监理资料的组卷和方法

一、监理工作中应归档的主要资料目录及具体归档办法1、总则1.1、为加强工程项目监理档案的资料的收集、整理、归档工作充分发挥工程监理档案、资料在项目监理工作中的作用，特制定本办法。1.2、公司工程监理档案工作遵循集中统一、分级管理的原则、，由总监理工程师检查本项目监理机构资料，交监理部审阅竣工项目工程监理档案资料后交公司管理部统一管理公司各类档案、资料；项目监理机构负责工程项目监理档案、资料的收集、整理、组卷、装订工作；1.3、归档的工程监理档案应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得用易退色的材料（包括圆珠笔、铅笔、水彩笔、复写纸等）书写、绘制；2、对项目监理档案、资料管理的要求2.1、工程监理档案、资料是项目监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录；工程监理档案、资料工作要与工程建设进程同步，从项目监理机构进场起即应开始进行文件资料的记录、整理、审查工作，至监理合同停止或工程竣工，完成工程监理档案、资料的归档工作；2.2、项目监理机构应由专业人员在总监理工程师领导下负责日常的工程监理档案、资料的收集、整理、编目和项目竣工后的组卷、装订工作；各种签证单、检验单，各监理人员收集后及时交资料管理人员保存；2.3、所有监理文件资料经资料管理人员统一收发登记，送总监理工程师审阅，核发给监理工程师或监理人员传阅后，由资料管理人员按文件种类统一编号、分类保存，其编号按照附录一监理文件、资料编号系统说明、附录二监理文件、资料编号分类表、附录四项目监理机构代号编制方法；2.4、工程监理资料存放应做到标准化；属档案资料的文件一律用A4纸装订由资料管理人员对文件统一编号后分类设文件夹，卷夹上贴标签写上条款名号，文件对号入座，分门别类存放；2.5、工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还；2.6、在基础、主体结构工程等分部工程及工程竣工等各阶段中应及时分阶段做好分类整理工作。附录一监理文件、资料编号系统说明1、 编号图例AAA/X/BB/C/D/EEE其中：AAA 表示工程监理项目代号或部门编号，其具体编号有项目汉语拼音缩写的前三个字母组成。X表示单位工程序号，若监理项目部明确划分单位工程，则用*表示。BB 表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号文件及资料分类由清单列出（附录二）。C 表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号文件及资料分类由清单列出（附录二）。D 表示专业及专项编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出（附录二）；如无专业及专业编号则用*表示，各项监理机构亦可根据具体情况，讲数量较多的资料分为若干专业及专项，专业及专项号定为：1、土建，2、安装，3、装饰，4、其它，资料员可根据自身项目情况灵活掌握。EEE 文件编排序号（编号必须是三位数）。2、公司级文件的标识 PDSJX表示XXXX监理有限公司 PDSJX/MD表示公司管理文件 PDSJX/QM表示质量手册 PDSJX/PD表示程序文件 PDSJX/QP表示质量计划/其它形式文件 PDSJX/TD表示技术文件 PDSJX/QR表示质量记录附录二监理文件、资料编号分类表大类号大类名称分类号监理工程积累资料内容专业及专项号保管期限01合同1监理合同（副本）1正式合同2补充协议长期2总承包合同短期3专业分包合同短期4合作监理合同长期02监理工作文件1监理大纲短期2监理规划短期3监理实施细则短期03业主文件1业主来文短期2地质资料短期3基地道路红线及有关批文短期4设计图纸短期5施工监测记录资料短期6其它（桩基核载实验资料）短期04设计文件1设计交底记录（图纸会审记录）短期2设计变更通知短期3设计单位来文短期05施工技术文件1施工单位来文短期2施工备忘录短期3工程变更单短期4工程联系单短期5施工记录短期6建筑沉降观测记录短期7其它短期06施工单位报审资料1施工组织设计（方案）报审表短期2工程开工/复工报审表长期3分包单位资格报审表短期4工程材料/构配件/设备报审表短期5工程质量问题（事故）报告单长期6工程质量事故处理方案报审单长期7检验批质量验收记录长期8分项工程质量验收记录长期9分部子分部工程质量验收记录长期10其它短期07工程报验资料1 报验申请表1测量放线报验申请表短期2土建分部分项工程报验申请表（含土建隐蔽工程报验申请表）短期大类号大类名称分类号监理工程积累资料内容专业及专项号保管期限07工程报验资料1 报验申请表3安装分部分项工程报验申请表（含安装隐蔽工程报验申请表）短期4装饰分部分项工程报验申请表（含装饰隐蔽工程报验申请表）短期5其它分部分项工程报验申请表（含隐蔽工程报验申请表）短期2工程竣工报验单短期08项目监理机构文件1工程暂停令（附：工程开工/复工报审表）长期2监理工作联系单长期3监理工程师通知单（附：监理工程师通知单回复单）长期4专题报告三年5实测项目检测记录三年6外观项目评分表三年7质量保证资料检查记录三年8巡视、旁站检查记录三年9其它三年09会议纪要、记录1监理会议记录短期2工程例会记录长期3专题会议记录长期4其它会议记录短期10监理报表1监理日记短期2监理工作月报长期11质量评估1工程质量评估报告长期12进度控制1施工进度计划报审表三年2工程临时延期审批表长期3工程最终延期审批表长期13投资控制1设计概算书三年2施工预算及监理审核报表短期3工程款支付申请表短期4费用索赔申请表长期5费用索赔申批表长期6工程决算书及审核表短期大类号大类名称分类号监理工程积累资料内容专业及专项号保管期限14 工程竣工后资料1项目监理工作总结长期2监理业务手册长期3竣工档案交付记录长期4工程音像及图片资料长期5工程建设监理回访记录表长期15有效文件1外来文件三年2公司发文三年3文件、资料借阅申请表三年4质量手册、程序和管理文件汇编长期16贯标工作质量记录1监理项目检查情况记录表三年2不合格服务评审报告及纠正措施完成情况记录表三年3重大不合格服务处置记录表三年4纠正措施方案及实施记录表三年5改进/预防措施记录表三年6不符合项报告（内审）三年备注：文件表式中，有部分报审资料要求施工单位提供具体附件，请对附件仔细核对并附在报审资料后，一并存档。施工阶段的监理资料序号内 容序号内 容1施工合同文件及委托监理合同16监理工程师通知单2勘察设计文件17监理工作联系单3监理规划18报验申请表4监理实施细则19会议纪要5分包单位资格报审表20来往函件6设计交底与图纸会审会议纪要21监理日记7施工组织设计（方案）报审表22监理月报8工程开工/复工报审表及工程暂停令23旁站监理纪录9测量核验资料24质量缺陷与质量事故的处理文件10工程计划进度25分部工程、单位工程等验收资料11工程材料、构配件、设备的质量证明文件26索赔文件资料12检查试验资料27竣工结算审核意见书13工程变更资料28工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告14隐蔽工程验收资料29监理工作总结15工程计量单和工程款支付证书二、项目监理机构的主要文件资料填写规定大类号大类名称分类号资料内容来文单位注意事项现行资料样本格式01合同1监理合同（副本）公司监理合同2总承包合同业主/总包合同3专业分包合同业主/合同合同4合作监理合同公司合同02监理工作文件1监理大纲公司符合GB50319-2000的要求GB50319-20002监理规划总监组织编写符合GB50319-2000的要求，相关监理人员签字GB50319-20003监理实施细则专业监理工程师编写符合GB50319-2000的要求，相关监理人员签字GB50319-200003业主文件1业主来文业主2地质资料业主3基地道路红线及有关批文业主4设计图纸业主/设计5施工监测记录资料业主6其它（桩基核载实验资料）业主04设计文件1设计交底记录（图纸会审记录）业主/设计参加会议各方签（章）认可2设计变更通知设计1符合GB50319-2000的要求2要有文件目录3设计单位来文设计1要有设计单位盖章2要有文件目录05施工设计文件1施工单位来文总包要有文件记录2施工备忘录总包3工程变更单总包符合GB50319-2000的要求GB50319-20004工程联系单总包要有文件记录5施工记录总包6建筑沉降观测记录总包7其它总包06施工单位报审资料1施工组织设计（方案）报审表总包附：施工组织设计GB50319-20002工程开工/复工报审表总包要有总监签署意见GB50319-20003分包单位资格报审表总包附：分包单位资料（含成品、半成品单位）GB50319-20004工程材料/构配件/设备报审表总包1附相关报验资料；2商品砼要填写砼龄期实验报告统计部；3建筑材料要填写进货检验见证记录。GB50319-20005工程质量问题（事故）报告单总包6工程质量事故处理方案报审单总包大类号大类名称分类号资料内容来文单位注意事项现行资料样本格式06施工单位报审资料7检验批质量验收记录总包详见GB50300-2001规范规定GB50300-20018分项工程质量验收记录总包详见GB50300-2001规范规定GB50300-20019分部子分部工程质量验收记录总包详见GB50300-2001规范规定GB50300-200110其它总包1 报验申请表总包含测量、土建、安装等分部工程的分项工程报验及隐蔽工程报验GB50319-20002工程竣工报验单总包相当于原工程初验报告GB50319-200008项目监理机构文件1工程暂停令项目监理部附：工程开工/复工报审表GB50319-20002监理工作联系单项目监理部相当于原监理备忘录GB50319-20003监理工程师通知单项目监理部附：监理工程师通知单回复单GB50319-20004专题报告项目监理部5实测项目检测记录项目监理部注意记录数量应符合相关规范要求6外观项目评分表项目监理部注意记录数量应符合相关规范要求7质量保证资料检查记录项目监理部8巡视、旁站检查记录项目监理部监理关键点要办理巡视、旁站检查记录9其它项目监理部09会议纪要、记录1监理会议记录项目监理部1指监理机构内部会议2要有签到手续3填写项目监理机构文件目录2工程例会记录监理/业主/总包1要有签到手续2填写项目监理机构文件目录3专题会议记录监理/业主/总包要有签到手续4其它会议记录监理/业主/总包要有签到手续10监理报表1监理日记项目监理部不得用圆珠笔填写，存在问题要及时封闭。2监理工作月报项目监理部符合GB50319-2000的要求，由总监主持编写。3其它11质量评估1工程质量评估报告项目监理部总包单位填写工程竣工报验单12进度控制1施工进度计划报审表总包2工程临时延期审批表总包用工程临时延期审批表GB50319-20003工程最终延期审批表总包大类号大类名称分类号资料内容来文单位注意事项现行资料样本格式13投资控制1设计概算书总包2施工预算及监理审核报表总包3工程款支付申请表总包监理采用工程款支付证书GB50319-20004费用索赔申请表总包5费用索赔申批表总包6工程决算书及审核表总包14 工程竣工后资料1项目监理工作总结项目监理部符合GB50319-2000的要求2监理业务手册项目监理部竣工档案资料移交公司时交付3竣工档案交付记录项目监理部竣工档案资料移交公司时交付4工程音像及图片资料项目监理部图片背面要有说明5工程建设监理回访记录表项目监理部竣工档案资料移交公司时交付15有效文件（不需要编号，按来文顺序存档）1外来文件公司指除公司、业主、施工单位以外的单位来文2公司发文公司3文件、资料借阅申请表项目监理部日常监理人员借阅时办理4质量手册、程序和管理文件汇编公司16贯标工作质量记录（不需要编号，按来文顺序存档）1监理项目检查情况记录表公司/项目监理部公司/项目监理机构各存档一份2不合格服务评审报告及纠正措施完成情况记录表公司/项目监理部公司/项目监理机构各存档一份3重大不合格服务处置记录表公司/项目监理部公司/项目监理机构各存档一份4纠正措施方案及实施记录表公司/项目监理部公司/项目监理机构各存档一份5改进/预防措施记录表公司/项目监理部公司/项目监理机构各存档一份6不符合项报告（内审）公司/项目监理部公司/项目监理机构各存档一份三、竣工档案的编制方法1.资料员在监理工作中进行归档，竣工后按本章附件规定资料内容进行分卷（每卷张数不得超过200张）装订成册，号码所敲页码应在纸张的右下角（原件上）。2.归档档案应做好案卷目录和卷内目录（见附件），并填写项目监理机构名称及总册与分册，方便阅读，工程竣工验收后一个月内应归档的工程监理资料，送公司管理部门审阅后，按照归档要求装订成册，由管理部门进行归档。3.竣工监理档案的纸张应为A 4纸，在编制竣工资料时，如有不足A 4纸张的，应贴在A 4纸上，大于A 4纸张的应叠成A 4纸张的大小。档案资料的文件一律用A 4纸装订，装订时应统一用公司提供的科技档案封面封底，并在封面封底上填写工程名称、卷内内容等内容（见附件）。4.资料的复印件必须清晰，不应有缺角现象，如果有缺角现象，应用小纸张粘贴好。5.编制好的竣工资料要进行装订，装订成册的资料必须做到“下平右齐”的要求。附件：一、监理组卷文件、资料编号分类表（长期）大类号大类名称分类号监理工程积累资料内容专业及专项号专业及专项名称保管期限01合同1监理合同（副本）1正式合同长期2补充协议长期2总承包合同长期3专业分包合同长期4合作监理合同长期06施工单位报审资料2工程开工/复工报审表长期5工程质量问题（事故）报告单长期6工程质量事故处理方案报审单长期7检验批质量验收记录长期8分项工程质量验收记录长期9分部子分部工程质量验收记录长期08项目监理机构文件1工程暂停令（附：工程开工/复工报审表）长期2监理工作联系单长期3监理工程师通知单（附：监理工程师通知单回复单）长期09会议纪要、记录1工程例会记录长期2专题会议记录长期10监理报表2监理工作月报长期11质量评估1工程质量评估报告长期12进度控制2工程临时延期审批表长期3工程最终延期审批表长期13投资控制4费用索赔申请表长期5费用索赔申批表长期14 工程竣工后资料1项目监理工作总结长期2监理业务手册长期3竣工档案交付记录长期4工程音像及图片资料长期5工程建设监理回访记录表长期15有效文件4质量手册、程序和管理文件汇编长期17项目监理机构台帐项目监理机构人员名单（附：监理组织机构及监理人员资质证书复印件）长期二、监理组卷文件、资料编号分类表（短期）大类号大类名称分类号监理工程积累资料内容专业及专项号保管期限01合同2总承包合同短期3专业分包合同短期02监理工作文件1监理大纲短期2监理规划短期3监理实施细则短期03业主文件1业主来文短期2地质资料短期3基地道路红线及有关批文短期4设计图纸短期5施工监测记录资料短期6其它（桩基核载实验资料）短期04设计文件1设计交底记录（图纸会审记录）短期2设计变更通知短期3设计单位来文短期05施工设计文件1施工单位来文短期2施工备忘录短期3工程变更单短期4工程联系单短期5施工记录短期6建筑沉降观测记录短期7其它短期06施工单位报审资料1施工组织设计（方案）报审表短期3分包单位资格报审表短期4工程材料/构配件/设备报审表短期10其它短期07工程报验资料1 报验申请表1测量放线报验申请表短期2土建分部分项工程报验申请表短期3安装分部分项工程报验申请表短期4装饰分部分项工程报验申请表短期5其它分部分项工程报验申请表短期09会议纪要、记录1监理会议记录短期4其它会议记录短期10监理报表1监理日记短期13投资控制2施工预算及监理审核报表短期3工程款支付申请表短期6工程决算书及审核表短期三、监理组卷文件、资料编号分类表（三年）大类号大类名称分类号监理工程积累资料内容专业及专项号保管期限08项目监理机构文件4专题报告三年5实测项目检测记录三年6外观项目评分表三年7质量保证资料检查记录三年8巡视、旁站检查记录三年9其它三年12进度控制1施工进度计划报审表三年13投资控制1设计概算书三年15有效文件1外来文件三年2公司发文三年3文件、资料借阅申请表三年16贯标工作质量记录1监理项目检查情况记录表三年2不合格服务评审报告及纠正措施完成情况记录表三年3重大不合格服务处置记录表三年4纠正措施方案及实施记录表三年5改进/预防措施记录表三年6不符合项报告（内审）三年7其它三年科技档案装订封面：档 号：由公司统一填写档案室号： 不填微 缩 号： 不填科 技 档 案档案类别： 不需要填写 案卷题名： 项目监理机构名称 卷内内容简要 编制单位： XXXXXXXX监理有限公司 编制日期： 年 月 日（需要具体填写） 保管年限： 按照工程监理档案管理办法规定 密 级： 不需要填写 共（需要填写） 册 第（需要填写）册封底：本保管单位以编号的材料数量图样/张文字所敲页码张数张其它/张合计所敲页码张数张说明：（略）编制单位： 项目监理机构名称 编制人姓名： 由本人具体填写 编制日期： 年 月 日（需要具体填写） 四、工程监理资料在整理过程中常见的不合格通病施工阶段工程监理资料应按照国家及地方的有关建筑法规、质量检验标准的规定和设计要求，随工程进度同步收集、调心、整理、编制，做到齐全、准确、真实、可信。项目总监应对工程监理资料的总体质量负直接则任，下面将工程监理资料在整理过程中常见的不合格通病罗列如下：一、 内容不全：施工阶段的监理资料大致包括附录中的资料内容，由于管理不善、制度不严、责任不清及人员素质差，该收集的证据没有收集；该做的测试没有做；该填写的表格没有填写；应妥善保管的资料出现损坏或丢失，这些都直接影响了资料的完整性，如：1、缺钢材、水泥、防水材料、门窗、砖等材料的合格证或复试报告，以及材料的合格证编号、批量、日期等与复试报告不符等。2、没有按要求审查收集工程沉降观测记录。3、技术复核、隐蔽工程验收、地基验槽等不做出验收结论，签字盖章不全；4、有工程暂停令没有复工报审表；5、监理日记记录不详，不能真实反映施工、监理过程；对记录中检查存在的问题未进行封闭，有质量事故（问题）纪录，没有承包商有关质量事故（问题）的分析报告、事故（问题）处理方案以及工程有关的相关对质量事故（问题）处理的鉴定；6、有监理工程师通知单，没有承包单位回复单；7、监理月报中缺少进度完成情况及采取的措施效果分析、工程款支付情况分析以及采取的措施和效果，本月进度、质量、安全、工程款支付等方面的综合评定，下月监理工作的打算、工作重点等。8、监理细则中缺少工程项目的重点部位，关键工序的质量控制要点等。9、旁站监理记录未按照旁站监理方案旁站监理人员的工作内容和职责要求检查记录。10、检验批质量验收记录内容审查不细，造成检查内容、施工报验日期、工序不符合要求。如钢筋原材料、钢筋加工、安装、连接等用同一张报验单报验。二、内容真实性不够部分监理人员不懂得建筑法规，不熟悉监理规范以及施工规范、强制性条文和质量评定标准，在编制监理资料时，甚至随意捏造数据，移花接木，掩盖质量问题，如：1、监理月报统计数据和本月实际数据不符；2、分部工程评定时验收批数量与实际数量不符，混凝土、砂浆评定结果未重新检查计算，功能检验资料核查及主要功能抽检记录没有认真核查等；3、每月对项目监理机构的考核与实际不符。三、对承包单位工程技术资料审查不严部分监理人员责任心不强，对承包单位报审的工程技术资料未严格审核，就盲目的予以认可，如：1、 审查开工报告时没有认真审查施工现场质量（安全）现场检查记录；2、在审批承包单位的施工组织设计（方案）时，对不切合实际的施工方案、施工进度、组织措施、安全技术措施未提出审批改进建议，使承包单位的施工组织设计（方案）失去了可操作性，有些甚至成为承包单位的索赔依据，给业主造成不必要的损失，给监理工作造成负面影响。3、将操作人员的上岗证张冠李戴，而监理人员不能及时发现。4、监理人员由于对施工图设计、规范、标准、施工工艺等理解不深、不全面、对承包单位计算出的错误不能够及时发现，给建筑物结构的安全性带来隐患。5、承包单位隐蔽验收资料过于笼统，不能确切反映工程质量情况，甚至填写不规范，监理人员不能及时发现指出，即签字认可予以接受存档。四、填写不规范部分监理人员对报验、报审的资料在填写前不认真研究表格的填写要求，盲目填写。如：工程报验申请表A4表，应根据承包单位不同报验内容区别对待，认真填写，而有的监理人员在“审查意见”栏内全部填写“符合要求”，或者“合格”、“优良”等。“工程款支付证书”表，附件要求有项目监理机构审查记录，而很多项目监理机构没有此项附件。五、编写不规范部分监理机构总监及监理工程师对资料整编工作不重视，检查指导不力，使资料整理工作严重落后于工程进度。在分部工程验收时拿不出质量等级建议，工程验收时突击整理，往往粗制滥造，漏洞百出，更有甚者工程竣工验收后很长时间整理不出完整的监理资料。施工阶段工程监理的资料必须准确及时地反映工程建设全过程。施工过程有不可追朔的特性，特别是隐蔽工程验收、工程资料报审。以上是常见的不合格通病，希望各个项目监理机构重视。五、在监理过程中对重要材料的控制1、监理单位要对施工单位的质量管理体系的运转情况进行监控，对材料的质量实施间接控制，具体措施为：A、建立监理机构的质量责任制。明确总监、专业监理工程师、监理员、见证员在材料质量控制方面的责任。把材料质量作为关键控制的内容，制定具体的实施细则，在第一次例会上向施工单位交底。B、审查施工单位的质量管理体系。要求施工单位建立材料管理制度，明确项目经理、质量员、施工员、材料员、库管员、取样员的责任。C、审查施工单位材料需用量表和材料进场计划。在开工前，监理人员应审查施工单位分部工程主要材料需用量表和材料进场计划，搞清楚各分部工程所需材料的品种、规格、数量；检查材料进场进度是否满足工程进度计划；督促施工单位按计划采购，按计划组织材料进场、验收、保管，按计划使用。D、审查订货单位资格。施工单位签订主要材料采购合同时，应将订货单位的生产许可证、资质证书、准用证、营业执照交监理审查。必要时，需用提供样品，经建设、设计单位认可、封样后，方能采购。E、加强对施工单位材料堆放场地的管理。材料的堆放应符合施工组织设计总平面布置图的要求；要按照材料的品种、规格和进场日期（批次）分别堆放，并插上醒目的标牌区分，不同规格的材料应有隔断，不允许浑杂；待检材料必须插上醒目的待检标牌，严格区分合格材料和待检材料，不合格材料必须插上醒目的不合格标牌，标出出厂日期，限期清出现场，防止错用。监理人员要加强对材料堆放现场的巡查，发现材料堆放混乱、规格混乱，应立即发出监理通知单，通知不明材料的使用。待整改合格，搞清楚材料情况后恢复使用权。必要时应重新取样检测。F、严格执行材料进场预报制度。施工单位一般按材料进场计划组织材料进场，监理要求其提前一天书面通知监理，以便安排见证人员见证取样送检。进场材料插上待检标牌，标明品种、规格、数量、进场日期。没有书面通知，不经监理认可的进场材料，要清理出施工现场