财务管理制度诊断

0,德隆国际战略投资有限公司,沈阳合金投资股份有限公司 财务管理诊断性复核报告(二零零一年九月三十日),1,目录,沈阳合金实地考察的概况沈阳合金财务管理功能的改进建议及建议缘由改革项目的建议项目时间表,2,沈阳合金实地考察的概况,3,沈阳合金实地考察的概况,德勤的顾问小组于九月十六日至九月二十日实地考察沈阳合金及其主要的下属子公司：上海星特浩企业（集团）有限公司考察期间我们的工作得到沈阳合金领导以及星特浩公司领导的全力支持我们除参阅了相关文件外， 主要访问了下述领导以了解沈阳合金的财务管理现状： (主要访谈对象见下页),4,主要访谈对象,沈阳合金-孔清华董事长王淑娟总会计师孙亦民财务部部长梁志财务部部长戴剑战略部部长上海星特浩-张秀鹤财务部总经理王洪兵财务部部长沈佩翡 财务部成本会计曹岭财务部销售会计,5,沈阳合金实地考察概况,我们在访问及参阅文件后，对沈阳合金的财务管理现状取得了一个概括性的初步理解，并以之与我们理解德隆国际对其下属子公司财务管理的期望及国际最佳实践经验(Best Practices)作比较，提出了我们的改革建议及其他意见。我们已就我们的意见及改革建议与沈阳合金总会计师王淑娟女士进行了座谈。虽然提出的意见只是基于我们短促的考察，但非常高兴王总对我们的所有意见及建议均表示支持。,6,沈阳合金实地考察概况,就我们的考察所理解，沈阳合金总部和下属子公司的组织结构和管理体系正处于整改的过程中。目前，公司的管理职能情况如下所示：,会计核算：年结/月结，会计手册内控制度 财务管理信息系统内审职能及内审计划预算管理货币资金管理财务分析,具备基本功能：会计核算内审职能财务分析,基本完备,有待改进,投资分析业绩管理,规划之中,7,沈阳合金财务管理功能改进建议及建议缘由,8,改革建议一览,就考察所得，我们建议沈阳合金应推行以下财务管理功能改革：重整会计核算流程，并依据国家会计制度和企业会计准则，建立会计核算指导手册完善内部控制制度组织母公司和下属子公司进行财务信息系统的用户需求定义,9,改革建议一览(续),缩短财务报表准备的时间，加快报表报送的速度加强内审职能的独立性，完善内审计划强化货币资金管理职能改进预算制定的方法，加强预算的控制职能加强财务分析职能及其实效性,我们将就每个建议改革项目详列我们的发现和建议,10,重整会计核算流程和建立会计核算指导手册,11,建议缘由,下属子公司会计核算流程中存在的问题:苏州太湖-材料核算采用零库存法,生产领用时才确认材料采购。采购部与供应商对帐不及时，仓库保管员与财务部材料核算员对帐不及时。上海星特浩-以销售发票的开具作为销售确认点，财务开票以国贸部跟单员移交的订单或外贸代理合同以及随附的出库单为依据。由于国贸部没有及时递交相应的销售资料，导致出库的产成品无法确认销售，每月的过渡科目“分期收款发出商品”都维持在数百万以上。上海星特浩没有定期编制记录料工费的成本核算报表。,12,建议缘由（续）,沈阳合金总部现有的会计制度只能指导基本业务的会计核算，尚不能满足上市公司帐务处理的要求。从1999年1月1日起试行的内部财务管理方法没有根据新颁布的企业会计准则的要求进行修订。如对外投资管理细则中没有按企业会计准则的要求规定投资减值的处理和投资收益的核算方法。对资产负债表期后事项，会计政策、会计估计变更及会计差错更正，债务重整等帐务处理方法没有作任何规定。,13,建议缘由（续）,沈阳合金下属子公司上海星特浩没有制定书面的会计政策，只是参照外商投资企业的会计制度和个人经验开展日常的会计核算工作。我们认为没有会计手册，无法确保子公司的上报报表按母公司的要求准备。我们认为没有会计手册，在人员更替的情况下，不利于会计工作的顺利交接。,14,建议细节,我们建议重整贵公司的会计核算流程，特别针对供产销业务的会计处理、单据流转和会计数据的采集，设计一套适用的流程及所涉及的管理报表并据此建立一套会计流程手册。在重新设计后的会计核算流程基础上，制定书面的会计核算指导手册，内容涵盖会计政策、会计确认、帐务处理。 该手册将提供会计帐及报表上的各项会计科目的处理方法，基于国家会计制度和企业会计准则，细列母公司对各项政策的应用及母公司自行制定的规定，供集团母公司及所有子公司推行。,15,建议细节(续),德勤的专业小组会通过准备会计流程手册和会计核算指导手册的过程充分理解各子公司会计帐的记帐流程、记帐细节及其他常见问题，可借此项目纠正会计核算流程和会计处理上与母公司要求不符的地方。针对重设计的会计核算流程及会计手册的有关内容提供培训及教练式的协助。上述建议仅为改善会计核算的第一步，推行后母公司还应按照最新颁布的会计准则对会计核算指导手册进行修订并定期举办培训，或按公司对业务流程的修改对会计流程手册进行修订并定期举办培训。,16,完善内部控制制度,17,建议缘由,沈阳合金总部没有建立系统全面的内控制度，仅分期颁布了一些管理制度，如费用报销流程、融资审批程序以及对外担保管理制度等。总部对下属子公司在财务计划及会计报表的报告制度、资金管理制度和财务负责人管理办法等方面作出了书面的规定，但未得到有效的实施。如在资金管理制度中规定“子公司未经母公司批准，不得擅自对内或对外筹资”， 但现行的做法为子公司独立筹措资金，对外贷款仅事后报告沈阳合金总部。,18,建议缘由(续),目前由各子公司自行建立内部控制制度，母公司未对其质量标准加以监督。子公司尚未建立健全有效的内控制度。上海星特浩曾聘请外部专家建立了一套企业管理程序文件，但由于存在下述问题而没有得到推广实施：文字描述过多，操作性不强。控制程序的内容基本参照公司原有的做法，未加改进。未组织员工进行培训。所涉及财务管理制度的内容较少。,19,建议缘由(续),此外，上海星特浩针对不同阶段出现的问题分期下达了一些内部管理制度和规定（如差旅费支出标准及审核制度和分厂加工费审核程序的规定等），但没有形成系统的文档。上海星特浩在内控方面存在的问题：由于行业的经营特点，出口退货的问题严重，但缺乏有效的监控和跟踪机制，常常出现无法确认所退货物批次的情况而只能在下一批订单中扣款，而且在退货情况发生后国贸部没有任何书面的批准程序并将有关文件流转至财务部备案。,20,建议细节,沈阳合金应建立一套内部控制制度，供总部及所有子公司遵循。有关内部控制制度的内容如下：覆盖沈阳合金总部及所有子公司，包括总部作为投资控股公司对子公司的管理制度。只须概述主要必须的内部控制措施。过度细致会导致下级企业在推行时出现遗漏及增加母公司监察所需的资源和成本。可针对各子公司不同情况制订相应的补充部分，但补充部分应尽量避免与基本部分的精神相违背。各项措施的细则须具体并被清晰界定。,21,建议细节（续）,制度的推行是一个从上至下的过程，有赖于领导层的高度重视和各部门员工的积极配合，并可适当与业绩考核指标相结合。监察有关制度的推行情况可依赖内审部门的工作。,22,信息系统功能与用户需求的匹配分析,23,建议缘由,沈阳合金总部财务信息系统的现状及问题现状：沈阳合金总部购买安装了用友财务系统的帐务处理系统和报表处理系统。问题: 问题1：在访谈过程中，我们注意到沈阳合金总部和下属子公司都对加强管理信息系统在企业中的应用有一定的想法，但目前尚未组织用户对系统的具体需求进行定义并进行实施。问题2：合并报表仍在自定义的Excel表格中完成。问题3：母公司和子公司所用的财务信息系统尚未统一。例：母公司使用用友财务系统，上海星特浩使用金蝶K3/8.8版本，苏州黑猫使用金蝶3.8的工业版本,24,建议缘由(续),上海星特浩的财务信息系统使用现状及问题现状：上海星特浩购买并使用了金蝶K3/8.8财务系统的部分模块，目前仍处于手工电脑并行记账的过渡期。问题：问题1：现有的财务系统没有充分使用上海星特浩购买了金蝶的总账、报表、固定资产、应收应付和财务分析等模块，但有些模块并未投入使用，如财务分析和现金流量模块。由于系统初始化时没有输入应收帐款期初余额的帐龄， 使帐龄分析无法在系统中实现。此外，坏帐分析和存货周转分析等系统功能也尚未使用。,25,建议缘由(续),问题2：金蝶财务系统未进行客户化，部分功能不能满足星特浩的具体要求。应收应付模块中的销售合同无法完整记录星特浩销售核算所需信息，例如扣款内容无法在电子合同中显示。系统默认的应收帐款的帐龄跨度不能满足星特浩帐龄分析的要求。问题3：在使用金蝶软件过程中出现的一些问题，目前尚无解决对策年底销售数量的结转不正确，出现了重复结转的情况,只能依靠手工调整。,26,建议细节,明确企业信息管理系统建设的战略规划和实施步骤，评估沈阳合金现阶段急需解决的关键问题。在安装新的模块及进行系统客户化之前，可借助外部专业咨询人员的力量，建立标准的程序和方法进行用户需求定义，并准备一份经过用户及软件公司双方确认的用户需求定义书。针对系统使用过程中现有的问题和将来的需求，与软件公司进行探讨，寻找可行的解决方案。,27,建议细节(续),在条件成熟的情况下，统一母子公司的财务信息系统及其版本，并借助外部专业咨询人员的力量进行系统实施。在系统实施的过程中，要由各部门关键用户组成项目驱动委员会，并定期召开项目研讨会，随时解决出现的问题。在系统项目实施的过程中，管理理念的转变应与系统的引进同步进行。,28,加快财务报表报送速度,29,建议缘由,沈阳合金的报表编制和上报时间安排,30,建议缘由(续),子公司上报的报表未能完全符合母公司的要求， 影响 母公司合并报表编制的速度。子公司层面上合并报表的编制尚不规范，与母公司的期望有一定差距。没有每月编制长期投资和权益的抵销分录。月报中的内部往来以固定数抵销。子公司上报的报表没有对母子公司会计制度的差异作出调整。子公司未能按母公司的要求完成所有的财务分析工作。,31,建议缘由(续),下属子公司上报报表的工作程序中存在加快空间。上海星特浩电脑系统尚未充分发挥作用。手工、金蝶系统以及原来的用友系统并行记帐，造成工作量很大。尚未购买金蝶的合并模块，仍手工输入电子表格进行合并。成本核算完全依靠手工。财务部人员调动和流失较频繁，对报表完成的时间有一定影响。子公司共同存在的问题：硬件配置不足，造成工作效率低下。,32,建议细节,根据我们的估计，沈阳合金上报德隆国际的月报可由15天缩短到9天。,由于电脑系统和会计流程重整尚未实施，以上仅为初步估计天数,33,建议细节（续）,有关改革建议包括以下方面：制度化：可配合我们的建议重整会计核算流程并建立会计手册，从制度上明确子公司的任务和操作流程，从而提高会计记帐及报表编制的准确性和及时性。母公司可以提高对子公司的报表上报速度的要求。通过对母公司以及下属子公司上海星特浩的访谈，我们了解到如出于母公司的要求，子公司有能力加快报表上报速度。,34,建议细节(续),电脑化：应统一并实施财务软件，若所选的软件并未能全面支持会计核算工作的每一部分，可以用其他工具，例如Excel试算表辅助。针对手工作业部分的流程，应配合系统的实施进行重设计。通过财务软件评审，结束手工和多个电脑系统并行记账的情况。为母公司和子公司都配备足够的电脑设备资源， 以提高会计核算的自动化程度。,35,建议细节(续),人力资源：应就企业战略的需要进行规划， 包括相对成熟的培训计划和适当的人力资源再分配。 总之，我们建议在用户需求分析项目中充分考虑上述建议的实施对系统功能的要求，并在系统实施项目过程中协助沈阳合金实施上述建议，加快报表上报速度。,36,强化货币资金管理职能,37,建议缘由,沈阳合金总部现时于货币资金管理工作上未能充分及时的了解到各子公司资金来源和使用情况。现时各子公司除月报表上的银行余额资料以及现金流量表外并无其他管理报表(如现金收支预算)定期上报总部。子公司资金筹措活动仅事后上报总部，与制度规定不符。,38,建议缘由,下属子公司货币资金管理存在的问题:贷款和货币资金安排不合理, 造成资金流转不畅和利息负担沉重。上海星特浩6月底的货币资金和短期借款都在1亿元以上， 分别占流动资产和流动负债的21%和44%以上。沈阳合金1-8月份合并以后的财务费用达2200多万，主要是贷款利息，给公司造成很重的负担。呆滞存货和应收帐款占用流动资金过多，给公司资金周转带来一定困难。,39,建议细节,母公司应加强管理及了解子公司层面的营运性资金活动和融资性资金活动，诸如资金管理，应收/应付管理，贷款管理等，可采取的措施包括：在下达给子公司的内部控制制度中加入资金管理方面的规定外，亦应规定增加子公司上报资料的覆盖内容。,40,建议细节,子公司可通过以下改革改善货币资金水平：制度：内控制度规定货币资金管理制度。现金流量预测和跟踪分析。工具：应以电子化形式管理。充分利用金蝶财务软件的现金管理系统。人事：须提供适当的培训或加强相关的人员。,41,强化预算控制职能,42,建议缘由,沈阳合金按照德隆国际的要求，规定下属子公司在年底上报下一年度的预算方案，预算内容包括三大报表的预计数和经营、投融资明细表等(细分到月份或季度) 。下属子公司的年度预算是财务部按管理层提出的利润要求进行分解制定的，而没有其它职能部门(如销售部门和生产部门等)的参与。如上海星特浩的管理层定出2001年利润目标：在2000年利润的基础上增长10%，之后财务部根据目标要求和以往经验，制定出相应的收入和费用预算，而未征求相关各部门的意见。,43,建议缘由(续),预算的基础发生改变，但是预算并未能根据实际情况进行调整。如沈阳合金在年初制定的合并预算中包括托管企业嘉力和美浩，而现在的收购计划已排除这两家企业，但在作差异分析时并未剔除该因素，仍沿用最初的预算数。我们认为在客观环境发生变化的情况下，预算与实际的可比性较弱。由于管理层对预算控制缺乏足够的重视，部分子公司并未定期将预算数和实际数作比较分析，而由母公司代为完成。,44,建议细节,沈阳合金可考虑采用季度滚动预算的方法，即每一季度末对以后四个季度预算数根据最新的情况进行修订，作为今后每月偏差分析的依据。这样可以加强预算的准确性和可比性。预算的制定应综合考虑市场因素、企业生产能力和发展情况，而不应孤立的考虑利润目标。通过建立相应的预算制定流程及部门间流转审批的制度来确保各相关职能部门对预算制定过程的充分参与。,45,建议细节,子公司的预算数和实际数的偏差分析应每个月上报母公司，但具体内容可相对简化：资产负债表的数据可以按大类分项进行预算。对资金的预算控制可采用资金收支预算表的方式。管理层应加强对预算工作的重视程度，由高级管理层以“自上而下”的方式推动各部门配合财务部执行。,46,完善内部审计职能,47,建议缘由,在沈阳合金重整后的管理机构设置中，审计部隶属于财务中心之下，未能完全独立并对董事会直接负责。内审人员不足，进行审计时需由总部财务人员协助。我们认为内部审计应独立于经营管理部门，以确保内审职能的有效性和独立性。目前的审计监察部门的职能主要停留在对子公司的专项审计，未能定期开展全面审计。,48,建议缘由（续）,内部审计工作的实施仅有概括性的工作计划，描述工作范围、人员和时间安排，并未制定详细的审计工作程序以确保审计质量，亦无审计章程(Audit Charter)及循环工作计划(Rotation Plan)来规范具体工作的实施。审计部对审计报告的执行情况缺乏足够的追踪力度，未达到内部审计的效果。,49,建议细节,我们建议应设立独立的内部审计部门，最理想的是与财务部同级，独立并直接地向董事会负责。内审的工作可包括以下的企业管理目标：监督母公司各职能部门对内部控制制度的执行情况。确保下级子公司上报的财务资料及其他营运资料真实及公正。确保下级子公司按母公司下达的各项指令及制度执行业务。在母公司及下级子公司推行各项管理改革项目时作出支援。培养专业的内审人员，建立专职的内审队伍。,50,建议细节(续),制定一套全面并有系统的内部审计计划，计划中应包括审计章程、个别内审项目的范围、时间及循环工作计划。有关的内部审计计划应基于一个企业风险评估项目的结果。由于内部审计的概念是以有限的专业资源覆盖整个集团的每一部分工作，故风险评估可确保内审资源调度得宜。审计人员应及时跟踪内审报告中所提出的问题的解决情况， 确保公司运作与管理层的期望一致。,51,加强财务分析职能,52,建议缘由,现状：沈阳合金的财务分析工作包括每季完成上报德隆的财务分析样表以及简单的财务比率分析。沈阳合金现行的财务分析工作未成体系。沈阳合金自行设计的每月财务分析报表以及季度的财务分析情况说明书同德隆的财务分析样表并行使用。财务分析主要停留在对损益表的分析，而对资产经营状况和偿债能力的分析比较薄弱。管理层尚未充分利用财务分析的结果进行决策。管理层认为会计基础工作薄弱，因此财务分析缺乏可靠性。呆滞的存货和应收帐款等会影响当期财务分析的准确性。金碟系统中的财务指标分析功能尚未启用。,53,建议细节,我们建议沈阳合金制定一套系统规范的财务分析指导方法。定期对财务效益，资产运营状况，偿债能力和企业发展能力进行财务指标的综合评价。在财务分析时，剔除呆滞资产的影响，仅对当前经营状况进行评价，以加强管理信息的准确性。有关的分析方法同样适用于子公司的财务管理，并要求各子公司定期向总部提交报告。利用现有的金蝶软件的财务分析模块，或者设置公式直接在报表系统内取数