文书档案管理办法

文书档案管理标准1 范围1.1 本标准规定了我公司文书档案管理职能、归档范围与保管期限、整理与要求、鉴定与销毁、借阅、监督检查与考核。1.2 本标准适用于本公司文书档案管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。中华人民共和国档案法中国电力投资集团公司档案管理规定（试行）中电投内规（2003）16号文 江西三和电力股份有限公司罗湾水力发电厂档案管理标准3 文书档案的管理职能3.1 文书档案工作在分管领导的领导下，由档案室负责统一管理，文书档案管理专职人员负责日常工作。3.2 文书档案在业务上受上级档案机关的监督和指导。3.3 各部门的兼职档案员，对文书档案工作应予以积极支持和协助。3.4 对本厂机关科室、部门形成的各种文件材料的积累、收集、整理、立卷、归档进行监督和指导。3.5 接收文书档案，进行整理、分类、立卷、编目、编号、归档保管、编研加工、开展利用等，为全厂各项工作服务。4 文书档案管理4.1 文书档案的归档范围与保管期限：4.1.1 机关各部门在工作中直接形成的具有查考、利用价值的各种文件材料均属归档范围。主要包括收文、发文、收电底稿、内部文件、工作计划、总结、报告、统计报表、会议记录、各种合同、协议书、出版物原稿、凭单、印模、照片底片、录音录像、外出开会带回的文件等。4.1.2 文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。4.1.3 确定保管期限的原则：正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本厂工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。4.1.4 凡是反映本厂主要活动和基本历史面貌的，对本厂和国家建设的历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本厂制定的法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的重要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本厂主管业务并要贯彻执行的重要文件材料，和非直属上级机关针对本厂主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。4.1.5 凡反映本厂一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本厂一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本厂主管业务并要贯彻执行的一般文件材料；本厂各部门的重要总结、报告、统计报表等。4.1.6 凡在较短时间内对本厂有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本厂一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本厂主管业务但要贯彻执行的文件材料；本厂各部门的一般报表等。4.1.7 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4.2 文书档案的整理与要求：4.2.1 要遵循文件材料的形成特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分门别类组卷。4.2.2 厂档案的分类、立卷按照电力企业档案分类规则和分类表，采用“一事一卷”的方法。凡一个问题、一次会议、一项工作、一项活动所形成的文件材料，都可各自单独组成一卷或多卷，便于保管和利用。2001年之后的档案依据国家档案局发布并实施的归档文件整理规则（行业标准DA/T222000）进行分类。4.2.3 正件与附件、印件与定稿、来文与复文、请示与批复、转发件与原件要立在一起，不得分开。文电合一立卷。4.2.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。4.2.5 文件的排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后。4.2.6 案卷标题简明确切，卷内目录、案卷目录、备考表输入微机。4.2.7 去除文件金属物，案卷封面、卷内目录、文件、备考表依次排列，三点一线装订，编写页码。4.3 文书档案的鉴定与销毁4.3.1 文书档案的鉴定：4.3.1.1 根据“文书档案保管期限表”的规定，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。4.3.1.2 鉴定工作在主管厂长的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。4.3.2 文书档案的销毁：4.3.2.1 鉴定结束后，将需要销毁的档案进行登记造册，报请档案销毁小组审查批准，经主管领导审核签字，并报送上级业务部门备案。4.3.2.2 销毁档案必须指定二名以上专人在指定地点监销，监销人必须在销毁清册上签字，销毁清册作长期档案进行保管。4.3.2.3 按规定不需要归档和没有利用价值的文件，由各单位兼职档案员登记，办理审批手续后销毁。4.4 文书档案的借阅 4.4.1 查、借阅文书档案，需办理登记手续，爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。4.4.2 归还档案时，档案人员应当面清点核实归还档案是否齐全，填写归还日期，并签名。4.4.3 本厂文书档案一般不得外借，仅限在阅档室内借阅。5 文书档案管理监督检查与考核5.1 厂长工作部对执行本标准的情况进行检查。5.2 按厂经济