时空超越-星际商务-第五篇：业务流程

第五篇 业务流程第一节 业务流程模式对于流通领域内不同类型、不同规模的商业企业，其业务流程各不相同，以下仅就其中较具代表性的企业业务流程逐一列举。不同行业用户根据企业管理要求，在代表性业务流程基础上，结合自身实际情况加以修改和创新，制定出符合自身经营管理特点和发展需要的业务流程。一小型零售企业业务流程流程说明：1. 前台根据卖场的实际销售情况及顾客反馈的信息将意见反馈到库房。2. 库房对有库存的商品直接发送到卖场进行销售。3. 由卖场通过前台POS将商品销售给顾客。4. 款台将每日销售款上缴店铺财务。5. 库房将收到缺货或退货信息进行整理，如发现缺货或新商品则向业务部门提出申请。6. 业务部门根据库房转来的缺货申请向供货商发出采购订单，并与供货商针对退换商品进行协商。7. 供货商收到订单后，将店铺所需的商品配齐后直接送到店铺库房，库房进行开票入库。8. 店铺根据协议将退换商品开票出库后退给供货商。9. 库房将入库凭证及退货凭证转交店铺财务。10. 结算时，供货商将店铺库房签字确认的收货联与结算联一并交与店铺业务部门进行确认。11. 业务部门对供货商转来的结算单进行确认，并转交店铺财务。12. 财务将业务部门转来的结算单与库房转来的凭证进行审核，并与供货商对帐后予以结算付款。13. 对库房进行盘点。14. 将盘点结果上交财务部门。二批发企业业务流程流程说明：1. 销售部门根据批发客户的要货请求进行销售开票并将单据转至库房。2. 库房将有库存的商品销售给批发客户。3. 客户收货后进行付款结算。4. 批发销售部门将销售货款上交财务部门。5. 库房将缺货或退货信息向采购部门提出申请。6. 采购部门根据库房转来的缺货申请向供货商发出采购订单，并与供货商针对退换商品进行协商。7. 供货商收到订单后，将商品配齐后直接送到批发库房，库房进行开票入库。8. 库房根据协议将退换商品开票出库后退给供货商。9. 库房将入库凭证及退货凭证转交财务部门。10. 结算时，供货商将批发库房签字确认的收货联与结算联一并交与批发采购部门进行确认。11. 采购部门对供货商转来的结算单进行确认，并转交财务部门。12. 财务将采购部门转来的结算单与库房转来的凭证进行审核，并与供货商对帐后予以结算付款。13. 对库房进行盘点。14. 将盘点结果上交财务部门。三批兼零企业业务流程流程说明：1. 库房对有库存的商品直接发送到卖场进行销售。2. 由卖场通过前台POS将商品销售给顾客。3. 款台将每日销售款上缴店铺财务。4. 批发部门根据批发客户的要货请求进行销售开票并将单据转至库房。5. 库房审核后出库，将商品销售给批发客户。6. 客户收货后进行付款结算。7. 批发部门将销售货款上交财务部门。8. 库房将缺货或退货信息向采购部门提出申请。9. 采购部门根据库房转来的缺货申请向供货商发出采购订单，并与供货商针对退换商品进行协商。10. 供货商收到订单后，将商品配齐后直接送到库房，库房进行开票入库。11. 库房根据协议将退换商品开票出库后退给供货商。12. 库房将入库凭证及退货凭证转交财务部门。13. 结算时，供货商将批发库房签字确认的收货联与结算联一并交与批发采购部门进行确认。14. 采购部门对供货商转来的结算单进行确认，并转交财务部门。15. 财务将采购部门转来的结算单与库房转来的凭证进行审核，并与供货商对帐后予以结算付款。16. 对库房进行盘点。17. 将盘点结果上交财务部门。第二节 业务应用介绍一采购管理主要功能是完成业务员在采购过程所进行的相关业务操作及流程，包括采购入库管理、采购退出管理、采购退补价单、采购结算管理、采购查询五部分。1、采购入库管理采购入库管理是采购员在入库的过程中所进行的业务流程。包括采购入库单（一步完成）、采购入库开票、采购开票单入库等业务单据。【单据流程】w 采购入库单（一步完成）填入该单据，完成采购开票和采购入库业务流程，两个业务步骤通过“采购入库单（一步完成）”单据一步完成。适合商业企业采购部门人员精简，采购开票员和入库员工作合并完成。w 采购入库开票采购开票单入库采购部门采购员通过采购入库开票开具“采购开票单”；库管人员通过采购开票单入库提取“采购开票单”票号，进行商品入库数量和金额确认。2、采购退出管理采购退出管理是应用于采购员进行退货或者由于各种原因需要退补的情况，对业务单据进行的处理。采购退补的操作还会影响库存成本和产生毛利，它包括采购退出（一步完成）、采购退出开票、采购退出出库等单据。【单据流程】w 采购退出（一步完成）填入该单据，完成采购退出开票和采购退出出库库业务流程，两个业务步骤通过“采购退出（一步完成）”单据一步完成。适合商业企业采购部门人员精简，采购开票员和库房员工工作合并完成。w 采购退出开票采购退出出库采购部门采购员通过采购退出开票开具“采购退出单”；库管人员通过采购退出出库提取“采购退出单”票号，进行商品出库数量和金额确认。3、采购退补价单采购退补价单主要是由于某些商品在进货入库后发现进货单价有误或者调价而进行调整的单据，多退少补。当采购价格出现差异后，根据差异结果直接针对供应商开具采购退补价单据，对原采购价格和现采购价格进行确认、调整。采购退补价单据生成确认后，系统调整库存商品金额和往来账金额，库存商品数量不发生变化。4、采购结算管理采购结算管理是用于采购单据在进行出入库以后在财务上要进行记帐的单据，在结算后，可以根据结算去进行付款操作。它包括采购入库单勾兑结算和采购勾对结算单冲红两部分。【单据流程】w 采购入库单勾兑结算采购入库单勾兑结算是对采购入库的单据进行勾兑结算，勾兑结算有几种方式：不勾对、自动勾对、按单据勾对、按明细勾对、按药品勾对、以销定结。当相关的采购结算单据登记记账后，在购进单位往来账页中调整相应的往来账。 不勾对（按金额结算）：在结算时参考双方往来账的余额，制定一个结算额度，而不与商品、单据明细等条件进行勾兑； 自动勾对：结算时，根据往来余额制定一个结算额度，系统根据根据单据中填写的“冲应付款”金额，在未结算的商品明细中进行金额分摊。 按单据勾对：选择需要结算的单据，填写结算金额，系统自动在单据包含的商品明细内分摊金额； 按明细勾对：选择需要结算的任意一笔明细，填写具体结算金额，系统按照填写金额结算； 按商品勾对：指定需要结算的商品，在应付商品明细列表中，按照填写金额结算； 以销定对：结算时，根据供应商商品销售情况分析出可对其进行结算的明细数据供结算。具体根据供应商商品的进货数量、库存余额计算出销售出库数量作为结算依据。w 采购勾对结算单冲红采购勾兑结算单冲红是对勾兑结帐中发生错误的单据进行处理。5、采购业务查询采购业务查询中可以查询出所有和查询相关的业务，包括进货开票查询、购进入库查询、购进入库冲红查询、采购退出单通知查询、进货退出开票查询、购进退出单查询、购进退出冲红查询、购进退补价查询、采购末结算查询、购进结算查询、采购结算冲红查询、采购结算对应明细查询、供应商供货查询、进货单位汇总查询、购进综合查询、购进万能查询。二销售管理主要功能是完成业务员在销售过程所进行的相关业务操作及流程，包括销售出库管理、销售退出管理、销售退补价单、销售结算管理、销售查询几部分。1、销售出库管理销售出库管理是销售开票、出库业务的处理这个流程。标准流程是先录入【销售开票单】，【销售出库单】调取销售开票单进行商品核对，完成销售部开票员开销售票单，库房管理员进行出库审核过程；以及没有开票和出库分开的一步完成的销售流程。【单据流程】w 销售出库（一步完成）填入该单据，完成销售开票和销售出库业务流程，两个业务步骤通过“销售出库（一步完成）”单据一步完成。适合商业企业销售部门人员精简，销售开票员和出库人员工作合并完成。w 销售出库开票单销售开票单出库录入销售开票单，销售出库单调取销售开票单号进行商品核对，完成销售部开票员开销售票单，库房管理员进行出库审核过程2、销售退回管理企业经营过程中，商品售出后，由于质量、品种、数量不符合要求或客户滞销等原因会发生退货业务。销售退回管理可以根据按照“原销售单退货”或者“商品退货”进行商品退货业务处理。【单据流程】w 销售退回入库（一步完成）填入该单据，完成销售退回开票和销售退回入库业务流程，两个业务步骤通过“销售退回入库（一步完成）”单据一步完成。w 销售退回入库开票销售退回商品入库录入销售退回开票单，销售退回入库单调取开票单号进行商品核对，完成销售部开票员开销售票单，库房管理员进行退回入库商品审核过程。3、销售退补价单商品销售后，发现价格计算错误，或错发了商品品种、规格，或用暂定价格结算等原因，产生销售退补价业务。销售退价：指实际售价低于原结算货款的售价，其差额由企业退给购货单位。销售补价：指实际售价高于原收货款的售价，其差额应由购货单位补给企业。【温馨提示】退补价单中的数量不参与核算，其存在有两个目的，一是与退补价配合计算退补金额；二是可在查询时了解退补价所对应的数量。销售退补价单对商品库存成本与商品出库成本都没有直接的影响。但是能够引起有关商品的成本价格，从而间接的影响其库存总金额。销售退补价生成、确认后，系统只调整商品的销售金额、税金和“销售单位往来账页”，对出库数量和出库金额不进行调整。4、销售结算管理销售结算是针对款流进行管理，对款不对物。当某个销售单位付款时该业务在此登录。首先要确定对方“单位编号”,然后输入付款金额数，在往来帐中的与该单位对应的应收金额减少。它包括销售出库单勾兑结算和销售勾对结算单冲红两部分。【单据流程】w 销售出库单勾兑结算销售出库单勾兑结算是对销售出库库的单据进行勾兑结算，勾兑结算有几种方式：不勾对、自动勾对、按单据勾对、按明细勾对、按药品勾对。当相关的销售结算单据登记记账后，在销售单位往来账页中调整相应的往来账。 不勾对（按金额结算）：在结算时参考双方往来账的余额，制定一个结算额度，而不与商品、单据明细等条件进行勾兑； 自动结算：结算时，根据往来余额制定一个结算额度，系统根据根据单据中填写的“冲应收款”金额，在未结算的商品明细中进行金额分摊。 按单据勾兑：选择需要结算的单据，填写结算金额，系统自动在单据包含的商品明细内分摊金额； 按明细勾兑：选择需要结算的任意一笔明细，填写具体结算金额，系统按照填写金额结算； 按商品勾兑：指定需要结算的商品，在应收商品明细列表中，按照填写金额结算；w 销售勾对结算单冲红销售勾对结算单冲红是对勾兑结帐中发生错误的单据进行处理。5、发票管理用于对购进和销售单据开具发票。首先选择购进或销售类型，录入或选择单位及单据起始日期。点击选择单据，选择想开具发票的单据。系统将选择的单据列于表中，可以改变开票金额和税额。【单据流程】w 开具发票1 单位编号栏内填写开据发票的的单位编号；开据原业务票据所在时间的开始日期和终止日期；2 选择“购进”、“销售”类别；“发票号”栏内填写即将开据的发票的编号；可在“备注”栏内简要记录说明文字；3 单击“选择单据”按钮，系统按照条件查找原始业务单据，查找结果显示所有单据、以开发票单据、未开发票单据；客户根据业务需求选择单据4 操作员可以使用鼠标双击单选或连续选择开据发票的业务单据，被选种的单据呈现蓝色，选择完毕鼠标单击“明细选择完毕”按钮返回发票开据窗口。在单据选择窗口中，部分单据在“已开发票”栏标志“是”字，提醒操作员该单据曾经开过发票，但如果用户由于特殊需要希望对该单据再次开据发票仍然可以选择；5 择了开发票的原始业务单据后，系统会将原始业务单据的相关金额填写在发票明细中。默认对应于每张原始业务单据的开发票总额等于原单据总额，用户可以手工填写“金额”、“税额”得到“开发票总额”，单击窗口下方的“保存”按钮，保存开发票记录。w 发票单据作废 客户根据业务需要，可以对开过的发票作废；6、销售业务查询销售业务查询中可以查询出所有和查询相关的业务，包括出库开票查询、销售出库查询、销售出库库冲红查询、销售退回开票查询、销售退回入库单查询、退回冲红查询、销售退补价查询、销售末结算查询、销售结算查询、销售结算冲红查询、销售结算对应明细查询、销售单位查询、商品销售分布、综合查询、万能查询、销售回款分析、客户购买分析等。三库房管理主要是用于处理库房业务数据分析，处理商品盘点、报损报益等业务，并对连锁请货、货位移库进行合理管理。1、商品损溢管理报损商品是指不可向供应商进行退货，并且也不可降价销售的商品。损溢金额是根据“损方”计算的。报损时为正，报溢时为负，损溢数将直接影响库存数和库存金额。【单据流程】w 商品损溢单（一步完成）填入该单据，完成开票和执行两个业务流程，两个业务步骤通过“商品损溢单（一步完成）”单据一步完成。w 商品报损报溢开票 商品报损报溢执行开票单进行报损报溢数量填写，执行单提取开票单，确认商品最终的报损报益，直接影响库存的数量、金额。2、商品盘点管理在经营一个时期后，需要将实物与账面数据进行对比，其差异记入损溢，将账面结果调整为实盘结果，保证帐实相符。IB2盘点采用的是数量金额双盘点，在盘点过程中，不仅可盘点数量，同时可盘点金额以修正库存成本。盘点分为两个过程完成，第一个操作是生成准备盘点表，第二个操作是对实盘结果进行登记在盘点记账单。将盘点工作分为两步完成的目的是为了避免或减小盘点对业务工作产生的影响。第一个操作生成要盘点的商品的当前帐面结存表，之后对此范围内商品进行实际盘点。由于计算机已记录了当时结存状态，所以实盘完成的商品马上便可进行其他业务处理，不必等待计算机处理结束，这样处理在一定程度可完成开业盘点，从而保证业务流畅。第二个操作是向计算机填写结果过程，这个过程只需要仔细认真便可。3、货位之间商品移库货位之间商品调拨单用于商品从调拨出库货位调出，同时又调入到调拨入库货位，此操作将调出、调入过程同时完成，不考虑商品的调拨在途问题；系统默认按成本价调拨，允许变价调拨。4、连锁请货管理连锁请货管理是门店与总部进行商品调拨管理的流程，是门店与总部之间单据流转的需要，门店与总部根据机构不同标识，利用数据传输工具进行单据收集汇总与下发接收。【单据流程】w 商品请货单分店根据商品销售情况进行商品请货。总部收集各个门店之间的请货单汇总商品请货信息。w 配送调拨出库总部库房外调出库单从库房向门店开具商品调拨开票出库单据，配送根据单据数量配送商品。w 配送调拨入库门店外调入库单接收库房向门店调拨商品的单据，验收商品入库。5、价格调整管理如果用户希望在系统历史数据中保留商品进货价格、零售价格、批发价格变更记录，应该通过价格调整管理完成价格变价。【单据流程】w 零售价调整计划零售价调整零售价调整计划制定，可以进行新售价、新会员特价调整。计划分为“本店”和“上级”，既可以是门店层面制定，也可以是总部制定下发。零售价调整调用零售价格调整计划，按照新计划执行零售价格。w 进价批发价调整可以根据IB2设置的自动计算规则进行进价和售价的调整并执行。【温馨提示】1. 零售价的调整过程应该是有秩序的过程，一旦在系统中将某一商品的零售价变价保存完毕，柜台销售将以该商品的新价格进行销售。2. 在零售价变价之前应该作好卖场商品的相关准备工作（例如：商品的价签等），为避免商品标价与系统零售价不一致的现象发生，在营业过程中应该尽量避免对正在销售的商品的零售价进行变价或频繁变价。6、库存成本余额调整调整商品的成本单价，重新计算库存金额。通过调用辅助功能中的“提取异常成本”，系统将根据商品的货位金额、成本单价，与总库存金额、库存成本单价之间不同，存在差异的成本单价提到当前界面，用户自行调整成本单价。四零售管理主要完成零售收款、零售促销以及零售业务的数据分析。向后台传递相关零售业务数据，为后台提供当天或者一段时间的分析数据，并根据客户情况进行会员、卡类、促销、折扣等促进销售的零售功能应用。1、零售收款零售模式最显著的特点是：1）支付商品时即收回货款，不产生往来账务；2）针对单个客户进行货款管理；3）商品零售价格在某段时间内是相同的；4）交易数量较少，品种无序，交易频繁。零售POS收款界面支持以下功能： 零售商品信息的录入、收款； 零售辅助功能的支持，实现零售交班、挂账、取消当前交易等功能； 零售促销业务的支持； 扫描、钱箱、顾客显示屏、小票打印机、等零售外设的支持；【温馨提示】零售POS收款界面支持全键盘操作，可以根据操作人员的习惯设定快捷键 （比如交班按F5，收款按F12），达到提高工作效率的目的。系统支持退货业务，退货操作人员根据权限设置录入待退货商品信息，在商品“数量”处填写相应的负值，即可完成退货操作。2、零售日清当日零售工作完成后，必须要做零售日清处理，将当日零售数据记入系统相关账目。汇总当日零售销售数据，生成各种零售收款、销售、分析报表。【温馨提示】1. 执行日清操作时，可以根据当日天气状况用鼠标单击日清窗口左侧的彩色天气图标，即可记录当日天气状况，供管理者参考分析天气的变化对销售情况的影响因素。2. 执行日清时，当日销售数据被记入柜台销售历史。3. 执行日清时，系统根据当日销售数据减商品货位库存数量与金额，减商品总库存数量与金额。4. 执行日清时，各商品的当日销售汇总被记入各自的药品账页3、营业款管理IB2通过上缴营业款，收款员把自己当班销售的金额上缴给后台，交了多少就写多少。有些收款员手里要留些零钱，所以上缴的营业款跟日清的金额不一定相等，通过营业款与上缴款对照了解营业员手头留有的余额。最终营业款与日清金额是能够对上，账是平的。4、联销商品管理联销商品管理是IB2系统管理到商品销售金额，而商品数量不进入系统统计。首先确定联销供应商及商品管理品种，通过联销开票确认销售，联销结算进行销售金额和结算金额对账。5、零售功能维护1. 零售持卡用户设置本功能支持零售业务中的会员卡业务，可以通过增加、删除按钮对顾客会员卡片进行维护。双击某个会员的卡片信息，对会员执行特殊的零售优惠政策。会员卡卡片可以记录顾客会员信息包括：该会员的累计消费、本期消费、累积折扣、本期折扣、会员积分、累计存款、卡余额、透支限度和优惠扣率等信息。2. 卡信息维护 本功能对卡信息进行管理，选择不同卡类进行统一密码升级、修改卡密码、累积消费和积分、余额等管理。3. 零售促销方案维护本功能支持对各种零售促销方案的设置。选择商品按不同的促销模式进行促销。系统自动根据操作员设置的阶段折扣率计算商品的促销价格，同时计算促销商品的加价率并计算综合加价率；促销模式分为以下几种： 按日期阶段折扣：按促销的起始和终止时间设定促销折扣。 按日期时间段折扣：按促销的起始和终止的具体时间点设定促销折扣。 每日阶段折扣：每天的固定时间内设置促销折扣。 按日期阶段价格：在规定时间段内执行设定商品的价格。 按日期时间短价格：在具体时间短内的时间点设定商品的促销价格。 每日阶段价格：每天的固定时间内设置促销商品的价格。4. 零售扣率设置本功能实现零售商品统一折扣设置，输入需要设置折扣的商品类别，系统支持针对某一类的商品设置折扣；输入该类商品的扣率值，系统将按照此扣率自动计算每一种商品的扣后价格。五财务管理总账产品适用于流通行业的商业单位进行凭证管理、账簿处理等功能。可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用新会计制度的标准科目。通过严密的凭证制单控制保证填制凭证的正确性。提供预算控制及查看科目余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。自动完成月末分摊、计提、期间损益结转以及记账、结账工作。1、凭证管理1. 凭证输入在财务管理中凭证一般包括两大类，即原始凭证和记账凭证。原始凭证指从外部取得或内部自制的各种票据、单据等，如：发票、车票、借款单等。记账凭证指财务人员根据原始凭证填制的用于登记各种账簿的凭据，类似于业务单据，不同的是业务中有多种单据，而财务中只有一种。在财务管理系统中只涉及到记账凭证，故文中提到的凭证或记账凭证皆指记账凭证。 【操作步骤】1) 单击菜单【凭证管理】下的【凭证输入】，显示填制凭证界面；在附单据数处输入原始单据张数。2) 修改凭证日期：凭证日期默认为最后一张凭证的日期。如果在【系统管理】【系统设置定义】中的财务凭证管理允许修改日期选择是，可手工修改凭证日期。选择否，需要通过【系统管理】【财务系统维护】【修改财务日期】来修改凭证的默认日期。 3) 凭证编号：如果在【系统管理】【系统设置定义】中的财务凭证管理凭证号自动编号选择是则由系统按时间顺序自动编号；选择否，可以手工录入凭证号。4) 证显示行数：凭证显示行数可以在shikong.ini文件中设置凭证显示分录的行数。5) 凭证摘要：如果在【财务管理】常用凭证摘要，摘要项有三项，分别是部门名称、人员、事项，分别录入，至少有一项不为空。目的在于规范凭证录入摘要管理；选择否，摘要项只有摘要一项，输入凭证分录的摘要或双击摘要栏，选择常用摘要，常用摘要的选入会清除原来的输入的内容。6) 输入末级科目或 双击参照录入。科目输入时支持左参照。7) 录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输入。8) 若想放弃当前未完成的分录的输入，可按删除分录按钮或Alt+D键删除当前分录即可；若想插入一条分录，可以按插入分录按钮。9) 当凭证全部录入完毕后，按保存按钮或Alt+S键保存这张凭证；保存成功后，选择是否打印该凭证。同时开始输入下一张凭证。【温馨提示】 摘要不能为空； 填写的会计科目为末级科目；每条分录的借方金额或贷方金额不能为零，但借方或贷方总金额允许为零； Ctrl+回车借贷金额自动找平； 0借贷方金额相互转换键； 凭证允许录入下个月的凭证； F5调用计算器；2. 凭证修改本功能用于修改未经过审核的凭证，另此界面中还包含删除凭证、插入凭证功能。【操作流程】1) 单击菜单【凭证管理】-【凭证修改】，显示操作界面，默认为本月份初的第一张未记账凭证，可以通过凭证定位进行指定所要修改的凭证。2) 改操作同凭证录入操作。3) 改完毕单击保存，则完成凭证的修改，并提示是否打印。4) 如制单人与凭证的修改人不符，则单击保存时会弹出输入口令对话框，输入口令后便可完成修改。【温馨提示】 修改已审核的凭证，则需要由审核人取消审核后再进行修改。 只有凭证的录入人员和知道制单人口令的高级用户才有权限进