电子表格基础知识讲座模板

电脑基础知识讲座（六）Excel工作表Excel和Word一样，作为微软Office家族的重要组件之一，是功能非常强大的电子表软件，兼具表格、图表、图形、数据库等多重功能。下面讲的是Excel 2003. 它的基本功能有：对数据进行整理、计算、统计与分析。小到可以充当计算器，记算个人收支情况等；大到可以进行专业的科学统计运算，通过对大量数据的计算分析，制定单位的财务预决算等等。但一般人由于学习的深度不够，只是把Excel当作绘制表格的工具，这里讲的就是工作表的制作，顺带提了一下图表。一、Excel简介（一）Excel的工作窗口下图是打开的Excel 2003窗口1、 标题栏 ：这里显示Excel名称及当前工作薄名称； 2、菜单栏：与Word大同小异；3、工具栏：与Word差不多，可以将工具栏拖动放到上、下、左、右；下图的工具栏是被拖动到右边4、编辑栏：在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。在这里可以对输入数据或公式进行编辑；5、列标头：从A开始用字母作为列号，单击列标头可以选中整列。 6、行标头：从1开始用数字作为行号，单击行标头可选中整行的单元格。用列标头和行标头就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。7、活动单元格：代表当前被选中的单元格。8、滚动条：用滚动条可以使工作表上下左右进行滚动。9、页标：每个页标代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在页标上，页标用于翻页，单击可使该页成为当前页；（ 二）新建和打开Excel文档 新建是新建立一个Excel文档，打开是打开已有的文档。新建Excel文档有多种方法。1、双击桌面上的Excel图标2、用开始菜单新建文档：点击“开始”菜单的所有程序，找到Excel1-3.jpg (64.25 K)2009-2-3 10:45:333、桌面右键新建文档：在桌面空白区域右键单击，选择 “新建”子菜单 “Microsoft Excel 工作表”，如下图 1-4.jpg (21.85 K)2009-2-3 10:45:33在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标（用这个方法也能新建Word文档），双击这个文件图标就可以打开它进行编辑了。如下图（三）保存Excel文档 Excel文档的保存与Word没有什么两样，这里就不讲了。（四）关闭Excel文档 也与Word没什么两样。（五）退出Excel 与Word相同。（六）单元格的激活：这是Word中没有的。单击单元格，就激活了该单元格，使它成为活动单元格，也就是选定了这个单元格。活动单元格有一个黑框，可以直接输入数据或公式，执行复制、粘贴等命令；而双击单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。（七）区域选定：除选定单元格与Word表格不同外 ,选定其他区域与Word基本相同（八）输入位置的移动一个单元格输入结束，按回车自动进入同一列的下一行，也可直接用鼠标点击某单元格或用上下左右键进行移动。二、Excel操作实例（以工资表为例）打开Excel新建一张工作表。（一）输入栏目名称和原始数据1、活动单元格直接输入首先不管工作表的标题、日期等附加信息和表格线，直接在第一行的活动单元格中输入栏目名称：职工编号、姓名等，在单元格中输入原始数据，也可以在激活单元格后，直接在编辑栏输入。2-1.jpg (28.01 K)2009-2-3 10:49:24表中的合计空着，最后输入公式，让电脑按公式计算。2、在单元格中折行输入：要使职工编号变成2行，就要在一个单元格中输入2行，可以按住Alt键的同时点击回车键就可折行输入第二行字了；如果直接点击回车，它会自动激活下一个单元格。3、Excel的自动填充功能在Excel电子表中，有时要输入很多有规律的数据，比如职工编号115,或者是2、4、6、8、10等，可以使用Excel的自动填充功能来快速输入，而不用一个一个地输入。自动填充功能是Excel的一大特色。 Excel中的“填充柄”就是活动单元格右下方的黑色方块，你可以用鼠标拖动它进行自动填充。 如果在你的Excel工作表中没有显示填充柄，可以点击“工具/选项”命令，在弹出的窗口中点击显示“编辑”对话框，选择“单元格拖放功能”和“显示粘贴选项按纽“（如图）。 2-2.jpg (62.36 K)2009-2-3 10:49:24（1）输入110在单元格职工编号列中输入“1”,将鼠标指向填充柄，鼠标变成一个黑色的十字，按住鼠标左键，向下拖动鼠标，它会在右边自动显示出连贯的数据，到出现10时松开鼠标，就自动在这一列各行中输入了210的数据，而不用一个一个地输入了。 （2）输入日期在单元格中输入“1月1日”，按上面的方法拖动填充柄，到需要的位置松开鼠标，填充的是1月2日到1月7日（这是默认的以序列方式填充）如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“以月填充”，就会看到填充的是“2月1日、3月1日”（3）输入等比数列如要输入2、4、6、8等有规律的数据，一种方法是输入2后，执行“编辑/填充/序列”命令，出现序列对话框2-5.jpg (15.21 K)2009-2-3 10:49:24在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”，“类型”为“等比序列”，“步长值”为“2”,单击“确定”就输入了对应的等比序列数值了。方法二是先在两行中输入2和4，然后选定2和4这两行，拖动黑色十字形，就能输入成功了。 （4）单元格的复制顺便说一下，如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“复制单元格”，出现的就是单元格的粘贴结果，输入各行的数值是一样的。复制单元格方法二：如果在活动单元格中输入星期一，单元格复制后不是从右下角“”形处拖动，而是在空心十字形（下面左图）时拖动后右键粘贴，就会在所有选定的单元格中全部粘贴上星期一。如果在出现双箭头时拖动，就是移动单元格了；（5）自定义填充功能 Excel还提供了自定义填充功能，我们可以根据自己的需要来自定义填充内容。 执行“工具/选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”，出现“自定义序列”界面在“输入序列”编辑框中输入新的序列，单击“添加”按钮，“确定”就生成了你的自定义序列。二）修改工作表1、插入和删除单元格：如果发现漏填了一格，张三的数据就变成李四的了，这是常有的事，可以在插入的位置上选定一个或拖动选定多个单元格，右键插入，调出插入菜单根据插入位置选择一项，然后在新插入的单元格中输入漏填的数据，Excel会对所有数据自动进行调整，这就是电子表的强大功能，Word表格就办不到了。如果是删除，则用相同方法调出删除菜单对话框也根据要删除的位置选择一项，Excel也会自动进行调整。单元格的插入和删除有可能造成其他单元公式的变化，有时需要对公式作相应的修改,所以应在计算前进行。2、插入行：如果表格制作好了，发现漏填了一个人，需要增加一行。计划在某行上面插入几行（比如是2行），就连同该行一起往下选定2行，右键插入，就会在该行的上面插入行，选定几行就会插入几行，然后在新插入的行中填写。3、插入列：如果想在表格中增加某个项目，比如这个月增加了一项补发工资，需要插入一列。与插入行的方法一样，也是选定几列右键插入几列，新插入的列在选定列的左边。4、删除行或列用与插入相同的方法选择右键删除行或列5、单元格的合并居中输入标题工资表的标题和日期还没有输入，可以选定12两行，右键插入，就在上面插入了两行空白行，用来输入标题和日期。选定插入的第一行的所有有数据的列，然后点击单元格合并居中按纽，在居中后的第一行中输入“林业局二七年十二月工资表”，设置好字体、字号，就成了工资表的标题，标题的字号要大一点；6、输入日期和时间在插入的第二行中输入日期和时间，位置调整到右边，日期的字号不要大于正文。7、改变行高、列宽行高会随着文字的大小、多少自动调整（列宽不会自动调整），但不一定符合我们的要求，如标题栏的文字一般都要大一点，行高也要大一点。按住左键拖动该行标头的下边界就可改变行高。按住左键拖动列标头中该列右边界就可改变列宽，如果想将多行（或多列）调整为相同的高（宽），可以首先选定需要调整的所有行（或所有列），然后只要调整其中的一行（或一列），所有 的行（列）都会随之调整为同样的高度（宽度），这是Word表格办不到的。8、相同表格头的设置有时同样的表格因为内容多，需要输入多页，比如工资表，各页只是数据不同，表格的行表头和列表头都是一样的，可以通过页面设置对话框对表格头进行设置，而不用一页一页地编辑。点击页面设置工作表，在顶端标题行中输入1：3（表示从第1页第3页），确定后再打开页面设置，它会自动变成1：3,如果标题栏不止一行，可以点击右边有红色箭头的地方，出现下图的虚线框，调整虚线的位置就可将所有的统一标题选定。9、单元格格式点击格式单元格，打开单元格格式对话框，在其中可以进行很多有用的设置数字选项：有常规（上图）、数值日期在特殊选项中可以添加邮政编码对齐选项：可以设置文本的水平对齐、垂直对齐、合并单元格等，如果选择右边的竖排文本（上图），确定后，在选定的区域中，就变成了文本竖排，未选定的部分仍然是横排（下图）字体选项：可以设置字体、字号、顏色等图案选项：可以设置使用顏色、图案或顏色+图案 （左边是选择单元格顏色，下图是选择顏色+图案）（左边是在工作表中的显示）边框选项：可以设置边框的有无、粗细、样式、顏色等添加边框也可以选取工作表的一部分或整个工作表，再点击边框按纽，就给该区域添加了边框；下面单独讲一下用边框制作斜线表头选定表头单元格，右键单击“设置单元格格式”，打开单元格格式对话框，在边框中选择斜线，确定在单元格中就出现了斜线表头首先双击输入列的项目名称“工资项目”，然后按住Alt键回车折行输入行的项目名称“职工编号”，适当调整字体大小和列宽，使表头能放下所有文字三）输入公式经过以上输入和修改，工资表已经基本成形，但还有合计数没有计算。1、公式计算：请看李敏的应发合计栏H2应当C2D2E2+F2G2,在Excel中输入公式都是以“”号开头，因此只要在H2单元格或上面的公式栏输入“C2D2E2+F2G2”的公式，然后按回车键，计算机就会自动算出应发的合计数是1896.5元。2、公式的复制：其他职工的应发合计与李敏的一样，只要把上面的公式拷贝到相应位置，Excel会自动进行计算，不需要一个一个输入公式。复制公式的方法有：选定已计算的单元格，右键复制，然后选定需要求和的所有单元格，按回车键或右键粘贴，就会自动出现计算的结果；直接点击复制、粘贴按纽；填充操作：这在“自动填充功能”一节中已经讲过。选定已计算的单元格，将鼠标移到活动单元格右下角，出现一个小黑方块（填充柄），指针变成实心十字形，按住左键拖动到目标最后单元格，松开鼠标就完成了公式的拷贝。（四）函数如果行数太多，输入公式很烦琐，可以用求和函数来计算。函数公式：求和函数SUM（比如G2:G11）,求平均数函数AVERAGE（比如E2:E5），与Word表格的计算函数是一样的。上面的计算用点击求和工具按纽更方便，点击求和按纽后回车，也可得到相同结果。点击求和工具右边的小三角，出现求和、平均值等下拉式菜单选定要计算的区域（可以是一个活动单元格或选定一个区域），如果选定一个活动单元格点击求和工具，会出现一个虚线框，表示计算的范围（如果虚线与计算范围不一致，可以调整），在该单元格中出现求和的函数SUM（C3:G3）,回车就出现计算结果如果选定的是一个多格的区域，点击求和工具后，就会自动出现所有的计算结果用同样的方法计算出扣款合计。（五）实发工资的计算求差用输入公式的方法计算。单击李敏的实发栏使之成为活动单元格，输入“H2K2”（应发合计扣款合计），回车，计算结果就出来了，然后按上法拷贝公式，所有职工的工资表都计算出来了。（六）插入页码Excel工作表插入页码是用页脚来实现的，点击视图页眉和页脚，在页眉/页脚对话框中设置页眉无，页脚1,在预览中就会看到从第1页往后都显示出页码（七）工作表的页面调整与打印1、打印预览与页面设置打印前首先点击打印预览按纽预览一下看到了吗？工作表一般都是横表，右边还有好几列没有显示出来。需要点击文件,调出页面设置对话框，将页面设为横向再预览一下，一张完整的表格显示出来了。2、Excel的页面大小在Word页面上，一张表格的大小一目了然，Excel电子表有200多列，60000多行，你设计的工作表只不过是其中很小的一部分。怎样使你设计的表格正好是一张纸的大小呢？可以通过打印预览来调整。Excel的预览与Word不一样，Word预览无论你是否安装打印机，只要点击工具栏的打印预览按纽就可打开预览对话框，而Excel的打印预览（包括页