采用清洁文本，即双方谈判好后，合同的所有条款及填写的所有文字均一次性打印好。此类应注意的是：约定“本合同正文为清洁打印文本，如双方对此合同有任何修改及补充均应另行签订补充协议。合同正文中任何非打印的文字或者图形，除非经双方确认同意，不产生约束力。”在签署过程中，应注意：当合同中有清洁文本条款时，合同中的所有条款文字与数字（签署人签字、时间签署与盖章除外）均应当事先打印完成，不得在合同签字过程中出现合同正文里有手写文字或者空白未填写的情况存在。 （20）合同附件注意附件内容与主合同相应条款的一致性，或对应性。要列明附件的名称、份数。 要列明：附件为本合同不可分割的一部分。（21）、争议解决双方协商，协商不成，通过诉讼或者的方式解决，在仲裁或诉讼中明确的选择其中一种，不能出现由“仲裁或诉讼”字样。在条款中约定仲裁或法院为我司所在地，或原告所在地。涉外的注意三点适用法律尽量选择我国、或得香港地区及国际公约、国际惯例。 仲裁或诉讼尽量选择在我国或香港。适用语言为英语或中文。（22）、出现纠纷时的处理方法在合同履行中，发生一些争议是不可避免的，为了积极稳妥的化解纠纷，减少我司法律风险，建议按以下步骤处理：首先，与对方协商解决，化解矛盾。如果在纠纷发生前我司没有与对方对账确认债权债务的，不管最终协商成功与否，都要是协商过程中，想尽办法让对方承认所欠我司的款项的事实，最好以书面方式进行证据固定，有助于我司取得最有利的证据。其次，若协商不成，采取法律式诉讼解决。双方协商不成后，要迅速准备以下材料，为诉讼作准备。收集所有合同、补充协议、往来函件、对账单、发货单、签收单、发票等原件。调查了解对方财产状况，主要包括银行账号、房产、机动车、仓库库存，应收卖场账款。三、其他注意事项 1、签字、盖章及签署时间（1）名称：合同填写的对方的名称、与对方的公章、营业执照的公司名称和税务登记的公司名称必须完全一致。（2）公章鉴别：非港资、台资、外资、合资企业的公章必须是圆形公章， 港资、台资、外资、合资企业公章应为椭圆公章。（3）盖何公章：对方签订合同应当加盖公章或合同专用章，财务章、采购章、业务章等不能签订合同，但由乙方公章授权的印章除外。（4）签字法定代表人或负责人：身份证应当与营业执照中负责人名字完全一致。个体工商户：如果对方是个体工商户营业执照，签订合同的时候，除了加盖公章外，必须要求营业执照上注明的“负责人”亲笔在合同后面签字。授权代表：乙方授权人的签字必须有乙方授权书，方可签名。（5）签约时间签约定时间这关系到合同生效的时间以及其合同履行期限的确定等问题，主要有以下几种情形：双方同时签订：此类主要指双方协商好后，拟好所有合同条款，在一起共同签署合同，这类合同按实际签约定时间，填写一致。对方先签：此种情况下是指，对方签署盖章后后再传送我司，我司实际签署时间与对方在合同上签署的时间不一致，分两