文件格式管理办法.doc

.文件格式管理办法编制 ： 审核 ：批准 ： 发布日期： 实施日期：1 目的1.1 为确保公司各级文件的编写在其结构、格式、书写等各方面的统一，确保公司体系文件、体系建设的规范性，特制订本管理制度。2 适用范围2.1 本办法适用于公司所有管理文件。3 职责与权限3.1 人力资源部：负责本文件的编写、解释、指导和监督检查，以及在文件发布前按照本文件要求进行标准化审核。3.2 各部门：按照本文件要求规范本部门各类文件。4 工作内容4.1 封面要求4.1.1 封面内容包括页眉（LOGO和拟制部门）、文件名称、编制人员、审核人员、批准人员、发布日期、实施日期等。页眉LOGO宽6.0cm，高1.2cm，封面正文下方公司图片宽1.75cm,高10cm。(1)封面页眉如下图：(2)封面无页脚设置。4.1.2 文件封面标题为宋体加粗初号字，封面其它字体为宋体加粗小三号字4.1.3 文件目录标题为宋体加粗一号字，目录内容为宋体小四号，目录段落行间距为固定值23磅。4.1.4 文件所有字体均为黑色。4.2 正文要求4.2.1 正文页眉页脚 (1)正文页眉设置如下： 页眉包括文件编号、文件名称、文件版本/版次内容。页眉字体为宋体小四号。(2)正文页脚设置如下：页脚左侧为公司LOGO，LOGO宽5.4cm，高0.8cm，页脚右侧为数字页码，格式为 X (共 X 页)。页脚字体为宋体五号，页脚文字两端对齐。4.2.2 正文标题为宋体加粗二号字，正文内容序号题目为宋体加粗小四号字，正文所有内容文字为宋体小四号字。4.2.3 正文段落行间距为固定值23磅。4.2.4 文件原稿采用A4单面纸的横排或竖排格式进行编制。4.2.5 正文排版(1)正文及标题排版如下：4 4.1 4.1.1 (1)(2)ab(2)文件码与一码正文标题如“目的”“适用范围”等则空2个字符，文件码不能超过三码，码数与文字空两个字符。如还有支项，则以序列号 (1)、(2)、(3)分诉，分诉与文字不需要空格。若下还有支项，则以小写的英文字母a、b、c表示，无需空格。当支项仅为一项时，文件码不足三码时可继续编码或首字缩进四个字符。4.3 文件要素描述(1) 目的 阐明实施要素要求的目的。(2) 适用范围 阐明适用的范围。(3) 定义 对特定名词或术语的解释。(4) 职责 阐明实施要素过程中所涉及的部门或人员的责任。(5) 工作内容 阐明实施要素要求的全部活动。(6) 相关文件 列出实施要素要求所需的各类文件，包括程序文件、作业 程序、技术标准及管理标准。(7) 相关表单 列出实施要素所需的相关记录。4.4 换版条件4.4.1 同一份文件有重大修改或者修改面超过2/3以上时必须升级换版。4.5 装订4.5.1 文件的装订采用A4纸纵向布局和左装订线位置。上下左右页边距分别设置为2.4厘米、2.4厘米、3厘米、3厘米。当需要横向使用时，排版和装订采用左旋90，上下左右页边距分别为3厘米、3厘米、2.4厘米、2.4厘米。4.6 存档管理4.6.1 文件的存档管理采用文件的编号检索方法进行管理。4.7 表单无标准化格式，但必须统一有LOGO和表单编号，东旭集团LOGO宽6.0cm，高1.2cm。 修订记录修订日期变更内容版本/次修改人批准人总页数2013.3.20依公司最新组织架构文件内容变更A/142