文件、编号、通知编制管理规定.docx

.文件编制管理规定1.0文件编号格式说明1.1程序文件类l 示例：XBWY-PZCX-01，即XX物业品质管理部第01号程序文件。1.2作业指导类l 示例：XBWY-PZZD-01，即XX物业品质管理部第01号作业指导书。1.3运行表单类l 示例：XBWY-KF-001，即XX物业客服第001号表单。1.5公司公文类1.5.1公司发文 l 示例：XX总字2016第001号，即总公司2016年1号文；XX品字2016第001号，即公司品质管理部2016年1号文。1.5.2各部门发文字号明细详见下表，发文参照此标准编号：序号部门公司发文字号备注1.5.2.11.5.2.21.5.2.31.5.2.41.5.2.51.5.2.61.5.2.71.5.2.81.5.2.92.0文件编制要求2.1文件排版要求：2.1.1文字使用：（1）准确、简练、得当，无错别字，正确使用标点符号。（2）禁止随意生造简化字。（3）使用简体字。2.1.2文件名称：（1）通知（温馨提醒）类：关于的通知（温馨提醒）。（2）函（报告、请示、会议纪要等）类：关于的函（报告、请示、会议纪要等）。2.1.3文件页眉2.1.4文件页边距2.1.5文件字体要求（1）文件名称：居中，加黑，宋体，小二号。（2）段内标题：靠左，加黑，宋体，小四号。（2）内容：靠左，宋体，小四号。2.1.6页码：统一写成 “第x页 共y页格式”，字体为：宋体，五号，如图：2.1.7段落及行距：（1）段落靠左，无首行缩进。（2）行距为：1.5倍。2.1.8文件落款：（1）末尾页右下角处，上行：发文单位；下行：日期。（2）日期格式：年-月-日，年份要写完整，例如：2017年08月25日。2.1.9封面要求：（1）应标明“编制部门，编制日期，审核日期，更新日期”等要素，位置应与页脚居中。（2）具体设计规格要求，根据公司元素结合VI视觉进行设置。2.2文件内容：2.2.1目的：阐述文件编制运行的最终目标。2.2.2范围：本文件适用于人事物的描写。2.2.3职责：本文件中涉及的相关职务权限，在质量体系运行中应起到的职能表述。2.2.4操作指导要求：（1）明确操作流程，内容应程序化、流程化。（2）保证安全性、充分性、适宜性、严谨性。2.2.5相关引用条款：对质量体系文件中涉及的其他文件（如程序文件、指引文件、指导文件）相关条款的引入。2.2.6使用文件化信息：（1）文字化信息。（2）电子类信息。（3）物件类信息。（4）媒介类信息。2.2.7文件评审及批准要求：具体参照公司文件审批相关要求程序文件。2.3文件装订要求：2.3.1装订成册；左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确。 2.3.2装订内页要求：无多页、无缺页、无颠倒、无混装、清洁无尘、无折角、无毛茬、无缺损。2.3.3装订页边角要求：误差不超过1毫米；不歪、不斜，四角成90度直角。 2.3.4 钉距要求：（1）装本平整，钉距适当，无坏针、无漏钉、无重钉，胶装不掉页、不粘面，胶口不超过5毫米。 （2）文件装订时的书订位置:订眼距书心上下各1/4处，允许误差4mm。2.4文件归档