中小企业存货内部控制问题和对策分析

中小企业存货内部控制问题和对策分析摘要：市场经济的不断发展与深化，给我国中小企业的发展带来了无限的生机，同时也带来了巨大的挑战。中小企业在经营管理过程中存在着严重的缺陷和不足，财务内部控制薄弱。本文试从当前我国中小企业在存货内部控制中存在的问题进行分析，探讨如何加强中小企业存货内部控制，提出对策分析。一、企业存货内部控制概述1.1企业存货内部控制涵义存货是为了满足企业未来需求而暂时闲置的有价值的资源，是反应企业生产与经营状况以及资金流动情况的主要指标。存货的最大特点就在于企业持有存货的最终目的是为了出售。其中不仅包括能够直接出售的成品，同时还包括经过进一步加工后能够出售的原材料等。由于存货的种类很多，其收发的过程十分繁琐，通常企业的存货都会占用大量的资金。因此对于存货的内部控制在企业的生产和经营中就显得十分重要。如果能够通过对存货有效的控制，就能够避免贪污、挪用等不法行为的发生，有效的减少企业存货的损失和浪费。提高了企业资源的使用效率，同时也能够确保企业相关财务核算信息的真实性和准确性。加强对企业存货的内部控制，还能够有效的减少存货对资金的占用，能够加快企业的资金流动，提高企业资金的使用效率，当然，我们也应当认识到，存货的内部控制是企业内部控制工作中最为重要而且又最为复杂的一部分，因为存货的内部控制要涉及到企业生产、经营等多个部门的多个环节，同时其也贯穿于企业生产和经营活动的全过程，因此构建合理的存货内部控制体系具有重要意义。1.2中小企业存货内部控制的必要性中小企业是我国国民经济的重要组成部分，是推动我国经济社会和谐发展的重要力量。目前我国65%的专利，85%的创新来自中小企业。由此可见，中小企业已经在我国国民经济中占据了半壁江山，成为经济发展和就业扩大的重要基础，并以其灵活的运行机制和市场适应能力成为中国经济体制转变的推动力量。但不容忽视的是，现阶段我国中小企业经济虽然发展迅速，在经营管理过程中却存在着严重的缺陷和不足，众多的生产型中小企业财务内部控制薄弱，尤其是存货内部控制观念落后，由此造成企业失真，在一定程度上也影响了税收的缴纳，既不利于企业健康发展，在国际上亦相对缺乏竞争力。随着市场竞争的日益激烈，成本压缩的潜力在中小企业管理的其他环节已经不大。降低存货成本成为中小企业的第三利润源泉。存货的控制与管理占据着十分重要的地位，直接影响着企业的资金运作效率以及经济效益的实现。而目前大多数中小企业对存货内部控制的重要性普遍认识不足，管理比较粗放。因此，寻找中小企业存货内部控制中存在的问题，构建科学、合理的存货内部控制体系具有重要的现实意义。1.3存货内部控制的目标存货内部控制是企业内部控制的重要环节，是企业实现经营目标、贯彻经营方针和决策、 维护流动资产安全与完整、保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。根据存货的业务流程，存货管理可以分为采购、库存、领用、盘存等方面!所以企业存货内部控制涉及到计划部门、仓库部门、生产部门、销售部门、会计部门，控制点较多。其中采购和领用是重中之重，存货内部控制的目标主要有以下几点：1）确保存货能够合理利用，账实相符存货的采购是存货内部控制的第一步，也是最为重要的一步。购入的材料首先应当能够符合企业生产和销售的要求，确保在合适的时机购入能够有效的降低企业的运营成本。存货的内部控制要求企业对存货进行合理的分类，并且由专人进行专门管理，实时核对，做到账实相符，避免由于时间的问题而使得一部分存货被遗忘。2）确保存货的安全性存货流动性大，因此存货的形态处于不断的变换当中，保护资产的完整性是企业管理中的重要目标，对于存货要进行妥善的保管，防止其发生变质或者是受到损坏。同时要加强对存货的管理，对存货的领用要进行严格的控制和审核，定期进行盘点和核对，以确保资产的安全性和完整性。3）确保存货计价的科学准确企业需要运用适当计价和稽核方法记录存货成本，清晰反映存货的流转程序，保证存货在会计账面上以合理准确的价格反映出来。二、 我国中小企业存货内部控制存在的问题一、存货核算岗位职责划分不明确根据我国相关制度规范规定，企业应当建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限。确保办理业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。我国中小企业多为家族式企业，所有权和经营权高度集中!企业组织结构简单，企业对不相容的职责分离有限，未做适当的分工。在具体的管理规定中将存货业务不相容的情况分为了以下几种情况，存货的采购、验收与付款；存货的保管与清查；存货的销售与收款；存货处置的申请与审批、审批与执行；存货业务的审批、执行与相关会计记录。 在通常情况下，这些不相容的业务是不允许由一人来完成的。在对大部分中小企业进行调查的过程中发现，多数企业都存在着上述几个不相容职位由一人承担的情况。这无疑为企业的运营带来了一定的风险和隐患，由于岗位职责划分不明确，不仅使得与存货相关的职位无法明确，在一些特殊情况下也会造成存货的丢失或者损害，却无法找到相关责任人的情况。比如在某一企业中采购人员、验收人员与保管人员都由同一个人承担，如果存货发生短缺或者损害时，就无法对其责任究竟在哪个环节上进行明确的划分，责任人的过失也无法进行明确，这种情况的存在对于企业的存货管理以及内部控制来说是十分不利的。二、存货内部控制制度不健全通常情况下，企业的内部控制有两个主要的方向，一是内部监控，二是外部监控。目前多数企业都没有设置有效的内部监控机构，有的企业虽然设置了内部监控机构，但是却无法发挥其作用。在多数企业中，审计人员仍然以记账和算账为主要工作。对于其他部门的绩效以及企业相关的会计信息却无法给予科学的评价，企业存货的内部控制也就无从谈起。在少数中小企业中，对于存货的管理和控制，没有详细的规则，也没有对存货进行定期的核算和清理对存货的购入十分重视，却只属于对存货管理、领用等环节的重视，造成了大量存货浪费的现象。三、存货管理方式过于经验化我国大部分中小企业存货完全凭经验进行管理，精细化管理程度不高。据调查我国多数中小企业存货量不是根据生产经营的需求和市场预测提前来确定。而是根据简单再生产的需求进行采购，没有意识到存货的积压能够造成企业流动资金的减少， 生产过程中存货的消耗没有形成定额制度或目标管理，粗放使用，粗放领取，存货精细化管理较差。随意堆放和不按规定条件储存现象十分突出，严重违背了存货管理要求，也给企业产品质量带来了极大的隐患。四、会计工作不规范中小企业会计工作程序混乱，核算不实而造成的会计信息失真现象严重。例如，有的企业存货会计科目设置不规范，计量口径与国家会计制度要求不一致。也有企业为了节省人员费用支出，不设专职会计，请代理会计每月到企业工作两三天，集中处理账务，使得部分账处理滞后，不能动态反映出企业存货的价值流转状况，从而造成存货的实物流转与价值流转严重脱节， 会计工作的不规范给存货的内部控制带来了严重的问题，存货盘亏盘盈现象较普遍，账实不符情况较为严重。三、完善中小企业存货内部控制的对策分析一、明确存货岗位工作人员的职责关于加强存货内部控制在内部会计控制规范中已经有了具体的论述，而应用到实际中要根据企业生产和经营的实际情况，因地制宜建立起一套完善的存货内部控制制度。针对存货岗位的职责划分，中小企业应根据规范的存货业务流程，建立存货的相关岗位，明确岗位职责，合理进行权限分配，做到权责匹配和权力制衡。杜绝不相容职务兼任现象。尤其是在存货计划采购、审批与执行；存货采购、验收与付款；存货保存和会计记账；存货、申领、审批和相关的会计记账等岗位上务必明确职责权限，形成相互制衡机制，确保相互制约和相互监督，此外中小企业可以对办理存货采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受贿赂，损害企业利益。二、建立健全存货内部控制制度，强化内部审计中小企业建立健全存货内部控制制度应当从整个存货管理流程入手，全面建章立制，规范管理。 诸如建立采购管理制度，根据预算或采购计划办理采购手续，有意识地编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照相关预算对实际执行情况予以分析诊断，设立存货验收入库和出库的管理程序，保证存货入库和出库数量、品种、质量符合要求。建立台账，由仓库管理人员登记，并将相关单据送财会部门记账，设置生产消耗定额领料单和领退料制度，规范日常领退料行为，掌握存货的动态信息，设立定期和不定期的存货盘点制度，编制存货盘点表，以确保账实相符等。三、采用先进的存货管理方法对存货实行优化管理，要使企业存货管理达到现代化水平，需要采用先进的存货管理方法，诸如，ABC分类控制法，经济批量模型，ABC方法是根据各项存货在全部存货中的重要程度 ）（金额比重、产品种类） 将存货分为ABC三大类，A 类存货的品种、数量约占全部存货的 10%左右，但资金却占存货总金额的 70%左右；B类存货数量约占全部存货的20%-30%，资金约占存货总金额的 20%左右；C类存货的品种/数量约占全部存货的60%-70% ，资金约占存货总金额的 10%左右。可以看出管理好 A类物资就等于管好了60%-80%消耗金额的存货， 因此企业应在保证供给的条件下尽量降低A类存货的存货额，减少占用资金，且严格执行盘点制度。C类存货品种多，而消耗金额却很少，对这部分存货企业可以采用批量采购的方法以降低采购成本。B类存货介于A类和 C类之间，采用常规方法进行管理即可。此外，企业要考虑以最少的资金占用和最低的成本耗费控制存货数量，以满足生产和销售的需要! 为此中小企业可以考虑最佳采购批量和最佳库存模型，以最优的价格、最合理的数量、批次进行采购，使库存成本最小化。四、规范存货会计核算根据中小企业的实际情况和信息化的要求规范存货核算，提供真实信息。中小企业可通过招募具有会计专业知识的员工。或培训企业