差旅费制度新版.doc

差旅费报销管理制度 1总则1.1 目的为规范公司工作人员出差管理，对其各项费用及使用额度进行规范，并合理有效地利用公司资金，特制定本制度。1.2 适用范围本制度适用于某某物业管理有限公司的全体员工。1.3 定义1.3.1 差旅费是指公司员工因业务需要从离开原住地开始，在目的地工作、到最终返回驻地期间发生的与其业务相关的交通费、住宿费、接待费等各项支出。与业务无关的各种费用均不予报销。1.3.2 国内出差人员分长期驻外出差人员和临时出差人员，长期驻外出差人员必须明确“常驻地”(月度在该城市累计工作达15 天及以上，视为常驻地)，在该城市工作不视为出差，但从该城市去其他城市(正常一天不可来回)，则视为出差。1.3.3员工出差期间的机票原则上由行政人事部统一预订，其它车、船票由员工自行购买。1.4出差管理原则1.4.1出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对浪费行为。1.4.2 出差必须先获批准或被安排出差，对擅自主张者不予报销差旅费。1.4.3 提倡力行节约并对限额控制的差旅费用实行超支自理。1.4.4 重要专业业务出差人员须在出差结束后5个工作日内提交出差报告，并作为领导是否同意报销差旅费的重要依据。2 办理出差审批流程2.1 出差人员必须事先填写出差申请单，注明出差地点、事由、天数、资金预算，经部门负责人签署意见、总经理批准后方可出差。2.2 出差人员借款需持批准后的出差申请单，填写借款单，列明用款计划，由部门负责人签字后交总经理审批，最后由财务负责人审核签字后方可领款。2.4 出差回公司应在一星期内报账。审核人员根据签有分管领导考核意见的出差申请单、差旅费明细表和有效出差单据，经审核后方可报销差旅费。2.5凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。2.6出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，任何人员不得虚借或多借款，特殊情况须由部门负责人、总经理及财务负责人特批，所有借款单均须由总经理和财务负责人审核签字后方可领款。3. 差旅费构成列入本制度的差旅费是员工处理公务或公司外送学习培训、外出会议、考察等活动发生的费用，主要包括：3.1 长途交通费：乘座飞机、轮船、火车、长途客车的费用。3.2 市内交通费：乘座公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用。3.3 住宿费：异地出差因过夜住宿发生的费用。3.4 膳食补贴：按地区标准和出差期应就餐次数及补贴限额计发补助。3.5 其它费用：公务发生的电传、邮寄、托费、公共服务等费用。31 费用标准总体原则：对出差人员的住宿费和市内交通费实行“奉行节约，超支不补”原则。（1）住宿及出差补贴标准（金额单位：元）：级别 标准（天）A类地区B类地区C类地区D类地区住宿费误餐补贴住宿费误餐补贴住宿费误餐补贴住宿费误餐补贴公司总经理实报实销总监、经理级26060200501805012040主任、主管级22050180401504010030其他职员1804016030120308025地区分类标准为：A类地区：国家直辖市，经济特区；B类地区：全国省会城市（A类所列除外）；C类地区：地级城市（A、B类所列除外）；D类地区：除A、B、C类以外的其它地区(县级城市)。（2）交通工具标准：级别 标准飞机火车轮船长途汽车市内交通公司总经理实际报销总监、经理级预申请自选座型自选舱型实报实销实报实销主任、主管级预申请硬卧、硬座普通实报实销实报实销其它职员预申请硬卧、硬座普通实报实销往返车站/机场备注：A普通职员，市内交通费只报销公共交通工具乘坐费，含公共汽车、地铁、轨道列车等但不含出租车乘坐费。 B往返车站、机场，原则上须乘公共交通工具。C两地距离1000 公里以内，原则上不得乘飞机。D原则上出差须选择乘坐成本最低的交通工具。4 报销办法4.1 住宿费报销办法4.1.1出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。4.1.2出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。4.1.3住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证，超过限额标准的部分自理。4.1.4 总监、经理级（含）以上管理人员出差，可住单人间。其他同性员工两人一起出差的，应同住一间房，报销额不超过两人报销标准的合计额。4.1.5 如出差人员投亲靠友自行解决住宿的，则按标准的70%计发给个人；如不足标准住宿的，按节约额的80%计发给个人，如超标准住宿的，超支部份一律由个人负担。4.2 出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费：4.2.1 由接待单位（含公司下属分公司及项目部）免费接待安置的；4.2.2参加会议、学习、培训，其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。43 伙食补助费报销办法4.3.1 中午12时前离开常驻地按全天补助；中午12时后离开常驻地按半天补助；中午12时前抵达常驻地按半天补助；中午12时后返抵常驻地按全天补助。4.3.2膳食补助费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定。不满一天的按应就餐次数计算确定。各餐标准：早餐占日限额标准的20%;午晚餐各占日限额标准的40%。4.3.3出差期间因公发生对外业务招待费的按公司业务招待管理办法执行。但陪同招待就餐人员，按陪餐次数减发膳食补贴。4.4 出差期间有下列情况之一者，不计发膳食补贴：4.4.1 出差到集团下属公司、项目部，原则上在内部伙食团就餐，不计发膳食补贴。4.4.2 派驻外地工作人员回到家庭居住地办理公务期间；4.4.3 借出差之际绕道探亲、访友的期间；4.4.4 支付会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包括了膳食费的。45交通费报销办法4.5.1 订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。4.5.2出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。4.5.3 旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快按票价40%，其它列车票价50%予以补助。4.5.4出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行，并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。4.5.5经批准同意，个人或多个人一起同行出差自带（驾）私车，凭票报销与出差时间、出差地点一致的过路费。燃油费按需要行程公里数与实际行驶公里数误差值在10范围内报销，随同人员不再报销相关交通费。4.5.6多人一起出差，同乘一辆计程车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其他人员不得再报销。4.5.7 出差人员原则上不得乘座出租车，但下列情况除外：（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；（4）任务紧急或陪同重要客人外出的；（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的。以上情况须请示部门主管同意后方可报销。4.6出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费：4.6.1 未经同意，擅自乘坐超标准而发生的超支部分；4.6.2 借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分；4.6.3 出差有公司商务车或售房车接送或搭乘公司员工车辆的；4.6.4 未经批准，自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。4.7出差期间杂费报销审核4.7.1出差期间因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等，凭有效票据按实报销。4.7.2 员工因工作地点调动，随行行李托运费，凭有效凭证按实报销。4.7.3 除外出学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助5元通讯费，特殊情况需经主管批准。5.0差旅费报销审签程序5.1出差人员回公司后，十个工作日内应按规定办理报销手续、结清借款。对无故未报销者不予再次借款。超过报销期，账面有个人出差借款的，财务部有权从当月工资中先行扣回。5.2报销凭据先交由主管会计对单据有效性及费用标准符合性进行稽核，符合规定的，签名后交还出差人；5.3按审批权限分别送部门主管、经理及分管领导和总经理签字批准；5.4再送财务部门进行资金支付审批；5.5审签手续完备后到出纳处报账或冲抵借款。6.0差旅费报销违规与失职追究6.1出差人员不得违反规定虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。否则，财务部有权拒绝受理，情节严重的移交风险控制部调查处理。6.2 经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款。6.3各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。6.4部门负责人和分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同时另视情节轻重给予行政处分。6.5对第三次重犯的,无论金额大小，一律开除，并扣除所有在公司未结清的各项费用，并公司不予任何补偿。 7.0 其他7.1 在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经分管领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。7.2 出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。7.3 出差不得报支加班费，但假日出差酌情予以计薪。 7.4 出差途中除因病或遇意外灾害和因工作实际需要，应事先电话联系，请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重论处。8.0 附则8.1 公司行政人事部部负责本制度的制订、检查、解释及修订。6.3 附件1：差旅费明细表 附件2：出差申请审批表附件3：出差报告单 第9页 共 9页差 旅 费 明 细 表 出差人： 常驻地区： 报销月份： 填写日期：日期出差起点出差终点地区标准天数住 宿 费市外交通费市内交通费补助小计备注费用酒店名称联