丰宁水电站新建工程竣工档案

丰宁水电站新建工程竣工档案整 理 要 求 河 北 华 泽 水 电 开 发 有 限 公 司二一年八月三日目 录第一章：总则 (5条) 3页第二章：工程文件的收集、积累和整理的责任划分第1条：生产建设单位职责 (8款) 3页第2条：施工单位职责 (4款) 4页第3条：设计单位职责 (4款) 5页第4条：调试单位职责 (1款) 6页第5条：监理单位职责 (7款) 6页第6条：质监单位职责 （2款） 6页第7条：归档范围及文件质量要求 (10款) 6页第三章：工程档案的整理与移交第1条：归档文件的完整、准确、系统、规范要求 (5款)7页第2条：归档审查 (1款) 8页第3条：档案分类组卷 (5款) 8页第4条：卷内文件排列 (3款) 8页第5条：案卷编目 (6款) 8页第6条：案卷装订 (3款) 10页第7条：编制档案检查总清册 (5款) 10页第8条：工程档案的移交归档 (4款) 11页第四章：附则 11页第1条：本规范解释权限 11页第2条：附件 11页附件1：丰宁电站新建工程竣工档案归档范围及责任单位一览 12页 附件2：编制说明 16页附件3：案卷封面 17页附件4：案卷目录填写样式 18页附件5：卷内目录填写式样 19页附件6：卷内备考表 20页附件7：背脊式样 21页附件8：工程竣工图章式样 22页丰宁水电站新建工程竣工档案整 理 要 求第一章 总则第1条：为使建设项目（工程）档案完整、准确、安全保管并有效利用，根据国家计委建设项目（工程）竣工验收办法小型水电站建设工程验收规程（SL168-96）水电站基本建设工程验收规程（DLT51232000）及国家档案局的有关规定，加强丰宁水电站建设项目和技术改造项目的档案管理工作，做到档案工作与项目建设技改工程同步开始、同时进行、同步验收，以确保建设项目及技改工程原始档案的完整、准确、系统、安全归档，特制定本要求。第2条：本要求适用于丰宁水电站工程竣工文件编制、工程档案整理和竣工验收，参建各方均应遵照本要求执行。第3条：丰宁水电站档案室，承担生产单位档案统一管理和建设单位工程档案统一管理的双重职能。档案室在电站站长的领导下，作为统一管理工程档案的职能机构，负责组织竣工文件的收集、编制。参建各方应与本站档案室密切合作，共谋达标，统一指导本单位有关部门共同做好工程竣工文件的整理移交归档工作。第4条：工程参建各方明确各自的档案负责人，统一负责工程档案工作的组织、协调、指导、监督、检查。归口管理，反对多头管理、分散管理。第5条：明确各方在文件收集范围、编制、归档责任等方面的条款，明确施工单位、设计单位、调试单位、监理单位等交给生产建设单位档案材料的内容、名称、数量、时间、质量要求。第二章 工程文件的收集、积累和整理的责任划分第1条：生产建设单位职责：1、认真履行甲方对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对参建各方档案工作的组织、协调和检查督促。2、建设单位应在工程招标、投标和鉴定合同协议时，明确工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的类似条款，明确施工、设计、调试、质检、监理等单位移交档案材料的内容、数量、时间、质量等要求和违约的责任。3、负责提供卷盒、卷皮及各种档案目录表格的样式。4、检查验收参建各方立卷整理移交归档的工程档案。5、在单位工程验收时，工程管理部门应通知电站档案部门参加验收，对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题及时解决。6、档案部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程文件，确认符合归档要求后在移交清册上签字。7、建立符合要求的工程档案保管库房，配备必要的装具和设备。集中统一保管档案，为工程建设提供有效利用。8、负责机组生产准备，试生产总结及建设总结的收集与整理，负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备及试生产文件的收集与整理。第2条：施工单位职责1、建立单位工程总清册，并据此和按本要求编制单位工程竣工档案，在工程竣工验收后，施工单位三个月内将资料交给建设单位。2、建立设备总清册，并据此收集设备技术文件（设备管理部门在订购设备时应一次向制造商购进足够数量的设备技术文件，以满足工程建设和存档的需要）；负责设备档案的登记、发送工作，并按本规范要求整理两套完整的设备档案，在机组移交试生产后一个月内移交电站档案室。3、施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录）工程联系、机组启动试运方案阶段方案、措施、试运记录，验收签证书和移交试生产的消缺记录、施工总结。4、编制竣工图。编制各种竣工图，应在施工过程中进行，应注意收集资料，及时整理编制，以便竣工验收时提供有关资料和竣工图纸。竣工图应按下列情况编制：A、凡按施工设计图施工没有变动的图纸，可由施工单位在原图上加盖“竣工图”标志后，即为竣工图。B、凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原设计图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制。由负责施工的单位在原设计图上加以修改，并附设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”标志后，作为竣工图。C、凡平面布置结构形式及其他有重大改变的，及图面变更面积超过25%的应重新绘制施工图，仍用原图编号，末尾加注“竣”字。D、竣工图必须与实际情况相符，同时应保证图纸质量，做到规格统一、图面整洁，字迹清楚，要逐级审核并由承担施工的技术负责人签字。E、竣工图不少于6份，二份交生产单位，四份送主管、业主、设计和档案部门。F、一张更改通知单涉及多张图纸的，如图纸不在同一卷册，应将通知单复印后附在有关卷册中，或在备考表中说明。G、同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。H、竣工图按GB10609.3-1989技术制图复制图的折叠方法统一折叠成210mm297mm（A4）图幅，内折式，外翻图标。竣工图编制完毕后，编制单位应提供竣工图编制说明（包括总说明及各种专业编制说明），叙述编制原则及各专业的编制情况。I、主要图纸：如规划图、工程总体布置图、枢纽布置图、施工总平面布置图、主体工程主要建筑物平面图和剖面图、设备设施布置图及主结线图等，应装订成册附在竣工文件中。J、具体编制工作，应执行原国家建委关于编制基本建设工程竣工图的几项规定。竣工图章内容包括：工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期。图章规格尺寸为70mm50mm。竣工图章应使用不褪色的红色印泥，盖在图标上方空白处或折叠后竣工图外翻图标的上方。第3条：设计单位职责1、按工程建设要求，及时提供工程设计文件。编制施工图总清册。2、对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、正确。3、负责提交全部设计修改通知单。4、负责提交工程设计总结。第4条：调试单位职责（包括由施工单位承担调试工作的）负责编制、收集、整理、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等评价表、继电保护整定单、调试过程中设计变更资料。负责提交分系统调试和整套试运阶段的调试评价表和签定单。调试工作总结，并将所有资料进行立卷整理，并在机组移交试生产后一个月内移交电站档案室。第5条：监理单位职责1、负责提交工程监理项目的监理文件及结论意见。2、负责提交工程监理通知单及整改措施记录、总结。3、负责提交工程施工及调试期间的设计变更通知单、设计变更执行情况总结及未完成项目的闭环签证（处理结果）。4、负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。5、负责提交调试过程中的设备缺陷处理记录及处理结果。6、负责提交设备修改通知单，工程联系单与材料代用记录。7、负责提交全部施工调度（协调）会议纪要、专业会议纪要。第6条：质量监督单位职责：1、负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督检查记录、纪要报告和结论意见等文件。2、按本规范要求进行整理、装盒。编制移交清册，在机组完成72小时满负荷试运后一个月内移交电站档案室。第7条：归档范围及文件质量要求1、基本建设档案资料是指在整个建设项目中从酝酿决策到建成投产全过程中形成的应当归档保存的文件，包括基建提示的调研，可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料等形成的资料，存档必须是原件。2、文件字迹要清楚、图样清晰、图表整洁，签字手续完备。3、文件材质优良，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。纸张规格均应为A4幅面，验收签证单中的各方人员必须签名，不能以盖章或打印代替签名。文件材料的形成要保证存档的份数。4、施工记录、验评单、验收单的记录应真实可靠，数据齐全，检查项目和检查结果尽量用数据填写，少用文字表述（检查项目中可用文字表述的除外）。5、所有基建文件材料按照水电企业分类原则进行装订，拆除金属钉，根据档案管理文件材料装订要求，必须用线绳或尼龙绳串订或缝纫机轧订。6、文件材料装订后，不论是单面或双面书写，每张有文字的面都作为一页，编写页号。7、凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书，机组移交试生产交接书，机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（既必须有各方代表的签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。8、竣工图的图纸和说明书，根据档案管理，所有的金属物都必须拆除掉，说明书用线绳、尼龙绳串订，图纸折叠成A4的规格，尺寸297mm210mm，以便装入档案盒。9、竣工图纸应按照本卷册图纸自然张数，编写顺序号，用铅笔标注在标题栏右下角处。10、设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料写，有些尺寸过小的证件，如产品合格证等应统一粘贴在与说明书纸张规格相同的纸张上。第三章 工程档案的整理与移交第1条：归档文件的完整、准确、系统、规范要求。1、归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保障工程建设、生产、管理和维护的需要。2、档案的完整是指按国家档案局、国家计委档发19984号文和电力部电建1997117号文所确定的内容（见本规范附件“归档范围”）将丰宁水电站工程建设全过程中所形成的，应该归档保存的各种文件材料原件齐全完整归档。3、档案的准确，指档案的内容真实反映丰宁水电站工程竣工时的实际情况和建设过程，保证图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。4、档案的系统，指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。5、档案的规范，指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，符合国家、部、大唐公司的规定。第2条：归档审查工程各参建单位在竣工文件收集、整理立卷后，甲方组织乙方、质监、工程监理、调试、设计等单位对归档文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经甲方确认并办理交接手续后连同审查记录全部移交甲方档案部门。第3条：档案分类组卷1、丰宁水电站工程竣工档案整理，统一执行能源部水电厂企业档案分类表，分类时，不打乱图纸的自然分类，一般不拆卷，套上分类表号即可。2、施工技术资料按单位工程组卷，按分类表的三级类目分类编号，对不宜按单位工程组卷的（如材质证明等），可按文件文种单独组卷，排列在相应专业的后面。3、组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。4、工程技术文件按单位工程、阶段、结构、专业、设备等组卷；管理性文件按项目、年度、问题立卷。5、卷内没有重份文件。第4条：卷内文件排列1、管理性文件按问题、时间或主要程度排列。2、卷内文件要求文字在前，图样在后。3、卷内文件的排列应按部颁分类表的排列顺序。第5条：案卷编目1、案卷编目统一使用阿拉伯数字；年、月、日均打图点，年要写全称；题名书写时，第一行均空两个字，以下行顶格书写。2、编写案卷页号装订的案卷，卷内文件均以有书写内容的页面编页号，页号用细铅笔编写。案卷内封面、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。3、案卷封面A、案卷一卷一盒，装订的案卷采用外封面和内封面两种形式；不装订的案卷采用案卷外封面一种形式。B、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件内容，书写时要写全称，案卷题名主要内容包括：项目名称、单位工程、分部工程、专业、系统、组件、阶段、部件、阶段代号和名称、文件等。C、编制单位，填写卷内文件形成单位或主要责任者（居中填写）。例如：竣工图编制单位：中国水利水电第九工程局D、编制日期，填写卷内文件的起止日期，即卷内最早和最晚的文件制发日期。（居中填写）。E、保管期限，按国档发19984号文件规定填写。F、密级，依据保密规定填写。G、档号：填写案卷的项目（工程）代号分类号案卷号。 a、分类号，参见第三章第3条，并按部颁水电厂企业档案分类表规定执行。对二级及二级以下类目的设置，可根据实际情况自行决定使用到哪一级类目。b、案卷号，按各级分类号小流水编制。对一套几个分册的案卷，仍按顺序流水确定案卷号，不得有重号。H、案卷封面填写格式（见附件）。4、案卷盒背脊式样（见附件）。5、卷内目录（全引目录）(1)档号，填写工程代号分类号案卷号。(2)案卷题名内容与封面题名相同。(3)文件编号，填写文件的文号或图样的图号。(4)责任者，填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。(5)题名，填写文件标题全称。(6)日期，填写编制文件材料的年、月、日。(7)页码，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应标出首尾页号。(8)卷内目录一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份分类编制组成全引目录。(9)卷内目录分A4型和16开型两种，使用时依材料大小而定。6、卷内备考表(1)“本卷情况说明”，标明组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。(2)“立卷人”填写文书或业务部门兼职档案员。(3)“时间”填写完成该卷档案整理任务的时间。(4)卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。第6条：案卷装订1、案卷采用装订与不装订（单份文件装订）两种。2、装订时要取掉金属物，印件在上，定稿在下，批复在上，请示在下；左下齐，三孔一线，距中点上下8厘米，线头在内上，要装订牢固、穿过封底，美观，不压字，卷内不同尺寸折叠统一。3、外文资料档案应保护原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。第7条：编制档案检查总清册1、档案检查总清册，指应该移交的全部档案的底数，包括设备总清册、单位工程总清册、施工图、竣工图档案总清册等，是档案移交检查的依据。总清册一律打印。2、设备档案总清册，指应该移交的（具备的）主设备和主要辅助设备的清单，是作为检查中国水利水电九局丰宁项目部所移交的设备档案完整性的依据。该清册由中国水利水电九局丰宁项目部负责编制，丰宁水电站组织审核，确认后，双方签字盖章予以认可，作为设备档案移交检查的依据。设备总清册的内容一般有：应移交的（具备的）设备的名称，设备一般应具备的设备文件名称，编制说明等组成。编制说明应指出所移交的设备的内容、数量和档案的内容、数量。只要有一台设备，就应有这台设备的档案材料。、单位工程总清册，指应该移交的该项目（工程）的全部单位工程的清单。是作为检查水电九局丰宁项目部所移交的单位工程档案完整性的依据。有一个单位工程就应该有这个单位工程的档案。该清册由水电九局丰宁项目部负责编制，丰宁水电站组织审核，确认后，双方签字盖章予以认可，作为档案移交检查的依据。该清册内容一般由单位工程名称（按专业逻辑顺序排列），每个单位工程一般应具备的文件范围、编制说明等组成。编制说明应指出：A、按单位工程立卷；B、单位工程的专业排序；C、个别不宜按单位工程立卷而采用按文种分专业集中立卷的文件是什么，其排在该专业的末尾；D、单位工程的数量，档案的数量、份数；E、其它需要说明的问题等。4、施工图总清册，指应该移交的全部施工图的总清单。该清单由设计院负责编制，作为检查设计院所移交的施工图完整性的依据，一般由编制原则、各专业的施工图卷册目录、份数、册数等组成。5、竣工图总清册（竣工图编制总说明）由北京水电勘测设计研究院按电力部电建1996666号文规定编制，叙述竣工图的编制原则及各专业的竣工图卷册目录。第8条：工程档案的移交归档1、参建各方的档案形成部门与管理部门，应及时主动地与电站档案室取得联系，以便相互协作、监督、指导，使工程档案管理与整理的全过程得到控制，避免事后返工。2、档案立卷整理完毕移交前，有关单位应提请电站档案室组织验收，经电站档案室验收签证认可方可移交，以保证档案案卷质量符合要求。3、工程竣工档案经验收合格后，各单位（施工、设计、调试、监理单位）与丰宁水电站办理档案移交手续。明确档案移交的内容、卷、数量、份数、并有完备的清点、签字等交接手续。4、根据基本建设程序和工程项目特点，归档可分阶段分期进行，也可以在单位工程完成并通过竣工验收后与验收文件一并归档。第四章 附则第1条：本规范由北京大唐公司档案馆负责解释。各单位在执行过程中遇到问题，及时向大唐公司档案馆反映，以便不断改进完善。第2条：附件1、丰宁水电站新建工程竣工档案归档范围及责任单位一览表。2、丰宁水电站新建工程竣工文件编制及档案整理规范“编制说明”。3、案卷封面和背脊式样。4、卷内目录填写式样。5、案卷目录。6、卷内备考表。7、档案分类号及内容。8、工程竣工图章样式。丰宁水电站新建工程竣工档案归档范围及责任单位一览表序号档 案 内 容保管期限责任单位1工程前期依据性文件1.1计划(设计)任务书及审批文件永久筹建处1.2项目建议书及批复永久筹建处1.3土地征、租批准文件及红线图，折迁补偿协议、合同等永久筹建处1.4招、投标及租赁文件永久筹建处1.5消防、卫生文件，水源、交通等保障文件、协议永久筹建处1.6与设计、施工、设备调试、监理等单位签订的工程合同及往来文件永久筹建处1.7工程项目评估材料、谈判议定书、纪要、现场备忘录等永久筹建处1.8环境预测与调查报告永久筹建处1.9重要会议材料与纪要永久筹建处2设计基础资料与勘测报告永久筹建处2.1设计基础资料与分析材料永久筹建处2.2施工中补测的基础资料及主、副厂房、变电站、尾水渠、调压井等各点标高图永久筹建处3工程设计文件3.1可行性设计、概念性设计永久设计院3.2初步设计及概算书、修正概算批准文件永久设计院3.3施工图设计及预算书短期设计院3.4调保计算长期设计院3.5全部工程设计变更证件(含设计修改通知单、工程联系单及材料代用单等)长期设计院4土建、水工施工文件4.1开工报告，工程技术要求，技术交底、图纸会审纪要长期项目部4.2建、构筑物或大型设备主要轴线定位放线测量记录、沉降观察记录、高程控制记录及水准点一览表长期项目部4.3建、构筑物地基审底和地基处理(包括打桩)记录长期项目部4.4原材料、构件及管子成品验收证件与出厂试验报告长期项目部4.5主体结构、重要部位试件和材料检验、试验记录(如砼试块、钢材抽样、管子的成品验收等)长期项目部4.6土建、水工工程施工技术记录、质量评定记录(单位工程、分部工程、分项工程质量检验评定签证、记录)长期项目部4.7土建、所有隐蔽工程与中间检查验收签证长期项目部4.8所有管道水压试验长期项目部4.9施工过程中的缺陷、质量问题处理、分析和结论性文件长期项目部4.10工程设计变更单、工程联络单和材料(如钢筋、管材等)代用证件长期项目部4.11单位工程竣工报告与竣工验收报告长期项目部5设备和管线安装文件长期项目部5.1开工报告、工程技术要求、技术交底、会审纪要长期项目部5.2设备安装技术记录与签证(包括水轮机、发电机、变压器吊芯检查、变压器干燥记录)长期项目部5.3热工和电报的仪表、保护、自动、控制装置校验记录长期项目部5.4电缆敷设记录(包括接头位置、路径)，原始安装记录长期项目部5.5所有管路支架安装高度记录长期项目部5.6焊接、热处理检验记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量评定及总结(焊接工程一览表)长期项目部5.7隐蔽工程及中间验收记录与签证长期项目部5.8合金钢零部件的光谱分析及硬度试验报告长期项目部5.9重要施工材料(如焊接、保温、蓄电池、机油、变压器油等)性能证件、抽样试验记录和报告长期项目部5.10分部试运的方案、措施、记录与报告(含接地电阻)和验收签证长期项目部5.11施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证长期项目部5.12工程设计变更单、工程联络单与材料代用记录、签证长期项目部5.13分部试运前的各级质量检查、验收记录与签证(含单位工程、分部工程、分项工程的检查、评定签证)长期项目部5.14单位工程竣工报告及竣工验收报告长期项目部6设备文件6.1主设备及辅助设备出厂说明书、安装、试验记录，合格证件，手册、图纸等技术文件长期项目部6.2设备合同及合同附件、商检记录、索赔文件长期项目部6.3主设备及辅助设备台帐长期项目部6.4施工与试运期间设备消缺、修补与更换记录、设备消缺率的统计长期项目部6.5备品、备件、专用工具清单短期项目部7整套启动试运及系统调试文件7.1整套启动调试大纲、各种试验方案措施长期调试单位7.2整套启动试运记录和调试报告长期调试单位7.3试运阶段的缺陷、故障分析记录和处理意见长期调试单位7.4机组试运阶段的经济指标与运行情况分析长期调试单位7.5提交分系统调试和整套试运阶段的调试评价表和签定单8工程质量监督与监理文件长期8.1工程各阶段、各级质量监督站形成的质量监检记录、纪要与签证和结论意见长期质监站8.2工程监理项目的监理文件和结论意见长期监理站8.3整改、完善记录长期监理站9竣工图文件9.1工程设计变更证件(含设计修改通知单、工程联络单及材料代用单等)长期项目部9.2按部颁小型水电站建设工程验收规程(SL168-1996)和水利水电建设工程验收规程(SL223-1999)规定编制齐全、完整、准确，符合实际的竣工图长期项目部10工程验收交接文件10.1按时提交机组的移交试生产和移交生产的交接书永久10.2移交试生产后一个月内，提交整套启动试运工作总结永久调试单位10.3移交生产后三个月内，提交试生产工作总结永久丰宁电站11未完项目文件11.1移交试生产后提出的未完项目清单(含分工、完成日期)长期项目部11.2未完项目完成后的交接验收文件长期项目部12生产准备与试生产期间的文件12.1本企业技术标准(包括各类