金蝶K3采购管理操作规程

K/3K/3 标准操作规程标准操作规程 供应链采购管理供应链采购管理 XXX 股份有限公司股份有限公司 金蝶软件（中国）有限公司金蝶软件（中国）有限公司 2020 年年 5 月月 14 日日 2020-05-142020-05-14 K3 供应链标准操作规 程 第 2 页 共 42 页 文档创建及更新记录文档创建及更新记录 文档审核记录文档审核记录 日期审核人职务备注 文档去向记录文档去向记录 日期 创建或更新人版本备注 刘鹏东V1.0 拷贝份数接受人职务备注 K3 供应链标准操作规 程 第 3 页 共 42 页 目录目录 第第 1 章章采购系统日常业务处理采购系统日常业务处理.4 1.1采购业务处理.4 1.1.1采购资料设置.4 1.1.2采购业务处理.5 K3 供应链标准操作规 程 第 4 页 共 42 页 第第 1 章章 采购系统日常业务处理采购系统日常业务处理 基于上述基于上述前面的基础，在初始化系统后，业务系统就可以进行日常业务的处理。前面的基础，在初始化系统后，业务系统就可以进行日常业务的处理。 1.1采购业务处理采购业务处理 采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货 发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付 账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。 1.1.1 采购资料设置采购资料设置 。 K3 供应链标准操作规 程 第 5 页 共 42 页 1.1.2 采购业务处理采购业务处理 1.1.2.1常用采购流程常用采购流程 开开始始 采购订单 审核采购订单 结结束束 关联外购入库输 入采购发票 审核采购发票（ 钩稽发票和入库 单） 审核后 外购入库单 采购发票 质检员 采购经理 材料会计 MRP计划单生经办MRP计算后，形成MRP计划单 打印出采购订单，传真给供应商 质检人员根据采购检验申请单进行检验，并判断 是否合格和合格数量 采购员关联外 购入库单，录 入采购发票 审核、钩稽发 票和入库单及 费用发票作入 库核算并 生成凭证 由采购员负责审核采购订单，对于超过最低价格 时，由系统自动进行控制，不允许进行审核。 采购员 库管员 采购申请单 采购订单 采购员把需要采购的MRP计划单，投放形成采 购申请单 确定需要采购的物料，下推形成采购订单。或者 直接录入采购订单，指定相应的采购供应商、采 购单价和交货日期 是否检验 采购检验申请单 采购检验单 收料通知单 是否合格 外购入库单 退料单 否 是是 否 是是 供应商送货后，采购员判断是否需要检验；如 果不需要检验，则填写收料通知单；否则填写 采购检验申请单 采购员 流程：采购申请单采购合同采购订单收料通知单外购入库单采 购发票费用发票 （1）采购申请单：用户吴伟登录 K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】 【采购申请】【采购申请单-新增】 ，依此路径进入采购申请单录入界面： K3 供应链标准操作规 程 第 6 页 共 42 页 （2 2）采购合同）采购合同：点击【供应链】【采购管理】【采购合同】【采购合同- 新增】 ，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量 及单价等信息， 然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审核单据， K3 供应链标准操作规 程 第 7 页 共 42 页 （3 3）采购订单）采购订单：点击【供应链】【采购管理】【采购合同】【采购合同- 维护】 ，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下推】 ，弹出下拉菜单，选择“采 购订单” （4）调出采购订单编辑界面，合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段， 但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】 ，保存成 K3 供应链标准操作规 程 第 8 页 共 42 页 功后点击【审核】 （5 5）收料通知单）收料通知单：点击【供应链】【采购管理】【收料通知】【收料通知单- 新增】 ，进入收料通知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单” ，再在 “选单号”处按F7调出订单界面，将对应的订单POORD000001选中双击，此时订单信息 便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据 K3 供应链标准操作规 程 第 9 页 共 42 页 采购订单上没有仓库信息，收料通知单上的“收料仓库”是由单据上的物 料属性中“默认仓库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库” ，则收 料通知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再 进行维护。而且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示： （6 6）外购入库单）外购入库单：点击【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单- 新增】 ，进入外购入库单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单” ，再在 “选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单DD000001选中 【双击】 ，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、业务员 等其他信息后，保存、审核单据： K3 供应链标准操作规 程 第 10 页 共 42 页 （7 7）采购发票：）采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】 ， 进入采购发票编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单” ，再在“选单号” 处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应的外购入库单WIN000002选中【双击】 ， 此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后， 保存、审核单据： K3 供应链标准操作规 程 第 11 页 共 42 页 在采购发票编辑界面的【查看】菜单下，选择“采购费用发票” ，如下图所示，系 统会调出费用发票录入界面 K3 供应链标准操作规 程 第 12 页 共 42 页 将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点击【供应链】【采购管理】 【采购发票】【采购发票-维护】 ，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下 的【钩稽】， K3 供应链标准操作规 程 第 13 页 共 42 页 系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，如下图所示： 在“费用发票”页签下是关联的费用发票，如下图所示，点击【钩稽】的按钮，将外 购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，系统提示钩稽成功。 K3 供应链标准操作规 程 第 14 页 共 42 页 进行外购入库核算进行外购入库核算：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【外购入库核 算】 ，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击“分配”按钮，如下图所 示 费用分配的作用费用分配的作用：将该笔采购业务中发生的费用按一定的方式分配到物料 上，计入对应的原材料成本中。 在【外购入库核算】界面， 【核算】菜单下，参数【费用分配方式】 ，有两个选择“按 数量分配”和“按金额分配” ，本案例选择“按数量分配” 。 本案例中采购CPU和内存条的业务中，有200元的运费，经过费用分配后，分别更新了 采购发票上“应计成本费用”字段。 分配原理如下： CPU：80=100200（100+150） ； 内存条：120=150200（100+150） 。 费用发票分配完毕后，进行入库成本核算。 仍然在此界面，点击【核算】按钮，如下图所示，核算完成后系统会提示核算成功。 K3 供应链标准操作规 程 第 15 页 共 42 页 核算的作用在于将该笔采购业务最终通过采购发票上的实际金额来确认物料的入 库成本，包括两部分：原材料的实际价款和价外费用（两者都不含税） ，分别更新了外 购入库单上“金额”字段。在该外购入库核算界面上【查看】菜单下“对应入库单” 中可以查看的到该笔采购业务中物料的入库成本 账务处理账务处理：首先要进行凭证模板的设置。点击【供应链】【存货核算】【凭证管 理】【凭证模板】 ，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库”事务 类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板 K3 供应链标准操作规 程 第 16 页 共 42 页 K3 供应链标准操作规 程 第 17 页 共 42 页 新增的凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不 进行设置，则在生成凭证时需手工制定，否则就是取系统自带模板。 凭证模板设置完成后，点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证 生成】 ，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【重设】 按钮，将需要生成凭证的采购发票过滤出来，如下图所示。勾上【选择标志】点击 【生成凭证】的按钮，系统会自动生成一张外购入库的凭证。 K3 供应链标准操作规 程 第 18 页 共 42 页 1.1.2.2暂估入库流程暂估入库流程 原材料暂估入账后，如何进行后续处理？系统提供两种暂估凭证冲回处理方式： 月初一次冲回和单到冲回，它们分别的基本流程如下： 月初一次冲回：材料入库时 直接做外购入库单，期末发票未到达，做暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账 后，会自动按根据上期生成的暂估凭证，对应生成暂估冲回的红字凭证。若在当期发 票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方式下， 当暂估的 存货发票长期未收到时，会多次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到发票时才确认应 付账款和材料的实际入库成本。具体做法为：在系统中录入采购发票，将此发票与对 K3 供应链标准操作规 程 第 19 页 共 42 页 应的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，之后重新按照采购发票金额生成外购入库 凭证。具体流程如下所示 单到冲回单到冲回：材料入库时与前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲 回，直到收到供应商的采购发票时，才对暂估的外购入库单进行操作，具体做法为： 在系统中录入采购发票，与之前暂估的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，生成暂 估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。具体流程如下所示 例子：2008 年8 月5 日，采购部的崔小燕向石家庄电子厂订购键盘100 个，电源100 K3 供应链标准操作规 程 第 20 页 共 42 页 个，不含税单价分别为12 元、15 元； 8 月8 日货到，经仓管部何佳检验入原材料仓库，次日财务部支付了键盘的价款并收 到 对方开出的键盘的增值税专用发票价税合计 1,404.00 元，经手人为满军。 9 月 8 日，财务部支付上期购买电源的剩余货款，不含税单价为 14 元；并收到石家庄电子 厂开具电源的增值税专用发票价税合计 1,638.00 元，经手人为满军 （1）采购订单：点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单- 新增】 ，依此路径进入采购订单录入界面，录入日期、供应商、物料代码、数量等信 息，然后将单据保存并审核。 （2）外购入库单：点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单 -维护】 ，依此路径进入采购订单序时簿界面，选择 POORD000002 号订单，点击【下推】 下的“外购入库单” ，进入外购入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保存单据 并进行审核 K3 供应链标准操作规 程 第 21 页 共 42 页 （3）外购入库单拆分：点击【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购 入库单-维护】 ，依此路径进入外购入库单序时簿界面，选择【编辑】菜单下【拆分单 据】 系统会调出外购入库单编辑界面，此界面上会多出“拆分数量”一列，把需要拆 分的数量录在此字段下，然后保存单据，系统会提示拆分单据成功 K3 供应链标准操作规 程 第 22 页 共 42 页 （4）采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购 发票-新增】 ，依此路径进入采购发票录入界面，源单类型选择外购入库单，选单号处 录入 WIN000003A，回车后即可带出外购入库单上的相应信息，手工录入日期、保管等 信息后保存单据并进行审核 K3 供应链标准操作规 程 第 23 页 共 42 页 （5）将商品“键盘”的外购入库单与发票钩稽，进行外购入库核算，再进行账务 处理 K3 供应链标准操作规 程 第 24 页 共 42 页 （6）暂估入账：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【存货暂估入 账】 ，进入暂估入账序时簿界面，即本期未与发票钩稽的外购入库单，双击打开 WIN000003 号外购入库单，录入往来科目，在“单价”字段下录入暂估单价，保存单 K3 供应链标准操作规 程 第 25 页 共 42 页 据 （7）账务处理：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证模板】 ， 进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库暂估入账”事务类型，点击 【新增】按钮，新增一个凭证模板，并将此模板设置为默认模板： K3 供应链标准操作规 程 第 26 页 共 42 页 点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证生成】 ，进入凭证生成界面， 选择“实际成本法外购入库暂估入账”事务类型，点击【重设】按钮，将暂估外 购入库单过滤出来，点击【生成凭证】按钮，系统会按照以上模板生成一张暂估凭证 K3 供应链标准操作规 程 第 27 页 共 42 页 （8）期末结账：8 月结束后将账套结账到第 9 期，点击【供应链】【存货核算】 K3 供应链标准操作规 程 第 28 页 共 42 页 【期末处理】【期末结账】 ，进入期末结账界面 （9）系统自动生成一张暂估冲回凭证，通过【凭证管理】【凭证查询】可以查 到此张凭证： （10）9 月收到采购发票时的处理：首先是录入采购发票：点击【供应链】 K3 供应链标准操作规 程 第 29 页 共 42 页 【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】 ，依此路径进入采购发票录入界面， 源单类型选择外购入库单，选单号处录入 WIN000003，回车后即可带出外购入库单上 的相应信息，手工录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核 K3 供应链标准操作规 程 第 30 页 共 42 页 （11）外购入库核算：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【外购 入库核算】 ，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击【核算】按钮 核算成功后，系统会自动生成一张外购入库暂估补差单，点击【供应链】 【存货核算】【出库核算】【核算单据查询】 ，过滤条件的【事务类型】下选择 K3 供应链标准操作规 程 第 31 页 共 42 页 【外购入库暂估补差单】 ，如下图所示；点击【确定】就可以查看这张暂估补差单 暂估补差单的作用在于当实际确认的入库成本与暂估金额不一致时，通过此单调整外 购入库成本。它的特点在于外购入库核算之后，系统会根据实际成本与暂估金额的差 额自动生成，若实际成本大于暂估成本，则生成一张金额为正的暂估补差单；反之， 则生成一张金额为负的暂估补差单。本文案例中，暂估金额为 1,500 元，但是采购发 票确认的实际成本为 1,400 元，所以差额为-100 元 K3 供应链标准操作规 程 第 32 页 共 42 页 （12）账务处理：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证模板】 ，进 入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【新增】按 钮，新增一个凭证模板，并设置为默认模板，具体设置如下图 （13）生成凭证：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证生成】 ，进 入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【重设】按钮， 将钩稽期间为本期的采购发票过滤出来，点击【生成凭证】按钮，选择对应的凭证模 板，如下图所示；系统会按照以上模板生成一张外购入库凭证 K3 供应链标准操作规 程 第 33 页 共 42 页 （14）凭证查询：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证查询】 K3 供应链标准操作规 程 第 34 页 共 42 页 存货暂估明细账：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【存货暂估明细 账】 ，进入报表查看界面 1.1.2.3退货业务流程退货业务流程 企业的采购业务中，若发现采购的物料有质量问题、与订单不符等情况，需要将货 物退还给供应商，要求供应商退款或者进行换货处理。 功能介绍 退货业务基本流程： 退料通知单红字外购入库单红字采购发票 案例 K3 供应链标准操作规 程 第 35 页 共 42 页 2008 年 8 月 10 日，向苏州电子厂采购的 CPU 中发现有 10 片质量不合格，采购部的 吴伟通知仓管部的陈鱼进行退货处理，陈鱼将这 10 片 CPU 由原材料仓库退货，财务 部于 8 月 11 日收到苏州电子厂的退款以及红字增值税专用发票，合计 5,850.00 元， 经手人为贾全。 （1）退料通知单：点击【供应链】【采购管理】【退货通知单】【退料通知单 -新增】 ， 进入退料通知单新增界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单” ，再 在“选单号”处按 F7 调出收料通知单序时簿界面，将对应的收料通知单 DD000001 选 中双击，相关信息会自动携带到退料通知单上，手工将“数量”修改为 10，再录入日 期、等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：应用流程 （2）红字外购入库单：点击【供应链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库 单- 新增】 ，进入外购入库单编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张红字 外购入库单，源单类型选择“退料通知单” ，选单号处录入 POOUT000001，回车后将退 K3 供应链标准操作规 程 第 36 页 共 42 页 料通知单上的相关信息关联到此单上，手工录入日期、保管等信息，然后保存并审核 单据，如下图所示： 提示 外购入库单录入可由两个路径进入：一个是【供应链】【采购管理】【外购 入库】【外购入库单-新增】 ；另外一个是【供应链】【仓存管理】【验收入库】 【外购入库单-新增】 。 （3）红字采购发票：点击【供应链】【采购管理】【