公文管理办法

制度编号02.01.01页码 1 / 7 生效日期2010-9-1 前版本号新 文 件 部 门营运管理部 制度名称公文管理办法公文管理办法 编 写： 日期：2010-9-1更改目的： 新 文 件审 批：日期： 1.目的：为提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合 公司（以下简称公司）实际工作情况，特制定本规定。 2.范围：本办法中的公文泛指公司红头文件、制度、内部通启、会议纪要 3.责任： 3.1公司营运管理部是公文的归口管理部门，负责建立健全公文工作制度，加强公 文的统一协调与管理，按期进行汇总分析，保证公文处理工作高效运转。 3.2公司营运管理部配备文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁 正派、保密观念强且具备有关专业知识。 3.3公司总经理室成员在各自权限范围内负责签发红头文件、制度； 3.4各部门负责人可在各自权限范围内负责签发部门级别的内部通启、会议纪要； 3.5营运管理部系统稽核室负责各类公文执行有效性的跟踪、反馈、督导。 4.内容： 4.1定义：公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、 衔接有序的工作。 4.2公文处理的原则： 4.2.1公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、 规范。 4.2.2公文由营运管理部统一编号、传递、用印、立卷、归档和销毁。 4.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。 4.3.1所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和布置公司 工作的文件。 4.3.2有效文件分两类，一是有效的业务或职能指导性文件、规章制度：二是有 效的工作安排性文件。公司任何正式出台的文件均受营运管理部系统稽核 室的稽核检查，通过受控的方式管理公文，是防止各部门、各分公司、各 级机构出现执行无效文件的主要措施。 4.4公文种类及使用范围 4.4.1公司的公文种类主要有：命令（令） 、决定、决议、通告、报告、请示、通 知、通报、批复、函、会议纪要等。 4.4.2各类公文使用范围 4.4.2.1命令（令） 。 适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员；撤销 分公司不适当的决定等。 4.4.2.2决定、决议。 对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。 经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项，用“决议”。 4.4.2.3通告。 适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的 事项。 4.4.2.4通知。 制度编号02.01.01页码 1 / 7 生效日期2010-9-1 前版本号新 文 件 部 门营运管理部 制度名称公文管理办法公文管理办法 适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施； 传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转 发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公 文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。 4.4.2.5通报。 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 4.4.2.6报告。 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单 位询问或交办事项的处理结果。 4.4.2.7请示。 适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 4.4.2.8批复。 适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。 4.4.2.9函。 适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问 题。 4.4.2.10 会议纪要。 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 4.4.3公司的公文类别主要包括： 4.4.3.1红头文件（格式见附件一） 。 公司的发字文件文种代号为“川安发字xxxxxxx 号”。 公司人事劳资配备单独发文字号，发文字号为“川安人字xxxxxxx 号”。 4.4.3.2规章制度（格式见附件二） 规章制度的编号按制度编写、审核及发放的相关规定执行。 4.4.3.3内部通启（格式见附件三） 内部通启一般不用编号，各部门发布的通启可根据部门内需要自行编号 管理。 4.4.3.4会议纪要（格式见附件四） 需在全公司范围内传达会议精神的会议纪要应按发文程序办理并交行政 管理室发文，会议纪要通报报文种代号为“川安会字xxxxxxx 号”。 4.4.4公文格式 4.4.4.1公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号（文件编号） 、 标题、正文、发文单位、印章、主题词、主送、抄送、拟稿、签发人、 校核等部分组成。 （各类格式详见附件） 4.4.4.2涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、 “机密”、 “秘密”。 “绝密”、 “机密”还 应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和营运管理部根 据公文内容共同掌握。 4.4.4.3紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、 “急件”。 4.4.4.4发文单位标识应当使用发文单位全称。 4.4.4.5发文字号应当包括单位代字、年份、序号，由营运管理部统一编号。 4.4.4.6公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类。 制度编号02.01.01页码 1 / 7 生效日期2010-9-1 前版本号新 文 件 部 门营运管理部 制度名称公文管理办法公文管理办法 4.4.4.7主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称 4.4.4.8主送单位置于标题之下、正文之上，顶格排列。有些不便于在首页列出 主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，主送单位 可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送一律用全称或规范的简称。 4.4.4.9公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 4.4.4.10 公文除会议纪要和内部通启外，应当加盖印章。红头文件使用公司公章， 规章制度、规范类文件使用公司营运管理部印章。 4.4.4.11 公文成文日期原则上以负责人签发日期为准，特殊情况应在正文中明确 说明。 4.4.4.12 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全 称或规范化简称。 4.4.4.13 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm297mm） 。 4.4.5公文行文 4.4.5.1要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须 越级行文时，应同时抄送越过的机关。 4.4.5.2公司发文行文规则： a.凡是对全公司范围内发文，如公司发布指令、决定、决议等使用红头文 件； b.颁布规章制度、管理办法和操作规程等用制度格式。 c.报告、请示等使用内部通启，应根据内容写明主送单位，如需同时发送 其他单位，还应写明抄送单位。 “请示”应坚持一文一事，一般只写一个主 送单位；“请示”不得抄送下级单位。 d.“报告”中不得夹带请示事项。 e.精简公文。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项， 不要行文。 4.5 发文办理 4.5.1发文办理是指以本文所列种类的各类公文的办理过程，包括拟稿、会签、 核稿、签发、校对、用印、传递、登记、立卷存档等程序。 4.5.2拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁 主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一 致后再办理行文。 4.5.3草拟公文应当做到： 4.5.3.1符合公司公文管理办法的有关规定。 4.5.3.2情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标 点正确，篇幅力求简短。 4.5.3.3引用公文应先引标题，后引发文字号，然后再引公文中的内容。 4.5.3.4除规章制度按照制度编写、修改及发放管理规范的相关编号规则以 外，其他公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“（一） ”，第三层为 “1”，第四层为“（1） ”。 4.5.3.5公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 制度编号02.01.01页码 1 / 7 生效日期2010-9-1 前版本号新 文 件 部 门营运管理部 制度名称公文管理办法公文管理办法 4.5.3.6公文呈批要按照文件拟发意见单 （附件五）要求，详细、准确填写 有关内容。 4.5.3.7公文拟稿应采用 A4 纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签 发必须用钢笔、签字笔书写，签名应写清姓名、日期。 4.5.3.8对公司重大事项或涉及多个部门，又需有关部门配合解决的事项，主办 部门应先征求相关部门意见，并交相关部门负责人填写文件拟发意见 单后再签报主办部门的分管领导审阅，分管领导根据情况签署是否发 文或提出处理意见。如公司主管领导批示发文，则由主办部门按本办法 的相关格式要求拟定电子文稿、 文件拟发意见单以及经公司领导签 字获批的纸质文件一并交至营运管理部行政管理室文档管理员。 4.5.4公文审核。 4.5.4.1公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进 行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责， 并签名后送营运管理部行政管理室。 4.5.4.2各类发文在送营运管理部行政管理室后，由行政管理室文档管理员负责 核稿把关。 4.5.4.3核稿工作要求。 a.审核文稿与纸质签批文件的口径是否一致； b.审核文稿内容是否需要行文； c.审核文稿内容是否符合公司有关政策； d.审核文稿内容部门间的一致性； e.审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行； f.审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和 引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范； g.审核公文主送、抄送单位等发送范围是否恰当等等。 h.营运管理部预对文稿做大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的 文稿，营运管理部有权退回拟稿部门进行修改。 4.5.5发文编号、打印、校对、盖章、分发。 4.5.5.1公文打印、编号由营运管理部负责。密级公文要指定专人打印，并根据 先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随 办。 4.5.5.2公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。 4.5.5.3属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲自校对，要求做到准确 无误； 4.5.5.4校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意 不得随意改动。 4.5.5.5公文盖章按公司印章管理暂行办法办理。 4.5.5.6公文分发： a.拟稿人通过 OA 发送发文协同时应明确分发范围。 b.行政管理室应通过 OA 发文系统发放公文，公文一律采用电子版和纸质 版两种保存方式，对于已发放的公文须由行政管理室打印并盖章后存档。 制度编号02.01.01页码 1 / 7 生效日期2010-9-1 前版本号新 文 件 部 门营运管理部 制度名称公文管理办法公文管理办法 4.5.5.7发放公文时要在文件发放登记表 （见附件六）上登记分发部门，名。 4.5.6公文的更改。 4.5.6.1公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责 人审核，报公司主管领导签发。 4.5.6.2文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放，即保证修改后的文件 发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各分公司、各机构和各部门。 4.6 公文管理 4.6.1公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产 生效力。 4.6.2工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移 交、清退，个人不得保存文件。 5.其他： 5.1 本规定试行期自发布之日起至 2010 年 12 月 31 日，试行期结束后根据实际情况 进行修订并发布正式版； 5.2 由公司营运管理部负责解释。 6.相关文件： 制度编写、审核及发放程序 7.附件： 7.1 附件一：红头文件格式 7.2 附件二：内部通启格式 7.3 附件三：会议纪要格式 7.4 附件四：文件拟发意见单 7.5 附件五：文件发放登记表 附件一：红头文件格式 川安发字XXXXXXX 号 标题标题（仿宋体，小二号字体，加粗）（仿宋体，小二号字体，加粗） 主送单位：（仿宋体，四号字体） 正文（仿宋体，四号字体） 发文机关（仿宋体，四号字体） 日期（仿宋体，四号字体） 主题词：主题词： 主主 送：送： 附件一：红头文件格式 抄抄 送：送： 拟拟 稿：稿： 签发人：签发人： 校校 核：核： （未经许可（未经许可 不得翻印）不得翻印） 会议标题 纪要 会会议议日日期期会会议议时时间间会会议议地地点点 会会议议召召集集者者 会会议议类类型型 主主持持人人 记记录录者者 与与会会者者 议程主题 指指定定的的时时间间议议程程主主题题提提出出者者 讨讨论论 结结论论 交交办办事事项项负负责责人人截截止止时时间间 指指定定的的时时间间议议程程主主题题提提出出者者 讨讨论论 结