电子文件元数据规范.doc

.电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。GB 2312-1980信息交换用汉字编码字符集 基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T 118212002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范 中华人民共和国电子签名法中办发199614号 中国共产党机关公文处理条例 国发200023号 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国档发19874号 关于颁发编制全国档案馆名称代码实施细则的通知国家档案局第6号令 电子公文归档管理暂行办法，2003年7月28日国家档案局第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentationRecords management ISO 23081-1 Information and documentation Records Management Processes Metadata for RecordsPart 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会 电子文件管理指南)，1997W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义 3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。3.2电子文件元数据（Electronic Records Metadata）电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。3.3信息总体（Information Package）信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合。包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息，即电子文件的内容、结构信息、背景信息，以及形成于管理过程的管理信息、为保证电子文件真实性与完整性而设置的固化信息。档案信息包为分三种：提交信息包（SIP，Submission Information Package），用于立档单位向同级国家档案馆进行归档电子文件的物理归档；档案信息包(AIP,Archival Information Package)，用于国家档案馆长期保存归档电子文件；分发信息包（DIP,Dissemination Information Package），用于电子文件的查阅。经过数字签名封装的档案信息包是保证归档电子文件凭证性、实现归档电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。3.4内容信息（Content Information）内容信息是指电子文件的正文内容，包括主文件、附件的正文内容。内容信息包括数据对象与数据对象表述信息。数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。数据对象表述信息是指数据对象的描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。3.5保存描述信息（Preservation Description Information） 保存描述信息包含构成电子文件的结构信息及背景信息，是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。3.6内容描述信息（Content Description Information） 内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。3.7结构信息（Structure Information）结构信息是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系以及在存储器中的构成等信息。3.8背景信息（Context Information）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息由来源信息、创建依据、关联信息、技术环境信息构成。3.9管理信息（Management Information）管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。3.10固化信息（Fixity Information） 固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。4 电子文件元数据结构4.1 电子文件元数据总体结构本规范按照保障电子文件真实性、完整性与长期可读性的要求，根据电子文件的构成，及其生成、管理与利用等不同时期的特征，定义电子文件元数据表。电子文件元数据表由2个元数据模块共7个元数据子集构成，如下表所示。元数据模块元数据子集元素内容信息数据对象数字对象物理对象信息表述信息结构信息语义信息保存描述信息内容描述信息结构信息背景信息创建依据全宗信息创建过程参考信息数字化过程参考信息关联信息管理信息标识信息鉴定信息归档信息权限管理维护历史利用历史固化信息4.2 电子文件元数据集结构内容信息ContentInfo元数据子集元素子元素子元素名称标识名称标识名称标识名称标识数据对象DateObject数字对象DigitalObject物理对象描述信息PhysicalObject表述信息RepresentationInfo数据对象结构信息DOStructureInfo语义信息SemanticInfo保存描述信息PreservationDesInfo元数据子集元素子元素子元素名称标识名称标识名称标识名称标识内容描述信息ContentDesInfo题名Title并列题名AlternativeTitle副题名及说明题名文字TitleAnnotation责任者Creator文件编号RecordNum文件形成时间CreateDate附件Annex附件题名AnnexTitle附件标识符AnnexIdentifier稿本Manuscript主题词或关键词Subject提要或文字说明Abstract附注Annotation分类号Classification人物Person语种Language内容覆盖范围Coverage照片与音视频档案内容描述扩展信息PAV ContentDesExtent拍摄地点ShootPlace录制地点RecordPlace内容描述扩展信息ContentDesExtent结构信息StructureInfo文种RecordType文件集合AggregationLevel集合类型AggregationType集合描述AggregationDes集合文件标识AGGRecordsIdentifier格式Format电子文件类别ElecRecordsType数据格式DataFormat存储介质MediumType特殊元数据描述SpecialMetadataDes格式扩展信息FormatExtent文件大小ObjectSize归档文件大小ArchivingSize数字化文件大小DPSize保存历史PreservationHistory操作类型ActionType操作描述ActionDes操作时间ActionTime操作责任人Operator原始技术环境OriginalEnvironment原始信息系统描述OriginalSystemDes原始档案管理信息系统描述OriginalRecordsDes数字化结构信息DPStructureInfo光学分辨率AclinicResolution色彩模式ColorModel色彩深度BitDepth总画幅数ImageTotal扫描仪生产商ScannerMaker扫描仪型号ScannerSN数字化结构扩展信息DPExtent数码照片结构信息DPhotoStructureInfo照片宽度PhotoWidth照片高度PhotoHeight水平分辨率AclinicResolution垂直分辨率VerticalResolution照片色彩模式PColorModel照片色彩深度PBitDepth数码相机生产商CameraMaker数码相机型号CameraSN音视频文件结构扩展信息AVStructureInfo结构扩展信息StructureExtent背景信息ContextInfo创建依据CreateBG法律法规依据LegalBG行政或行业依据AdminBG全宗信息FondInfo全宗名称FondName全宗类型FondType立档单位机构代码ORGCode立档单位组织沿革HistoryofORG立档单位联络方式全宗构成ComposingofFond全宗维护历史HistoryofFond创建过程CreateProcess处理类型ProcessType处理人Processor接收处理时间ReceiveTime实际处理时间ProcessTime处理后发出时间SendTime处理意见ProcessView参考信息ReferenceInfo主送机关SubmitTo抄送机关Copyto印发机关PrintDistribute印发日期PrintDate关联信息RelatesInfo关联标识符RelatesID关联类型RelatesType关联描述RelatesDes数字化过程DigitalProcessing数字资源制作者DPMaker数字资源制作者身份证明DPCertification数字资源制作日期DPMakeDate数字资源制作地DPMadePlace数字资源审核人DPExaminer数字资源审核时间DPExaminedDate背景扩展信息ContextExtent管理信息ManagementInfo标识信息IdentifierInfo标识符Identifier档案馆代码ArchivesID档案类别ArchivesClassification档号RecordID电子文件号ERecordID全宗号FondID目录号CatalogueID案卷号FilesID页号PageNum件号ItemNum全宗内分类代码SeriesID全宗内分类名称SeriesName缩微号MicrofilmID光盘编号DiscID照片档案扩展标识信息PhotoIDExtent照片号PhotoID底片号FilmID参见号ReferenceID册号VolumID音视频档案扩展标识信息AVIDExtent音视频文件类别AVClassification时间长度TimeLength开始时间StartTime结束时间EndTime鉴定信息AppraisalInfo鉴定类型AppraisalType鉴定时间AppraisalDate鉴定人Appraiser鉴定意见AppraisalView归档信息ArchivingInfo归档时间ArchivingDate归档方式IsOnLine归档类型ArchivingType移交责任者HandoverActor接收责任者ReceiveActor逻辑归档标识LIsArchiving物理归档标识PIsArchiving纸质文件归档标识PRIsArchiving权限管理Rights密级SecurityLevel解密期限ExpiryDate保管期限PreservationPeriod保管期限名称PPeriodName保管期限代码PPeriodCode保管期限值PPeriodValue版权说明CopyrightStatement授权对象AuthorizationTo授权行为AuthorizationAct安全分类SecurityClassification维护历史HistoryofDisposal处置类型DisposalType处置责任者DisposalActor处置时间DisposalDate处置依据DisposalReason处置过程DisposalProcess处置结果DisposalResult利用历史UseHistory利用日期/时间UseDate/Time利用类型UseType利用描述UseDes管理扩展信息ManagementExtent固化信息FixityInfo数字签名DigitalSignature数字签名时间DigitalSignatureDate数字签名描述DigitalSignatureDes校验和Checksum4.3 电子文件必备核心元数据表元数据集元数据子集元素子元素内容信息数据对象数字对象保存描述信息内容描述信息题名责任者文件编号文件形成时间结构信息文种文件集合集合类型集合描述格式电子文件类别数据格式文件大小归档文件大小数字化文件大小背景信息创建依据法律法规依据行政或行业依据全宗信息全宗名称全宗类型立档单位机构代码创建过程处理类型处理人接收处理时间实际处理时间处理后发出时间处理意见管理信息标识信息标识符档案馆代码电子文件号档号全宗号目录号案卷号页号件号鉴定信息鉴定类型鉴定时间鉴定人鉴定意见归档信息归档时间归档方式归档类型逻辑归档标识物理归档标识权限管理保管期限安全分类固化信息数字签名数字签名时间数字签名描述4.4 元数据的应用本规范对元数据表结构的定义依据XML规范进行，适用于基于XML规范的办公自动化等业务信息系统对元数据的设置、捕获与存储，以及最终生成基于XML的档案信息包。在文档一体化管理系统中生成、运行、维护的结构化数据库中，档案管理人员可依据“6 电子文件元数据元素定义及描述”中关于元数据注释属性的定义，进行元数据项的著录。5 电子文件元数据元素定义方法电子文件元数据表中各个元素都用11个属性进行描述：名称（Name）：元素的名称。版本（Version）：产生该元素的元数据规范版本。标识（Identifier）：元素的唯一标识；定义（Definition）：对元素概念与内涵的描述；类型（DataType）：元素所属的数据类型；值域（Value）：元素的指定值或允许范围；必备性（Obligation）：说明元素是必备的还是可选的；可重复性（Repeatability）：元素的可重复行与值域重复；下层元素（Sub-elements）: 某上位元素的下位子元素；应用范围（Application）：元数据可应用的范围或领域；注释（Comment）：对元素的补充说明及相关著录细则。6 电子文件元数据元素定义及描述6.1 信息总体（Information Package）名称信息总体标识InformationPackage版本Version 1.0定义信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合，包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息。类型复合类型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性内容信息ContentInfo必备保存描述信息PreservationDesInfo必备应用范围应用于所有类别的电子文件及信息管理系统注释为实现对数字资源的长期保存，开放档案信息系统（OAIS）对信息包模型进行了详细定义，信息包是信息管理系统的最基本管理单元。信息包内含相应的封装信息，如数字签名、电子文件名称、具有检索意义的目录信息等，用于保证信息包内部数据的真实性，界定并识别内容信息与保存描述信息。6.1.1 内容信息（Content Infomation）名称内容信息标识ContentInfo版本Version 1.0定义内容信息是指电子文件的正文内容，包括文件的正文、附件的正文内容等，是电子文件行文或形成的目的。内容信息包括数据对象与数据对象表述信息。类型复合型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性数据对象DateObject必备表述信息RepresentationInfo必备应用范围应用于所有类别的电子文件及信息管理系统注释根据OAIS的定义，档案信息包的内容信息由数据对象和表述信息构成。6.1.1.1 数据对象（Date Object）名称数据对象标识DateObject版本Version 1.0定义数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。类型复合型 值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性数字对象DigitalObject必备物理对象描述信息PhysicalObject可选应用范围应用于所有类别的电子文件及信息系统。注释6.1.1.1.1 数字对象（Digital Object）名称数字对象标识DigitalObject版本Version 1.0定义用于保存、表示电子文件内容信息的比特流（Bit），即二进制数据。类型二进制值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素-注释当电子文件在系统中被签发，或纸质档案数字化后，数字对象将自动生成，由系统自动捕获。6.1.1.1.2 物理对象描述信息（Physical Object Description Information）名称物理对象描述信息标识PhysicalObject版本Version 1.0定义与数字对象对应的实体档案或文件的描述信息。类型字符型值域-必备性可选可重复性不可重复下层元素-注释纸质档案或文件经扫描生成图像文件，图像文件自身由数字对象元数据保存，而纸质档案或文件的库房排架地址（如档号）、纸质载体的情况则由本元数据表述。如果数据对象是经实物扫描仪输入计算机的一块探矿标本的数字影像，物理对象描述信息就是对矿石标本的外形、尺寸、构成成份、存放位置等方面的描述。档号等排架信息可从保存描述信息中由系统自动获取并赋值，而载体描述可由档案管理人员录入并由系统作自动批处理，如民国档案的数字化资源，可使用“毛边纸”、“宣纸”等文字作为物理对象描述信息，并可进行批处理赋值。6.1.1.2 表述信息（Representation Infomation）名称表述信息标识RepresentationInfo版本Version 1.0定义表述信息是指数据对象的描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。类型复合类型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素名称标识必备性数据对象结构信息DOStructureInfo可选语义信息SemanticInfo可选应用范围应用于所有类别的电子文件及信息系统。注释一个孤立的数字对象的比特流由“0”和“1”表示，在未被解释之前毫无意义。而数据对象的表述信息就是要将比特流转变成更具意义的数字信息。表述信息可描述数据对象的格式、数据结构概念、哪种格式或哪种数据结构用在了比特序列中，从而使得诸如字符、数字、象素、数组、表格等更有意义。针对复杂的数据对象，有可能形成表述网，因为有时表述信息自身即是一个信息对象，也需要表述信息的描述。如此不断地递进表述，直至没有新的表述信息对象需要表述为止，从而形成表述网。一位英语初学者面对一本英语读物，英语词典与英语语法信息就是英语读物的表述信息。 一个PDF文档，PDF阅读器就是PDF文档的表述信息，称为“表述翻译软件”；同时，PDF阅读器需要表述信息对其进行结构及语义的描述。 一份通过观测地球环境传感器而获得的、含有一系列数值的电子文件，用ASCII码写成的另一份电子文件用于解释、读懂第一份文件的比特流，以获得具有意义的数字。第二份电子文件的内容信息即为第一份文件的表述信息。6.1.1.2.1 数据对象结构信息（Data Object Structure Infomation）名称数据对象结构信息标识PStructureInfo版本Version 1.0定义对电子文件内容信息的组织与结构进行描述的信息。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释数据对象结构信息主要指能够规定并表达一份电子文件比特流的总体结构、编排格式等的格式标识符，是在应用软件内部使用的信息，普通用户无法看到。如一份PDF/A文字类电子文档，ISO 19005-1（PDF/A-1）规定其包括四个部分：文件头、文件体、文件参照引用表、文件字典。用“%”表示PDF/A文档的文件头，用以表述PDF文档的版本信息；用“stream”、“endsteram”表示正文文字内容的开始与结束等，“%”、“stream”、“endsteram”即为结构信息。数据对象结构信息由管理电子文件的信息系统自动抽取并赋值，保存结构信息的目的是为了经长期保存的电子文件依然能够被正常、完整地读出、显现，并保持原始版式。因此，采用符合开放性、标准性、异构系统兼容性、对计算机软硬件系统的独立性要求的电子文件格式，对归档电子文件的长期保存与长期可读至关重要。6.1.1.2.2 语义信息（Semantic Infomation）名称语义信息标识SemanticInfo版本Version 1.0定义对电子文件内容的语义信息描述。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释仅由数据对象结构信息作为表述信息通常是不够的，比如表术信息还应描述数字对象采用了哪种评议等。如PDF/A文档的文件体中，还需要描述其采用的字符集、字体、格式居中等特征，这些均由语义信息描述。语义信息使数据对象结构信息变得更有意义。6.1.2 保存描述信息（Preservation Description Information）名称保存描述信息标识PreservationDesInfo版本Version 1.0定义保存描述信息是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。类型复合型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性内容描述信息ContentDesInfo必备结构信息StructureInfo必备背景信息ContextInfo必备管理信息ManagementInfo必备固化信息FixityInfo必备应用范围应用于所有类别的电子文件及信息系统。注释在办公自动化等业务信息系统中、文档一体化管理系统、档案管理信息系统，应设计自动捕获元数据功能。6.1.2.1 内容描述信息（Content Description Information）名称内容描述信息标识ContentDesInfo版本Version 1.0定义内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。类型复合型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性题名Title必备并列题名AlternativeTitle可选副题名及说明题名文字TitleAnnotation可选责任者Creator必备文件编号RecordNum必备文件形成时间CreateDate必备附件Annex可选稿本Manuscript可选主题词或关键词Subject可选提要或说明文字Abstract可选附注Annotation可选分类号Classification可选人物Person可选语种Language可选内容覆盖范围Coverage可选照片与音视频档案内容描述扩展信息PAV ContentDesExtent可选内容描述扩展信息可选应用范围应用于办公自动化等业务信息系统、文档一体化管理系统、档案管理信息系统。注释6.1.2.1.1 题名（Title）名称题名标识Title版本Version 1.0定义题名，即正题名，是档案的主要题名，一般指单份文件文首的标题、文件组合级的标题、案卷封面上的案卷级标题、照片档案与音视频档案的标题。题名照原文著录。类型字符型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素-注释对于馆（室）藏档案数字化资源，当原文件缺题名，或题名不能准确表达文件主题时，应重拟题名，并用“”将重拟题名括起附于原题名之后。在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取文件题名。6.1.2.1.2 并列题名（Alternative Title）名称并列题名标识AlternativeTitle版本Version 1.0定义并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，或者是任何一种格式的，用以代替正式题名的替代性或可选的标题，必要时井列题名与正题名一并著录。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释正题名后附的用汉语拼音书写的题名不作为并列题名著录。在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取文件并列题名。6.1.2.1.3 副题名及说明题名文字（Title Annotation）名称副题名及说明题名文字标识TitleAnnotation版本Version 1.0定义副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释6.1.2.1.4 责任者（Creator）名称责任者标识Creator版本Version 1.0定义也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的机构、团体或个人。类型字符型值域-必备性必备可重复性可重复下层元素-注释对于馆（室）藏档案数字化资源，著录细则见DA/T 18-1999 档案著录规则。责任者无法考证时，用“囗囗囗”表示。照片档案、音视频档案则著录文件的摄影者或录制者。在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取责任者信息。6.1.2.1.5 文件编号（Record Number）名称文件编号标识RecordNum版本Version 1.0定义文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。类型字符型值域-必备性必备可重复性可重复下层元素-注释在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取文件编号信息。对于馆（室）藏档案数字化资源，相关著录细则见DA/T 18-1999 档案著录规则。6.1.2.1.6 文件形成时间（Create Date）名称文件形成时间标识CreateDate版本Version 1.0定义指文件形成的时间。类型日期型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素-注释在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获文件的签发日期。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取文件编号信息。当馆（室）藏档案形成时间无法考证时，在附注元素中予以说明。照片档案、音视频档案则著录文件的拍摄时间。日期格式按GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 的规定著录。6.1.2.1.7 附件（Annex）名称附件标识Annex版本Version 1.0定义文件正文后的附加材料类型复合型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素名称标识必备性附件题名AnnexTitle可选附件标识符AnnexIdentifier可选应用范围主要应用于文书档案。注释本元素应用的目的是为保证电子文件的完整性，尤其是脱离主文件单独存在的附件，并增加检索途径。6.1.2.1.7.1 附件题名（Annex Title）名称附件题名标识AnnexTitle版本Version 1.0定义指文件正文后附加材料的题名类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取附件题名信息。6.1.2.1.7.2 附件标识符（Annex Identifier）名称附件标识符标识AnnexIdentifier版本Version 1.0定义与电子文件正文相分离地存在于信息系统中的附件的标识符。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释当附件作为一个独立的电子文件存在于信息系统时，其保存描述信息中的档号、标识符元素都可作为附件标识符。信息系统应提供查找附件并复制档号或标识符功能。标识符的著录顺序、数量应与附件题名的著录顺序与数量相同。6.1.2.1.8 稿本（Manuscript）名称稿本标识Manuscript版本Version 1.0定义稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。类型字符型值域草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本必备性可选可重复性可重复下层元素-注释在办公自动化等业务信息系统中，应将稿本的值域嵌入系统之中供用户选择。6.1.2.1.9 主题词或关键词（Subject）名称主题词或关键词标识Subject版本Version 1.0定义主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意思的词或词组。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释主题词或关键词由办公自动化等业务信息系统自动捕获，或由文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统自动标引。主题词建议选择相关的编码体系，例如档案主题词表（CCS）、公文主题词表。关键词则可以是任何词或词组组成。6.1.2.1.10 提要或文字说明（Abstract）名称提要或文字说明标识Abstract版本Version 1.0定义对文件和案卷内容的简介，反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)。对照片档案、音频档案、视频档案关于事件、人物、地点等重要内容的说明。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释本元素由档案管理人员手工著录并录入系统。6.1.2.1.11 附注（Annotation）名称附注标识Annotation版本Version 1.0定义附注项著录档案中需要解释和补充的事项。类型字符值域-必备性可选可重复性可重复下层元素-注释附注项是对内容描述信息的各子元素的说明，如根据DA/T 18-1999 档案著录规则，馆藏档案的文件形成时间无法考证时，应著录“囗囗囗”，但由于数据类型的限制，可在附注项予以说明。有多个元素需要说明时，说明内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。附注项由档案管理人员手工著录并录入系统。6.1.2.1.12 分类号（Classification）名称分类号标识Classification版本Version 1.0定义类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆（室）藏。类型字符型值域依据中国档案分类法著录。必备性可选可重复性可重复下层元素-注释由档案管理人员依据GB/T 15418-94 档案分类标引规则手工著录并录入系统。6.1.2.1.13 人物（Person）名称人物标识Person版本Version 1.0定义著录文件内容中所涉及并具有检索意义的人物姓名。类型字符型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素注释本元素主要应用于馆（室）藏纸质档案，如干部任命类档案，或涉及领导人及著名人物的档案，著录人物的姓名，以增加资源发现途径。6.1.2.1.14 语种（Language）名称语种标识Language版本Version 1.0定义电子文件正文语种描述。类型字符型值域RFC3066 、ISO6392 、RFC1766必备性可选可重复性可重复下层元素-注释建议采用规范的表达形式，如RFC3066、ISO6392、RFC1766的语种代码。6.1.2.1.15 内容覆盖范围（Coverage）名称内容覆盖范围标识Coverage版本Version 1.0定义指文件内容在管理权限、作用地域、作用时间上的覆盖范围。类型复合型值域-必备性可选可重复性可重复下层元素名称标识必备性管理权限Jurisdiction可选地域名称PlaceName可选时间或时期PeriodName可选应用范围应用于办公自动化等业务信息系统。注释可根据立档单位行政与职能范围及分类，拟定相关默认值嵌入系统之中供用户选择。6.1.2.1.15.1 管理权限（Jurisdiction）名称管理权限标识Jurisdiction版本Version 1.0定义文件内容覆盖的权限