关于费用报销的作业指导书

关于费用报销的指导作业书一、目的为了使报销单据填写规范、美观，为了加大报销流程的执行力度，更好的服务各职能部门和项目部，同时为了规避不必要的法律风险。二、适用范围本通知适用于分公司所有部门及所辖项目部。三、 报销要求1、借款要求。原则上项目部只有采购员才可以借款，特殊情况非采购员需要借款（如项目经理借开办费等），得提前请示领导，并按公司规定走完所有审批流程方可请款。2、已有备用金借款的部门和个人，不得再进行单笔业务借款。3、除定额有标准的费用外，其他费用必须提前OA申请（如：办公用品、固定资产等）。4、所有费用要求在发生一个月内及时报销，过期不予报销。5、为了加快报销流程和降低财务提现风险，要求所有人员都要办理银行卡，并上报财务部，由出纳在规定报销时间段网银转帐。四、单据填写要求1、往来款项填写付款申请单，不需填写报销单（如：押金、退还已收押金）；其他费用报销填写报销单。2、填写报销单要求字迹清楚，干净整洁，不得涂改。3、单据内容要求填写完整：（1）报销单时间：填写报销单的时间。（2）业务实际发生时间：报销业务发生的实际时间或者时段（如2012年4月5日起租的半年房租填写：2012.4.5-2012.10.5日；2012年5月电话费填写：2012年5月）。（3）内容：要求填写清楚。（4）金额：需书写规范。如：(小写：￥1004.56) （大写： 万壹仟零佰零拾肆元伍角陆分）（5）附件张数：要求与实际粘贴张数相符，按实际数填写。（6）施工合同号：各项目部必须填写，以便成本归集，分公司各部门不填。（7）报销部门（项目）：分公司报销填部门，项目部报销填项目名称。（8）报销人及签收：必须用正楷书写。（9）报销内容不得出现补助、补贴等字样（如：汽车补助、电话补助等）。（10）备注：一般不填。4、各审批人签字：除签名外，还须填写签字日期及“同意”或“不同意”的字眼。五、附件粘贴要求1、单据粘贴要求整洁美观。2、单据附件粘贴需左上角对齐，若附件较多粘贴在左上角较厚，可将单据平铺粘贴在粘贴纸上，若附件单据纸张大于报销单尺寸，请折叠，折叠不可超过报销单大小。（注：折叠时要以左下角对折，以不遮住左上角装订线为原则，以便日后凭证查阅）。3、附件要求粘贴齐全，遵循重要附件在前，次要附件在后的原则。4、凭证粘贴纸由分公司统一购买并发放，不得用废纸或裁剪的白纸做粘贴附件。5、押金报销单：用押金收据复印件做附件，并在复印件上写明原件在*手保管，以便分清责任归属及更快办理退还押金手续。六、发票的要求1、所有业务必须提供真实有效票据，发票抬头需开具公司全称（深圳广田装饰集团股份有限公司），抬头为个人、空白、简写、漏字的视为无效发票，所有发票需加盖发票专用章。2、定额发票（公交车发票、电话费发票等）、定额类机打发票（出租车发票、机票等）、无法打印公司抬头的票据，可作为有效发票报销。3、事业性收据、税票、银行回单（公户）等可作为有效附件。4、项目上发生的确实无法取得发票的业务，需提前请示公司领导及知会财务部，由财务部指导具体业务操作办法。七、具体报销业务及相关附件1、办公用品附件：正规发票；供应商送货清单或收据（我方经办人需签字确认）；审批后的OA文件 。2、固定资产（低值易耗品）附件：正规发票；固定资产明细；审批后的OA文件；固定资产入库单或领用单（附：各项目或分公司行政人员需及时做好固定资产/低值易耗品登记，财务部会不定时下项目抽查）。3、车补、话补、餐补附件：正规发票说明：A、不得在报销单上出现“补助、补贴”字样，车补统一填写：车辆费用；话补统一填写：电话费；餐补统一填写：会务餐费。 B、报销标准以总部下发的标准或分公司下发的薪酬动态表执行。4、业务招待费（填写时直接写：业务费）（1）餐饮及招待费附件：正规发票；刷卡记录/消费清单说明：所有业务费需提前向领导申请，并经领导同意之后方可办理并及时报销。报销时必须用便签条注明业务发生的事由、人员，不得直接在报销单的“备注”栏上填写事由及人员。（2）礼品附件：正规发票；刷卡记录说明：需提前请示领导，待领导同意之后才能办理，报销时必须用便签条注明业务发生的事由、人员，不得直接在报销单的“备注”栏上填写事由及人员。（3）业务费定义：业务费指接待公司以外对公司业务有帮忙的甲方、政府官员及其他。5、工作餐（填写时直接写：工作餐） 附件：正规发票；刷卡记录/消费清单工作餐定义：工作餐指接待公司内部员工所发生的费用（如：集团或分分司领导下项目部所产生的费用等）。6、交通费（填写时直接写：市内交通费）附件：车票；外勤记录明细表说明：A、交通费每月累计起来一次性报销。B、需在车票背面注明起止地点。车票日期时间要与实际业务相符。C、在外勤记录明细表上明确：项目（部门）、外勤时间、事由、地点、使用交通工具及金额。D、外勤记录明细表由项目经理或主管领导审批签字。E、交通费定义：交通费为经办人所在项目或分公司所属市区发生的交通费用（注意与差旅费定义的区分）。7、差旅费（填写时直接写：差旅费）附件：车票或机票、出差地交通车票；出差申请单；住宿、餐饮发说明：A、出差前填写出差申请单，并注明使用交通工具、出差地点，按照公司下发的差旅管理制度中的标准报销各类费用； B、差旅费定义：差旅费为经办人跨市因公差所发生的费用（注意与市内交通费定义的区分）； C、报销标准：以汽车票或火车票标准报销（有车补也参照此标准执行）。8、邮递费（填写时直接写：邮递费）附件：正规发票；邮递单说明：A、个人邮递行为不得报销。B、公司内部邮递时付款方式尽量选择“递方付”。 C、给供应商或其他外部单位尽量选择“收方付”。 D、供应商给公司快递资料时尽量让供应商付费。9、租赁费（填写时直接写：租赁费）附件：正规发票；收据；合同；身份证明文件说明：A、收款方为个人的在身份证复印件上写收条。 B、收款方为单位的要求开具收据，后附银行信息确认函及授权委托书。 C、合同要提前交财务部备案。10、水电费附件：正规发票或收据。说明：A、水电费应按宿舍（住房、办公室）名称、按月报销。B、水电费应注明起止度数。C、水电费抬头开公司全称。 D、合同要提前交财务部备案。11、材料转运费（填写时直接写：材料转运费）附件：正规发票；收据；有项目仓管员、项目经理签字确认的转运清单。 12、其他费用附件：正规发票；费用明细；申请或合同。八、分公司每周收单时间：各项目/部门每周一之前统一汇总交一次单据，由跟单人员统一走审批流程，周一下班前未收到的单据转下周再走审批流程。财务部报销时间：统一报销时间为周二和周四两天。九、所有填写及附件不符合公司要求和规范的单据，财务部不予以审核；由此造成签单流程及其它后果，报销人自行负责。十、签字流程未完成的单据财务部不予以付款。签字流程请自行跟踪，财务部不负责流程跟踪（单据流程跟踪由行政部专人负责）。十一、各项目或各部门每次交单请前