办公室岗位职责

办公室岗位职责部门定性：办公室是负责物业公司文案、往来信息、档案管理、人力资源、会务、行政后勤保障、证件及印章管理、对内接待和对外联络工作、物业各部门的衔接工作。办公室直接对公司经理负责，承上启下，确保公司的各项工作计划和文件规定进行运作，保证管理工作的顺利进行。部门职责一、信息、档案系统的建立及管理工作 1.业户档案分楼、分户存档，将所有信息合并集中存档，便于及时准确的查看； 2.员工档案专人专管，分部门存档，员工的上岗时间、应聘岗位名称、员工离岗时间标记清楚，利于人事管理； 3.与工程有关档案，交接部门、交接时间、交接地点、交接内容、交接人员姓名必须标记清楚，便于以后的查阅核对； 4.各种情况说明分户存档，便于以后的核对工作；5、在原有的文字档案基础上建立电子文档，运用计算机来管理。 文件归、存档管理流程：文件资料收到分类整理填写文档目录立卷归档。二、行政、后勤1、 每月根据各部门上交的“采购计划单”对公司各部门所需的物品进行采购预算，于每月25日前申报采购计划，本着节约的原则制定采购计划，将费用名称、费用用途、物品名称、物品数量、预计价格标记清楚，在执行拨付计划时做到专款专用，钱帐清楚；2、 按照公司批复的采购计划，负责采购物品，保证质优价低，确保采购的物品规格符合申报要求。3、 协助会计向供货商索要发票，做好采购的报销和结算工作；4、出入库及台账管理： 1）、做好出库入库台帐：将所购买物品的购买时间、名称、件数、购买人的姓名标记清楚，做好入库验收登记；出库要将物品的出库部门、物品名称、物品数量、物品用途、经手人姓名标记清楚，并填好出库单，便于年终库存统计工作；2、）每月底和财务进行对账，做到账目清晰无差错； 5、根据需要，合理发放各类办公用品和用具；对电脑、打印机、空调等注明负责人； 6、根据需要定期发放劳保用品及所需工具（手套、拖布、笤帚等）；7、安排物业公司平日工作值班安排和节假日值班安排；8、负责公司的报纸、刊物征订、收发工作。月拨付计划实施流程：各部门上报所需物品办公室做预算汇总上报拨付计划（每月24日）拨付计划批复后按照批复采买物品物品验收后做入库登记各部门出库登记月底盘点库存与财务对账帐物相符。3、 人力资源管理的工作1、考勤及绩效考核 办公室管理员工的早、午、晚的签到和签退，按照总公司制定的考勤管理制度认真执行，实事求是的做好考勤；根据各部门的绩效考核方案进行考核，并每月汇总上报，并进行考核反馈；2、招聘 根据公司岗位要求，多种渠道进行人员招聘，并做好人员储备；3、人员培训 组织新进员工及公司各部门员工，定期进行各项规章制度的培训，并签字确认；对物业员工进行各种重大突发事件应急的培训，使员工学以致用；4、人员辞退 对不适应公司的发展、对公司发展不利、影响公司其他员工工作积极性的员工要进行劝退工作，以利于今后工作的开展； 5、员工劳动合同的签订，实施负责劳动保护。入职及离职流程：1、填写应聘登记表办公室、主管经理面试合格者试岗七天上交所需入职资料办公室将原件复印留存过试用期后填写员工登记表签订劳动合同按类别归档。2、填写离职申请（需提前30天向公司申请）填写员工离职表填写离职交接表交接人、接交人、监交人签字社保解除单上签字财务部门签字主管领导签字办公室存档。员工请假流程：填写请假单直接主管审批物业经理审批办公室存档四、各种证件的办理、换证及年检工作 1、物业公司所需证件的办理，并妥善保管各种证件；2、在规定的时限内做好证件的到期换证工作； 3、备齐相关资料在规定时限内进行年检，不因个人原因造成逾期而受罚，使公司遭受经济损失；五、印章管理日常盖章的文件，由用章申请人填写用章申请表需，经相关部门经理同意并在用印申请单上签字，办公室方可加盖公章；合同、协议类的加盖骑缝章。公章使用流程：填写用章申请表公司经理审批签字办公室留存用章申请表用章人在用章登记表上签字合同类、协议类及上报备案类重要资料办公室留存一份存档备案。六、对内对外的接待和联络工作 1、组织和实施公司的各类文化活动，并全力配合总公司组织的各项活动；2、礼貌接待外来关系单位的来访和合作事宜，做好记录；3、耐心热情的接待业主的来访和投诉，并如实做好记录，及时反馈给相关部门，以便及时解决。4、与各协作单位搞好工作沟通与配合，加强与同行的物业管理联系与交流5、做好访客的预约、安排、热情接待访客；接听电话，并上传下达。七、会务管理1、落实安排行政会议的召开，提前通知并安排好会议的相关准备； 2、负责工作例会的会议记录、整理、上报