信息技术在中小物流企业发展中应用之我见

信息技术在中小物流企业发展中应用之我见摘 要物流的出现是经济发展和社会分工的结果，我国物流业的电子化起步较晚，目前物流信息系统正日益成为国内众多物流企业发展的“瓶颈”，提高物流信息化水平已成当务之急。本文就中小物流企业信息化的现状、存在问题进行分析，提出信息技术在中小物流企业发展中较具体的应用方案；并就可能制约中小物流企业信息化发展的几大瓶颈问题及趋势，试做初步的探析。【关键词】：中小物流信息技术应用方案发展趋势导言 物流业是融合运输、仓储、货运代理和信息等行业的复合型服务产业，涉及领域广，吸纳就业人数多，促进生产、拉动消费作用大。但是我国物流业总体水平落后，严重制约国民经济效益的提高。必须加快发展现代物流，建立现代物流服务体系，以物流服务促进其他产业发展。2009年2月25日，国务院审议并通过物流业调整和振兴规划，把加强物流基础设施建设，提高物流标准化程度和信息化水平提到了政府工作的重要日程。中国的物流企业中，中小企业占了大部分。近几年，这些中小物流公司在物流行业蓬勃发展的大背景下得到了迅速成长，不少企业都发展成为本地的龙头企业，具有了一定规模。但随着公司规模的不断发展壮大，企业利润并没有随着规模的扩大而提升，相反由于竞争加剧、燃油价格的上涨，物流业总费用增速加快。中小物流企业要如何适应竞争环境的变化和发展趋势，实现企业资源的有效配置和管理，提高企业资源的控制能力、营运效率，以及与外部合作的协调能力，越来越多的问题开始困扰着这些企业的管理者。解决上述管理中的诸多困难，从不同的角度有不同的方案。加大企业信息化建设力度，提高企业的信息化应用水平，则是其中的必经之路。物流信息化是企业将来发展的一个重要趋势，也正逐步得到各物流公司的高度认同和关注。但绝大多数中小物流企业尚不具备运用信息技术处理物流信息的能力，即便拥有信息系统的企业，其信息化需求也多数属于底层需求。“物流信息化”到底是什么、怎样实现等具体问题还不甚了解，中小物流企业信息化进程步履维艰。现就H市物流市场及某省际专线物流C公司的实际发展情况，试做简单的总结与分析，以说明信息技术是如何帮助该类公司解决实际问题的。一、中小物流企业的前身及信息化现状由于前期货运业入市门槛比较低，曾一度吸引大量的入市者。在当时，往往只要有一部电话、一辆卡车，租个货运档口、招两三个人，便可以开展货物运输、搬家、信息配载等业务，大多数是以夫妻档、父子档、兄弟姐妹档、同乡党等家族或家乡式的货运托运部为主，这就是中小物流企业的前身。目前在H市就有各类物流货运公司近1300多家，其中主要以经营省内长短途和省际间的专线货运为主1。普遍现状是经营规模小、市场份额少、基础设施差、装备水平低、竞争能力弱、网点分布散等，这些也进而导致了物流成本较高、相互打压价格、货物超载、偷税漏税等行为，这些行为对其本身的发展也是一种伤害，更不利于整个物流行业的良性发展。存在发货难、管理难、成本高等诸多不利因素。据预测，未来几年，中国的中小物流企业数量将以每年16%25%的速度发展。我国的中小物流企业不仅要面对国内同行小、乱、杂的竞争环境，还要面对国外巨头大、精、专的竞争。与国际先进水平相比，整体信息化水平尚处于较低层次，特别是中小物流企业的信息化水平很低。据不完全统计，我国目前1000万家中小企业中，实现信息化的比例还不到10%，中小物流企业信息化整体现状不容乐观。（一）先进的信息技术应用较少，物流设备落后信息技术应用的落后，严重制约了中国物流行业的发展，使得上下游企业之间的物流信息交流活动难以顺畅进行，削弱了企业对市场的快速反应能力和竞争力。目前，信息技术在中小物流企业方面的应用不仅比较少，而且应用层次较低，计算机应用多局限在办公自动化和日常事务处理方面。根据中国仓储协会调查，绝大多数中小物流企业尚不具备运用现代信息技术处理物流信息的能力。在拥有信息系统的中小物流企业中，其信息系统的业务功能和系统功能还不完善，缺乏必要的订单管理、货物跟踪、仓库管理系统和运输管理系统等物流服务系统，物流信息资源的整合能力尚未形成。而且在国外物流企业得到广泛应用的条码技术、射频技术、GPS/GIS等技术在中国中小物流企业的应用也很不理想。多数国内中小企业物流设备也都比较陈旧，应用不多，包括立体仓库、条码自动识别系统、自动导向车系统、货物自动跟踪系统在内的物流自动化设施基本没有得到应用。与国外以机电一体化、智能化为特征的物流管理自动化相比,差距很大2。1、多停留在手工操作层面，效率低下。受传统观念及传统管理模式的影响，这些物流公司日常业务操作大多还停留在手工操作的层面上，最大问题就是效率低下，差错率高。使操作人员和客户服务人员的主要精力都牵涉在繁杂的单证制作与整理等事务性工作上，造成人力资源的严重浪费。同时由于差错率高，货物错投的现象不仅增加了物流企业本身的纠错成本，也给客户带来了无法估算的损失。比如生产线上需要的配件，可能会因物流公司的漏运或错运造成整个生产线停工待产；商场黄金周所需的商品却在节后运达，错过最佳的销售时机。2、相关部门间工作不协调，沟通困难，信息资源共享困难。沟通手段落后，同一业务部门内部不同成员之间缺乏有效沟通，相关部门之间的工作不协调，部分工作环节存在重复劳动等问题。信息共享不及时、不充分，既无法与合作伙伴建立有机的信息共享系统，也不能与客户自有的信息系统做到有效沟通，影响了工作开展，降低了客户服务水平，不能更大程度的赢得客户的信任。中小物流企业多是异地作业，有多个分支机构，但由于沟通手段落后，每一个分支机构间无法实现信息资源共享。比如C公司在杭州、芜湖、H市等地就有自己的分支机构，公司成立已经有十四年了，但改革前的C公司各分公司之间主要依赖电话和传真进行信息沟通，不仅成本高，而且造成大量共享的信息无法及时共享。如每天的货物运输业务交接清单，在以前不仅是全手工的，而且还需要通过承运车辆传带，常常发生因带清单的车辆不能及时到达而影响整体调度，所有清单又不得不一张一张从对方分公司重新传真。而这种手工的清单不仅不清楚，还会漏载很少重要的信息，严重影响企业的运营效率。3、业务跟踪手段落后，企业经营风险大。缺乏有效的业务跟踪统计工具，无法对每一票业务进行监督，业务部门与财务部门之间存在统计口径不一致，大大增加了财务管理风险。业务跟踪手段的落后，也造成了客户数据库的缺失，不仅不利于提供个性化的客户服务，而且因业务人员跳槽带走客户资源的现象更是屡有发生，加大了企业的经营风险。（二）中小物流企业的实力弱、技术有限，信息化程度低1、缺乏自主知识产权的物流信息管理系统。中小物流企业资金、规模、技术及经营能力有限，自己开发自主知识产权的物流信息系统软件的可能性不大。2、适合中小物流企业的物流软件有限。物流信息软件是管理软件，需求的个性化和生产的批量化是难以统一的，加之缺少完整的物流信息管理标准，造成物流信息管理软件开发成本极高。而中小物流企业的起点很低，资金相对缺乏，业务范围仅限于运输管理、仓储管理方面，市场上缺少适合中小物流企业起步的信息系统3（三）复合型的物流信息管理人才十分缺乏，信息化实施效果不佳由于物流业在我国起步较晚，专业人才奇缺，尤其是既懂物流管理、又懂信息技术的人才十分匮乏，这已成为制约我国当前中小物流企业信息化发展的又一重要因素。最为突出的表现是我国中小物流企业缺少拥有自主知识产权的信息化技术。人才是实施物流管理信息化的关键，目前中小物流企业普遍缺乏复合型的物流信息管理人才，这直接导致物流信息化的实施与推进困难。把企业的物流信息化工作交给一个既不懂信息系统又不懂管理的主管人员负责实施的话，其后果是可想而知的。二、中小物流企业实施信息化发展的对策和影响（一）有条件地发展信息化，逐步加强企业网络建设根据调查，很多企业都计划加强信息化建设来更好服务客户。中小物流企业可以通过加强网络建设，逐步实现以下应用：发展电子商务来获取供求信息和市场信息；GPS车载定位系统来实现高效管理车辆；普及应用信息技术连接企业与上下游客户，实现信息共享。对于中小型企业来说，因为条件有限，可以更多地考虑从发展初级电子商务出发，逐步实现信息化。企业通过整体规划，给信息化目标确立一个大方向。这并不意味着需要马上实现这个目标，而是在确定大方向之后，结合行业和自身特点，先挑选成效较明显的岗位环节和业务流程，实施一个功能相对简单，不完全涉及企业核心业务的信息化系统。这样，在小企业灵活多变的经营风格得以保留的同时，还能提高自身的工作效率、管理水平。企业对标准化流程比较适应后，信息化系统的初期效果也渐渐巩固。而随着业务的扩展与管理水平的提升，出现新的标准化管理需求时，企业就可以顺理成章的将现有的系统进行再升级。比如C物流公司财务的信息化改革，就是从开通网络银行的网上资金调拨功能开始的。最初也只是为了实现收支两条线、整合整个公司的现金资源、降低各分公司财务手头现金保有量、避免因财务人员失误带来的灾难性事件发生等目标，也正是这个积极尝试给企业带来的“好处”引起公司管理层的重视，从而拉开公司一系列信息化改革的序幕。（二）完善信息采集技术和数据库建设，有利于企业加强管理与控制管理创效益的前提是实施量化管理，加强企业的数据库建设，对各类原始信息数据进行采集、分类，做好数据库的管理和保存备份工作，为企业的量化管理提供必要的数据支持。1、完整的信息采集，为量化管理提供了必要条件。通过相关部门间的信息联网，电脑录入打单代替手工开单，实现各分点间的信息数据远程互换。提高工作时效性的同时，加强了企业对每一票货物的全程跟踪能力，为企业的运营管理提供了各类强有力的原始业务数据。2、各类报表的电子化、网络化，为财务监控提供了极富时效的管理手段。财务人员通过对每天的业务交接清单进行筛选分析，及时准确的对每一单货物的运费、中转费、送货费等财务结算必需的信息进行动态监控，加强了对应收帐款的及时催收，提高了企业资金周转能力。以C公司为例，公司每个月的营业收入约在100万，加上给客户的代收货款有200万，合计起来每个月的财务现金流水就在300万左右。在改革前每个分公司都是独立运作的，总公司无法实现有效控制，每个月老板看到的财务报表都是各个分公司财务主办“做”出来的，装进口袋的钱才是真正的“利润”，收入和支出都不能有效核算和监督。经过信息化改革后，该公司的组织架构也随之发生了变化，财务实行总公司垂直管理，现在该公司所有的财务核算都是基于每一单原始的信息数据，收入和支出都基本实现透明化，老板可以随时查阅到他想要的真实的财务数据。同时，支出的透明化给企业的成本控制带来可能，该企业改革一年多来，通过对各类财务数据的分析，为管理层控制各项成本支出提供了科学合理的决策依据3、完善、准确的数据建设，是企业管理决策的有力助手。数据必须准确、及时和全面，数据驱动了物流系统的优化过程，降低企业的综合运营成本。比如如何根据企业业务的大小来动态、合理的租用车辆，通过提高每辆车的使用效率最大化来降低成本、提高利润空间。如果数据不准确，或有关数据不能够及时地输入系统，则由此产生的物流运输优化方案就是值得怀疑的。例如，如果承运车辆的容积限制了载荷的话，使用每次发货的重量数据就是不充分的，而理论上重货和泡货的合理配载，必须在装满的同时恰好接近或达到该车的核定载重，一部达到载荷而没有装满的承运车辆不是最优的配载。现以C物流公司为例，C物流公司成立于1995年，有三个以上的分支机构，主要是经营A省至Z省的专线货物运输，业务范围主要以Z省为主，自行拥有小型货车十七辆。改革前长年包用车辆五辆（主要以九米六、半挂的货车为主），其他的主要是租用返程车往返A省至Z省之间。公司在对长年的业务数据进行充分分析后，该公司制订了最新的用车方案。根据业务量来合理的调配车辆，减少包车的数量至两辆，两地中间的W分公司增加一部米的厢式货车作为机动备用车辆，用来补充运力。降低固定运营成本，采用两地装货、两地卸货的方式来充分利用每一辆车的运力。对时间要求不太严格的货物适当进行压货处理，与第二天的货物灵活拼装，同时辅以外部调车或采取机动备用车辆的方式来调节运力不足。通过这些方式的处理，该企业在降低企业的运营风险，也大幅降低了公司的综合运营成本，避免了过去常出现的因货物不足造成的运力浪费，也杜绝了为了发车配货而被动接收价格质量不高的货物，每年约为公司增加了20万元的净收益。（三）引进GPS车辆定位系统，合理调度车辆，有利于降低运输成本在众多的信息技术中，GPS对物流运输企业有重大的应用价值。GPS在物流中普及应用后，通过互联网实现信息共享，实现三方应用，车辆使用方、运输公司、接货方对物流中的车货位置及运行情况等都能了如指掌，透明准确，利于三方协调好商务关系，从而获得最佳的物流流程方案，取得最大的经济效益。GIS/GPS车辆定位系统的应用优势主要体现在以下几个方面：1、打造数字物流企业，规范企业日常运作，提升企业形象。GIS/GPS应用的应用，必将提升物流企业的信息化程度，使企业日常运作数字化，包括企业拥有的物流设备或者客户的任何一笔货物都能用精确的数字来描述，不仅提高企业运作效率，同时提升企业形象，能够争取更多的客户。2、通过对运输设备的导航跟踪，提高车辆运作效率，降低物流费用，抵抗风险。GIS/GPS和无线通讯的结合，使得流动在不同地方的运输设备变得透明而且可以控制。可以计算出最佳物流路径，给运输设备导航，减少运行时间，降低运行费用。3、利用GPS应用和GIS技术可以实时显示出车辆的实际位置。它可以任意放大、缩小、还原、换图；可以随目标移动，使目标始终保持在屏幕上，利用该功能可对重要车辆和货物进行跟踪运输。对车辆进行实时定位、跟踪、报警、通讯等的技术，能够满足掌握车辆基本信息、对车辆进行远程管理的需要，有效避免车辆的空载现象，同时客户也能通过互联网技术，了解自己货物在运输过程中的细节情况。比如在草原牧场收集牛奶的车辆在途中发生故障，传统物流企业往往不能及时找到故障车辆而使整车的原奶坏掉，损失惨重。而GIS/GPS能够方便的解决这个问题。4、人的因素处处存在，而GIS/GPS能够有效的监控司机的行为。在物流企业中，为了逃避过桥费而绕远路延误时间，私自拉货，途中私自停留等现象司空见惯，反正山高皇帝远，物流企业不能有效监控司机的行为。而对车辆的监控也就规范了司机的行为。以C物流公司为例，在引进GPS系统之前，公司自有的17辆送货车常常“忙”不过来，每个月从外面临时租车送货的费用都接近万元。在安装GPS设备后，差不多每部小车每天送货的次数都有所增加，绕路、怠工现象基本杜绝，整体油耗也大幅下降，现在每个月从外面临时租车的费用从帐面上来看基本上都在万元以下。（四）引入远程会议系统，突破沟通的距离限制，有利于提高工作效率企业运营过程中需要经常召开各种会议，每一次沟通都需要召集相关人员到场，每次沟通都产了大量的沟差旅成本。随着网络技术发展和带宽的增加，远程会议系统已经开始走近我们中小企业，投入成本并不大。而引进远程网络会议系统，可实现多方远程视频会议、远程培训、通知下发、异地招聘面试、业务研讨的要求。除了节省时间、节约了因会议、培训而带来的旅途上的消耗之外，为中小物流企业带来了管理工作会议的便利，更节约了不少费用成本，提高了工作效率，正可谓一举多得。（五）架设仓库监控设备系统，实现管理专业化，有利于保障货物的安全借助数据录像技术，可实现对货物在分拣、清点、入库、仓储、出库及装卸等各个环节的监控。该系统可用于监看运货车辆在货物运输与装货卸货过程中的货物安全情况，避免货物丢失以及在货物丢失后能够通过录像文件做出快速准确的判断，为今后的调查取证提供可靠的依据。管理人员可以实现对物流仓储区域进行实时全天候视频监看和录像，对内部及外部各主要通道进行监控，随时了解物流仓储的实时运作状况，处理突发事件；行政部门可以了解物流仓储运作情况，提高物流仓储效率。同时还可以进行远程监控物流仓储过程，随时了解情况。如C物流公司在引进仓库监控设备后的第一个月内，就通过录像找回了三次“丢货”，现在该公司基本上已经很少出现这些装监控设备前经常出现的“丢货”。有一次客户分两次提17件货，但两次清点数据合起来只有16件，该客户不仅拒付到付运费，还向C公司追求丢货赔偿。通过录像回放，才发现在第一次提货时有计数错误，该客户在装货时把一件货放在了三轮车的车厢内，从外面点数时没有清点上。在证据面前，该客户只得把运费全额支付，从此该客户经常“丢货”的情况也没有了。（六）发展电子商务，拓展信息渠道，有利于提高客户满意度借助管理信息技术及国际互联网，逐步发展电子商务，企业可用少量的成本换取与客户和合作伙伴的成功的业务协作。建立专业的web网站，设立客服专员，设立网页、电话、电子邮件、传真等多渠道的即时客服中心与客户进行交流，提高整体服务质量，有利于提高客户满意度和节省管理成本。比如物流企业可通过GIS/GPS精确的获取客户所在承运车辆的位置信息，再通过INTERNET让企业内部和客户访问查询，从而把整个企业的操作，业务变得透明，为协同商务打下基础。在拓展信息渠道的同时，加强了企业为客户服务的及时性和互动性。（七）实施信息分析，有利于提高中小物流企业的整体营销水平通过对每日业务交接清单上客户信息的整理，对客户消费行为及行销数据进行追踪、分析，实现一对一行销。1、充分利用数据库信息，挖掘潜在客户，并通过电话主动拜访客户，以达到充分了解客户，提高合作机会。2、实现一对一的客户需求回应，通过对客户的货物特点、需求分析，实现个性化服务。3、有效利用已积累的客户资料，挖掘客户的潜在价值。收集客户的投诉内容进行分析，主动拜访长时间未合作的客户探寻合作，有利于提高企业的服务水平和客户满意度。三、制约中小物流企业信息化发展的瓶颈与趋势由于中小物流企业的运作模式还没有定型，不同模式的物流企业对信息化的需求大不相同，信息化需求的模糊与混乱，成了物流行业信息化建设的重要障碍。我国中小物流企业信息化尚处在起步阶段，物流信息化在我国具有巨大挖掘潜力和长期的发展前景。经调查分析，目前制约