关于企业物资采购及精细化管理的相关知识

关于建筑企业物资采购及精细化管理的相关知识一、物资采购的重要性1、物资采购管理是成本控制的重要环节大家都知道建筑施工企业材料消耗占施工成本60%以上。要搞好建筑业施工企业的责任成本控制，首当其冲的就是要搞好物资管理工作，要“把住源头，净化渠道，降低成本，规范管理”。根据集团公司关于物资采购管理办法及项目物资精细化管理的要求，切实可行的做好项目工程和项目成本管理工作。2、物资部门的工作目标就是为了进一步加强材料管理，降低工程成本，规范材料管理、采购、周转过程，增收节支，提高企业经济效益，结合实际情况，保证材料正常供应。 3、物资管理重要性的提升原材料是施工企业实现生产过程的基础，只有做好物资管理工作，才能保证企业生产的正常进行和不断扩大;其次，搞好施工企业物资管理工作，能够改善企业的各项经济技术指标，取得较好的经济效益。目前作为企业行为的物资管理工作，已不仅仅是企业物资部门的专业管理，它已逐渐上升到了企业决策层重点关注的高度。4、物资采购是物资管理的重要组成部分施工企业的物资采购不同于一般的生产企业物资采购，它不仅关系着工程质量的好坏，也影响着施工进度能否按时完成，更影响着企业的成本控制、经济效益和社会效益。5、物资采购是物资管理的首要环节建筑施工企业物资管理的四大业务环节包括采购、供应、运输、储备，采购是首要环节。物资采购管理就是通过各种渠道，采取各种措施，把施工生产所需要的各种材料、原料、能源和工具购买进来，以保证施工生产的顺利进行。没有采购，就没有材料供应，就没有施工生产的顺利进行。因此采购是决定其他三项业务环节的基础因素。6、物资采购管理的意义随着生产资料市场的不断完善，物资流通渠道不断扩展，生产资料市场逐步成熟，物资采购措施和渠道日益增多。尤其是随着建筑产品功能和技术工艺水平的改变，充分发挥材料使用效能，提高产品质量，降低工程成本，提高企业经济效益都具有重要意义二、物资采购管理1物资采购应遵循的原则建筑企业物资部门在质量第一，费用节省的目标下，完成物资采购任务必须遵循以下原则：11遵守政策法规的原则物资采购，必须遵守国家和地方有关政策和法令，遵守企业采购操作程序，熟悉合同法和财务制度，熟悉税务管理及工商行政管理部门的规定，掌握当地建设主管部门的各项管理政策和企业的规章制度。1. 2统一集中原则建立统一的采购管理平台，制订统一的采购管理制度体系和采购业务工作标准，全面实施集中采购。1. 3分类、分级管理原则根据各类产品和服务的属性、需求特点等，对其进行合理分类，对各层级单位采购管理权限进行合理划分，提高采购管理体系运转效率。1. 4预算控制原则按照全面预算管理要求，加强采购业务相关预算管理，强化预算的刚性约束，严格执行预算调整审批程序。1. 5公开采购原则除按国家和股份公司规定不适宜采取公开方式进行采购的产品和服务外，其他所有采购均应以公开采购方式进行，国际公司及其下属项目部应强化采购过程监督，实现采购的公开、公平、公正。16计划采购的原则物资采购时依据施工生产需用有计划进行的。按照生产进度安排物资采购时间、品种、规格，按照施工现场条件状况确定进货批量，按照企业资金状况制定料款结算计划，以较少的资金占用，获得最大的经济效益。17降低成本的原则 物资采购应注重在满足设计功能和质量要求的前提下不断降低采购成本。采购中要做到“三比一算”，即比质量、比价格、比运距、算成本；货比三家，即多方询查咨询，合理确定采购对象。加强采购环节的核算，实现采购成本的降低。2影响物资采购的因素随着流通领域的发展壮大，市场资源渠道日益增多。随着建筑企业资质和组织结构的变化，企业项目管理、施工总承包与专业分包、开发设计施工一体化建设模式等诸多新情况不断出现，物资采购管理须采取不同的管理方法。21企业外部影响因素211建筑市场的影响建筑市场的发展程度，在一定程度上决定了材料采购管理形式。从建筑市场获得的工程项目，与建筑单位指定建设施工方获得的工程项目，在材料采购权限、物资采购成本上会产生较大的差异。随着建筑市场化水平的提高，公开、公平、公正参与工程建设投标和工程材料管理投标，必将提升建筑行业的物资采购管理水平。212市场资源的影响随着建材市场的发展和完善，资源渠道日益增多。按照建材流通经过的环节不同，资源渠道一般分为三类。一是建材生产企业，这一渠道一般供应稳定，价格较其他部门为低，供货与服务最为直接并能根据需要随时进行加工，因此是一条较有保证的渠道。二是建材需用企业，即建筑企业内部的物资管理组织，以保证生产为前提，以满足生产需要为目标，既了解市场资源，又能配合生产使用，采购对生产的保证程度较高。三是建材流通企业，即专业从事建材买卖、储运和配送的企业，这类企业具有专业性强，资源渠道多，综合配套能力强的特点，是社会建材流通的主要渠道。213宏观经济政策的影响一定时期内宏观经济政策影响并不直接决定企业的材料采购方式，但行业性政策调整，建材产品产业结构变化，都会引起供需之间的变化，从而造成投资、价格、成本等诸多影响。了解宏观政策，掌握市场行情，预测市场动态是在物资采购竞争中取胜的重要内容。22企业内部影响因素221物资储存能力的影响物资采购批量受料场、仓库堆放能力的限制，同时采购批量的大小也影响着采购时间间隔和价格。根据平时每日材料需用量，在考虑采购间隔时间、验收时间和物资加工准备时间的基础上，确定采购批量及采购次数。222资金支付能力的影响采购批量的确定是以满足生产需要为目标，但由于企业资金状况不同，支付物资采购款项的能力也必然导致批量的改变或调整，从而增减采购次数。资金充裕时，采购批量相对较大，规模效益明显。资金缺口较大时，往往要按物资需要的缓急程度分别小批量采购，其采购方式和权限往往也随之调整。3物资采购管理的内容31物资采购信息管理311信息的种类资源信息包括资源的总体分布、生产和流通；供应信息主要指物资管理体制信息；价格信息主要是掌握地区建筑主管部门颁布的预算价格，国家公布的预算价格；市场信息包括市场分布及占有率，市场投资主体及市场规模；新技术、新产品信息包括建筑施工和建筑材料的新技术、新产品和新工艺；政策信息包括各级政府、行业主管部门、专业管理部门颁布的各种政策、法规和规章，对执行和实施的范围及对材料采购可能产生的影响等。312信息的来源物资采购信息具有时效性，即传输速度要快，处理效率要高，失去时也就失去使用价值。同时也应具有可靠性，有可靠的原始数据，切忌道听途说，以免造成决策失误。信息应具有一定得可适用性，反映或代表一定的倾向性。因此，在收集信息时，应力求广泛。313信息的管理为了高速、有效的采集信息、利用信息，企业应建立信息管理系统，并应用计算机和网络技术管理，随时进行更新、检索、查询和定量分析。314信息的使用搜集、整理信息是为了使用信息，为企业采购业务服务。信息经过整理后，应迅速反馈有关部分，以便进行比较分析和综合研究，制定合理的采购管理和方案。提供信息的准确程度、可靠性及适用性，影响着企业政策，影响着信息是否真正发挥有效作用。32物资采购合同的管理3. 2. 1物资采购合同是供需双方为了有偿的转让一定数量的物资，明确双方的权利和义务关系，依照法律规定而达成的协议。合同依法签订即具有法律效力。3. 2. 2签订合同前，合同签订单位应当详细了解、调查、掌握合同对方的下列情况：主体资格是否真实、合法；资信情况是否全面、可靠；是否有履约能力；对方代理人的代理事项、权限和代理期限；供货质量是否有保证等。应对对方进行资质审查，查看是否具有货物或货款支付能力及信誉情况，避免欺诈合同、皮包合同、倒卖合同和虚假合同的签订。3. 2. 3签订合同应使用企业、事业单位公章或合同专用章，并有法定代表人签字或盖章，而不能使用计划、财务等其他业务章。3. 2. 4不能以产品订购单或调拨单代替合同。签订合同的时间和地点都要写在合同内。双方名称应使用全称，即公章上名称，地址电话书写不得有误。3. 2. 5合同签订单位必须严格履行合同条款，当合同数量、单价等重要条款出现变更时，须编制合同变更审批表及变更后的收支对比表，经本单位审批，上报公司物资设备管理部审核同意后，方可签订合同补充协议、变更协议。4物资采购管理的方法41物资采购方式的确定落实资源、组织采购，是物资采购环节的重要组成内容，是物资采购计划的实现过程。随着社会生产资料市场的建设与发展，随着社会物流网络的建立和完善，随着建材生产企业营销能力的扩大，企业获得资源的方式多样，途径宽广。由于物资的品种规格复杂，质量要求随工程设计不同和建设单位的要求而变化，加之材料生产企业一般比较分散，经营网点多，价格差异较大，选择适当的采购方式是获得资源的重要内容。411市场采购从社会经销商、建筑材料市场、生产企业的销售门市等处，购买所需的材料。这种方法是目前企业获得资源的主要途径。由于材料品种规格多，资源渠道复杂，生产基地分散，质量价格多样，因此市场方式是企业控制物资采购质量的重要环节。412招标采购中华人民共和国招投标法的颁布，使通过招标方式完成采购成为广泛采用的方式。有物资采购部门编制物资采购标书，提出需要物资的数量、品种、规格、质量、性能指标、技术参数等招标条件，由各供应商或代理商投标，表明对标书中相关内容的满足程度和满足方法，经评标组织评定后确定供应商及其供应的产品。这种方法体现了公开的原则，在一定程度上实现了公平和公正。而且通过投标方之间的竞争，有利于获得质量好、价格合理的供货单位，有利于约束采购中的不正当操作行为，有利于促进材料生产企业产品质量的提高和调整产品结构。买卖双方签订采购合同，能够保护双方的利益。物资采购过程是企业经营生产与社会经济活动发生直接联系的过程，受企业内外部诸多因素影响。了解影响因素，有助于确定物资采购策略，加强物资采购管理。采购的分工一直是企业物资管理较为敏感的一项内容。物资采购权限的划分，决定着企业物资供应、储备和核算等管理体制。物资采购活动，是建筑企业物资管理人员的主要业务内容。广泛了解物资采购信息，收集、整理并使用，是完成物资采购业务的首要内容。同时掌握物资采购工作程序，制定收集采购合同，控制物资采购资金，才能实现采购工作目标。5. 采购管理部门主要职责5. 1 贯彻落实上级单位采购管理规章制度和工作要求，制订本单位采购管理制度和管理目标，并进行监督、控制和考核；5. 2 编制、审核、上报本单位集中采购计划；5. 3 配合股份公司、集团公司做好集中采购供应工作，做好上级公司授权本单位承担的集中采购实施工作；5. 4 做好本单位权限内的采购组织和监管工作，负责本单位供应商管理工作；5. 5 负责本单位采购限价管理 三、如何加强物资管理1、将制度建设和企业文化建设有机结合，树立正确的价值观和良好的从业理念。企业管理制度是企业员工在企业生产经营活动中遵守的规定和准则的总称，是企业赖以生存的体制基础，是企业员工的行为规范，是企业经营活动的体制保障。成功的企业背后一定有着一套健全的管理制度在规范性的执行。世界上不存在完美的法律，也同样不存在完美的制度，无法从制度设计上完全杜绝漏洞，要通过加强企业文化建设和职业道德的灌输，净化员工思想，培养高度的职业责任感，以主人翁的态度对待自己的工作，从认识上、情感上、信念上、意志乃至习惯上养成“忠于职守”的自觉性，忠实履行岗位职责，认真做好本职工作，只有通过制度建设和文化建设两者有机的结合，才能最大程度的杜绝漏洞，让聪明人钻不了空子，让懒人偷不了懒，让新手会干活，不能干错活。2、加强物资人员的选拔和持续培训，提高从业人员整体素质和业务水平。物资管理是一项长期复杂的工作，需要配备足够多的具备良好专业素质、法律知识、职业道德和计算机技术水平的综合型人才，这也是机构划分和岗位职责划分的基础。因此，在实际工作中，就人员选拔、培养、职位升迁等方面的规章制度都要明确、具体，不仅仅是业务管理上要由粗放管理向精细化管理方向过渡，人力资源管理上也应该同步推进。具体而言，应该严格人才选拔标准，择优录取。在培训方面，强化新生入职培训和岗前教育，可以在现有的各项活动的基础上进行拓展，使之发挥更大的作用，使新的从业人员，能更快的适应新的岗位，同时构建人员持续培养的长效机制，不断加强对物资从业人员的培训和继续教育，在条件允许的情况下定期举行专题讲座，扩大层次、分类加强培训，宣传学习现代物资管理知识、最新的法律法规和上级单位新的管理制度，强化员工对计算机操作、办公自动化、信息网络化的物资管理控制技术，尤其是对物资管理系统、成本管理系统和中铁电子商务平台的学习和掌握，促进物资管理信息化、高效化，节约管理成本。3、强力推进工程项目精细化管理，更加合理有效的进行物资采购。严格按照股份公司“两级采购平台、三级管理机构”的物资管理模式，所有构成工程实体的主要物资以及可批量采购的各类材料均纳入股份公司及集团公司两级集中采购范围。积极推行股份公司的物资集中(区域)招标采购、战略采购、网上竞价采购等方式;充分利用中国中铁电子商务平台开展物资采购业务，全面公开采购信息。根据企业实际情况选择相应的信用状况较好、技术水平和管理水平较高的供应商，认真审核采购物资的数量、质量、品种、价格、规格等基础信息。公开招标和二三项料挂网的采购方式，有利于限制采购过程中的“自由裁量权”，规范采购行为。落实内部责任制度，辅以激励机制和监督机制，加强对相关工作人员在物资采购平台操作、采购知识、项目管理、职业道德、法律法规等方面的培训和继续教育，鼓励员工参加相关的职业资格考试，增强员工的权责意识，引导员工树立正确的人生观、价值观、道德观，提高相关工作人员的专业技能和职业素养，进一步推进物资管理工作的优化。此外，进一步统一对物资采购的思想认识，按照规定的程序，有条不紊的进行物资采购管理，及时进行汇总分析物资采购信息和资料，为进一步强化物资采购管理奠定基础。4、加强节能减排工作的管理，减少资源浪费。节能降耗、修旧利废、增收节支是物资成本管理工作必不可少的环节，目前很多施工企业在这方面的管理职能几乎是空白，还需要各级领导给予高度关注和重视。要建立相应的制度，由公司管理职能部门制定出相应的措施和办法。首先，要核定能源、原材料消耗指标，再根据该指标逐一分解，做到单工号、单机、单车核算。其次，进行定期考核，对确实通过采取新工艺、新方法、新材料、新技术等措施实际节能降耗，增收节支的单位和个人，应给予相应的奖励，这样不仅能调动员工的积极性，广开思路增收节支，更能为我们制定内部预算和内部定额提供有效的依据，为企业的持续发展做出贡献。同时要对那些完不成考核指标，给单位造成损失和浪费的单位和个人，给予相应的处罚，吸取教训。5、建立有效的物价监测体系，合理增减库存储备规避价格波动风险。市场经济环境下形成了自由价格机制，在这种机制下的价格是单纯由贸易的供给和需求所决定，而非由政府所指定的，透过自由价格机制，产品的价格会随着其需求而涨跌，产品价格的高涨会产生利润刺激，促使商人提供这些产品，而商人提供产品的多寡也会随着价格的涨跌而起伏。因此，预测原材料价格走势，适时增减库存储备，是摆在建筑业施工企业成本管理，尤其是物资管理人员面前的一个重大课题。应该适时建立物价监测体系，重点分析建筑材料市场价格和运行轨迹，比较准确的判断建筑材料的价格走向，为项目责任成本控制提供有效的物价信息。当然这里存在着一定的风险，但风险和利益是同时存在的，风险越大利益越大，要结合经济分析的原理，科学地分析风险和利益的大小，在有效控制风险的前提下促使利益最大化。我们尽量做到在价格低时多储备材料，当然这样也会带来一些矛盾，比如资金紧张，储存场地有限，物价判断是否准确等等。这就要求我们的管理人员要有综合分析和判断问题的能力，要运用价值工程的原理，在充分考虑时间价值的基础上，去化解矛盾，解决问题。物资管理直接影响着施工企业的工程质量、工程进度、企业效益和社会效益，培养物资管理从业人员的责任意识，加强对物资管理从业人员职业道德和能力素质建设，科学制定采购计划，强化物资采购管理，不断提高物资管理信息化系统的水平和效率，对增加企业经济效益、保证工程质量、提高社会效益，具有十分重要和深远的意义。建筑施工企业物资管理的优劣，必将高度影响着施工企业能否持续、稳定、健康的发展 四、物资采购的工作内容及注意事项1、负责工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总项目部周转材料及使用材料计划，编制项目部材料成本及利润工作报告，加强项目材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制，及时反映工程材料的实际支出、盈亏。2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用的周转材料及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集，建立建全材料合格供应商信息库。4、负责自己工作范围内的工程项目材料、设备的询价、采购、合同签订等工作，项目部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料，零星材料及辅材类材料的采购、验收，进行质量监督。5、负责各项目部材料、设备、周转材料的使用管理及各项目部材料账目的考核、抽查、监督工作。6、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期，施工部门应提前做好材料需求计划并与供货商与施工技术人员进行技术性交底。 五、材料设备入库、验收、仓储及运输管理：1、材料、设备入库管理（1）材料、设备进场，材料员应立即组织仓管员、项