人力资源系统管理办法

.XX公司HR（人力资源系统管理）管理制度第一章 总则第一条 为加强人力资源系统的管理，明确各级系统操作人员的职责与权限，提高人力资源系统运行的效率和效果，确保人力资源各项数据及时、准确、完整，更好地为公司、员工提供服务，特制定本办法。第二条 人力资源系统是公司应用软件系统中的基础系统，实现员工人事信息管理、人事异动处理、员工招聘管理、绩效管理、培训管理、人力资源报表管理、员工自助服务等人力资源管理功能。第三条 人力资源系统管理原则：1、 权限与责任对等原则：谁使用，谁负责，按照授予的权限进行系统的操作，并承担相应的责任。2、 严格保密原则：系统各项人事信息、薪酬数据必须严格保密，未经授权，不得泄漏。3、 准确完整原则：系统各项信息必须准确、完整，并及时更新。第二章 职责与权限 （一）信息部：1. 参与人力资源管理系统的建设规划、系统选型和系统实施。2. 人力资源系统在全公司的推广使用、升级优化和监督检查3. 对人力资源系统提供网络与设备维护等支持和技术保障。4. 组织人力资源系统与公司其它系统接口的开发与维护。5. 制定、完善人力资源系统各模块指导操作手册6. 负责人力资源系统数据库的备份与安全管理7. 指导、监控、解决人力资源系统运行中出现的问题，并对公司领导及员工进行培训。（二）各职能部门： 1、相关职能部门岗位人员确保自己负责模块的基础数据、各类单据的数据完整、准确无误。 2、HR岗位员工应及时把单据及其他数据录入系统。 3、HR岗位员工对自己负责模块的数据不得公司员工及外部人员公开。 4、各职能部门经理应及时审核提交上来的各类单据，如有外办或出差请授权给部门下级员工处理。 5、在使用系统过程中发现系统漏洞及数据错误应及时上报公司领导，并协助系统管理员做好系统及数据的修补工作。 （三）员工1、 在权限范围内，按照系统操作说明书进行员工自助操作。2、 及时向所属机构人力资源部反馈个人变动信息、使用HR系统中的问题以及系统优化建议。第三章 系统使用管理 1、系统中的所有使用人员要自觉遵守系统管理相关的规章制度，按照授予的权限（附件一：系统权限分配表），认真完成本人在系统中所承担的职责。2、员工因工作需要变更个人操作权限，须认真阅读本办法，并按照以下流程进行办理：通过OA填写权限变更申请表（附件二）行政部审核办公室审核总经理审核 之后由系统管理员进行权限授予3、公司员工持有唯一的系统登陆帐号。员工应保证个人帐户密码的安全性，不得将密码透露给他人。员工取得初始密码后应立即修改，若因帐号、密码被他人使用造成不良影响，一切后果由本人承担。4、员工忘记密码的，应向公司系统管理员发送邮件，提出修改密码申请，申请人部门经理核实后由系统管理员重新设置员工密码。5、任何用户不得索取他人帐户密码，未经授权，不得用其他人员帐号进行系统操作。6、系统管理员负责人力资源系统的日常管理，必须责任心强，具有良好的职业操守，一定的人力资源管理知识和应用软件操作知识。第四章 系统维护管理1、人力资源系统是公司人力资源管理的基础系统，人力资源数据的统计、查询来源于该系统。各项人力资源系统操作应合理分工，操作职责落实到人，保证各项数据的及时、完整和准确。2、公司人力资源系统操作人员分工有变化的，须填写信息维护落实表（附件三），并上报公司总经理审批。3、系统维护人员须严格按照规范操作系统，认真、及时维护员工各项人力资源数据。4、新入司员工的基本信息须在发入司通知书3日内录入系统，入司时间以入司通知书为准，人员信息中必填项须按要求填写完整、准确。未提供完整入司资料的，人员基本信息暂不录入系统。5员工个人信息发生变动，要及时向办公室提供人员信息及相关证明材料，经所在办公室核实后在系统中修改员工信息，保证系统中人员信息的及时准确。6、人员信息发生变动后，系统维护人员须按照授予的权限，及时进行相关的人力资源事务操作，维护人员信息。7、员工离司须进行辞职或辞退事务处理，不得删除人员信息。在办理完离职手续之前，信息维护人员须在系统里对其作待岗处理，待其相关手续办完后，再对其作离职处理。9、在人事事务处理中，员工如发生内部调动，员工调动日期须与新入职日期一致，日期以调动通知时间为准。如无调动通知的，以公司领导审批日期为准。10、机构组织架构进行调整的，须按照程序进行办理；公司部门新设、合并、名称改变或公司新设、升降级的，公司信息维护人员根据公司发文进行相关系统操作，机构组织架构调整时间以发文日期为准。 11、组织架构发生变动的，其人员在系统中的异动处理须在当月20日前操作完毕，人员异动时间与入新职时间一致。12、公司成立新部门的，应及办总经办、办公室提供新设部门标准的职位设置和职位说明书，由公司信息部系统管理员在系统中设置新部门和新职位。13、系统管理员不得擅自修改系统标准职位设置，新设部门要按照公司下发的标准职位进行设置，如因工作需要须增加新职位的，须向公司总经办申请，经领导同意后由信息部系统管理员进行设置。14、人力资源系统正式运行后，公司所有人员的薪酬须在系统中进行计算发放。每月人员薪酬信息不得晚于下月10日前录入系统进行计算、发放。15、系统使用人员遇到问题或优化建议，可填写系统问题反馈单（附件四），并提交公司信息部。系统维护员须认真解答、反馈答复。16、为提高系统的稳定性、可靠性、安全性和运行速度，公司信息部保有随时对软件操作系统进行升级的权利。如因系统维护或升级的需要而需暂停服务，信息部将在OA系统中事先进行通告。第五章 系统安全管理1、系统使用人员须遵守公司保密纪律规定，并对权限范围内的人力资源数据的保密性、准确性、完整性、安全性负责，不得危害系统的安全运行。2、系统管理员应定期检查人力资源系统，发现问题及时解决，无法解决的要立即上报公司领导并寻求快速解决方案，确保系统正常运行。3、当使用人员发现系统问题，应填写系统问题反馈单，并及时通知所在系统管理员，系统管理员须认真解决并及时反馈。4、系统管理员处理员工反映的问题，须留有记录，并建立完善的工作记录，对发生的问题及解决措施有详细的书面记载。5、人力资源系统的数据应当有完善的备份制度，重要的人员数据库信息每周至少备份一次。第六章 奖惩1、人力资源部负责人作为人力资源系统管理的第一责任人，各级系统管理员作为第二责任人，须认真落实管理职责，确保人力资源系统各项数据和操作的准确、及时和完整。2、系统使用人员应按照系统操作说明书进行系统操作，不得违规做危害系统运行的事情。如造成不良影响的，应负责赔偿，并根据情节轻重情况，给予罚款、考核扣分、通报批评、降级、降职、调离岗位、解除劳动合同等处罚。情况严重的，依法追究民事或刑事责任。3、违反本办法规定，有下列行为之一的，公司视情节轻重予以处罚： （一） 违反人力资源系统管理办法有关规定，危害系统安全的；（二） 未经授权，使用他人帐号进入系统操作造成不良影响的；（三） 不按系统操作说明书使用系统造成不良影响的；（四） 未及时录入或录入虚假人员信息的；（五） 人事事务操作失误造成人员历史信息错误的；（六） 擅自在系统外发放员工薪酬的；（七） 其它违反系统管理和安全的行为。4、对认真执行人力资源管理办法，且取得良好效果的部门和个人，公司将根据情况对直接责任人给予表扬。附件一： 系统权限分配表职位/职员部门功能权限权限范围备注总经理总经办HR系统各功能模块数据、单据、报表查看权全公司绩效第二级评分、查看报表权总经理自助平台操权人事事务处理单据审批权副总经理总经办HR系统各功能模块数据、单据、报表查看权全公司绩效第二级评分、查看报表权总经理自助平台操权行政部经理行政部员工信息与薪酬数据、查看报表权；公司薪酬核算的复核权全公司无公司社保数据查看、审批、查看报表权人事事务处理单据审批权办公室主任办公室员工信息与薪酬数据、查看报表权；员工自助平台操作权全公司职员管理、职位体系修改、审批权限员工管理、员工信息审批权绩效管理、绩效方案、查看报表、绩效第二级评分权招聘管理、招聘、报表信息审批权人事事务处理单据审批权人力资源部经理人力资源部员工信息查看权员工自助作权平台操全公司无培训管理、培训申请审批、查看报表权人事事务处理单据审批权系统管理员信息部权限与自定义报表设置权；主控台操作权；组织规划操作权；系统配置权；基础资料修改权；角色权限配置权全公司无部门经理各级部门员工信息、部门职位信息查看权；薪酬信息、社保信息、绩效考核信息、各模块查看报表本部门无员工绩效考核第一级打分权员工自助平台操作权相关人事事务处理单据审批权办公室文秘办公室员工信息查看、修改权；组织、职位管理信息查看权全公司无招聘管理、招聘活动新增、修改、删除权绩效管理、绩效方案新增、修改、删除权人事事物处理单据新增、修改、删除权员工自助平台操作权行政部文秘行政部薪资单据、薪资方案新增、修改、删除权全公司无社保单据、社保方案新增、修改、删除权薪资管理、社保管理模块报表查看权人员信息查看权；员工自助平台操作权人力资源部文秘人力资源部员工信息、录入、修改、删除权公司挂靠人员无证照上传、录入修改、删除权培训管理基础资料修改权；培训活动、单据新增、修改、删除权；培训管理报表查看权全公司员工自助平台操作权员工各部门员工自助平台操作权个人无精选范本附件二： 系统用户权限申请表申请人姓名申请人部门职务用户帐号申请原因申请时间申请前权限申请权限描述请描述清楚权限的具体模块以及具体业务功能部门经理意见 办公室意见 总经理意见 备注 附件三： 附件四：信息维护落实表模块功能内容具体事项对象操作依据时间要求责任人联系电话组织规划职位体系职位体系的建立、修改组织规划职位体系组织架构的设立、合并、升降级、撤销人事模块信息录入新员工入司信息录入人事模块信息维护专业技术资格及职务任职信息表维护人事模块信息维护员工转正人事模块信息维护员工调动/借调人事模块信息维护员工职务、职级变动人事模块信息维护员工奖惩人事模块信息维护后备人才管理人事模块信息维护员工离司办理人事模块信息维护员工档案管理人事模块信息维护员工基本信息变更维护人事模块信息维护员工学历与学位信息变更人事模块信息维护员工家庭成员信息变更人事模块信息维护兼职信息变更人事模块信息维护持因公证照员