会客接待制度范文.doc

会客接待制度范文 会客招待制度 一、目的为了营建公司良好的外部关系，帮助各部门维护好与外部关联部门的关系，提高各部门外出公务处理的效能，特制定本制度。 二、原则 1、会客招待必须注重实效，端正服务态度，确保服务质量。 2、会客招待要本着“务实、得体”的原则，做到热情周到、勤俭节约、大方得体、有利公务。 三、适用范围本制度适用于公司全体部门各项招待工作 四、具体规定 1、总务部为公司会客招待工作的管理部门，对公司会客接待工作总负责。 2、在总务部总负责的基础上，各类会客招待工作的具体落实实施由各对口部门负责，总务部安排综合管理员进行协调接待工作。 具体哪些部门对口接待哪些来客按各部门职能来划分，其他部门如有关联或如需参与接待工作也应一起积极配合参与。 3、公司设立会客室，定于办公楼2楼204室，由综合管理员负责管理，各部门如需使用，须联系综合管理员。 会客室的布置由综合管理员负责，包括桌椅、饮水机、水杯、茶叶、香烟等物品的添置，包括会客室的卫生清理工作，包括会客室物品的维护及管理工作。 会客室的日常维护及管理由综合管理员负责，但是每次会客后，会客接待部门负责做好会客室的清洁卫生工作。 4、来客无论单位、职位异同，一律须在保卫科登记，由保卫队长与相关部门负责人联系确认后方可进入公司。 5、来客进入公司后，由对口部门进行具体的招待工作。 1）需要总经理出面接待的，由相关部门负责人及时报告总经理，并陪同进行接待，同时安排部门内文员联系综合管理员，提前开启好会客室（不需要用到会客室可不开启），由部门内的文员及时为来客准备好茶水、香烟、座椅等物品；2）需要到公司厂区内进行参观的，由相关部门负责人陪同进行（出会客室须提醒来客请勿在厂区内吸烟），同时可联系其他关联部门负责人前来，做好解释宣传工作；3）需要安排来客用餐的，由相关部门负责人办理招待用餐费用申请单，经总经理批准后到财务部办理招待费用的支领手续；4）需要安排来客住宿的，由相关部门负责人办理招待住宿申请单，经总经理批准后，报告给综合管理员，由综合管理员统一安排住宿事宜。 来客住宿费用纳入到各部门的招待费用内统一核算。 来客住宿问题一般由来客自行解决，公司原则上不为来客安排住宿，有特殊情况需要为来客安排住宿的，请办理招待住宿申请单手续，综合管理员按招待住宿申请单执行。 同时，公司已经设有接待用宿舍2间（分别为 401、402室），各部门可联系综合管理员办理入住手续。 5）需要领用招待物品的，由相关部门负责人到总务部综合管理员处领取，包括酒、香烟、茶叶、水果及其他物品，由综合管理员做好登记。 各部门领用的招待物品费用纳入到各部门的招待费用内统一核算。 6）年终各部门涉及到对外关联部门的礼品包括公司台历、挂历、购物卡等等，于每年年度由各部门负责人统一上报，公司进行统一购买，综合管理员做好领用登记。 各部门年底领用的礼品费用纳入到各部门的招待费用内统一核算，但不在公司规定的各部门每年的招待费标准内核算。 7）公司对各部门规定了招待费标准，各部门须严格按照标准执行，合理使用部门的招待费，在不超支的前提下圆满的完成会客接待工作（特殊情况需要超支请另行特批办理）。 8）各部门招待物品的领用由综合管理员每个季度汇总核算一次，每个季度第三个月月底提交一份各部门招待物品（含住宿）使用汇总表给总经理。 每年最后一个月月底提交一份各部门年度招待物品（含住宿）使用汇总表给总经理。 五、招待标准 1、各部门招待费用标准部门招待费用标准备注物品领取审批权限费用领取审批权限人力资源科200元/月，计2400元/年总务部200元/月，计2400元/年财务部2500元/季度，计10000元/年每次领取物品价值200元及以下，且当月累计支出的现金及物品总值不超过200元由部门负责人签字到总务部领取；每次领取物品价值200元以上或当月累计支出的现金及物品总值已超过200元须经总经理签批后到总务部领取每次支领现金200元及以下，且每月累计支出现金不超过200元由部门负责人签字到财务部领取；每次支领现金200元以上或当月累计支出的现金及物品总值已超过200元须经总经理签批后到总务部领取品控组、生产部、成品科每次接待临时申报香烟、酒、茶叶、水杯、水果及其他招待物品从总务部领取，用餐招待费办理支领手续从财务部领取物品及费用领取临时申报，由总经理签批后执行 2、招待用餐、住宿等标准1）各部门接待来访客人，公司一般只提供常规接待物品，包括香烟、茶叶、纸杯、饮用水等，如有重要贵宾需要用到特殊接待物品酒、水果、购物卡及其他礼品的，须向总经理申请（公司备有接待用酒，各部门可根据来客重要性按需合理领用，但费用将纳入各部门招待费内核算；水果、购物卡及其他礼品须向总经理报批）。 2）招待用餐费用标准早餐每位10元及以下，不提供酒水。 中餐每位20元及以下（不含酒水），每桌最高不超过300元，原则上中餐不提供酒水，但确有需要的，可以向公司申请领取。 晚餐每位30元及以下（不含酒水），每桌最高不超过400元，晚餐需招待用酒的，可向公司申请领取。 如因接待贵宾确需提高接待标准的，须事先向总经理申请，经批准后可以合理提高接待标准，费用一并纳入部门招待费用内核算。 招待用餐时，公司陪同用餐接待的原则上不能超过2人，特殊情况也不得超过5人。 公司严禁到歌厅、舞厅、酒吧、夜总会、洗浴中心及其他娱乐性消费场所消费，如有发生，所有费用由部门负责人自己承担的同时，公司还将对责任人进行处罚。 3）招待住宿标准来客1人的，住宿标准为100元及以下单人间一间。 来客2人及以上的，同性别的在2人以及上的住宿标准为150元及以下双人间，同性比在1人的住宿标准为100元及以下单人间。 如因接待贵宾确需提高接待标准的，须事先向总经理申请，经批准后可以合理提高接待标准，费用一并纳入部门招待费用内核算。 六、职责规定本制度所做的职责规定是公司岗位说明书以及其他各项制度规定的相关人员职责的补充，须一并遵守。 1、门卫室人员必须做好来客登记工作，并及时通知对口接待部门负责人，不得随意告知来客找总经理或与来客要找的部门或人员不相关的部门负责人（如果来客要找的部门负责人不在公司，可联系该部门内其他人员进行来客接待事宜），如有违反，扣除当月绩效2分/次。 2、综合管理员职责规定1）做好会客室卫生管理工作，确保各部门使用会客室时里面是整洁卫生的，监督各部门在使用会客室后及时做好卫生清理工作，如有违反，扣除当月绩效1分/次。 2）做好会客室以及接待用宿舍物品管理工作，及时配置会客室物品，包括茶几、沙发、饮水机、纸杯、茶叶及其他物品的添置和维护工作，如有违反，扣除当月绩效1分/次。 3）做好招待物品的管理工作，及时申购招待物品，做好招待物品的发放登记工作，并于每季度第三个月2530日期间，提交二份各部门季度招待物品领取汇总清单（含住宿），一份给总经理，一份给财务部，如有违反，扣除当月绩效5分/次。 4）落实好各部门招待住宿申请单，如有违反，扣除当月绩效2分/次。 5）每年12月份的2530日，提交二份各部门年度招待物品领取汇总清单（含住宿），一份给总经理，一份给财务部，如有违反，扣除当月绩效5分/次。 3、财务部负责人须做好各部门招待费用领取审核、发放、费用报销入账及汇总统计工作，按照本制度规定审核招待费用的领取申请，按照有效权限人员签批的招待用餐费用申请单做好招待费用的发放，并及时做好费用报销以及入账工作，每次提交每个季度的季度工作报告时（每个季度第三个月提交季度工作报告），将各部门招待费用季度使用情况以明细表的形式提交给总经理，如有违反，扣除该季度绩效5分。 每年提交年度工作总结报告时，将各部门招待费用年度使用情况以明细表的形式提交给总经理，如有违反，扣除当年年度绩效5分。 4、各部门负责人职责规定1）及时与来客做好沟通联系，事先通知门卫室人员，交代他们在来客到达公司时通知自己，并事先联系综合管理员，及时准备会客室以及招待员物品；事后及时做好会客室卫生清理工作，如有违反，扣除当月绩效1分/次。 2）认真做好来客接待工作，需要其他部门参与的联系相关部门负责人参加，需要安排用餐或住宿的，及时办理费用领取或住宿申请手续，总之一个前提，确保来客接待工作圆满完成，如有违反，扣除当月绩效3分/次。 3）合理领取招待物品，合理控制招待费用的使用，在节约公司资源的同时创建良好的外部协作关系，确保招待费用不超支的同时确保外部关系的良好。 凡是年度招待费用支出超标的，扣除其当年最后一个月月度绩效分数5分，同时超支部分全部由本部门负责人承担；凡是年度招待费用节约10%以上的，奖励其当年最后一个月月度绩效分数5分；凡是招待费用使用后外部关联部门关系恶劣而影响公司外部工作开展的，扣除其当年最后一个月月度绩效分数10分。 七、附则 1、各部门领用的招待物品、招待住宿费用、招待用餐费用都应控制在公司规定的招待费用标准内，各部门根据每月接待次数的不同可灵活使用，可以出现这个月招待费一分未用但下个月招待费超过规定标准的情形，但一个年度核算下来，不得超过年度标准。 2、公司的来客接待原则上由职能对口部门负责具体的接待工作，但如因工作需要而要求其他部门配合的，其他部门应积极予以配合，确保每次接待工作圆满的完成。 3、来客招待需要公务用车的，相关部门须提前申请，公司将尽可能的安排车辆进行配合。 但若公司车辆不在公司或正在执行其他公务，由部门负责人联系出租车进行，费用在各部门的招待费用标准内支出及核算。 4、香烟、酒、茶叶、水杯（纸杯）等常规物品由综合管理员申购及保管，各部门需要领用的时候合理领用即可，水果、购物卡及其他礼品等特殊物品，由各部门根据实际需要提前1天以上报请总经理批准后向综合管理员申报，由综合管理员购买好后再行办理领用手续。 5、招待客人用餐原则上在下班时间进行，不记考勤，但确需在上班时间进行招待用餐而影响考勤的，按正常出勤计算，相关人员须于事后提交书面情况说明给总经理签字后提交到人力资源科。 招待期间，公司待客人员须提醒客人不要酒后驾车，同时严禁自己酒后驾车，并且不得为来客介绍赌博、色情及其他不良场所，如有违反，公司将视情节予以罚款50200元，情节严重者，公司将予以辞退。 6、全体接待人员须严格遵守公司相关规定，严守职业操守，不准有任何越格行为发生。 不得向来客索要礼品、礼金，不得向来客行贿或开展赌博、色情等不当活动，如有违反，公司将视情节予以罚款50200元，情节严重者，公司将予以辞退。 7、全体接待人员接待过程中，必须文明、有礼有节、维护公司利益，在创造良好外部关系的同时树立良好的公司形象。 有来客提出办理限制事宜，须婉言解释，不得发生争执，如有违反，公司将视情节予以处罚。 8、员工因公出差期间，如因工作需要而需要招待客户、客人，全部招待费用也在各部门额定招待费用标准内支出，统一进行核算。 9、各部门招待费用的核算由财务部进行（招待物品领取方面的数据由综合管理员提供），每个季度进行一次季度核算，每年年底进行一次年度核算。 10、本制度由人力资源科负责拟定及修改，并及时宣导到各部门，由总务部负责监督执行，自发布之日起执行，各部门须认真遵守，如有违反，公司将酌情进行处罚。 附件招待用餐费用申请单、招待住宿申请单、会客招待流程公司招待物品清单、公司招待物品领取登记表湖北泰格塑胶有限公司xx53会客招待流程各接待部门负责确立来访意向（来客电话联系相关部门确定来访时间、人数、来访人员级别、公司对口接待部门）对口接待部门根据来访意向确定接待筹备事宜公司招待物品清单物品类别物品名称物品价格备注香烟黄鹤楼香烟25元/盒需使用会客室或购买水果等特殊物品的提前联系综合管理员办理手续需招待住宿的办理住宿申请手续需招待用餐的办理用餐费用申请手续接待部门负责人联系保卫科队长，交代好来访人员登记事宜，让门卫在来访人员到来时及时通知该部门（临时来访的，请保卫科及时联系职能对口接待部门负责人）需其他部门配合参与的及时通知相关部门相关部门做好来客招待工作到综合管理员处领取招待物品，综合管理员做好登记需招待用餐的安排招待用餐需招待住宿的配合综合管理员安排住宿年度核算（按规定进行奖罚）综合管理员提供招待物品季度领用数据财务部进行各部门季度招待费用的核算季度核算综合管理员提供招待物品年度领用数据财务部进行各部门年度招待费用的核算提醒相关部门费用已经支出的数据部门负责人于事后三日内将